Añadir y utilizar contactos en páginas

Añade un contacto sobre la marcha sin salir de la tarea que estás realizando, como crear una factura o una factura. También puedes utilizar los contactos de tu sociedad para crear contactos predeterminados que se introducen automáticamente en tus transacciones.

Añade un contacto sobre la marcha

La etiqueta de un campo de contacto puede variar en función de la página en la que estés trabajando. Por ejemplo, en Cuentas a pagar verás los campos de contacto de pago o devolución, y en Cuentas a cobrar verás los campos de contacto de facturación y envío, y así sucesivamente. Cualquiera que sea el nombre, el proceso de agregar un contacto es rápido y fácil en toda la sociedad.

1. En la página en la que estás trabajando, selecciona la flecha hacia abajo en el campo de contacto. Aparece la lista desplegable.
2. Seleccionar Añadir en la parte superior de la lista. Aparece la página Información de contacto.
3. Todo lo que necesita para crear un contacto es asignarle un nombre único y decidir el nombre que se imprimirá en los documentos. Para obtener más información sobre los campos obligatorios y opcionales, consulte Contactos.

¿Cómo se utilizan los contactos?

La forma en que tu sociedad utiliza un contacto puede variar en función de la aplicación en la que te encuentres y de la tarea que estés realizando.

Utiliza los contactos para:	Dónde realizar esta tarea:
Convierte a los empleados, proveedores o clientes en usuarios de Intacct. ¿Cuál es la diferencia entre un identificador de usuario y un nombre de contacto? Un identificador de usuario combinado con una contraseña proporciona acceso a la sociedad. Un contacto puede ser una persona que no es necesariamente un usuario de la sociedad, como un contacto de proveedor o cliente. Un contacto se puede asociar a un usuario añadiendo el nombre del contacto a un nuevo perfil de usuario. Por ejemplo, puedes asociar un contacto de empleado, empleada a un identificador de usuario para permitir que ese empleado, empleada introduzca plantillas horarias y gastos. Del mismo modo, puedes asociar un contacto de cliente a un identificador de usuario para permitir que un cliente inicie sesión y apruebe plantillas horarias o pagos de gastos. Además, algunos proveedores pueden ser subcontratistas que necesiten iniciar sesión para introducir plantillas horarias y gastos.	Ir a Sociedad > Administración > Usuarios, funciones y grupos > Usuarios.
Determina las partes de pago o devolución en las transacciones. La sociedad utiliza el contacto de pago para actividades relacionadas con el proveedor, como: Pago de cheques Creación de facturas Cálculo de impuestos para soluciones fiscales de IVA y GST en Cuentas a pagar y Compras La sociedad utiliza el contacto de devolución para actividades relacionadas con el proveedor, como: Cálculo avanzado de impuestos en Compras (si se utiliza) Cálculo de AvaTax (si tienes una integración de Avalara)	Ir a Cuentas a pagar > Todos > Proveedores. Ir a Compras > Todos > Transacciones y selecciona el tipo de transacción correspondiente.
Determina las partes a las que corresponde la factura o el envío en las transacciones. La sociedad utiliza el contacto de factura para actividades relacionadas con el cliente, como: Transacciones de ventas Creación de facturas Depósitos manuales La sociedad utiliza el contacto de envío para actividades relacionadas con el cliente, como: Transacciones de pedidos Creación de facturas Cálculo avanzado de impuestos (si se utiliza) Cálculo de AvaTax (si tienes una integración de Avalara) Cálculo de impuestos para soluciones fiscales de IVA y GST	Ir a Pedidos > Todos > Transacciones y selecciona el tipo de transacción correspondiente.
Determina el contacto de pago para los reembolsos de gastos. La sociedad utiliza el contacto de pago para actividades relacionadas con el empleado, empleada, como el pago de cheques de gastos.	Gastos de empleados

Utilizar contactos predeterminados en las transacciones

Los valores predeterminados de contacto para facturas se crean en las fichas de clientes o proveedores, respectivamente.

Por ejemplo, si deseas que un contacto específico se introduzca automáticamente en el campo Facturar a cada vez que selecciones un cliente específico en una factura, puedes añadir ese contacto como valor predeterminado de factura en la ficha del cliente.

Por ejemplo: Seleccionar un contacto como contacto de pago predeterminado para las facturas

1. Ir a Cuentas a pagar > Todos > Proveedores.

2. Busca el proveedor que deseas actualizar.
3. Seleccionar Modificar al final de la fila.
   
4. Selecciona el icono Lista de contactos pestaña.
5. En la lista de contactos, introduce una categoría como Pagar a y seleccione un Contacto.
   Intacct añade el contacto a todas las listas de contactos desplegables en la parte superior de la página.
6. Selecciona el icono Contacto de pago y seleccione el contacto.
7. Haz clic en Guardar.

1. Ir a Cuentas a pagar > Todos > Proveedores.

2. Busca el proveedor que deseas actualizar.
3. Seleccionar Modificar junto al identificador del proveedor.
   
4. Selecciona el icono Lista de contactos pestaña.
5. En lista de contactos, introduce una categoría, como Pagar ay seleccione un Contacto.
   Intacct añade el contacto a las tres listas de contactos desplegables en la parte superior de la página.
6. Selecciona el icono Contacto de pago y seleccione el contacto.
7. Haz clic en Guardar.

A partir de ahora, cada vez que crees una factura y selecciones este proveedor, el campo Pagar a de la página de la factura se establecerá automáticamente de forma predeterminada en el contacto que hayas seleccionado en el campo Contacto de pago aquí.

Por ejemplo: Selección de un contacto como contacto de facturación predeterminado para las facturas:

1. Ir a Cuentas a cobrar > Todos > Clientes.

2. Busca el cliente que quieres actualizar.
3. Seleccionar Modificar al final de la fila.
   
4. Selecciona el icono Lista de contactos pestaña.
5. En lista de contactos, introduce Facturación a como categoría y seleccione un Contacto.
   Intacct añade el contacto a las tres listas de contactos desplegables en la parte superior de la página.
6. Selecciona el icono Contacto de facturación y seleccione el contacto.
7. Haz clic en Guardar.

1. Ir a Cuentas a cobrar > Todos > Clientes.

2. Busca el cliente que quieres actualizar.
3. Seleccionar Modificar junto al identificador de cliente.
   
4. Selecciona el icono Lista de contactos pestaña.
5. En lista de contactos, introduce Facturación a como categoría y seleccione un Contacto.
   Intacct añade el contacto a las tres listas de contactos desplegables en la parte superior de la página.
6. Selecciona el icono Contacto de facturación y seleccione el contacto.
7. Haz clic en Guardar.

A partir de ahora, cada vez que crees un factura y selecciones este cliente, el campo Facturar a de la página factura se establecerá automáticamente de forma predeterminada en el contacto seleccionado en el campo Facturación a contacto aquí.

Valores predeterminados que puedes crear

Contacto predeterminado	Autocompletado	Creado en
Pagar a y devolver a	Facturas y regularizaciones Operaciones de compra	Cuentas a pagar > Todos > Proveedores
Facturación y envío	Facturas y regularizaciones Transacciones de pedidos	Cuentas a cobrar > Todos > Clientes
Reembolsar a Facturación y envío	Entrada y regularización de gastos Facturas de proyectos	Tiempo y gastos > Todos > Empleados Proyectos > Todos > Proyectos

Prioridad de contacto en una ficha

Intacct rellena automáticamente muchos campos de contacto en función de los valores predeterminados que configures en la ficha del cliente o proveedor.

Por ejemplo, si creas una transacción de Pedidos, Intacct introduce automáticamente el Envío a contacto del contacto de envío en la transacción de venta, que a su vez se establece de forma predeterminada a partir del contacto de envío en la ficha del cliente. Puedes sobrescribir los contactos rellenados automáticamente a medida que creas transacciones.

En el caso de los Proyectos, Intacct utiliza la información de contacto del proyecto y, si no hay ninguna, se establece de forma predeterminada en la información de contacto del cliente o proveedor.

Si no creas valores predeterminados para un campo de contacto, puedes seleccionarlo en la lista de contactos del campo en cada transacción. Aquí verás todos los contactos disponibles sin ningún tipo de filtrado.

Utilizar contactos para ayudar a determinar el impuesto

Si tu sociedad realiza envíos a muchas jurisdicciones fiscales diferentes, como muchos estados diferentes, probablemente utilices Impuestos avanzados o la integración de AvaTax para realizar un seguimiento del impuesto sobre las ventas.

Impuestos avanzados y AvaTax utilizan los siguientes campos de contacto para determinar la jurisdicción fiscal y los impuestos aplicables.

Sistema fiscal	Aplicación	Contacto utilizado
Impuestos avanzados de Intacct	Cuentas a cobrar o Pedidos	Envío a
	Compras	Devolución a
Integración con AvaTax	Cuentas a cobrar o Pedidos	Envío a
	Compras	Contacto de envío para la ubicación, por partida. Ver Determinación del impuesto sobre las ventas por ubicación.

Los siguientes campos de impuestos de contacto se utilizan para determinar el IVA o GST aplicable.

Aplicación	Contacto utilizado
Cuentas a cobrar y Pedidos	Envío a En el caso de las Cuentas a cobrar, el contacto de envío filtra la lista de detalles fiscales que se pueden elegir para aplicar impuestos a la transacción, lo que facilita la elección de detalles del impuesto.
Cuentas a pagar y Compras	Pay-to En el caso de Cuentas a pagar, el contacto de pago filtra la lista de detalles fiscales que se pueden elegir para aplicar impuestos a la transacción, lo que facilita la elección de un detalle del impuesto.

Acerca de los grupos de impuestos de contactos

Los grupos de impuestos de contactos te permiten aplicar diferentes impuestos a clientes, proveedores y sus contactos, según sus jurisdicciones. Asocias clientes, proveedores y sus contactos con grupos de impuestos de contactos. A continuación, puedes utilizar mapas de calendarios fiscales para aplicar diferentes calendarios fiscales a los grupos de impuestos de tus contactos.