Flujo de trabajo de solicitud de pago

Sage Intacct crea una solicitud de pago cuando seleccionas una factura o un grupo de facturas para el pago. El campo Estado del pago, que aparece como una columna en la página Solicitudes de pago y en la página Pagos contabilizados, muestra dónde se encuentra una solicitud de pago dentro del flujo de trabajo de pago.

La forma en que una solicitud de pago se mueve a través del flujo de trabajo depende de lo siguiente:

• Configuración de aprobaciones de pago
• El método de pago que has seleccionado

Creación de una solicitud de pago

Intacct crea solicitudes de pago cuando realizas cualquiera de las siguientes acciones:

• Selecciona facturas en la página Pagar facturas y selecciona Pagar ahora o Añadir a la bandeja de salida.

• Selecciona Pagar junto a una factura en la lista Facturas y completa las opciones de pago.

  La opción Pagar de la lista Facturas está disponible para algunas configuraciones, con restricciones. Más información sobre cómo pagar una factura de la lista de facturas.

• Crea un anticipo de Cuentas a pagar desde la página Anticipos.

Al añadir una solicitud de pago a la bandeja de salida o crear un borrador de anticipo, la página Solicitudes de pago muestra la solicitud con un estado de pago de Borrador. En el caso de las solicitudes de pago de la bandeja de salida que quieras que salgan del estado de borrador, debes hacer lo siguiente Procesar el borrador de la solicitud de pago desde la bandeja de salida. Para borradores de anticipos, ve a la página de anticipos de Cuentas a pagar, edita el anticipo y envíalo o contabilízalo.

Después de seleccionar Pagar o Pagar ahora, el estado de la solicitud de pago cambia a Enviar o Aprobado, según la configuración de aprobación. Lo mismo ocurre después de enviar o contabilizar un anticipo.

Puedes ver los detalles de una solicitud de pago en cualquier momento desde la página Solicitud de pago. Profundice para ver las partidas o ver los detalles de las facturas incluidas.

Aprobaciones y flujo de trabajo de solicitud de pago

Solicitudes de pago Entra en el flujo de trabajo de aprobación de pagos cuando realices cualquiera de las siguientes acciones:

• Selecciona facturas en Pagar facturas y selecciona Pagar ahora

• Pagar una factura desde la lista de facturas

• Selecciona una solicitud de pago en la bandeja de salida y selecciona Pagar

• Enviar o contabilizar un anticipo.

Si no utilizas aprobaciones de pago, o si el importe total del pago es inferior al importe mínimo requerido para la aprobación, Intacct establece automáticamente el estado del pago en Aprobado. El pago está listo para el siguiente paso, apropiado para el Método de pago.

En el caso de los pagos con importes que requieren aprobación, Intacct establece el estado del pago en Enviado y añade la solicitud a la cola de aprobación. La solicitud aparece en el archivo Página Aprobar pagos para los usuarios con los permisos de aprobación correspondientes para el importe.

A medida que el pago avanza en el proceso de aprobación, el estado del pago puede establecerse en cualquiera de las siguientes opciones:

• Aprobado parcialmente: Al menos un responsable de aprobación ha aprobado el pago pedir. Se requieren aprobadores adicionales en función de Su proceso de aprobación.

• No aprobado: Un responsable de aprobación rechazó la solicitud de pago. Dependiendo de la razón por la que se rechazó, es posible que pueda hacerlo Edita y vuelve a enviar la solicitud de pago.

• Aprobado: La solicitud de pago ha sido aprobada por todos los responsables de aprobación necesarios y está lista para ser pagada.

Métodos de pago y flujo de trabajo de pago

Después de que se apruebe un pago, o en los casos en que no se requiera aprobación, lo que sucede a continuación depende del método de pago. Para algunos métodos de pago, el estado del pago cambia a Completo cuando se aprueba el pago. Otros requieren medidas adicionales para completar el pago.

Para todos los métodos de pago, tan pronto como el estado del pago sea Completo, la solicitud de pago se moverá a la página Pagos contabilizados. El estado de la factura de todas las facturas asociadas cambia a Pagado.

Pagos gestionados fuera de Sage Intacct

La transferencia de registros (EFT y cheques manuales), el efectivo, los pagos a proveedores con tecnología de CSI y los pagos con tarjeta de crédito son métodos de pago en los que la transferencia de fondos se gestiona fuera de Intacct Cuando se aprueban las solicitudes de pago, los pagos se contabilizan y el estado del pago cambia a Completado. No es necesario que realices ninguna otra acción dentro de Intacct para completar el pago.

Pagos gestionados en Sage Intacct

En el flujo de trabajo de pago, los cheques, los pagos ACH y los pagos de fichero bancario requieren una acción por tu parte antes de que se contabilice el pago.

Una vez aprobada la solicitud de pago, debe entregarse y luego completarse. En este caso, la entrega significa imprimir el cheque o generar el archivo. Para contabilizar el pago, debes confirmar el cheque o el fichero y, en el caso de los ficheros bancarios y ACH, contabilizar o cargar el fichero.

En la tabla siguiente se muestra el paso necesario para mover las solicitudes de pago de cada método de pago a través de este flujo de trabajo.

Pasos para cambiar el estado del pago según el método de pago

Paso del flujo de trabajo	Pagos con cheque o cheque conjunto	Pago ACH	Pago del fichero bancario
Para mover el estado del pago de Aprobado a Entregado	Imprimir el cheque en la página Imprimir cheques.	Generar el archivo ACH en la aplicación Gestión de tesorería. Si usas un fichero bancario compatible con NACHA, sigue los procedimientos para ficheros bancarios.	Generar y descargar el fichero bancario en la aplicación Gestión de tesorería.
Para mover el estado del pago de Entregado a Completado	Confirma el cheque en la página Imprimir cheques.	Confirmar y contabilizar el archivo ACH.	Cargue el archivo en el portal del banco y confírmelo.

Cancelar una solicitud de pago que no se ha contabilizado

En función de tus permisos, puedes hacer lo siguiente: Cancelar una solicitud de pago que aún no se ha contabilizado. Por ejemplo, es posible que desees suspender un pago mientras resuelves un problema con el proveedor.

Al cancelar una solicitud de pago, se elimina la solicitud de pago y cambia el estado de todas las facturas asociadas de Seleccionadas a Contabilizadas. Las facturas vuelven a estar disponibles para que las selecciones en la página Pagar facturas.

Si necesitas cancelar el pago de una o solo algunas de las facturas asociadas a la solicitud de pago, edita la solicitud de pago para eliminar esas facturas. La solicitud de pago editada se devuelve a través del proceso de aprobación después de cambiarla.

Si el estado del pago es Entregado, el pago está en curso, pero aún no se ha contabilizado. Es necesario Anular el pago no confirmado antes de poder cancelar la solicitud.

Anular un pago contabilizado

Una vez completada la solicitud de pago, pasa a la página Pagos contabilizados. Puedes anular un pago contabilizado desde esta página, siempre que el pago se encuentre en un periodo abierto. Más información en Anular un pago contabilizado.