Crear el informe Historial de auditoría avanzada

El informe Historial de auditoría avanzada captura el acceso a la información personal almacenada en las fichas de contactos, proveedores y clientes almacenadas en Sage Intacct mediante Advanced Audit Trail y el seguimiento estándar de Audit Trail.

Abrir el Asistente de creación de informes personalizados

1. Abra el Asistente de creación de informes personalizados de cualquiera de las siguientes maneras:

   • Vete a Servicios de personalización > Todo > Informes personalizados.

   • Vete a Servicios de plataforma > Todo > Informes.

   • Vete a Informes > Todo > Avanzado > Informes personalizados.

2. Escoger Agregar para iniciar el Asistente para el generador de informes personalizados (CRWZ) y comenzar a crear un informe.

Crear un informe de historial de auditoría avanzado

Las instrucciones a continuación describen nuestra configuración recomendada para un ejemplo de informe de historial de auditoría avanzada. Puedes utilizar este informe como base para tu sociedad y realizar los cambios necesarios para tu organización.

Cree el informe Historial de auditoría avanzado:

1. Vete a Informes > Todo > Avanzado y seleccione Añadir (círculo) Cerca de Informes personalizados.

2. En Paso 1: Seleccionar una fuente de datos principalescoger Historial de auditoría avanzada.

3. En Paso 2: Añadir columnas, añade las siguientes columnas al informe:

   • Fecha de acceso
   • Acción
   • Modo de auditoría
   • Objeto

   • Registro (o URL de registro)

     El Grabar proporciona solo el nombre de la ficha (Nombre de contacto sugerido, Identificador de proveedoro Identificador de cliente), independientemente del formato del informe. Por el contrario, el URL de registroproporciona el nombre del registro como un enlace para que pueda profundizar en el registro al usar el comando HTML Formato del informe. Cuando se utiliza en cualquier otro formato de informe, URL de registro proporciona una dirección URL para el registro, sin su nombre, que puede copiar y pegar en un navegador. Esta URL requiere que inicies sesión en Sage Intacct para ver la ficha.

     Añade estas columnas según sea necesario para adaptarlas a tus prácticas empresariales.

   • Fuente
   • Usuario

4. En Paso 4: Seleccionar secuencia de columnas, arrastra y suelta las columnas en el orden que desees y cambia el nombre de las columnas si es necesario.

   Se recomienda la siguiente secuencia para las columnas:

   • Fecha de acceso
   • Modo de auditoría
   • Acción
   • Objeto
   • Ficha
   • URL de ficha
   • Fuente
   • Usuario

5. En Paso 6: Ordenar columnaselegir Descendente en el menú desplegable junto a Fecha de acceso.

   También puede ordenar por Objeto, Acción, Registro, etc., para organizar los datos de una manera diferente.

6. Opcionalmente, en Paso 7: Informe de filtro, elija las columnas a las que aplicar los filtros. Por ejemplo, puede establecer el parámetro Modo de auditoría Columna para filtrar solo Acceso a datos personales para ver solo el acceso a los datos personales de su empresa. Te recomendamos que filtres los datos para reducir el tamaño de los informes y aumentar la legibilidad y el rendimiento. Ver Filtra tu informe para obtener más información sobre los filtros.

   Solo hay dos modos de auditoría posibles: Acceso a datos personales y Auditoría del sistema. El Acceso a datos personales está directamente vinculado a la pista de auditoría avanzada, mientras que el modo Auditoría del sistema está relacionado con la pista de auditoría estándar. Por este motivo, es posible que también veas las auditorías del sistema en el informe Historial de auditoría avanzado, ya que captura la creación, eliminación y modificación de registros.

   Esto también significa que si filtras en modo de auditoría solo para el acceso a datos personales, no verás ninguna ficha de contacto, proveedor o cliente que se haya creado, eliminado o modificado en tu informe.

7. Opcionalmente, en Paso 9: Definir la fecha y el título del informe, agregue un Título del informe y Texto del pie de página que se muestran en formatos de informes impresos.

8. Opcionalmente, en Paso 10: Incluir indicaciones adicionales , selecciona las columnas para las que deseas seleccionar parámetros adicionales al ejecutar el informe. Por ejemplo, puedes elegir Fecha de acceso y Objeto para limitar la cantidad de datos que genera el informe. Es posible que se requiera una configuración adicional si usa varias indicaciones en el paso 11.

   Las indicaciones solo funcionan cuando el informe personalizado se ejecuta desde un menú de aplicación, como el Libro Mayor. Ver Incluir indicaciones adicionales cuando se ejecute el informe para obtener más información.

9. En Guardar y añadir al menú , elija un nombre para el informe que describa su configuración. Por ejemplo Acceso a datos personales con indicaciones o Pista de auditoría avanzada por objeto.

   Para añadir el informe a un menú, comprueba Añadir al menú y seleccionando una aplicación de la carpeta Aplicación menú desplegable.
   De este modo, se añadirá el informe a la aplicación seleccionada. Marque esta casilla de verificación si está utilizando indicaciones con el informe y agréguela a un menú apropiado.
10. Salvar su informe.

Ejecutar el informe

Puedes ejecutar el informe de Historial de auditoría avanzada que has creado desde el Centro de informes, desde el Lista de informes personalizadoso desde el menú de la aplicación al que ha añadido el informe. Ver Ejecución de un informe del Escritor de informes personalizado - CRW para obtener más información.

Para ejecutar el informe desde el Centro de informes:

1. Vete a Informes > Todo > Avanzado > Informes personalizados.

2. Busca tu informe personalizado y, a continuación, selecciona Correr al final de la fila.
3. En la ventana emergente, seleccione un Tipo de informecomo HTMLy, a continuación, seleccione De acuerdo.

Para ejecutar el informe desde la lista Informes personalizados:

1. En función de tus suscripciones, realiza una de las siguientes acciones:

   • Vete a Servicios de personalización > Todo > Informes personalizados.

   • Vete a Servicios de plataforma > Todo > Informes.

2. Busca tu informe personalizado y, a continuación, selecciona Correr al final de la fila.
3. En la ventana emergente, seleccione un Tipo de informe, como Sobresaliry, a continuación, seleccione De acuerdo.

Descripciones de las columnas

En la tabla siguiente se describen las columnas incluidas en el informe de detalles de uso de API.

Columna	Descripción
Fecha de acceso	La fecha y hora en la que se accedió al registro. La hora y la fecha se convierten a la zona horaria establecida en sus preferencias de usuario.
Modo de auditoría	Describe qué pista de auditoría capturó el acceso. Hay dos posibilidades: Acceso a datos personales: Modo de auditoría de Advanced Audit Trail Auditoría del sistema: Modo de auditoría de Audit Trail Si bien el Acceso a datos personales El modo captura el acceso realizado a los registros de contactos, proveedores y clientes, no captura la creación, modificación o eliminación de estos registros. Esa información es capturada por el Auditoría del sistema que está relacionado con la pista de auditoría estándar.
Acción	Describe cómo se ha accedido al objeto. Ver Descripciones de las acciones de Advanced Audit Trail para obtener la lista completa de acciones posibles y sus significados.
Objeto	El tipo de objeto al que se ha accedido. Hay tres posibilidades: contacto cliente proveedor Advanced Audit Trail no realiza un seguimiento del acceso a los datos personales fuera de estos objetos.
Ficha	Nombre del registro basado en el Nombre de contacto sugerido, Identificador de proveedoro Identificador de cliente.
URL de ficha	Proporciona un vínculo a la ficha. En formato HTML: proporciona el nombre de la ficha (nombre de contacto sugerido, identificador de proveedor o identificador de cliente) como un enlace que puede usar para profundizar en el registro. En todos los demás formatos: proporciona una URL que puedes copiar y pegar en un navegador. Esta URL requiere que inicies sesión en Sage Intacct para ver la ficha.
Fuente	El punto de entrada del acceso. Las posibilidades incluyen: Interfaz de usuario API Sistema
Usuario	El usuario (ID de usuario) que accedió a los datos personales.

Descripciones de las acciones de Advanced Audit Trail

Es posible que veas alguno de los siguientes Acciones en el informe Historial de auditoría avanzado.

Acciones estándar de Audit Trail

Acción	Detalles de acceso
Acceso	Realiza un seguimiento de cuándo un usuario ve o edita una ficha.
Admin.	Registra las actividades del administrador, como restablecer una contraseña.
Crear	Instantánea de cuándo se creó el registro por primera vez.
Borrar	Realiza un seguimiento de los registros eliminados.
Modificar	Registra cuando el usuario edita una ficha. Cualquier cambio realizado en el registro se refleja en el archivo Antes y Después en la ventana Pista de auditoría del registro.
Usuario	Realiza un seguimiento de varias acciones del usuario, como exportar o imprimir un PDF de un registro.
Flujo de trabajo	Registra cuándo se han producido acciones de flujo de trabajo en una ficha, como anular un cheque.

Acciones de Advanced Audit Trail

Todas las acciones que se indican a continuación representan solo un acceso. No se realizan modificaciones en el registro.

Acción	Detalles de acceso
Informe de auditoría avanzada	Acceso desde la ejecución del informe Historial de auditoría avanzado.
API	Llamada a la API
Exportación de datos Importación de datos	Exportación o importación de datos. Por ejemplo, importar un archivo CSV de nuevos proveedores.
Lista desplegable	Lista desplegable. Por ejemplo, al elegir un contacto para una nueva ficha de proveedor.
Historial de entrega de correo electrónico	Historial de entrega de correo electrónico
Búsqueda global	Búsqueda global de una ficha de contacto, proveedor o cliente
Página principal	Página principal. Por ejemplo, una lista o referencias de la empresa a contactos incrustados en la página de inicio.
Lista	Visualización de un registro de una lista
Registro	Función de registro
Miscelánea	Otro acceso a través de la interfaz de usuario
Procesamiento sin conexión	Actividades sin conexión, como un informe sin conexión
Tramitación en línea	Procesamiento en línea, como recibir un pago
Plataforma	Acceso desde Servicios de plataforma
Imprimir	Impresión de una ficha
Actualizar	La actualización de página hace que los datos se carguen de nuevo y, por lo tanto, sean recapturados por Advanced Audit Trail
Informe	Ejecutar, ver o crear un informe
Filtros del informe	Introducción de filtros de informe
Informe guardado	Informe guardado
Llamada al sistema	Llamada asincrónica en la interfaz de usuario. Por ejemplo, utilizar una factura con una factura anterior.
Ver	Vista de ficha específica