Información de contacto del proveedor

En la ficha del proveedor, se introduce la información de contacto principal que actúa como contacto predeterminado del proveedor. En la pestaña Información de contacto, también puedes especificar contactos adicionales para usar como contactos de pago, de devolución, 1099 o basados en la ubicación.

Acerca de la información de contacto del proveedor

La información que introduzcas en la sección Contacto principal de la pestaña Proveedor se utiliza como información de contacto predeterminada para el proveedor, a menos que se especifique lo contrario. En la pestaña Lista de contactos, puedes configurar y adjuntar contactos adicionales para usarlos con fines específicos.

Al asignar un contacto a uno de los tipos de contacto (Principal, Pagar a, Devolver a o 1099), se establece ese contacto como el nuevo contacto de proveedor predeterminado para áreas específicas. En la tabla siguiente se describe qué tipo de contacto se utiliza como valor predeterminado para qué transacciones y actividades:

Tipo de contacto	Descripción
Contacto principal	Contacto predeterminado para todas las transacciones si no se ha definido ningún otro contacto de proveedor.
Contacto de pago	Contacto predeterminado al pagar con cheques o crear facturas. Este contacto es necesario para calcular el impuesto en la aplicación Compras.
Contacto de devolución	Contacto predeterminado para las transacciones de compra. Este contacto es necesario si su empresa utiliza Cálculo avanzado de impuestos o AvaTax (en inglés) (Compras). Contacto predeterminado para la devolución de compras de transacciones de compra.
Contacto 1099	Contacto predeterminado para todas las transacciones y documentos tributarios del formulario 1099. Más información sobre Contactos 1099.

Nombres de contacto: en la página e impresos

Cuando configuras tus contactos, hay dos campos a los que debes prestar especial atención: Nombre de contacto sugerido y Imprimir como.

Nombre de contacto sugerido es un identificador único que se utiliza en toda la sociedad en áreas comunes como proveedores, empleados, clientes, usuarios, proyectos, dimensiones y transacciones recurrentes. Este campo no se imprime en sus documentos ni se utiliza en sus transacciones; más bien, el Nombre de contacto sugerido es simplemente la forma en que se almacena el registro de contacto en Intacct. Este nombre es el que se utiliza para buscar contactos en Intacct, ya sea a través de la lista de contactos o al seleccionar un contacto diferente durante la creación de una transacción. Después de que el Nombre de contacto sugerido se crea, no se puede cambiar.

Por el contrario, el Imprimir como define cómo aparece el nombre del contacto en los documentos impresos, como facturas y cheques. El Imprimir como no tiene que coincidir con el campo Nombre de contacto sugerido. Además, debido a que el Imprimir como no es único, puede realizar cambios en él en cualquier momento.

Debido a la forma en que se utilizan estos campos en su empresa, no es necesario crear un nuevo registro de contacto cuando cambia el nombre del proveedor o la información postal. Además, puede crear registros de contacto separados para diferentes ubicaciones de proveedores utilizando Nombres de contacto sugeridos, pero siguen conservando el mismo Imprimir como en todos los registros, tal y como debería aparecer.

Configurar la información de contacto de un proveedor

Puedes configurar la información de contacto directamente desde la ficha del proveedor. Incluso puedes crear nuevos contactos en el registro del proveedor mientras creas o actualizas el proveedor.

Aunque solo se requiere un nombre para un contacto del proveedor, se recomienda completar la parte de la dirección del registro de contacto también si tiene una relación continua con el proveedor.

1. Vete a Cuentas a pagar > Todo > Proveedores.

2. Realiza una de las siguientes acciones:

   1. Para añadir un nuevo proveedor: Selecciona Crear.
   2. Para editar un proveedor existente: Busca el proveedor que deseas editar y selecciona Editar al final de la fila.
3. Vaya a la Lista de contactos y, a continuación, localiza la sección Lista de contactos.

4. Seleccione en el menú Categoría columna en una fila y, a continuación, introduce una categoría o un nombre definidos por el usuario para el contacto.

   Introducir una categoría facilita la agrupación, la clasificación y el seguimiento de los contactos.

   Ejemplo:

   Por ejemplo, es posible que tengas un proveedor con muchas ubicaciones y contactos. Puede ser confuso y llevar mucho tiempo ver una larga lista de contactos con nombres similares asociados con el proveedor.

   Sin embargo, si estableces la categoría en "Pagar a" para cada contacto de pago con una ubicación diferente, será más fácil seleccionar la correcta. O bien, si sus nombres de contacto ya son fácilmente identificables, puede usar sus diferentes ubicaciones como categoría en su lugar para un escaneo rápido.

5. En Contacto columna de esa fila, realice una de las siguientes acciones:

   • Elige un contacto existente. Uso Encontrar para filtrar la lista.

   • Cree un nuevo contacto para su uso.

     1. Escoger Agregar En Contacto lista desplegable.

     2. En la ventana Información de contacto, introduzca un Nombre de contacto sugerido y un Imprimir como Nombre del contacto.

        El Nombre de contacto sugerido es un identificador único utilizado en todo el sistema por varios registros. No se puede cambiar después de la creación. El Imprimir como name es el texto que aparece en los documentos impresos y en las transacciones.

     3. Rellena cualquier información adicional necesaria para tu negocio.

        Por ejemplo, si vas a enviar pagos por correo a este proveedor, es posible que desees completar el archivo Información postal.

     4. Haz clic en Guardar.

6. Para cada contacto que quieras añadir a la ficha del proveedor, selecciona una categoría y un contacto en una nueva fila.

7. En la sección Pagar a y devolver a, en la parte superior, selecciona un contacto de la lista desplegable para cada campo que utilice tu sociedad: Contactos principales, Contactos de pago, Contactos de devolución, Contactos 1099.

   Solo puedes seleccionar los contactos que hayas añadido en la lista de contactos de esta pestaña. Si necesita asignar un contacto que no se muestra en la lista, agréguelo. Si no has añadido el contacto a tu lista de contactos en la siguiente sección, no podrás elegirlo como predeterminado en las listas desplegables de contactos de proveedores.

8. Haz clic en Guardar.

1. Vete a Cuentas a pagar > Todo > Proveedores.

2. Realiza una de las siguientes acciones:

   • Para crear un nuevo proveedor: Selecciona Añadir.
   • Para editar un proveedor existente: Escoger Editar junto al proveedor que deseas editar.
3. Vaya a la Lista de contactos y, a continuación, localiza la sección Lista de contactos.

4. Seleccione en el menú Categoría columna en una fila y, a continuación, introduce una categoría o un nombre definidos por el usuario para el contacto.

   Introducir una categoría facilita la agrupación, la clasificación y el seguimiento de los contactos.

   Ejemplo:

   Por ejemplo, es posible que tengas un proveedor con muchas ubicaciones y contactos. Puede ser confuso y llevar mucho tiempo ver una larga lista de contactos con nombres similares asociados con el proveedor.

   Sin embargo, si estableces la categoría en "Pagar a" para cada contacto de pago con una ubicación diferente, será más fácil seleccionar la correcta. O bien, si sus nombres de contacto ya son fácilmente identificables, puede usar sus diferentes ubicaciones como categoría en su lugar para un escaneo rápido.

5. En Contacto columna de esa fila, realice una de las siguientes acciones:

   • Elige un contacto existente. Uso Encontrar para filtrar la lista.

   • Cree un nuevo contacto para su uso.

     1. Escoger Agregar En Contacto lista desplegable.

     2. En la ventana Información de contacto, introduzca un Nombre de contacto sugerido y un Imprimir como Nombre del contacto.

        El Nombre de contacto sugerido es un identificador único utilizado en todo el sistema por varios registros. No se puede cambiar después de la creación. El Imprimir como name es el texto que aparece en los documentos impresos y en las transacciones.

     3. Rellena cualquier información adicional necesaria para tu negocio.

        Por ejemplo, si vas a enviar pagos por correo a este proveedor, es posible que desees completar el archivo Información postal.

     4. Haz clic en Guardar.

6. Para cada contacto que quieras añadir a la ficha del proveedor, selecciona una categoría y un contacto en una nueva fila.

7. En la sección Pagar a y devolver a, en la parte superior, selecciona un contacto de la lista desplegable para cada campo que utilice tu sociedad: Contactos principales, Contactos de pago, Contactos de devolución, Contactos 1099.

   Solo puedes seleccionar los contactos que hayas añadido en la lista de contactos de esta pestaña. Si necesita asignar un contacto que no se muestra en la lista, agréguelo. Si no has añadido el contacto a tu lista de contactos en la siguiente sección, no podrás elegirlo como predeterminado en las listas desplegables de contactos de proveedores.

8. Haz clic en Guardar.

Configurar un proveedor con varias ubicaciones y contactos

Al configurar un proveedor que tiene varios contactos para varias ubicaciones, es mejor configurar una ficha de proveedor que tenga todos estos contactos agregados a la lista de contactos del proveedor.

Sin embargo, como solo puedes designar un contacto predeterminado por categoría, es posible que tengas que sobrescribir el contacto predeterminado durante la creación de una transacción. Por ello, es necesario crear contactos únicos que sean identificables en todo Intacct para evitar confusiones sobre qué contacto pertenece a qué ubicación.

Por ejemplo, cuando creas un nuevo contacto para una ubicación de proveedor, por ejemplo, Nueva York, podrías llamarlo "Nombre del proveedor Nueva York". Si tuvieras que hacer otro contacto para ese mismo proveedor, pero para una ubicación diferente, podrías nombrar al contacto "Nombre del proveedor California".

Teniendo en cuenta esto, configurar un proveedor con múltiples ubicaciones y contactos es un proceso de varios pasos:

1. Configura tu ficha de proveedor.
2. Crea todos los contactos que deban asociarse a la ficha del proveedor y añádelos a la lista de contactos del proveedor.
3. Sobrescribe el contacto en la transacción.

Para sobrescribir un contacto en una transacción:

1. Crea una nueva transacción o edita una existente.

   Por ejemplo, si quieres crear una factura para un proveedor con varias ubicaciones, ve a Cuentas a pagar > Todo y seleccione Añadir (círculo) Cerca de Cuentas.

2. En Vendedor , elija el proveedor adecuado.
3. En Pagar a y/o Volver a , seleccione la flecha desplegable y, a continuación, seleccioneEncontrar.

4. En Nombre de contacto en la ventana Seleccionar contacto, introduzca el nombre del contacto que desea utilizar para esta transacción.

   El sistema almacena los contactos por su valor único Nombre de contacto sugerido. Asegúrate de buscar por este nombre cuando selecciones un nuevo contacto.

5. Escoger Escoger junto al nombre de contacto correspondiente.
6. Complete cualquier otra información necesaria y luego guarde su progreso.

Editar la información de contacto en una ficha de proveedor

Para actualizar el nombre "imprimir como" o la dirección postal de un contacto, edita la ficha de contacto a través de la ficha de proveedor. De este modo, te aseguras de editar la ficha correcta.

1. Vete a Cuentas a pagar > Todo > Proveedores.

2. Busca el proveedor que quieres actualizar.

   Si tienes problemas para encontrar al proveedor, filtra la lista por nombre del proveedor. Los registros designados como Inactivos no aparecen en la lista de forma predeterminada. Para ver estos registros, seleccione Filtros en la parte superior de la lista y seleccione Eliminar junto a la Estado filtra para eliminarlo.

3. Escoger Editar al final de la fila.

   No veo el Editar en tu página?

   Para ver la opción Editar de un proveedor, necesitas lo siguiente:

   • Acceso a la entidad en la que se creó originalmente el proveedor.

     Por ejemplo, si el proveedor se creó en el nivel superior, debes pasar al nivel superior para editarlo. Si no tienes acceso a ese nivel, no podrás editar la ficha de proveedor.

   • Acceso a entidades en las que el proveedor está restringido.

     Por ejemplo, supongamos que es un usuario restringido con acceso de nivel superior. Si un proveedor de nivel superior está restringido a la entidad Oeste y no tienes acceso a esa entidad, no puedes editar el registro de proveedor en el nivel superior.

   • Permiso para editar proveedores.

4. Vaya a la Lista de contactos pestaña.
5. En la sección Lista de contactos, seleccione el nombre del contacto que desea editar en la Contacto y, a continuación, selecciona la flecha desplegable.
6. En la lista desplegable, asegúrate de que el contacto que deseas editar esté resaltado y, a continuación, seleccionaVista.
7. En la ventana Información de contacto, seleccione Editar.

8. Realiza los cambios pertinentes.

   Para realizar una corrección de nombre, cambie el parámetro Imprimir como nombre. Se utiliza en documentos y transacciones impresos. El Nombre de contacto sugerido es solo un identificador único utilizado por Intacct. Sin embargo, si desea realizar cambios en este campo, consulte Cambiar el nombre de contacto sugerido.

9. Haz clic en Guardar.

1. Vete a Cuentas a pagar > Todo > Proveedores.

2. Editar la ficha de proveedor correspondiente.
3. Vaya a la Lista de contactos pestaña.
4. En la sección Lista de contactos, seleccione el nombre del contacto que desea editar en la Contacto y, a continuación, selecciona la flecha desplegable.
5. En la lista desplegable, asegúrate de que el contacto que deseas editar esté resaltado y, a continuación, seleccionaVista.
6. En la ventana Información de contacto, seleccione Editar.

7. Realiza los cambios pertinentes.

   Para realizar una corrección de nombre, cambie el parámetro Imprimir como nombre. Se utiliza en documentos y transacciones impresos. El Nombre de contacto sugerido es solo un identificador único utilizado por Intacct. Sin embargo, si desea realizar cambios en este campo, consulte Cambiar el nombre de contacto sugerido.

8. Haz clic en Guardar.

Editar la información de contacto del proveedor en una transacción

Si observa que la información de contacto del proveedor es incorrecta en una transacción, o tal vez la transacción utiliza el contacto incorrecto por completo, puede editar o cambiar el contacto de la transacción en sí. Esto es fácil de hacer si observa el error durante la creación de la transacción, pero tenga en cuenta que editar la información de contacto del proveedor solo afecta a la transacción actual que se está creando y a las transacciones futuras.

Si ya has guardado y contabilizado la transacción, editar o cambiar un contacto se vuelve más complicado. Dependiendo del tipo de transacción y del estado de la transacción, es posible que tengas que Revertir la transacción antes de poder realizar cualquier cambio en la ficha de la transacción, incluidos los cambios en la ficha de contacto asociada que se apliquen a la transacción existente.

Ver Editar la información de contacto utilizada en una transacción para obtener información más detallada e instrucciones paso a paso.

Cambiar el contacto de un proveedor

Es posible que el contacto del proveedor principal haya cambiado o que el proveedor tenga un nuevo contacto de pago. Puedes cambiar los contactos asociados a un proveedor en la pestaña Lista de contactos.

1. Vete a Cuentas a pagar > Todo > Proveedores.

2. Busca el proveedor que quieres actualizar.

   Si tienes problemas para encontrar al proveedor, filtra la lista por nombre del proveedor. Los registros designados como Inactivos no aparecen en la lista de forma predeterminada. Para ver estos registros, seleccione Filtros en la parte superior de la lista y seleccione Eliminar junto a la Estado filtra para eliminarlo.

3. Escoger Editar al final de la fila.

   No veo el Editar en tu página?

   Para ver la opción Editar de un proveedor, necesitas lo siguiente:

   • Acceso a la entidad en la que se creó originalmente el proveedor.

     Por ejemplo, si el proveedor se creó en el nivel superior, debes pasar al nivel superior para editarlo. Si no tienes acceso a ese nivel, no podrás editar la ficha de proveedor.

   • Acceso a entidades en las que el proveedor está restringido.

     Por ejemplo, supongamos que es un usuario restringido con acceso de nivel superior. Si un proveedor de nivel superior está restringido a la entidad Oeste y no tienes acceso a esa entidad, no puedes editar el registro de proveedor en el nivel superior.

   • Permiso para editar proveedores.

4. Vaya a la Lista de contactos pestaña.

5. En la sección Contacto lista, añade los contactos nuevos que necesites a la proveedor contacto lista.

   Ver Configurar la información de contacto de un proveedor para más detalles.

6. En la sección Pagar a y devolver a, elige el nuevo contacto predeterminado para cada tipo de contacto en la lista desplegable.

7. Si procede, borra el contacto antiguo de la lista de contactos del proveedor seleccionando el icono de la papelera al final de la fila correspondiente.

   De este modo, se elimina la ficha de contacto de la lista de contactos del proveedor y ya no está disponible como opción de contacto predeterminada. Sin embargo, el registro de contacto permanece en Intacct.

8. Haz clic en Guardar.

1. Vete a Cuentas a pagar > Todo > Proveedores.

2. Editar la ficha de proveedor correspondiente.
3. Vaya a la Lista de contactos pestaña.

4. En la sección Contacto lista, añade los contactos nuevos que necesites a la proveedor contacto lista.

   Ver Configurar la información de contacto de un proveedor para más detalles.

5. En la sección Pagar a y devolver a, elige el nuevo contacto predeterminado para cada tipo de contacto en la lista desplegable.

6. Si procede, borra el contacto antiguo de la lista de contactos del proveedor seleccionando el icono de la papelera al final de la fila correspondiente.

   De este modo, se elimina la ficha de contacto de la lista de contactos del proveedor y ya no está disponible como opción de contacto predeterminada. Sin embargo, el registro de contacto permanece en Intacct.

7. Haz clic en Guardar.

Imprime una lista de proveedores con su información de contacto

Puedes imprimir una lista de proveedores que incluya su información de contacto, como números de teléfono o direcciones postales, personalizando la lista y, opcionalmente, guardándola como una vista reutilizable.

Puedes imprimir una lista de proveedores que incluya su información de contacto, como números de teléfono o direcciones postales, mediante la creación de una vista personalizada.

Para crear una vista personalizada con información de proveedor y contacto:

1. Vete a Cuentas a pagar > Todo > Proveedores.

2. En Administrar vistas desplegable, seleccione Nuevo.
3. Introduzca un Ver nombre, como los contactos del proveedor.

4. Selecciona las columnas, los filtros y el criterio de ordenación de la nueva vista.

   Aprender Cómo crear una nueva vista.

5. Si desea que otros usuarios puedan usar esta vista, seleccione Público.

6. Haz clic en Guardar.

1. Vete a Cuentas a pagar > Todo > Proveedores.

2. En Administrar vistas desplegable, seleccione Crear una vista nueva.

3. Selecciona las columnas que deseas incluir en la vista y, a continuación, sigue los pasos del asistente para vistas personalizadas.

   Ver Editar una vista personalizada para obtener más información sobre los diferentes pasos y opciones.

Para imprimir la lista de vistas personalizada:

1. Vete a Cuentas a pagar > Todo > Proveedores.

2. Del Vista Situado encima de la lista de proveedores, selecciona la vista personalizada que has creado.
3. Exportar tu lista en el formato que desees.
4. Impresión la lista en ese formato.