Contactos

Los registros de contacto contienen toda la información que necesitas para ponerte en contacto con una persona o empresa. Los contactos casi nunca existen solo en Sage Intacct. Más bien, están asociados a uno o varios registros en muchas aplicaciones.

Los contactos se pueden utilizar para los siguientes fines:

• Enviar notificaciones de eventos.
• Determina las direcciones de envío o factura, y de pago o devolución en las transacciones de Pedidos y Compras.
• Determinar el impuesto sobre las transacciones.

Los contactos no son dimensiones como Proveedores, Empleados, Clientes o Usuarios. En su lugar, piense en sus contactos como una libreta de direcciones común y compartida que muchas personas utilizan en toda su sociedad para una variedad de propósitos. Por ejemplo, si actualizas una dirección en la ficha de un proveedor, la dirección se actualizará en todas las partes de Intacct con las que esté asociado el contacto.

Para ver una lista de contactos, ve a Sociedad > ajustes >Configuracióny seleccione Contactos. En la lista Contactos, puedes Añadir,Modificar,Ver, o Borrar un contacto.

Acerca del nombre de contacto sugerido

El nombre de contacto sugerido es el campo más importante en una ficha de contacto. Actúa como un identificador de contacto único en Sage Intacct, lo que significa que no se puede editar una vez creado. Además, aunque puedes cambiar el nombre impreso de un contacto con el campo Imprimir como, el parámetro Nombre de contacto sugerido es el nombre que aparece en todas las listas y menús desplegables de Intacct. Si te encuentras en una situación en la que necesitas cambiar el nombre de contacto sugerido de un contacto (por ejemplo, el nombre de un proveedor ha cambiado), consulta Cambiar el nombre del contacto sugerido para obtener información más detallada sobre sus opciones.

Además, cuando creas un nuevo proveedor, cliente o empleado, empleada, a menudo se crea un contacto relacionado simultáneamente en función de campos específicos de la ficha. Ver Crear un contacto a partir de una ficha Para obtener información sobre qué campos de cada ficha crean el nombre de contacto sugerido relacionado.

Añadir un contacto

Debido a que los contactos son flexibles y a menudo se pueden crear en el momento en que se necesita, hay varias formas de agregar un contacto. En particular, los contactos se crean cuando se agregan nuevas fichas de proveedores, clientes o empleados, empleada a Intacct. En cada caso, el Nombre de contacto sugerido se crea a partir de campos específicos que pueden afectar a la coherencia de las convenciones de nomenclatura de tu sociedad. Asegúrate de revisar la ficha de los campos específicos cuando crees un nuevo contacto.

Prácticas recomendadas para crear contactos

Dado que los contactos son utilizados y pueden ser creados por varias fichas y aplicaciones en Sage Intacct, pueden configurarse de forma incoherente, lo que podría resultar confuso en el futuro o incluso causar errores. Para evitar estos problemas y configurar bien sus contactos la primera vez, le recomendamos que siga las pautas a continuación.

Artículo	Detalles
Utilizar solo caracteres admitidos	El Nombre de contacto sugerido actúa como un campo de identificador de contacto único y permanente en Intacct. Se admiten los siguientes valores: Caracteres alfanuméricos varios signos de puntuación (puntos, guiones, guiones bajos, paréntesis) Intacct no permite espacios dobles y dan como resultado Contactos no válidos o registros de contactos que no aparecen en los menús desplegables. Además, el uso de otros caracteres especiales que no se enumeran aquí (como # o %) también puede dar lugar a un contacto no válido.
Establecer una convención de nomenclatura	El nombre de contacto sugerido se utiliza en listas y menús desplegables para identificar tus contactos. Por este motivo, sugerimos utilizar una convención de nomenclatura que facilite la distinción de los contactos en una lista. Por ejemplo, puedes utilizar el nombre de la sociedad de un proveedor o cliente, como Example.com para el nombre de contacto sugerido. Si el contacto es un individuo, puedes elegir una convención como Apellidos, Nombre o viceversa para mantener tus contactos consistentes y fáciles de escanear en listas y menús desplegables.

Crear un contacto a partir de una ficha

Puedes crear nuevos contactos a medida que creas nuevas fichas de proveedores, clientes o empleados, empleada. El contacto relacionado, concretamente el nombre de contacto sugerido, se crea a partir de campos específicos en función del tipo de ficha que estés creando.

Tipo de ficha	Nombre de contacto sugerido
Proveedor o cliente	Cuando creas un nuevo contacto relacionado a través de una nueva ficha de proveedor o cliente, el Nombre de contacto sugerido Se guarda como Imprimir como + V + ID de proveedor para registros de proveedores y Imprimir como + C + Identificador de cliente para fichas de clientes. Por ejemplo, un proveedor llamado Example.com con un identificador de proveedor de 142 crearía un contacto con el Nombre de contacto sugerido de Example.com(V142). Del mismo modo, un cliente llamado Frank Smith con un identificador de cliente de 1557 crearía un contacto con Frank Smith(C1557) como el Nombre de contacto sugerido. La creación de un nuevo proveedor o cliente crea un nuevo contacto relacionado, a menos que selecciones específicamente el parámetro Excluir de la lista de contactos de la sociedad al crear la ficha. Es posible que desees utilizar esta opción si deseas mantener tus contactos coherentes con la convención de nomenclatura de tu sociedad.
Empleado	Al crear una nueva ficha de empleado, empleada, puedes elegir un contacto existente o crear un nuevo contacto mediante el comando Nombre del contacto principal campo. Si el empleado, empleada también es usuario de Intacct (que es necesario para introducir Tiempo y gastos), debes seleccionar lo mismo Nombre del contacto principal que has utilizado para la ficha de usuario del empleado, empleada.
Usuario	La creación de un usuario no crea automáticamente una ficha de contacto para ese usuario. Si vas a crear un usuario que también es un empleado, empleada, cliente o proveedor, añádelo primero a la lista Clientes, Proveedores o Empleados y, a continuación, añádelo como usuario.

Crear un contacto manualmente

Para crear un contacto rápidamente, solo necesitas asignarle un único Nombre de contacto sugerido y un Imprimir como Nombre de los documentos.

Para añadir una ficha de contacto más detallada:

1. Ir a Sociedad > ajustes > Configuración y seleccione Añadir (círculo) junto a Contactos.

2. Introduce el nombre del contacto, como José Hernández.

   • Este nombre no es necesariamente el nombre que se usa en toda su sociedad porque los nombres reales no siempre son únicos. Por ejemplo, un nombre como José Hernández podría ser el mismo que el de un contacto diferente en tu sociedad.

   • Intacct sugiere automáticamente un nombre de contacto sugerido único e imprimir como nombre en función de los detalles de nomenclatura que introduzcas.

   Para que un contacto se asocie a una cuenta de usuario de Intacct, el contacto debe tener un nombre y apellido.

3. Añade la dirección de correo electrónico principal, la información del teléfono y el nombre de la sociedad para el contacto.

4. Cambiar el Nombre de contacto sugerido, según sea necesario.

   Este nombre aparece en listas y menús desplegables.

   Después de guardar, este campo no se puede editar. Ver Cambiar el nombre del contacto sugerido para más detalles.

5. Si lo deseas, puedes cambiar el parámetro Imprimir como nombre. Este nombre aparece el Documentos impresos.

6. En la pestaña Información postal, añade los detalles de la dirección de contacto.

7. En la pestaña Información adicional, introduce cualquier información secundaria que puedas tener.

8. Haz clic en Guardar.

   Para usar el contacto con uso con Impuestos avanzados o AvaTax, seleccione el icono Sujeto a impuestos casilla de verificación.

Editar un contacto

Una vez creado el contacto, el Nombre de contacto sugerido, que aparece en menús desplegables y listas, no se puede editar. Ver Cambiar el nombre del contacto sugerido para más detalles.

Sin embargo, puedes editar el archivo Imprimir como , que es independiente del campo Nombre de contacto sugerido. Aunque los cambios en este campo no actualizan el nombre del contacto que aparece en las listas y los menús desplegables, sí actualizan el nombre del contacto tal y como aparece en los documentos impresos.

1. Ir a Sociedad > ajustes > Configuración > Contactos.

2. Busca el contacto que quieres editar.

3. Seleccionar Modificar al final de la fila.

4. Realiza los cambios pertinentes.

5. Haz clic en Guardar.

1. Ir a Sociedad > ajustes > Configuración > Contactos.

2. Busca el contacto que quieres editar.
3. Haz clic en Editar.

4. Realiza los cambios pertinentes.

5. Haz clic en Guardar.

Ver contactos

Puedes ver una lista de todos los contactos o los detalles de un contacto específico.

1. Ir a Sociedad > ajustes > Configuración > Contactos.

2. Busca el contacto que quieres ver con más detalle.

3. Seleccionar Más acciones >Ver al final de la fila.

1. Ir a Sociedad > ajustes > Configuración > Contactos.

2. Busca el contacto que quieres ver con más detalle y selecciona Ver.

Contactos con Impuestos Avanzados o AvaTax

• El sistema puede buscar el contacto para determinar el impuesto sobre las ventas local. Si no hay contacto, se utiliza la sociedad en su lugar. Más concretamente, se elige un grupo de impuestos del contacto tanto para la sociedad como para el contacto. Intacct aplica un calendario fiscal a ese grupo fiscal.
• Usuarios multientidad: Los contactos pueden ser comunes (es decir, accesibles) para todas las entidades, o exclusivos (privados) para una entidad específica.
• Muchas páginas de transacciones contienen campos para un contacto en los campos Pagar a y Devolver a o Facturar a y Enviar a, y es posible que hayas especificado un contacto. Supongamos que has especificado un contacto para una factura y el contacto ha cambiado. Si vuelves a imprimir la factura y Intacct sustituye automáticamente la nueva información de contacto, no imprimirás una copia exacta de la factura tal y como se emitió originalmente. En consecuencia, la información de contacto inicial asociada con el documento se conserva para que pueda imprimir una copia exacta. Sin embargo, Intacct también te avisa si la información de contacto ha cambiado y te permite sustituir la nueva información si deseas utilizar el parámetro Obtener la información más reciente característica.