Preguntas frecuentes sobre la automatización de Cuentas a pagar

Intacct acepta documentos con el siguiente formato:

• Formato: XML (EN16931), PDF, JPG, JPEG, TIFF, HEIC o PNG
• Cifrado: Sin cifrar
• Tamaño del archivo: Hasta 20 MB de tamaño
• Longitud del documento: Menos de 200 páginas

No habrá cambios en la funcionalidad de aprobación con la automatización de Cuentas a pagar. La función de Automatización de Cuentas a pagar crea las transacciones en borrador, independientemente de si utilizas aprobaciones o no. Si utilizas aprobaciones de facturas de Cuentas a pagar, la persona responsable (por ejemplo, el empleado de Cuentas a pagar) revisará la factura para comprobar su exactitud y, a continuación, la enviará para su aprobación de la misma manera que lo hacía antes de usar la Automatización de Cuentas a pagar.

La Automatización de Cuentas a pagar admite la detección de las siguientes divisas:

• USD

• GBP

• CAD

• AUD

• EUR

• ZAR

Si el sistema no puede detectar la divisa de la transacción, se establece de forma predeterminada en la divisa base de la entidad o ubicación seleccionada durante la carga.

La automatización de Cuentas a pagar solo está disponible para clientes en entornos de producción. No se puede probar en entornos de espacio aislado.

Los modelos de aprendizaje automático están diseñados para aprender y mejorar a partir de datos del mundo real para garantizar la precisión y la fiabilidad. Por ello, la formación se realiza exclusivamente en el entorno de producción.

Los documentos cargados en entornos sandbox suelen ser datos de prueba, escenarios simulados o registros incompletos, que pueden no representar las variaciones y complejidades reales de los documentos de los proveedores del mundo real. Si el modelo se entrenara con estos datos, comprometería su precisión y confiabilidad. Si permites que los datos del entorno de pruebas entren en el proceso de formación, se corre el riesgo de introducir ruido o inexactitudes, ya que no podemos verificar que los documentos del entorno de pruebas representen datos auténticos o significativos.

Para que la funcionalidad de Automatización de Cuentas a pagar mejore con el tiempo y funcione según lo previsto, exigimos a las empresas que utilicen el entorno de producción.

En el caso de los borradores de facturas que Intacct crea para ti, las Reglas inteligentes y los Eventos inteligentes no se ejecutan hasta que envías o contabilizas la factura.

Dado que las transacciones con tarjeta de crédito se gestionan en la Gestión de tesorería, los extractos de cuenta de tarjetas de crédito no se pueden procesar mediante la automatización de Cuentas a pagar.

Más información Acerca de las transacciones con tarjeta de crédito.

Los adjuntos se almacenan con los demás archivos adjuntos de Intacct en las siguientes carpetas:

• STXUPLOADGROUP_EMAIL: Facturas reenviadas por correo electrónico

• STXUPLOADGROUP_apbill: Facturas que cargas

Para ver una lista de todos los archivos adjuntos, ve a Sociedad > Configuración > almacenamiento > adjuntos.

Cuando un proveedor te proporcione una factura más documentación de respaldo, como recibos, asegúrate de enviar por correo electrónico o cargar solo la factura. Esto es importante porque la automatización de Cuentas a pagar crea un borrador de factura para cada archivo que cargues o envíes por correo electrónico, ya sea una factura o documentación.

Después de que Intacct cree el borrador de la factura, puedes añadir archivos de respaldo a la factura como archivos adjuntos.

De forma predeterminada, cuando cargas un documento en la lista de Facturas, siempre se crea una factura que está fuera del flujo de trabajo de Compras.

Si tu aplicación de Compras tiene activadas las transacciones automatizadas, puedes cargar documentos de proveedores en la lista Transacciones automatizadas. De este modo, se crea un borrador de factura de proveedor que Sage Intacct concilia automáticamente con la transacción de compra de origen. Más información sobre la Automatización de Cuentas a pagar con Compras.

La Automatización de Cuentas a pagar admite el procesamiento de facturas en los idiomas utilizados en las regiones admitidas.

Póngase en contacto con su Gerente de cuenta o ejecutivo de canal para discutir los precios.

Ponte en contacto con tu gestor de cuentas de Sage Intacct o Ejecutivo de canal para obtener información sobre cómo habilitar la automatización de Cuentas a pagar.

Se generará tu dirección de correo electrónico de automatización única, una dirección de correo electrónico por entidad. Esta es una bandeja de entrada para convertir documentos en transacciones automatizadas únicamente. No tendrás acceso a las bandejas de entrada de correo electrónico.

Muchos clientes prefieren reenviar solo los correos electrónicos que han examinado desde una bandeja de entrada sobre la que tienen control. Por ejemplo, los proveedores envían sus facturas a tu correo electrónico dirección accountspayable@company.com, y tus empleados de Cuentas a pagar reenvían los correos electrónicos examinados a la bandeja de entrada de automatización para su procesamiento.

Cualquiera puede enviar una factura por correo electrónico a una dirección de correo electrónico proporcionada por Sage.

Para la carga de facturas, el envío y la contabilización de facturas y las aprobaciones de facturas, la Automatización de Cuentas a pagar utiliza los permisos existentes.

Puedes ponte en contacto con tu gestor de cuentas de Sage Intacct para solicitar la desactivación de la automatización de Cuentas a pagar.

Más información sobre cómo se rellenan los campos individuales en un borrador de factura.

Puedes establecer si deseas que Intacct cree facturas que muestren cada partida enumerada en el documento de factura o una sola partida con el total.

Para definir cómo quieres que Intacct cree elementos:

• Carga de facturas: Selecciona tu selección cada vez que cargues un lote de facturas.

• Facturas enviadas por correo electrónico: Configura los ajustes para que se apliquen a todas las facturas enviadas por correo electrónico.

  Obtén información sobre cómo cambiar la configuración en Configurar la cantidad de detalles que se van a incluir en las facturas enviadas por correo electrónico. El valor predeterminado es una sola línea que resume el total.

La codificación de la cuenta del Libro Mayor impulsada por IA y las dimensiones de ubicación, departamento y proyecto están disponibles para todos. Para todos los demás campos, puedes añadir manualmente esta información al borrador de factura antes de contabilizar.

En el caso de las sociedades que utilizan la aplicación Impuestos, las transacciones automatizadas capturarán información fiscal a nivel de impuesto armonizado sobre las ventas en función de la ubicación prevista para la transacción.

Verifica la configuración fiscal estándar e introduce los detalles fiscales de cada línea para completar la transacción automatizada antes de contabilizar.

Más información sobre cómo revisar y contabilización facturas entrantes.

No, la factura se analiza, procesa y crea en modo Borrador. Esto requiere que revises la transacción antes de contabilización ella.

La IA/ML no predice las etiquetas de cuenta. Al revisar una factura antes de la contabilización, puedes seleccionar la etiqueta Cuenta para cada entrada.

La automatización no captura los gastos de envío y flete cuando se trata de un artículo de subtotal en el documento inicial. Añade una línea de entrada a la transacción automatizada para capturar los gastos de envío asociados a la transacción.

Más información sobre cómo revisar y contabilización facturas entrantes.

No debe interferir con el procesamiento de IA si el documento es legible.

La fecha de vencimiento se establece de forma predeterminada en las condiciones del proveedor.

El sistema no creará un nuevo proveedor si aún no existe. Creará la factura con una excepción señalada para que crees el proveedor antes de contabilizar la factura.

Actualmente, la Automatización de Cuentas a pagar no rellena las asignaciones. Puedes seguir cargando facturas con automatización y, a continuación, añadir las asignaciones de cada línea.

La IA aprende y mejora continuamente a partir de las correcciones de tu sociedad.

Puedes cargar hasta 30 facturas a la vez. Para subir más, selecciona Cargar De nuevo, arrastra y suelta más archivos y selecciona Crear facturas.

Para cada archivo que cargues, Intacct crea un único borrador de factura. Si tienes varios documentos de factura, cárgalos en archivos separados. Puedes cargar varios archivos como un lote.

El tiempo para generar el borrador de la factura debería ser relativamente rápido, pero también depende del tamaño y la complejidad del archivo adjunto.

Los usuarios con restricciones de entidad pueden cargar facturas a nivel de entidad, dentro de las entidades a las que tienen acceso.

Los usuarios con restricciones de departamento y sin restricciones de entidad pueden cargar facturas en el nivel general o en el nivel de entidad. Si la factura anterior del proveedor incluía una partida asignada a un departamento restringido, el campo departamento de la partida correspondiente en el nuevo borrador de factura estará vacío.

Puedes ver la lista de tus direcciones de correo electrónico aprovisionadas en Configurar Cuentas a pagar. Necesitas privilegios de administrador para ver esta página.

Automatización de Cuentas a pagar Facturación electrónica Las direcciones de correo electrónico utilizan el siguiente formato.

Al determinar tu dirección de correo electrónico, no incluyas espacios ni guiones bajos, aunque estén presentes en el identificador de tu sociedad.

Si tus direcciones de correo electrónico proporcionadas terminan con ai.sage.com, se admiten reglas de reenvío automático.

Si tus direcciones de correo electrónico terminan con sagemail.com, no se admite el reenvío automático. Puedes reenviar manualmente correos electrónicos desde tu buzón de AP al buzón de AP Automation.

Sí, puedes reenviar un lote de facturas adjuntas a un correo electrónico. Intacct crea un borrador de factura para cada archivo adjunto.

Ten en cuenta las siguientes limitaciones al reenviar un solo correo electrónico que contenga varios archivos adjuntos de facturas.

• Cada factura debe ser un archivo independiente.

• El nombre de archivo de cada factura debe ser único con el lote de facturas.

• El correo electrónico puede tener un máximo de 200 archivos adjuntos.

• El tamaño del mensaje de correo electrónico y todos los archivos adjuntos combinados debe ser inferior a 40 MB.

Si un correo electrónico tiene varios archivos adjuntos y se produce un error en uno o más, es difícil determinar qué archivos adjuntos no han podido generar un borrador de factura. Si esto ocurre, considera enviar un archivo adjunto por correo electrónico en el futuro. Esta práctica ayudará a solucionar problemas de transacciones faltantes.

Las direcciones de correo electrónico no se pueden editar.

Si un correo electrónico ha sido rechazado o ha fallado, no se almacena.

Si es la primera factura que recibes del proveedor, Intacct utiliza la ubicación predeterminada de la entidad. Normalmente, la primera ubicación es la misma que el nombre de la entidad. A medida que corriges y contabilizas transacciones automatizadas, la IA/ML aprende y mejora la precisión de futuras transacciones.

Intacct crea una factura por cada archivo adjunto enviado por el proveedor. Para evitar facturas que dupliquen cargos, borra los borradores creados a partir de recibos. Conserva el borrador creado a partir del documento de factura.

Te recomendamos que reenvíes tú mismo los documentos de factura a la dirección de correo electrónico proporcionada. Esto te permite controlar qué documentos se generan como transacciones automatizadas y evitar borradores superfluos para respaldar los archivos adjuntos.

Cuando el sistema detecta un error en una factura enviada por correo electrónico, envía un mensaje de error al remitente. Por ejemplo, si no se encontró ningún archivo adjunto o el archivo adjunto no era uno de los tipos de archivo aceptados, la respuesta incluye esta información.

Si faltan borradores de transacciones, pero no has recibido un correo electrónico de devolución en el que se te notifique un error, Registrar un caso de soporte.

Cuando Intacct encuentra un problema con una factura cargada o enviada por correo electrónico, la marca como una excepción de importación. La columna Importar excepciones de la lista Facturas muestra estas excepciones.

• Resuelve: Debe tomar medidas para completar la factura. Por ejemplo, si Intacct no puede hacer coincidir al proveedor con suficiente confianza, debes seleccionar el proveedor correcto. Si un problema con el documento de factura impide la extracción de datos, debes editar los detalles de la factura o volver a enviarla.
• Duplicar: Intacct ha detectado que esta factura ya está en el sistema. Para evitar la doble facturación, el sistema te avisa del duplicado.

Para obtener detalles sobre una excepción, coloca el cursor sobre ella en la columna Importar excepciones. También puedes ver o editar la factura para ver los detalles.

En el caso de los borradores marcados como duplicados, puedes ver la factura inicial al ver o editar el duplicar, siempre y cuando no hayas borrar el inicial. Las facturas entrantes se comparan con las facturas que enviaste anteriormente mediante la automatización de Cuentas a pagar.

Después de editar una factura y guardarla como borrador, enviarla o contabilizar, Intacct elimina el indicador de excepción.

Puedes ver las excepciones de importación de varias maneras, utilizando la lista Facturas:

• Filtra la columna Importar excepciones para una excepción por nombre. Por ejemplo, filtra por Resolver.

• Ordena la columna Importar excepciones en orden ascendente, lo que hace que las excepciones aparezcan en la parte superior.

• Crear una vista personalizada.