Acerca de la Automatización de Cuentas a pagar

La automatización de Cuentas a pagar agiliza la entrada de facturas mediante la creación automática de borradores de facturas a partir de documentos de facturas que envías por correo electrónico o cargas. Sage Intacct identifica automáticamente al proveedor y rellena los detalles de la factura, adjuntando el documento de la factura de origen como referencia.

Saca el máximo partido a la automatización basada en IA

Agiliza el proceso de creación y conciliación de facturas de proveedores con documentos de compra habilitando la automatización de Compras, un complemento de la Automatización de Cuentas a pagar.

Más información sobre la Automatización de Cuentas a pagar con Compras.

Cómo funciona la automatización de Cuentas a pagar

El proceso de facturación automatizada se activa mediante los siguientes eventos:

• Las facturas se cargan en Intacct, mediante el botón Cargar de la lista de facturas.

• Reenvía las facturas a la dirección de correo electrónico que le proporcionamos.

  Intacct asigna una dirección de correo electrónico única para la automatización de facturas a cada entidad de tu sociedad y al nivel general. Aprende cómo Encuentra tus direcciones de correo electrónico proporcionadas por Sage.

Para cada documento de factura que envíes, el sistema crea una factura de Sage Intacct correspondiente en estado de borrador y adjunta el documento de factura inicial.

Mediante inteligencia artificial y aprendizaje automático (IA/ML), Intacct rellena los detalles de la factura, cotejando automáticamente la información del proveedor e incluyendo:

• Datos capturados de la factura cargada o enviada por correo electrónico, como el número de teléfono móvil, la fecha, las partidas y los importes de la factura
• Detalles de la ficha del proveedor
• Codificación de la cuenta del Libro Mayor y de la dimensión, basada en los patrones de codificación anteriores
• Información adicional sobre el aprendizaje automático obtenida de las correcciones

Cuando se completa el análisis, la automatización de Cuentas a pagar guarda la factura como borrador, lista para que la revises y luego la envíes o contabilices.

Revisión y contabilización de facturas entrantes

Los borradores de facturas creados con la automatización de Cuentas a pagar aparecen en la lista Facturas. Cuando cargas la página Facturas por primera vez, se muestran las nuevas facturas automatizadas entrantes. En cualquier momento después de cargar la página, puedes seleccionar Actualizar para ver las facturas recién llegadas y los estados de las facturas actualizadas.

Para facilitar la revisión y la contabilización de facturas automatizadas, utiliza la vista estándar Borradores de facturas. Esta vista muestra todas las facturas con un estado de Borrador o Analizando. Debido a que es una lista estándar, incluye el Adjuntar icono. Seleccionar Adjuntar para abrir la factura adjunta directamente desde la lista.

Al revisar los borradores, es posible que encuentres facturas que necesitan más información antes de poder enviarlas o contabilizar. Esto es especialmente cierto cuando comienzas a procesar facturas automatizadas, cuando la IA/ML aún no conoce tus preferencias. Cuando se contabiliza una factura después de un campo que AI/ML rellenó en función de una predicción, esa información se retroalimenta al sistema de IA/ML y se utiliza para mejorar las predicciones futuras.

Revisar indicadores de anomalías

La automatización de Cuentas a pagar utiliza la detección de anomalías basada en IA para identificar transacciones que difieren de los patrones esperados. Los indicadores de anomalías ayudan a los revisores a identificar las transacciones que podrían requerir una investigación adicional antes de que se contabilicen o paguen.

Los indicadores de anomalía aparecen en la columna de la Automatizado Las transacciones lista y pueden identificar lo siguiente:

• Importes de transacción inusuales

• Direcciones de correo electrónico de proveedores no reconocidas

• Varias anomalías en la misma transacción

Las anomalías son solo informativas y no impiden que se contabilicen las transacciones. Ver Acerca de la detección de anomalías para la automatización de Cuentas a pagar.

Gestión de problemas de importación

En la lista Facturas, puedes ver si alguno de los borradores de facturas automatizados activó excepciones de importación. Las vistas estándar, como Todas y Borradores de facturas, incluyen columnas con información específica de la Automatización de Cuentas a pagar.

• Fuente: Muestra el servicio utilizado para recibir la factura, ya sea Carga de factura o Correo electrónico
• Importar excepciones: Te avisa de cuestiones que requieren tu atención

Las excepciones de importación pueden ser las siguientes:

• Resuelve: Debes tomar medidas para completar la factura. Por ejemplo, si Intacct no puede hacer coincidir con el proveedor con suficiente confianza, debes seleccionar el proveedor correcto. Si un problema con el documento de factura impide la extracción de datos, debes editar los detalles de la factura o volver a enviarla.
• Duplicar: Intacct ha detectado que esta factura ya está en el sistema. Para evitar la doble facturación, el sistema te avisa del duplicado.

Para obtener detalles sobre una excepción, coloca el cursor sobre ella en la columna Importar excepciones. También puedes ver o editar la factura para ver los detalles.

En el caso de los borradores marcados como duplicados, puedes ver el factura de inicial al ver o editar el duplicar, siempre y cuando no hayas borrar el inicial. Las facturas entrantes se comparan con las facturas que enviaste anteriormente mediante la Automatización de Cuentas a pagar.

Después de editar una factura y guardarla como borrador, enviarla o contabilizar, Intacct elimina el indicador de excepción.