Información de contacto del proveedor

En la ficha del proveedor, se introduce la información de contacto principal que sirve como contacto predeterminado del proveedor. En la pestaña Información de contacto, también puedes especificar contactos adicionales para usarlos como contactos de pago, de devolución, 1099 o basados en la ubicación.

Acerca de la información de contacto del proveedor

La información que introduzcas en la sección contacto principal del pestaña Proveedor se utiliza como la información de contacto predeterminada para el proveedor, a menos que se especifique lo contrario. En la pestaña lista de contactos, puedes configurar y adjuntar contactos adicionales para usarlos con fines específicos.

Al asignar un contacto a uno de los tipos de contacto (Principal, Pagar a, Devolver a o 1099) se establece ese contacto como el nuevo contacto de proveedor predeterminado para áreas específicas. En la tabla siguiente se describe qué tipo de contacto se utiliza como predeterminado para qué transacciones y actividades:

Tipo de contacto	Descripción
Contacto principal	Contacto predeterminado para todas las transacciones si no se definen contactos de otro proveedor.
Contacto de pago	Contacto predeterminado al pagar con cheques o crear facturas. Este contacto es necesario para calcular el impuesto en la aplicación de Compras.
Contacto de devolución	Contacto predeterminado para transacciones de compra. Este contacto es obligatorio si tu sociedad utiliza Cálculo avanzado de impuestos o bien AvaTax (Compras). Contacto predeterminado para la devolución de compras de transacciones de compra.
Contacto 1099	Contacto predeterminado para todas las transacciones y documentos fiscales del 1099. Más información sobre Contactos 1099.

Nombres de contacto: en la página e impresos

A la hora de configurar los contactos, hay dos campos a los que debes prestar especial atención: Nombre de contacto sugerido y Imprimir como.

Nombre de contacto sugerido es un identificador único que se utiliza en toda la sociedad en áreas comunes como proveedores, empleados, clientes, usuarios, proyectos, dimensiones y transacciones recurrentes. Este campo no se imprime en sus documentos ni se utiliza en sus transacciones; más bien, el Nombre de contacto sugerido es simplemente cómo se almacena la ficha de contacto en Intacct. Este nombre es el que se utiliza para buscar en los contactos de Intacct, ya sea a través de la lista de contactos o al seleccionar un contacto diferente durante la creación de una transacción. Después de la Nombre de contacto sugerido , no se puede cambiar.

Por el contrario, el Imprimir como define cómo aparece el nombre del contacto en los documentos impresos, como facturas y cheques. El Imprimir como no tiene que coincidir con el campo Nombre de contacto sugerido. Además, debido a que el Imprimir como El campo no es único, puedes realizar cambios en él en cualquier momento.

Debido a la forma en que se utilizan estos campos en tu sociedad, no es necesario que crees una nueva ficha de contacto cuando cambie el nombre del proveedor o la información postal. Además, puedes crear registros de contacto independientes para diferentes ubicaciones de proveedores utilizando Nombres de contacto sugeridos, pero aún conservan lo mismo Imprimir como nombre en todos los registros como debería aparecer.

Configurar la información de contacto de un proveedor

Puedes configurar la información de contacto directamente desde la ficha del proveedor. Incluso puedes crear nuevos contactos en la ficha del proveedor mientras creas o actualizas el proveedor.

Aunque solo se requiere un nombre para un contacto de proveedor, también se recomienda completar la parte de dirección de la ficha de contacto si tiene una relación continua con el proveedor.

1. Ir a Cuentas a pagar > Todos > Proveedores.

2. Realiza una de las siguientes acciones:

   1. Para añadir un nuevo proveedor: Selecciona Crear.
   2. Para editar un proveedor existente: Busca el proveedor que deseas editar y selecciona Modificar al final de la fila.
3. Ir a la Lista de contactos pestaña y, a continuación, busca la sección lista contacto.

4. Selecciona en la carpeta Categoría columna de una fila y, a continuación, introduce una categoría o un nombre definidos por el usuario para el contacto.

   Introducir una categoría facilita la agrupación, la ordenación y el seguimiento de los contactos.

   Ejemplo:

   Por ejemplo, es posible que tenga un proveedor con muchas ubicaciones y contactos. Puede ser confuso y llevar mucho tiempo ver una larga lista de contactos con nombres similares asociados con el proveedor.

   Sin embargo, si estableces la categoría en "Pagar a" para cada contacto de pago con una ubicación diferente, sería más fácil seleccionar la correcta. O, si los nombres de tus contactos ya son fácilmente identificables, puedes usar sus diferentes ubicaciones como categoría para un escaneo rápido.

5. En el Contacto columna de esa fila, realiza una de las siguientes acciones:

   • Selecciona un contacto existente. Uso Buscar para filtrar la lista.

   • Crea un nuevo contacto para usarlo.

     1. Seleccionar Añadir en el Contacto lista desplegable.

     2. En la ventana Información de contacto, introduce un Nombre de contacto sugerido y un Imprimir como Nombre del contacto.

        El Nombre de contacto sugerido es un identificador único utilizado en todo el sistema por varios registros. No se puede cambiar después de la creación. El Imprimir como El nombre es el texto que aparece en los documentos y transacciones impresos.

     3. Complete cualquier información adicional necesaria para su negocio.

        Por ejemplo, si vas a enviar pagos por correo a este proveedor, es posible que desees completar la Información postal.

     4. Haz clic en Guardar.

6. Para cada contacto que desees añadir a la ficha de proveedor, selecciona una categoría y un contacto en una nueva fila.

7. En la sección Pagar a y devolver a en la parte superior, selecciona un contacto de la lista desplegable para cada campo que utiliza tu sociedad: Contacto principal, Contacto de pago, Devolución a contacto, Contacto 1099.

   Solo puedes seleccionar los contactos que hayas añadido a la lista de contactos de esta pestaña. Si necesitas asignar un contacto que no aparece en la lista, añádelo. Si no has añadido el contacto a tu lista de contactos en la sección siguiente, no puedes elegirlo como predeterminado en las listas desplegables de contactos de tu proveedor.

8. Haz clic en Guardar.

1. Ir a Cuentas a pagar > Todos > Proveedores.

2. Realiza una de las siguientes acciones:

   • Para crear un nuevo proveedor: Haz clic en Añadir.
   • Para editar un proveedor existente: Seleccionar Modificar junto al proveedor que deseas editar.
3. Ir a la Lista de contactos pestaña y, a continuación, busca la sección lista contacto.

4. Selecciona en la carpeta Categoría columna de una fila y, a continuación, introduce una categoría o un nombre definidos por el usuario para el contacto.

   Introducir una categoría facilita la agrupación, la ordenación y el seguimiento de los contactos.

   Ejemplo:

   Por ejemplo, es posible que tenga un proveedor con muchas ubicaciones y contactos. Puede ser confuso y llevar mucho tiempo ver una larga lista de contactos con nombres similares asociados con el proveedor.

   Sin embargo, si estableces la categoría en "Pagar a" para cada contacto de pago con una ubicación diferente, sería más fácil seleccionar la correcta. O, si los nombres de tus contactos ya son fácilmente identificables, puedes usar sus diferentes ubicaciones como categoría para un escaneo rápido.

5. En el Contacto columna de esa fila, realiza una de las siguientes acciones:

   • Selecciona un contacto existente. Uso Buscar para filtrar la lista.

   • Crea un nuevo contacto para usarlo.

     1. Seleccionar Añadir en el Contacto lista desplegable.

     2. En la ventana Información de contacto, introduce un Nombre de contacto sugerido y un Imprimir como Nombre del contacto.

        El Nombre de contacto sugerido es un identificador único utilizado en todo el sistema por varios registros. No se puede cambiar después de la creación. El Imprimir como El nombre es el texto que aparece en los documentos y transacciones impresos.

     3. Complete cualquier información adicional necesaria para su negocio.

        Por ejemplo, si vas a enviar pagos por correo a este proveedor, es posible que desees completar la Información postal.

     4. Haz clic en Guardar.

6. Para cada contacto que desees añadir a la ficha de proveedor, selecciona una categoría y un contacto en una nueva fila.

7. En la sección Pagar a y devolver a en la parte superior, selecciona un contacto de la lista desplegable para cada campo que utiliza tu sociedad: Contacto principal, Contacto de pago, Devolución a contacto, Contacto 1099.

   Solo puedes seleccionar los contactos que hayas añadido a la lista de contactos de esta pestaña. Si necesitas asignar un contacto que no se muestra en la lista, añádelo . Si no has añadido el contacto a tu lista de contactos en la sección siguiente, no puedes elegirlo como predeterminado en las listas desplegables de contactos de tu proveedor.

8. Haz clic en Guardar.

Configurar un proveedor con varias ubicaciones y contactos

Cuando configura un proveedor que tiene varios contactos para varias ubicaciones, es mejor configurar una ficha de proveedor que tenga todos estos contactos agregados a la lista de contactos de proveedores.

Sin embargo, dado que solo puedes designar un contacto predeterminado por categoría, es posible que tengas que sobrescribir el contacto predeterminado durante la creación de una transacción. Por este motivo, debes crear contactos únicos que sean identificables en todo Intacct para evitar confusiones sobre qué contacto pertenece a qué ubicación.

Por ejemplo, cuando creas un nuevo contacto para la ubicación de un proveedor, por ejemplo, Nueva York, puedes llamarlo "Nombre del proveedor Nueva York". Si hicieras otro contacto para ese mismo proveedor, pero para una ubicación diferente, podrías llamar al contacto "Nombre del proveedor California".

Dado esto, configurar un proveedor con múltiples ubicaciones y contactos es un proceso de varios pasos:

1. Configura tu ficha de proveedor.
2. Crea todos los contactos que deben asociarse a la ficha de proveedor y añádelos a la lista de contactos de proveedores.
3. Sobrescribir el contacto en la transacción.

Para sobrescribir un contacto en una transacción:

1. Crea una nueva transacción o edita una existente.

   Por ejemplo, si quieres crear una factura para un proveedor con varias ubicaciones, ve a Cuentas a Cuentas a pagar > Todos y seleccione Añadir (círculo) junto a Facturas.

2. En el Proveedor , elija el proveedor adecuado.
3. En el Pagar a y/o Volver a campo, selecciona la flecha desplegable y, a continuación, seleccionaBuscar.

4. En el Nombre de contacto En la ventana Seleccionar contacto, introduce el nombre del contacto que deseas utilizar para esta transacción.

   El sistema almacena los contactos por su único Nombre de contacto sugerido. Asegúrate de buscar por este nombre al seleccionar un nuevo contacto.

5. Seleccionar Seleccionar junto al nombre de contacto adecuado.
6. Complete cualquier otra información necesaria y luego guarde su progreso.

Editar la información de contacto en la ficha de un proveedor

Para actualizar el nombre Imprimir como o la dirección postal de un contacto, edita la ficha de contacto a través de la ficha de proveedor. Esto garantiza que edites la ficha correcta.

1. Ir a Cuentas a pagar > Todos > Proveedores.

2. Busca el proveedor que deseas actualizar.

   Si tienes problemas para encontrar al proveedor, filtra la lista por nombre de proveedor. Las fichas designadas como Inactivas no aparecen en la lista de forma predeterminada. Para ver estas fichas, selecciona Filtros en la parte superior de la lista y selecciona Eliminar junto a la Estado para eliminarlo.

3. Seleccionar Modificar al final de la fila.

   No ves el archivo Modificar en tu página?

   Para ver la opción Editar de un proveedor, necesitas lo siguiente:

   • Acceso a la entidad en la que se creó originalmente el proveedor.

     Por ejemplo, si el proveedor se creó en el nivel de nivel general, debe deslizar el dedo en el nivel general para editarlo. Si no tienes acceso a ese nivel, no podrás editar la ficha de proveedor.

   • Acceso a entidades en las que el proveedor está restringido.

     Por ejemplo, supongamos que eres un usuario restringido con acceso de nivel general. Si un proveedor de nivel general está restringido a la entidad Oeste y no tienes acceso a esa entidad, no puedes editar la ficha de proveedor en el nivel general.

   • Permiso para editar proveedores.

4. Ir a la Lista de contactos pestaña.
5. En la sección lista de contactos, selecciona el nombre del contacto que deseas editar en la Contacto columna y, a continuación, selecciona la flecha desplegable.
6. En la lista desplegable, asegúrate de que el contacto que deseas editar esté resaltado y, a continuación, seleccionaVer.
7. En la ventana Información de contacto, selecciona Modificar.

8. Realiza los cambios pertinentes.

   Para realizar una corrección de nombre, cambie el parámetro Imprimir como nombre. Se utiliza en documentos y transacciones impresos. El Nombre de contacto sugerido es solo un identificador único utilizado por Intacct. Sin embargo, si desea realizar cambios en este campo, consulte Cambiar el nombre del contacto sugerido.

9. Haz clic en Guardar.

1. Ir a Cuentas a pagar > Todos > Proveedores.

2. Modificar La ficha de proveedor correspondiente.
3. Ir a la Lista de contactos pestaña.
4. En la sección lista de contactos, selecciona el nombre del contacto que deseas editar en la Contacto columna y, a continuación, selecciona la flecha desplegable.
5. En la lista desplegable, asegúrate de que el contacto que deseas editar esté resaltado y, a continuación, seleccionaVer.
6. En la ventana Información de contacto, selecciona Modificar.

7. Realiza los cambios pertinentes.

   Para realizar una corrección de nombre, cambie el parámetro Imprimir como nombre. Se utiliza en documentos y transacciones impresos. El Nombre de contacto sugerido es solo un identificador único utilizado por Intacct. Sin embargo, si desea realizar cambios en este campo, consulte Cambiar el nombre del contacto sugerido.

8. Haz clic en Guardar.

Editar la información de contacto del proveedor en una transacción

Si observas que la información de contacto del proveedor es incorrecta en una transacción, o tal vez la transacción utiliza el contacto incorrecto por completo, puedes editar o cambiar el contacto desde la propia transacción. Esto es fácil de hacer si notas el error durante la creación de la transacción, pero ten en cuenta que editar la información de contacto del proveedor solo afecta a la transacción actual que se está creando y a las transacciones futuras.

Si ya has guardado y contabilizado la transacción, editar o cambiar un contacto se vuelve más complicado. Dependiendo del tipo de transacción y del estado de la transacción, es posible que tengas que hacerlo Revertir la transacción Antes de poder realizar cambios en la ficha de la transacción, incluidos los cambios en la ficha de contacto asociada que se apliquen a la transacción existente.

Ver Editar la información de contacto utilizada en una transacción para obtener información más detallada e instrucciones paso a paso.

Cambiar el contacto de un proveedor

Quizás el contacto de tu proveedor principal haya cambiado, o tal vez tu proveedor tenga un nuevo contacto de pago. Puedes cambiar cualquier contacto asociado con un proveedor en la pestaña Lista de contactos.

1. Ir a Cuentas a pagar > Todos > Proveedores.

2. Busca el proveedor que deseas actualizar.

   Si tienes problemas para encontrar al proveedor, filtra la lista por nombre de proveedor. Las fichas designadas como Inactivas no aparecen en la lista de forma predeterminada. Para ver estas fichas, selecciona Filtros en la parte superior de la lista y selecciona Eliminar junto a la Estado para eliminarlo.

3. Seleccionar Modificar al final de la fila.

   No ves el archivo Modificar en tu página?

   Para ver la opción Editar de un proveedor, necesitas lo siguiente:

   • Acceso a la entidad en la que se creó originalmente el proveedor.

     Por ejemplo, si el proveedor se creó en el nivel de nivel general, debe deslizar el dedo en el nivel general para editarlo. Si no tienes acceso a ese nivel, no podrás editar la ficha de proveedor.

   • Acceso a entidades en las que el proveedor está restringido.

     Por ejemplo, supongamos que eres un usuario restringido con acceso de nivel general. Si un proveedor de nivel general está restringido a la entidad Oeste y no tienes acceso a esa entidad, no puedes editar la ficha de proveedor en el nivel general.

   • Permiso para editar proveedores.

4. Ir a la Lista de contactos pestaña.

5. En la sección Lista de contactos, añade los contactos nuevos que necesites a la lista de contactos de proveedores.

   Ver Configurar la información de contacto de un proveedor para más detalles.

6. En la sección Pagar a y devolver a, elige el nuevo contacto predeterminado para cada tipo de contacto de la lista desplegable.

7. Si corresponde, borra el contacto anterior de la lista de contactos del proveedor seleccionando el icono de la papelera al final de la fila correspondiente.

   Esto elimina la ficha de contacto de la lista de contactos del proveedor y ya no está disponible como opción de contacto predeterminada. Sin embargo, la ficha de contacto permanece en Intacct.

8. Haz clic en Guardar.

1. Ir a Cuentas a pagar > Todos > Proveedores.

2. Modificar La ficha de proveedor correspondiente.
3. Ir a la Lista de contactos pestaña.

4. En la sección Lista de contactos, añade los contactos nuevos que necesites a la lista de contactos de proveedores.

   Ver Configurar la información de contacto de un proveedor para más detalles.

5. En la sección Pagar a y devolver a, elige el nuevo contacto predeterminado para cada tipo de contacto de la lista desplegable.

6. Si corresponde, borra el contacto anterior de la lista de contactos del proveedor seleccionando el icono de la papelera al final de la fila correspondiente.

   Esto elimina la ficha de contacto de la lista de contactos del proveedor y ya no está disponible como opción de contacto predeterminada. Sin embargo, la ficha de contacto permanece en Intacct.

7. Haz clic en Guardar.

Imprimir una lista de proveedores con su información de contacto

Puedes imprimir una lista de proveedores que incluya su información de contacto, como números de teléfono o direcciones postales, personalizando la lista y, opcionalmente, guardándola como una vista reutilizable.

Puedes imprimir una lista de proveedores que incluya su información de contacto, como números de teléfono o direcciones postales, creando una vista personalizada.

Para crear una vista personalizada con información de proveedores y contactos:

1. Ir a Cuentas a pagar > Todos > Proveedores.

2. En el Administrar vistas menú desplegable, seleccione Nuevo.
3. Introduce un Ver nombre, como Contactos de proveedores.

4. Selecciona las columnas, los filtros y el criterio de ordenación de la nueva vista.

   Más información Cómo crear una nueva vista.

5. Si deseas que otros usuarios puedan usar esta vista, selecciona Público.

6. Haz clic en Guardar.

1. Ir a Cuentas a pagar > Todos > Proveedores.

2. En el Administrar vistas menú desplegable, seleccione Crear una vista nueva.

3. Selecciona las columnas que quieras incluir en la vista y, a continuación, sigue los pasos del asistente para vistas personalizadas.

   Ver Editar una vista personalizada para obtener más información sobre los diferentes pasos y opciones.

Para imprimir tu lista de vistas personalizadas:

1. Ir a Cuentas a pagar > Todos > Proveedores.

2. Desde el Ver Menú desplegable encima de la lista de proveedores, selecciona la vista personalizada que has creado.
3. Exportar tu lista al formato que desees.
4. Imprimir la lista en ese formato.