Añadir y usar contactos en las páginas

Añade un contacto sobre la marcha sin salir de la tarea que estás realizando, como crear una factura. También puedes utilizar los contactos de tu sociedad para crear contactos predeterminados que se introduzcan automáticamente en tus transacciones.

Añadir un contacto sobre la marcha

La etiqueta de un campo de contacto puede variar en función de la página en la que estés trabajando. Por ejemplo, en Cuentas a pagar, verá los campos de contacto de pago o devolución, y en Cuentas a cobrar, verá los campos de contacto de facturación y envío, y así sucesivamente. Sea cual sea el nombre, el proceso de añadir un contacto es rápido y sencillo en toda la empresa.

1. En la página en la que estás trabajando, selecciona la flecha hacia abajo en el campo de contacto. Aparece la lista desplegable.
2. Escoger Agregar en la parte superior de la lista. Aparece la página Información de contacto.
3. Todo lo que necesita para crear un contacto es asignarle un nombre único y decidir el nombre que se imprimirá en los documentos. Para obtener más información sobre los campos obligatorios y opcionales, consulte Contactos.

¿Cómo se usan los contactos?

La forma en que tu empresa utiliza un contacto puede variar según la aplicación en la que te encuentres y la tarea que estés realizando.

Utiliza los contactos para:	Dónde realizar esta tarea:
Convierte a empleados, proveedores o clientes en usuarios de Intacct. ¿Cuál es la diferencia entre un ID de usuario y un nombre de contacto? Un identificador de usuario combinado con una contraseña proporciona acceso a la empresa. Un contacto puede ser una persona que no sea necesariamente un usuario de la sociedad, como un proveedor o un contacto de cliente. Un contacto se puede asociar a un usuario añadiendo el nombre del contacto a un nuevo perfil de usuario. Por ejemplo, puedes asociar un contacto de empleado a un identificador de usuario para permitir que ese empleado introduzca plantillas horarias y gastos. Del mismo modo, puedes asociar un contacto de cliente a un identificador de usuario para permitir que un cliente inicie sesión y apruebe plantillas horarias o pagos de gastos. Además, algunos proveedores pueden ser subcontratistas que necesiten iniciar sesión para introducir plantillas horarias y gastos.	Vete a Compañía > Admin > Usuarios, funciones y grupos > Usuarios.
Determine las partes de pago o devolución en las transacciones. La empresa utiliza el contacto de pago para actividades relacionadas con el proveedor, como: Pago de cheques Creación de facturas Cálculo de impuestos para configuraciones fiscales estándar de IVA y GST en Cuentas a pagar y Compras La empresa utiliza el contacto de devolución para actividades relacionadas con el proveedor, tales como: Cálculo avanzado de impuestos en Compras (si se utiliza) Cálculo de AvaTax (si tienes una integración con Avalara)	Vete a Cuentas a pagar > Todo > Proveedores. Vete a Adquisitivo > Todo > Transacciones y seleccione el tipo de transacción aplicable.
Determine las partes de facturación o de envío en las transacciones. La empresa utiliza el contacto de facturación para actividades relacionadas con el cliente, como: Transacciones de ventas Creación de facturas Depósitos manuales La empresa utiliza el contacto de envío para actividades relacionadas con el cliente, tales como: Transacciones de pedidos Creación de facturas Cálculo avanzado de impuestos (si se utiliza) Cálculo de AvaTax (si tienes una integración con Avalara) Cálculo de impuestos para configuraciones fiscales estándar de IVA y GST	Vete a Pedidos > Todo > Transacciones y seleccione el tipo de transacción aplicable.
Determina el contacto de pago para los reembolsos de gastos. La empresa utiliza el contacto de pago para actividades relacionadas con los empleados, como el pago de cheques de gastos.	Gastos de empleados

Utilizar contactos predeterminados en las transacciones

Los valores predeterminados de contacto para facturas o recibos se crean en las fichas de cliente o proveedor, respectivamente.

Por ejemplo, si deseas que un contacto específico se introduzca automáticamente en el campo Facturar cada vez que selecciones un cliente específico en una factura, puedes añadir ese contacto como valor predeterminado de facturación en la ficha del cliente.

Por ejemplo: Seleccionar un contacto como contacto de pago predeterminado para las facturas

1. Vete a Cuentas a pagar > Todo > Proveedores.

2. Busca el proveedor que quieres actualizar.
3. Escoger Editar al final de la fila.
   
4. Seleccione la opción Lista de contactos pestaña.
5. En Lista de contactos, introduce una categoría como Pagar a y seleccione un Contacto.
   Intacct añade el contacto a todas las listas de contactos desplegables en la parte superior de la página.
6. Seleccione la opción Contacto de pago desplegable y seleccione el contacto.
7. Escoger Salvar.

1. Vete a Cuentas a pagar > Todo > Proveedores.

2. Busca el proveedor que quieres actualizar.
3. Escoger Editar junto al identificador del proveedor.
   
4. Seleccione la opción Lista de contactos pestaña.
5. En Lista de contactos, introduce una categoría, como Pagar ay, a continuación, seleccione un Contacto.
   Intacct añade el contacto a las tres listas de contactos desplegables en la parte superior de la página.
6. Seleccione la opción Contacto de pago desplegable y seleccione el contacto.
7. Escoger Salvar.

A partir de ahora, cada vez que crees una factura y selecciones este proveedor, el campo Contacto de pago de la página de factura se establecerá automáticamente de forma predeterminada en el contacto que seleccionaste en el campo Contacto de pago aquí.

Por ejemplo: Seleccionar un contacto como contacto de facturación predeterminado para las facturas:

1. Vete a Cuentas a cobrar > Todo > Clientela.

2. Busca el cliente que quieres actualizar.
3. Escoger Editar al final de la fila.
   
4. Seleccione la opción Lista de contactos pestaña.
5. En Lista de contactos, escriba Facturar a como categoría y seleccione un Contacto.
   Intacct añade el contacto a las tres listas de contactos desplegables en la parte superior de la página.
6. Seleccione la opción Contacto de facturación desplegable y seleccione el contacto.
7. Escoger Salvar.

1. Vete a Cuentas a cobrar > Todo > Clientela.

2. Busca el cliente que quieres actualizar.
3. Escoger Editar junto al identificador de cliente.
   
4. Seleccione la opción Lista de contactos pestaña.
5. En Lista de contactos, escriba Facturar a como categoría y seleccione un Contacto.
   Intacct añade el contacto a las tres listas de contactos desplegables en la parte superior de la página.
6. Seleccione la opción Contacto de facturación desplegable y seleccione el contacto.
7. Escoger Salvar.

A partir de ahora, cada vez que crees una factura y selecciones este cliente, el campo Contacto de facturación de la página de factura se establecerá automáticamente de forma predeterminada en el contacto que seleccionaste en el campo Contacto de facturación aquí.

Valores predeterminados que puedes crear

Contacto predeterminado	Autocompletado	Creado en
Pagar a y devolver a	Facturas y regularizaciones Operaciones de compra	Cuentas a pagar > Todo > Proveedores
Contacto de facturación y envío	Facturas y regularizaciones Transacciones de pedidos	Cuentas a cobrar > Todo > Clientela
Reimburse-to Contacto de facturación y envío	Entrada de gastos y regularizaciones Facturas de proyectos	Tiempo y gastos > Todo > Empleados Proyectos > Todo > Proyectos

Prioridad de contacto en una ficha

Intacct rellena automáticamente muchos campos de contacto en función de los valores predeterminados que configures en la ficha de cliente o proveedor.

Por ejemplo, si creas una transacción de Pedidos, Intacct introduce automáticamente el Envío a contacto del contacto de envío en la transacción de venta, que a su vez se establece de forma predeterminada a partir del contacto de envío en la ficha del cliente. Puedes sobrescribir los contactos autocompletados a medida que creas transacciones.

En el caso de los proyectos, Intacct utiliza la información de contacto del proyecto y, si no hay ninguna, utiliza de forma predeterminada la información de contacto del cliente o proveedor.

Si no creas valores predeterminados para un campo de contacto, puedes seleccionar de la lista de contactos del campo en cada transacción. Aquí verás todos los contactos disponibles sin ningún filtro.

Usar contactos para ayudar a determinar los impuestos

Si tu empresa realiza envíos a muchas jurisdicciones fiscales diferentes, como muchos estados diferentes, es probable que utilices Impuestos avanzados o la integración de AvaTax para realizar un seguimiento del impuesto sobre las ventas.

Impuestos avanzados y AvaTax utilizan los siguientes campos de contacto para determinar la jurisdicción fiscal y los impuestos aplicables.

Fiscalidad	Aplicación	Contacto utilizado
Impuestos avanzados de Intacct	Cuentas a cobrar o pedidos	Ship-to
	Compras	Devolución a
Integración con AvaTax	Cuentas a cobrar o pedidos	Envío a
	Compras	Contacto de envío para la ubicación, por elemento. Ver Determinación del impuesto sobre las ventas por ubicación.

Los siguientes campos de impuestos de contacto se utilizan para determinar el IVA o GST aplicable.

Aplicación	Contacto utilizado
Cuentas a cobrar y pedidos	Ship-to En el caso de las Cuentas a cobrar, el contacto de envío filtra la lista de detalles del impuesto que se pueden elegir para aplicar impuestos a la transacción, lo que facilita la selección de un detalle del impuesto.
Cuentas a pagar y Compras	Pay-to En el caso de Cuentas a pagar, el contacto de pago filtra la lista de detalles del impuesto que se pueden elegir para aplicar impuestos a la transacción, lo que facilita la selección de un detalle del impuesto.

Acerca de los grupos de impuestos de contactos

Los grupos de impuestos de contactos te permiten aplicar diferentes impuestos a clientes, proveedores y sus contactos, según sus jurisdicciones. Los clientes, los proveedores y sus contactos se asocian a grupos de impuestos de contactos. A continuación, puedes utilizar mapas de calendarios fiscales para aplicar diferentes calendarios fiscales a tus grupos de impuestos de contactos.