Acerca de la configuración de Automatización de Cuentas a pagar
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Una vez habilitada la Automatización de Cuentas a pagar, estará lista para usarse. Puedes ver detalles sobre la configuración y refinar los ajustes de los servicios de correo electrónico en la página Configurar Cuentas a pagar, en Configuración de automatización de facturas.
Ponte en contacto con tu gestor de cuentas de Sage Intacct o Ejecutivo de canal para obtener información sobre cómo habilitar la automatización de Cuentas a pagar.
Una vez habilitada la automatización de Cuentas a pagar:
- Los usuarios con permiso para añadir facturas ven los botones Cargar y Actualizar en la lista Facturas.
- Los usuarios con privilegios de administrador pueden ver la configuración de la automatización de facturas en la página Configurar Cuentas a pagar, en el nivel general.
Al procesar las facturas entrantes, Intacct necesita conocer la ubicación predeterminada que se aplicará a las partidas solo cuando la IA/ML no pueda predecir la ubicación.
Cada vez que cargas facturas desde la lista de facturas, Intacct te solicita esta información y la aplica a las facturas que cargan juntas.
En el caso de las facturas enviadas por correo electrónico, Intacct utiliza la configuración de servicios de correo electrónico en los ajustes de Automatización de facturas, en la página Configurar Cuentas a pagar.
Direcciones de correo electrónico proporcionadas por Sage
Antes de enviar una factura por correo electrónico, necesitas la dirección de correo electrónico correcta. Puedes Ver la lista de direcciones de correo electrónico en la configuración de Servicios de correo electrónico.
Intacct proporciona direcciones de correo electrónico para la sociedad, el nivel general y para cada entidad. Selecciona la dirección de correo electrónico en función de dónde quieras crear el borrador de la factura. Por ejemplo, si deseas que el factura se cree en el nivel general con un entidad como ubicación, envía el factura por correo electrónico al dirección asignado al nivel general.
Si tú u otro usuario habéis utilizado
En una vista estándar, filtra la columna Origen para Correo electrónico. Este filtro muestra
| Nivel | Formato de correo electrónico | Ejemplo: |
|---|---|---|
|
Entidad
|
<company id=""><entity id="">@ai.sabio</entity></company>
|
Identificador de la sociedad: examplecorp Identificador de entidad: E100 Correo electrónico de la entidad dirección: examplecorpe100@ai.sage.com |
|
Nivel general |
<company id="">@ai.sabio</company> |
Identificador de la sociedad: examplecorp Correo electrónico de nivel superior dirección: examplecorp@ai.sage.com |
Al determinar tu dirección de correo electrónico, no incluyas espacios ni guiones bajos, aunque estén presentes en el identificador de tu sociedad.
Intacct puede aprovisionar una dirección de correo electrónico diferente en una de las siguientes circunstancias:
-
Si el identificador de tu sociedad + el identificador de la entidad coinciden con una dirección de correo electrónico que ya está en uso
-
Si borras una entidad y, a continuación, la vuelves a crear con el mismo identificador de entidad
En estos casos, Intacct añade un guion bajo y un número de teléfono móvil (que comienza por 2) al final del nombre de usuario.
Ubicaciones predeterminadas y cómo se aplican a los elementos
En el caso de las facturas enviadas por correo electrónico, la ubicación predeterminada está predefinida en la configuración y se aplica a todas las facturas enviadas por correo electrónico. El valor predeterminado se determina de la siguiente manera:
- Nivel superior: La primera entidad de tu lista de entidades
- Entidades: La primera ubicación de la entidad, que suele ser la misma que el nombre de la entidad
La ubicación predeterminada solo se utiliza cuando la IA/ML no puede predecir la ubicación en los elementos. Las facturas entrantes siempre se crean como borradores para que las revises, lo que te da la oportunidad de editar los detalles antes de enviar o contabilizar la factura.
Ejemplo:
Supongamos que tienes un nuevo proveedor que añadiste a Intacct la semana pasada. Hoy, el proveedor envía una factura a la dirección de correo electrónico de nivel general que proporcionaste. Dado que la factura es la primera factura recibida del proveedor, Intacct utiliza tu primera entidad, E100--Eastern Region, como ubicación para los elementos. Cuando revisas la factura, corriges la ubicación en E300--Región occidental antes de enviarla o contabilizar.
A medida que sigas recibiendo facturas del proveedor y edites la ubicación antes de contabilizar, la IA/ML aprende tus patrones de codificación de ubicación. Pronto, la IA/ML ignora el valor predeterminado y predice la ubicación correcta para ti.
Detalle del artículo en las facturas
Tú eliges el nivel de detalle que deseas que Intacct utilice en los borradores de facturas con la opción de método de entrada en los borradores de transacciones. Puedes elegir:
- Un solo elemento que resume el total
- Todas las partidas que representan cada partida de la factura, con los importes asociados
Selecciona el método de entrada y edita las partidas según sea necesario. Si necesitas cambiar el método de entrada, guarda primero el borrador para guardar los cambios.
