Contactos

Las fichas de contacto contienen toda la información que necesitas para ponerte en contacto con una persona o empresa. Los contactos casi nunca existen solo en Sage Intacct. Más bien, están asociados a uno o varios registros en muchas aplicaciones.

Los contactos se pueden utilizar para los siguientes fines:

• Enviar notificaciones de eventos.
• Determina las direcciones de envío o facturación, y de pago o devolución en las transacciones de Pedidos y Compras.
• Determinar el impuesto sobre las transacciones.

Los contactos no son dimensiones como Proveedores, Empleados, Clientes o Usuarios. En su lugar, piensa en tus contactos como una libreta de direcciones común y compartida que muchas personas utilizan en toda tu empresa para una variedad de propósitos. Por ejemplo, si actualizas una dirección en una ficha de proveedor, la dirección se actualizará en todos los lugares de Intacct a los que esté asociado el contacto.

Para ver una lista de contactos, ve a Compañía > Arreglo >Configuracióny, a continuación, seleccione Contactos. Desde la lista de contactos, puedes Agregar,Editar,Vistao Borrar un contacto.

Acerca del nombre de contacto sugerido

El nombre de contacto sugerido es el campo más importante de una ficha de contacto. Actúa como un identificador de contacto único en Sage Intacct, lo que significa que no se puede editar una vez creado. Además, aunque puede cambiar el nombre impreso de un contacto con el campo Imprimir como, el Nombre de contacto sugerido es el nombre que aparece en todas las listas y menús desplegables de Intacct. Si te encuentras en una situación en la que necesitas cambiar el nombre de contacto sugerido de un contacto (por ejemplo, el nombre de un proveedor ha cambiado), consulta Cambiar el nombre de contacto sugerido para obtener información más detallada sobre sus opciones.

Además, cuando se crea un nuevo proveedor, cliente o empleado, a menudo se crea un contacto relacionado simultáneamente en función de campos específicos de la ficha. Ver Crear un contacto a partir de una ficha para obtener información sobre qué campos de cada registro crean el nombre de contacto sugerido relacionado.

Añadir un contacto

Debido a que los contactos son flexibles y, a menudo, se pueden crear en el momento en que se necesitan, hay varias formas de agregar un contacto. En particular, los contactos se crean cuando se agregan nuevos registros de proveedores, clientes o empleados a Intacct. En cada caso, el Nombre de contacto sugerido se crea a partir de campos específicos que pueden afectar a la coherencia de las convenciones de nomenclatura de tu sociedad. Asegúrate de revisar la ficha de los campos específicos cuando crees un nuevo contacto.

Prácticas recomendadas para crear contactos

Debido a que los contactos son utilizados y pueden ser creados por varios registros y aplicaciones en Sage Intacct, pueden configurarse de forma incoherente, lo que podría resultar confuso en el futuro o incluso causar errores. Para evitar estos problemas y configurar bien tus contactos a la primera, te recomendamos que sigas las siguientes pautas.

Artículo	Detalles
Usar solo caracteres admitidos	El Nombre de contacto sugerido actúa como un campo de identificador de contacto único y permanente en Intacct. Se admiten los siguientes valores: Caracteres alfanuméricos Varios signos de puntuación (puntos, guiones, guiones bajos, paréntesis) Intacct no permite los espacios dobles y dan lugar a Contactos no válidos o registros de contactos que no aparecen en los menús desplegables. Además, el uso de otros caracteres especiales que no aparecen aquí (como # o %) también puede dar lugar a un contacto no válido.
Establecer una convención de nomenclatura	El nombre de contacto sugerido se utiliza en listas y menús desplegables para identificar a tus contactos. Por esta razón, sugerimos usar una convención de nomenclatura que facilite la distinción de contactos en una lista. Por ejemplo, puedes utilizar el nombre de la sociedad de un proveedor o cliente, como Example.com para el nombre de contacto sugerido. Si el contacto es una persona física, puedes elegir una convención como Apellido, Nombre o viceversa para que tus contactos sean coherentes y fáciles de escanear en listas y menús desplegables.

Crear un contacto a partir de una ficha

Puedes crear nuevos contactos a medida que creas nuevas fichas de proveedores, clientes o empleados. El contacto relacionado, específicamente el nombre de contacto sugerido, se crea a partir de campos específicos según el tipo de registro que esté creando.

Tipo de ficha	Nombre de contacto sugerido
Proveedor o cliente	Al crear un nuevo contacto relacionado a través de una nueva ficha de proveedor o cliente, el Nombre de contacto sugerido se guarda como Imprimir como + V + Identificador de proveedor para los registros de proveedores y Imprimir como + C + Identificador de cliente para los registros de clientes. Por ejemplo, un proveedor denominado Example.com con un identificador de proveedor de 142 crearía un contacto con el Nombre de contacto sugerido de Example.com(V142). Del mismo modo, un cliente llamado Frank Smith con un identificador de cliente de 1557 crearía un contacto con Frank Smith(C1557) A medida que el Nombre de contacto sugerido. Al crear un nuevo proveedor o cliente, se crea un nuevo contacto relacionado, a menos que selecciones específicamente el Excluir de la lista de contactos de la sociedad al crear la ficha. Es posible que desee utilizar esta opción si desea que sus contactos sean coherentes con la convención de nomenclatura de su empresa.
Empleado	Al crear una nueva ficha de empleado, puedes elegir un contacto existente o crear un nuevo contacto mediante el botón Nombre del contacto principal campo. Si el empleado también es usuario de Intacct (lo cual es necesario para introducir Tiempo y gastos), debes seleccionar el mismo Nombre del contacto principal que utilizaste para el registro de usuario del empleado.
Usuario	La creación de un usuario no crea automáticamente una ficha de contacto para ese usuario. Si vas a crear un usuario que también sea empleado, cliente o proveedor, añádelo primero a la lista Clientes, Proveedores o Empleados y, a continuación, añádelo como usuario.

Crear un contacto manualmente

Para crear un contacto rápidamente, solo necesita asignarle un Nombre de contacto sugerido y un Imprimir como Nombre de los documentos.

Para añadir una ficha de contacto más detallada:

1. Vete a Compañía > Arreglo > Configuración y seleccione Añadir (círculo) Cerca de Contactos.

2. Introduce el nombre del contacto, como José Hernández.

   • Este nombre no es necesariamente el nombre que se usa en toda la empresa, ya que los nombres reales no siempre son únicos. Por ejemplo, un nombre como José Hernández podría ser el mismo que un contacto diferente en tu empresa.

   • Intacct sugiere automáticamente un nombre de contacto sugerido único e imprimir como nombre en función de los detalles de nomenclatura que introduzcas.

   Para que un contacto se asocie a una cuenta de usuario de Intacct, el contacto debe tener nombre y apellido.

3. Añade la dirección de correo electrónico principal, la información del teléfono y el nombre de la empresa del contacto.

4. Cambie el parámetro Nombre de contacto sugerido, según sea necesario.

   Este nombre aparece en listas y menús desplegables.

   Después de guardar, este campo no se puede editar. Ver Cambiar el nombre de contacto sugerido para más detalles.

5. Opcionalmente, cambie el parámetro Imprimir como nombre. Este nombre aparece en Documentos impresos.

6. En la pestaña Información postal, agregue los detalles de la dirección de contacto.

7. En la pestaña Información adicional, introduce cualquier información secundaria que puedas tener.

8. Escoger Salvar.

   Para utilizar el contacto con úsalo con Impuestos avanzados o AvaTax, seleccione el botón Imponible casilla de verificación.

Editar un contacto

Una vez creado el contacto, el Nombre de contacto sugerido, que aparece en menús desplegables y listas, no se puede editar. Ver Cambiar el nombre de contacto sugerido para más detalles.

Sin embargo, puedes realizar modificaciones en el archivo Imprimir como , que es independiente del campo Nombre de contacto sugerido. Si bien los cambios en este campo no actualizan el nombre del contacto que aparece en las listas y los menús desplegables, sí actualiza el nombre del contacto tal como aparece en los documentos impresos.

1. Vete a Compañía > Arreglo > Configuración > Contactos.

2. Busca el contacto que quieres editar.

3. Escoger Editar al final de la fila.

4. Realiza los cambios pertinentes.

5. Escoger Salvar.

1. Vete a Compañía > Arreglo > Configuración > Contactos.

2. Busca el contacto que quieres editar.
3. Escoger Editar.

4. Realiza los cambios pertinentes.

5. Escoger Salvar.

Ver contactos

Puede ver una lista de todos los contactos o los detalles de un contacto específico.

1. Vete a Compañía > Arreglo > Configuración > Contactos.

2. Busca el contacto que quieres ver con más detalle.

3. Escoger Más acciones >Vista al final de la fila.

1. Vete a Compañía > Arreglo > Configuración > Contactos.

2. Busca el contacto que quieres ver con más detalle y selecciona Vista.

Contactos con Impuestos Avanzados o AvaTax

• El sistema puede buscar el contacto para determinar el impuesto local sobre las ventas. Si no hay contacto, se utiliza la empresa en su lugar. Más concretamente, se elige un grupo de impuestos de contacto tanto para la sociedad como para el contacto. Intacct aplica un calendario fiscal a ese grupo fiscal.
• Usuarios de varias entidades: Los contactos pueden ser comunes (es decir, accesibles) para todas las entidades o exclusivos (privados) para una entidad específica.
• Muchas páginas de transacciones contienen campos para un contacto en los campos Contacto de pago y devolución o Contacto de facturación y envío, y es posible que hayas especificado un contacto. Supongamos que has especificado un contacto para una factura y el contacto ha cambiado. Si volvieras a imprimir la factura y Intacct sustituyera automáticamente la nueva información de contacto, no imprimirás una copia exacta de la factura tal y como se emitió originalmente. En consecuencia, se conserva la información de contacto original asociada con el documento para que pueda imprimir una copia exacta. Sin embargo, Intacct también te informa si la información de contacto ha cambiado y te permite sustituir la nueva información si deseas utilizar la función Obtener la información más reciente característica.