Plantillas de renovación: contratos

Una plantilla de renovación define un conjunto de acciones que Intacct llevará a cabo cuando un contrato llegue a su fecha de finalización. A continuación, se muestran ejemplos de lo que puede hacer una plantilla de renovación:

• Determina cuándo cerrar el contrato de origen y crear uno nuevo. El nuevo contrato tendrá una relación secundaria con el contrato de origen principal.
• Envía un correo electrónico al equipo de ventas un número determinado de días antes de la finalización de un contrato para avisarles de que el contrato está pendiente de renovación.
• Envía un correo electrónico al cliente notificándole que su contrato está pendiente de renovación.

Si estás suscrito a la integración de Intacct Advanced CRM, consulta la Centro de ayuda de Advanced CRM Integration para obtener información sobre cómo funcionan las renovaciones de contratos con Salesforce.

Acerca de las renovaciones de contratos

Si indicas que un contrato está sujeto a renovación, asignarás un Plantilla de renovación al contrato. La plantilla de renovación tiene una duración y un periodo de renovación predeterminados que puedes cambiar en el contrato según corresponda. También selecciona las partidas contractuales que se incluirán en la renovación (por ejemplo, una partida contractual de soporte técnico se renueva mientras que una partida contractual de tarifa de instalación única probablemente no se renueve).

En la fecha de activación de la renovación, Intacct establece el estado del contrato original (de origen) en "Renovado" y crea Un nuevo contrato secundario, que solo contiene las partidas contractuales seleccionadas para la renovación. La fecha de inicio del nuevo contrato es la fecha de finalización del contrato de origen más 1 día. Puedes seguir reconociendo ingresos, reconociendo gastos o generando facturas para el contrato de origen, según corresponda.

Si la plantilla de renovación incluye notificaciones, Intacct envía correos electrónicos a los empleados internos o al cliente en las fechas aplicables, que pueden ser anteriores o posteriores a la fecha de activación de la renovación.

Crea tantas plantillas de renovación como necesites que se adapten a tu empresa y, a continuación, reutiliza las plantillas de renovación en todos los contratos.

1. Vete a Contratos > Arreglo >Plantillas y seleccione Añadir (círculo) Cerca de Renovación.

2. En Datos identificativos , haga lo siguiente:
   • Introduce un identificador corto para la plantilla de renovación en el archivo Identificador de plantilla de renovación campo.
   • Introduce una descripción significativa en el archivo Descripción campo.
   • Aceptar el valor predeterminado Estado selección de Activo o, si aún no desea que la plantilla actual esté disponible para su uso, utilice el comando Estado lista desplegable para seleccionar Inactivo.
3. En Opciones de renovación , haga lo siguiente:
   • Indique si desea Crear contrato como un En curso o Corriente de aire contrato.
   • Introduce el número de teléfono móvil de Días Antes o después del contrato de origen Renovación fecha en la que Intacct creará la renovación.
     Aunque existe la opción de crear un contrato renovado Después finaliza el contrato original, Intacct recomienda encarecidamente que deje el valor predeterminado Antes. Si seleccionas Después, no podrás cambiar ciertos detalles del encabezado del contrato renovado, ya que ya se habrá iniciado.
   • Utilice la lista desplegable para seleccionar el Plazo predeterminado (Días, Meses o Años) y, a continuación, introduce el número de periodos cubiertos por la renovación. Por ejemplo, 12 meses.
   • Seleccione el valor deseado Opción de precios.
4. En Correo electrónico del cliente de la sección Notificación , indica si deseas que Intacct envíe un correo electrónico al cliente como parte del proceso de renovación. En caso afirmativo, haga lo siguiente:
   • Seleccione un Plantilla de email.
   • Introduzca el número de Días antes o después de la fecha de renovación del contrato de origen que Intacct enviará al correo electrónico del cliente.
5. En Correo electrónico interno de la sección Notificación , indica si deseas que Intacct envíe un correo electrónico a los empleados de tu empresa como parte del proceso de renovación. En caso afirmativo, haga lo siguiente:
   • Seleccione un Plantilla de email.
   • Introduzca el número de Días antes o después de la fecha de renovación del contrato de origen que Intacct enviará el correo electrónico interno.
6. Haz clic en Guardar.

Editar una plantilla de renovación

Los cambios realizados en una plantilla de renovación se aplicarán a los nuevos contratos a los que esté asociada la plantilla de renovación en el futuro. Si editas el archivo Acción de renovación, Días, o Fecha de renovación En una plantilla de renovación, también tienes la opción de sincronizar tus cambios con los contratos existentes. La sincronización actualiza la fecha del trigger en los contratos en curso asociados a la plantilla. Más información sobre la sincronización de plantillas de renovación.

Si quieres cambiar las opciones de precios o las preferencias de correo electrónico de las plantillas de renovación que están en uso, la práctica recomendada es crear nuevas plantillas de renovación con las opciones deseadas. A continuación, cambia las asignaciones de plantillas de renovación para los contratos en curso aplicables. Esto facilita la verificación de los datos de renovación a lo largo de la vigencia de un contrato.

Ver una plantilla de renovación

Eliminar una plantilla de renovación

Puedes borrar una plantilla de renovación si no ha sido utilizada por ningún contrato. De esta forma, se elimina la plantilla de Intacct. Como alternativa, puede desactivar una plantilla (cambiar el estado a Inactivo), lo que impide que se muestre en las listas de selección de plantillas, pero conserva la plantilla con fines históricos.

Descripciones de campos

Descripciones de los campos de la plantilla de renovación

Campo	Descripción
Identificador de plantilla de renovación	Un identificador corto para la plantilla de renovación. Este identificador aparecerá en las listas de selecciones aplicables en Intacct.
Descripción	Una descripción significativa de la plantilla de renovación que puede ayudar a los usuarios a seleccionar la correcta. Por ejemplo, 12 meses, margen de beneficio del 5 por ciento.
Estado	Escoger Activo o Inactivo. Si seleccionas Activo, la plantilla estará disponible para su uso. Si seleccionas Inactivo, la plantilla no estará disponible para su uso. Puedes cambiar el estado de la plantilla como desees.

Opciones de renovación

Descripciones de campos de opciones de renovación

Campo	Descripción
Cree la renovación como	Las opciones son: En curso: Los importes de reserva asociados con el contrato renovado se contabilizan en el Libro Mayor y el contrato se considera en vigor. Draft: El contrato renovado se guarda como una versión preliminar. Un borrador de contrato no tiene ningún efecto en el Libro Mayor. Al editar este campo, se activa la opción de sincronizar los cambios con los contratos existentes. Más información sobre la sincronización de plantillas.
Acción de renovación	Este campo solo se aplica si tu empresa está suscrita a la integración de Intacct Advanced CRM. Las opciones son: Crear oportunidades en Salesforce: Indica que Intacct creará una nueva oportunidad en Salesforce. El proceso de renovación copia el objeto de contrato de Intacct en Salesforce en una nueva oportunidad. En este escenario, el usuario administra las líneas de renovación en la oportunidad. Véase la Centro de ayuda de Advanced CRM Integration para obtener más información sobre cómo funcionan las renovaciones de contratos con Salesforce. Crear contrato en Intacct: Indica que Intacct creará un contrato secundario en Intacct según el proceso de renovación del contrato de Intacct. Al editar este campo, se activa la opción de sincronizar los cambios con los contratos existentes. Más información sobre la sincronización de plantillas.
Cuando Días Fecha de renovación	El número de teléfonos móviles días antes o después de la fecha de renovación del contrato de origen en los que Intacct creará el contrato renovado. Aunque existe la opción de crear un contrato renovado una vez finalizado el contrato original, Intacct recomienda encarecidamente que dejes el valor predeterminado Antes. Si seleccionas Después, no podrás cambiar ciertos detalles del encabezado del contrato renovado, ya que ya se habrá iniciado.
Plazo predeterminado	Utiliza la lista desplegable para seleccionar el periodo de renovación predeterminado (Días, Meses o Años) y, a continuación, introduce el número de periodos cubiertos por la renovación. Por ejemplo, 12 meses.
Precios	Las opciones son: Igual que el original: El contrato renovado utilizará los mismos importes fijos para cada partida contractual que en el contrato original. Utilizar la lista de precios de facturación: Intacct utilizará el importe fijo de la tarifa de facturación para las partidas contractuales renovadas. Costumbre: Requiere que el usuario establezca manualmente un precio específico en la partida contractual para la siguiente renovación o serie de renovaciones. Más información sobre Especificación de importes de renovación personalizados.  Margen o rebaja: Intacct descontará o aumentará todas las partidas contractuales renovadas según el porcentaje o el importe real indicados. Elija una de las siguientes opciones. Margen porcentual Reducción porcentual Recargo real Rebaja real En el caso de los porcentajes, indique el porcentaje como un número entero (por ejemplo, 5). En el caso de los importes, indica el valor del importe (por ejemplo, 500,00). Importes de renovación personalizados especificado en una partida contractual Anular todas las opciones de precios de la plantilla de renovación. Las opciones de precios en una plantilla de renovación afectarán al importe fijo/fijo en un Línea de contrato de solo renovación cuando se produce la renovación.

Notificación: Correo electrónico del cliente

Notificación: Descripciones de los campos de correo electrónico del cliente

Campo	Descripción
Enviar al cliente	Indica si deseas o no enviar un correo electrónico al cliente como parte del proceso de renovación.
Cuando	El número de días antes o después de la fecha de renovación del contrato de origen que Intacct enviará al correo electrónico del cliente. La fecha de renovación del contrato es la primera de las Facturar por adelantado Fecha de inicio o la fecha de inicio de la plantilla de renovación.
Plantilla de email	Utiliza la lista desplegable para seleccionar la plantilla de email que deseas utilizar para el correo electrónico de notificación al cliente. La plantilla de email puede contener los parámetros adecuados de dirección de correo electrónico de origen/destino y texto personalizado. Aprende más Acerca de las plantillas de email.

Notificación: Correo electrónico interno

Notificación: Descripciones de campos de correo electrónico interno

Campo	Descripción
Enviar a destinatarios internos	Indica si deseas enviar o no un correo electrónico a tu equipo de ventas u otros revisores internos como parte del proceso de renovación
Cuando	El número de días antes o después de la fecha de renovación del contrato de origen que Intacct enviará al correo electrónico interno. La fecha de renovación del contrato es la primera de las Facturar por adelantado Fecha de inicio o la fecha de inicio de la plantilla de renovación.
Plantilla de email	Utiliza la lista desplegable para seleccionar la plantilla de email que deseas utilizar para el correo electrónico de notificación interna. La plantilla de email puede contener los parámetros adecuados de dirección de correo electrónico de origen/destino y texto personalizado.