Acerca de la configuración de Automatización de Cuentas a pagar

Una vez habilitada la Automatización de Cuentas a pagar, estará lista para su uso. Puedes ver detalles sobre la configuración y el perfeccionamiento de los servicios de correo electrónico en la página Configurar Cuentas a pagar, en Ajustes de automatización de facturas.

A la hora de procesar las facturas entrantes, Intacct necesita saber lo siguiente:

• El nivel de detalle de las partidas que quieres incluir en las facturas
• La ubicación predeterminada que se aplicará a las partidas solo cuando la IA/ML no pueda predecir la ubicación

Cada vez que cargas facturas de la lista Facturas, Intacct te solicita esta información y la aplica a las facturas que cargues juntas.

Para las facturas enviadas por correo electrónico, Intacct utiliza la configuración de servicios de correo electrónico en los ajustes de Automatización de facturas, en la página Configurar cuentas a pagar.

Detalle de la partida en las facturas

Tú eliges el nivel de detalle que deseas que Intacct proporcione en los borradores de facturas. Puedes elegir:

• Un solo elemento que resume el total
• Varias partidas que representan cada partida de la factura, con los importes asociados

La configuración predeterminada para los servicios de correo electrónico es generar facturas con una sola partida que resuma el total. Si eres un usuario empresarial con privilegios de administrador, puedes hacerlo Cambiar el detalle de la partida en Configurar Cuentas a pagar.

Ubicaciones predeterminadas y cómo se aplican a las partidas

En el caso de las facturas enviadas por correo electrónico, la ubicación predeterminada está predefinida en la configuración y se aplica a todas las facturas enviadas por correo electrónico. El valor predeterminado se determina de la siguiente manera:

• Nivel superior: La primera entidad de la lista de entidades
• Entidades: La primera ubicación de la entidad, que suele ser la misma que el nombre de la entidad

La ubicación predeterminada solo se utiliza cuando la IA/ML no es capaz de predecir la ubicación en los elementos. Las facturas entrantes siempre se crean como borradores para que las revises, lo que te da la oportunidad de editar los detalles antes de enviar o contabilizar la factura.

Ejemplo:

Supongamos que tienes un nuevo proveedor que agregaste a Intacct la semana pasada. Hoy, el proveedor envía una factura a la dirección de correo electrónico de nivel superior que proporcionaste. Dado que la factura es la primera factura recibida del proveedor, Intacct utiliza la primera entidad, E100--Región Este, como ubicación para los elementos. Al revisar la factura, corrige la ubicación a E300--Western Region antes de enviarla o contabilizarla.

A medida que sigues recibiendo facturas del proveedor y editas la ubicación antes de contabilizarlas, la IA/ML aprende tus patrones de codificación de ubicación. Pronto, la IA/ML ignora el valor predeterminado y predice la ubicación correcta para usted.

Direcciones de correo electrónico proporcionadas por Sage

Antes de enviar una factura por correo electrónico, necesitas la dirección de correo electrónico correcta. Puedes Ver la lista de direcciones de correo electrónico en la configuración de Servicios de correo electrónico.

Intacct proporciona direcciones de correo electrónico para el nivel superior de tu empresa y para cada entidad. Selecciona la dirección de correo electrónico en función de dónde quieres que se cree el borrador de la factura. Por ejemplo, si deseas que la factura se cree en el nivel superior con una entidad como ubicación, envíala por correo electrónico a la dirección asignada al nivel superior.