Creación del informe de historial de auditoría avanzada

El informe Historial de auditoría avanzada captura el acceso a la información personal almacenada en tus registros de contactos, proveedores y clientes almacenados en Sage Intacct mediante la pista de auditoría avanzada y el seguimiento de la pista de auditoría estándar.

Abre el Asistente de creación de informes personalizado

1. Abre el asistente de creación de informes personalizados de cualquiera de las siguientes maneras:

   • Ir a Servicios de personalización > Todos > Informes personalizados.

   • Ir a Servicios de plataforma > Todos > Informes.

   • Ir a Informes > Todos > Avanzado > Informes personalizados.

2. Seleccionar Añadir para iniciar el asistente de creación de informes personalizados (CRWZ) y comenzar a crear un informe.

Crear un informe de historial de auditoría avanzada

Las instrucciones siguientes describen nuestra configuración recomendada para un ejemplo de informe de historial de auditoría avanzada. Puedes utilizar este informe como base para tu sociedad y realizar los cambios necesarios para tu organización.

Cree el informe de historial de auditoría avanzada:

1. Ir a Informes > Todos > Avanzado y seleccione Añadir (círculo) junto a Informes personalizados.

2. En Paso 1: Selecciona una fuente de datos principal, seleccione Historial de auditoría avanzada.

3. En Paso 2: Añadir columnas, añade las siguientes columnas al informe:

   • Fecha de acceso
   • Acción
   • Modo de auditoría
   • Objeto

   • Registro (o URL del registro)

     El Ficha La columna proporciona el nombre de la ficha solo (Nombre de contacto sugerido, Identificador de proveedor, o Identificador de cliente), independientemente del formato del informe. Por el contrario, el URL de fichacolumna proporciona el nombre del ficha como un vínculo para que pueda profundizar en el ficha al usar el parámetro HTML formato del informe. Cuando se utiliza en cualquier otro formato de informe, URL de ficha proporciona una URL para la ficha, sin su nombre, que puede copiar y pegar en un navegador. Esta URL requiere que inicies sesión en Sage Intacct para ver la ficha.

     Añade estas columnas según sea necesario para adaptarlas a tus prácticas comerciales.

   • Fuente
   • Usuario

4. En Paso 4: Seleccionar secuencia de columnas, arrastra y suelta las columnas en el orden que desees y cámbiale el nombre si es necesario.

   Recomendamos la siguiente secuencia para las columnas:

   • Fecha de acceso
   • Modo de auditoría
   • Acción
   • Objeto
   • Ficha
   • URL de ficha
   • Fuente
   • Usuario

5. En Paso 6: Ordenar columnas, elija Descendente Desde el menú desplegable junto a Fecha de acceso.

   También puedes ordenar por Objeto, Acción, Registro, etc., para organizar los datos de una manera diferente.

6. Opcionalmente, en Paso 7: Filtrar informe, selecciona las columnas a las que aplicar filtros. Por ejemplo, puede establecer el parámetro Modo de auditoría Columna para filtrar solo Acceso a datos personales para ver solo el acceso a datos personales en su sociedad. Te recomendamos filtrar los datos para reducir el tamaño de los informes y aumentar la legibilidad y el rendimiento. Ver Filtra tu informe para obtener más información sobre los filtros.

   Solo hay dos modos de auditoría posibles: Acceso a datos personales y Auditoría del sistema. El Acceso a datos personales está directamente vinculado a la pista de auditoría avanzada, mientras que el Auditoría del sistema está relacionado con la pista de auditoría estándar. Por este motivo, es posible que también veas auditorías del sistema en el informe Historial de auditoría avanzada, ya que captura la creación, eliminación y modificación de registros.

   Esto también significa que si filtras por el modo de auditoría solo para el acceso a datos personales, no verás ninguna ficha de contacto, proveedor o cliente que se haya creado, eliminado o modificado en el informe.

7. Opcionalmente, en Paso 9: Definir la fecha y el título del informe, añade un Título del informe y Texto del pie de página que se muestran en formatos de informe impresos.

8. Opcionalmente, en Paso 10: Incluir indicaciones adicionales , selecciona las columnas para las que deseas seleccionar parámetros adicionales al ejecutar el informe. Por ejemplo, puedes elegir Fecha de acceso y Objeto para limitar la importe de datos que genera el informe. Es posible que se requiera una configuración adicional si usas varias indicaciones en el paso 11.

   Las indicaciones solo funcionan cuando el informe personalizado se ejecuta desde un menú de la aplicación, como el Libro Mayor. Ver Incluir indicaciones adicionales cuando se ejecute el informe para obtener más información.

9. En el Guardar y añadir al menú , elija un nombre para su informe que describa su configuración. Por ejemplo, Acceso a datos personales con indicaciones o bien pista de auditoría avanzada por objeto.

   Puedes añadir el informe a un menú marcando Añadir al menú y seleccionando una aplicación de la carpeta Aplicación menú desplegable.
   De este modo, se añade el informe a la aplicación seleccionada. Selecciona esta casilla de verificación si utilizas indicaciones en el informe y añádela a un menú adecuado.
10. Guardar tu informe.

Ejecuta el informe

Puedes ejecutar el informe de historial de auditoría avanzada que has creado desde el Centro de informes, desde el Lista de informes personalizadoso desde el menú de la aplicación al que has añadido el informe. Ver Ejecución de un informe del asistente de creación de informes personalizados: CRW para obtener más información.

Para ejecutar el informe desde el Centro de informes:

1. Ir a Informes > Todos > Avanzado > Informes personalizados.

2. Busca tu informe personalizado y selecciona Ejecutar al final de la fila.
3. En la ventana emergente, selecciona un Tipo de informe, como HTMLy, a continuación, selecciona Aceptar.

Para ejecutar el informe desde la lista Informes personalizados:

1. En función de tus suscripciones, realiza una de las siguientes acciones:

   • Ir a Servicios de personalización > Todos > Informes personalizados.

   • Ir a Servicios de plataforma > Todos > Informes.

2. Busca tu informe personalizado y selecciona Ejecutar al final de la fila.
3. En la ventana emergente, selecciona un tipo de informe, como Sobresaliry, a continuación, selecciona Aceptar.

Descripciones de las columnas

En la tabla siguiente se describen las columnas incluidas en el informe de detalles de uso de la API.

Columna	Descripción
Fecha de acceso	La fecha y hora en que se accedió a la ficha. La hora y la fecha se convierten a la zona horaria establecida en tus preferencias de usuario.
Modo de auditoría	Describe qué pista de auditoría capturó el acceso. Hay dos posibilidades: Acceso a datos personales: Modo de auditoría de Advanced Pista de auditoría Auditoría del sistema: Modo de auditoría de la pista de auditoría Si bien el Acceso a datos personales El modo captura el acceso realizado a los registros de contactos, proveedores y clientes, no captura la creación, modificación o eliminación de estos registros. Esa información es capturada por el Auditoría del sistema que está relacionado con la pista de auditoría estándar.
Acción	Describe cómo se accedió al objeto. Ver Descripciones de las acciones de la pista de auditoría avanzada para obtener la lista completa de acciones posibles y sus significados.
Objeto	El tipo de objeto al que se accede. Hay tres posibilidades: contacto cliente proveedor La pista de auditoría avanzada no realiza un seguimiento del acceso a los datos personales fuera de estos objetos.
Ficha	Nombre de la ficha basado en el Nombre de contacto sugerido, identificador de proveedor, o identificador de cliente.
URL de ficha	Proporciona un enlace a la ficha. En formato HTML: proporciona el nombre de la ficha (nombre de contacto sugerido, identificador de proveedor o identificador de cliente) como un enlace que puedes utilizar para profundizar en la ficha. En todos los demás formatos: proporciona una URL que puedes copiar y pegar en un navegador. Esta URL requiere que inicies sesión en Sage Intacct para ver la ficha.
Fuente	El punto de entrada del acceso. Las posibilidades incluyen: Interfaz de usuario API Sistema
Usuario	El usuario (Identificador de usuario) que accedió a los datos personales.

Descripciones de las acciones de la pista de auditoría avanzada

Es posible que veas alguno de los siguientes Acciones en el informe Historial de auditoría avanzada.

Acciones de pista de auditoría estándar

Acción	Detalles de acceso
Acceso	Realiza un seguimiento de cuándo un usuario ve o edita una ficha.
Admin.	Registra las actividades del administrador, como restablecer una contraseña.
Crear	Instantánea de cuándo se creó la ficha por primera vez.
Borrar	Realiza un seguimiento de los registros eliminados.
Modificar	Registra cuando el usuario edita una ficha. Cualquier cambio realizado en la ficha se refleja en el Antes y Después columnas en la ventana pista de auditoría de la ficha.
Usuario	Realiza un seguimiento de varias acciones del usuario, como exportar o imprimir un PDF de una ficha.
Flujo de trabajo	Registra cuándo se han producido acciones de flujo de trabajo en una ficha, como anular un cheque.

Acciones avanzadas de pista de auditoría

Todas las acciones a continuación representan solo un acceso. No se realizan modificaciones en la ficha.

Acción	Detalles de acceso
Informe de auditoría avanzada	Acceso desde la ejecución del informe de historial de auditoría avanzada.
API	Llamada a la API
Exportación de datos Importación de datos	Exportación o importación de datos. Por ejemplo, importar un archivo CSV de nuevos proveedores.
Lista desplegable	Menú desplegable lista. Por ejemplo, al elegir un contacto para una nueva ficha de proveedor.
Historial de entrega de correo electrónico	Historial de entrega de correo electrónico
Búsqueda global	Búsqueda global de una ficha de contacto, proveedor o cliente
Página principal	Página de inicio. Por ejemplo, una lista o una sociedad hace referencia a contactos incrustados en la página de inicio.
Enumerar	Ver una ficha de una lista
Registro	Función de registro
Miscelánea	Otro acceso a través de la interfaz de usuario
Procesamiento sin conexión	Actividades sin conexión, como un informe sin conexión
Tramitación en línea	Procesamiento en línea, como recibir un pago
Plataforma	Acceso desde Servicios de plataforma
Imprimir	Impresión de una ficha
Actualizar	La actualización de página hace que los datos se carguen de nuevo y, por lo tanto, sean recuperados por la pista de auditoría avanzada
Informe	Ejecutar, ver o crear un informe
Filtros del informe	Introducción de filtros de informes
Informe guardado	Informe guardado
Llamada al sistema	Llamada asincrónica en la interfaz de usuario. Por ejemplo, ular una factura con una factura anterior.
Ver	Vista de fichas específicas