Consolidar facturas de contratos

De forma predeterminada, Sage Intacct genera facturas por contrato. Puedes optar por consolidar opcionalmente los contratos por cliente, proyecto o contacto de factura a nivel de línea de contrato al generar facturas.

Consolidar facturas por proyecto

Si utilizas Contratos con Proyectos, solo puedes Vincular un proyecto a un contrato. Sin embargo, puedes vincular varios proyectos a un solo contrato. En este escenario, puedes optar por generar facturas individuales para cada proyecto asociado a un contrato. Esto te permite separar todas las transacciones facturables, como órdenes de compra y gastos, para cada proyecto.

Por ejemplo, supongamos que tienes un proyecto principal y un proyecto secundario asociados a las partidas contractuales 1 y 2, respectivamente, en el contrato CON-077 y el proyecto secundario no está configurado para factura con el principal.

Cliente	Contrato	Partida contractual n.º	Proyecto	Importe de facturación
Mundo de la Junta del Pacífico	CON-077	1	PROJ-001--Campaña publicitaria	10,000.00
Mundo de la Junta del Pacífico	CON-077	2	PROJ-001-1C--Design	5000,00

Si generas facturas con la opción predeterminada Factura por: Contratar y ejecutar Vista previa, Sage Intacct muestra una factura para CON-077.

Número de factura	Cliente	Contrato	Total de factura
1	Mundo de la Junta del Pacífico	CON-077	15 000,00

Si seleccionas Factura por: Proyecto, Intacct muestra dos facturas para el contrato CON-077:

Número de factura	Cliente	Contrato	Proyecto	Total de factura
1	Mundo de la Junta del Pacífico	CON-077	PROJ-001--Campaña publicitaria	10,000.00
2	Mundo de la Junta del Pacífico	CON-077	PROJ-001-1C--Design	5000,00

Para consolidar facturas por proyecto:

1. Ir a Contratos > Todos > facturación > Generar facturas

2. En el Opciones de ejecución de factura , seleccione Factura por: Proyecto.

3. Completa otras opciones y filtros como desees y Vista previa de las facturas.

4. Seleccionar facturas y ejecutar una ejecución de facturas.

Consolidar facturas por cliente

La opción "Cliente" Factura por siempre es obligatoria, ya que un cliente es específico de un contrato o proyecto.

En muchos escenarios, cuando eliges consolidar facturas usando solo la opción Cliente, es probable que solo tengas una factura por cliente. Sin embargo, si creas contratos para el mismo cliente dentro de diferentes entidades o con diferentes divisas de transacción, es posible que veas más de una factura por cliente.

Criterios de agrupación de facturas

Sage Intacct combina la facturación programada de contratos con la misma entidad, categoría de tipo de cambio y divisa de la transacción en una única factura para cada cliente aplicable. Por ejemplo, supongamos que tienes 7 contratos para el cliente de Pacific Board World con los siguientes criterios:

Contrato	Entidad	Divisa de la transacción	Tipo de cambio	Importe de facturación
CON-001	ESTADOS UNIDOS	USD	Tipo de cambio diario de Intacct	$100
CON-002	ESTADOS UNIDOS	USD	Tipo de cambio diario de Intacct	$100
CON-003	ESTADOS UNIDOS	USD	Tipo de cambio diario de Intacct	$100
CON-004	ESTADOS UNIDOS	CAD	Tipo de cambio diario de Intacct	$125
CON-005	Canadá	CAD	Tipo de cambio diario de Intacct	$125
CON-006	Canadá	CAD	Tipo de cambio diario de Intacct	$125
CON-007	Canadá	CAD	Tipo de cambio personalizado	$120

Al elegir facturar por cliente, Intacct agrupa los contratos con los mismos criterios en cuatro facturas:

Número de factura	Contrato	Entidad	Divisa de la transacción	Tipo de cambio	Importe de facturación	Total de factura
Factura 1	CON-001	ESTADOS UNIDOS	USD	Tipo de cambio diario de Intacct	$100	$300
	CON-002	ESTADOS UNIDOS	USD	Tipo de cambio diario de Intacct	$100
	CON-003	ESTADOS UNIDOS	USD	Tipo de cambio diario de Intacct	$100
Factura 2	CON-004	ESTADOS UNIDOS	CAD	Tipo de cambio diario de Intacct	$125	$125
Factura 3	CON-005	Canadá	CAD	Tipo de cambio diario de Intacct	$125	$250
	CON-006	Canadá	CAD	Tipo de cambio diario de Intacct	$125
Factura 4	CON-007	Canadá	CAD	Tipo de cambio personalizado	$120	$120

Para consolidar facturas por cliente:

1. Ir a Contratos > Todos > facturación > Generar facturas

2. En el Opciones de ejecución de factura , seleccione Factura por: Cliente.

3. Completa otras opciones y filtros como desees y Vista previa de las facturas.

4. Seleccionar facturas y ejecutar una ejecución de facturas.

Notas adicionales

• Actualmente no existe la funcionalidad de "factura con principal" para las relaciones jerárquicas con los clientes.
• Consejo para la plantilla de documento impreso: Al realizar una factura por cliente, el campo Fusión de contratos del encabezado de la transacción de Pedidos mostrará la palabra "Múltiple" si hay más de un contrato asociado a una factura. Si deseas mostrar los contratos asociados en la factura de un cliente, utiliza el parámetro «ENTRIES_CONTRACTNAME» o bien «ENTRIES_CONTRACTID» fusionar campos para cada transacción partida en el diseño TableEntries de la plantilla.

  Ver el Ejemplos de plantillas de documentos de factura del contrato para obtener más detalles.

Consolidar facturas por contacto de factura a nivel de partida contractual

Puedes consolidar las facturas por contacto único de factura a nivel de línea de contrato. Esto admite flujos de trabajo de facturación que incluyen la facturación de revendedor.

Para factura por factura contactos directos, Pedidos debe configurarse con Habilitar el contacto de factura en el nivel de línea (solo contratos Establécelo en true. Esta opción te permite añadir diferentes contactos de factura para cada partida contractual aplicable.

Cuando utilizas la opción "Facturar a" en una ejecución de factura, Intacct combina la facturación programada para contratos con la misma entidad, categoría de tipo de cambio y divisa de la transacción en una única factura para cada contacto de factura de partida contractual.

Por ejemplo, supongamos que tienes dos contratos para el cliente de Pacific Board World con los siguientes criterios:

Cliente	Contrato	Partida contractual n.º	Facturar a	Importe de facturación
Mundo de la Junta del Pacífico	CON-077	1	Sam Smith	10,000.00
Mundo de la Junta del Pacífico	CON-077	2	Sarah Parker	5000,00
Mundo de la Junta del Pacífico	CON-098	1	Sarah Parker	2,000.00
Mundo de la Junta del Pacífico	CON-098	2	Sam Smith	7.000,00

Al elegir facturar por factura a, Intacct agrupa los contratos con los mismos criterios en dos facturas:

Número de factura	Cliente	Facturar a	Total de factura
1	Mundo de la Junta del Pacífico	Sam Smith	17,000.00
2	Mundo de la Junta del Pacífico	Sarah Parker	7.000,00

El contacto de factura de la partida contractual se convierte en el contacto de factura a nivel de encabezado de Pedidos en la factura resultante. El contacto de factura no se muestra en las partidas de Pedidos.

Para consolidar facturas por contacto de factura a nivel de línea de contrato:

1. Ir a Contratos > Todos > facturación > Generar facturas

2. En el Opciones de ejecución de factura , seleccione Factura por: Facturar a.

3. Completa otras opciones y filtros como desees y Vista previa de las facturas.

4. Seleccionar facturas y ejecutar una ejecución de facturas.

Cómo resuelve Intacct los datos contractuales conflictivos

Intacct resuelve los conflictos con las condiciones y los contactos o con los campos de cliente, tal y como se describe en las siguientes secciones.

Conflictos con condiciones y contactos

Si hay valores diferentes para los siguientes campos en diferentes contratos, Intacct utiliza los valores predeterminados de la ficha del cliente para la factura:

• Plazo neto

• Facturar a contacto

• Enviar a contacto

Por ejemplo, supongamos que el contrato CON-001 para Pacific Board World tiene un plazo neto de 30 días y CON-002 y CON-003 tienen condiciones netas de 60 días. El plazo neto en la ficha del cliente de Pacific Board World es de 15 días. En este escenario, la factura resultante tendrá un plazo neto de 15 días.

Si la ficha del cliente no tiene un valor predeterminado para el plazo neto, Intacct no podrá resolver el conflicto. En esta situación, Intacct muestra un error y no creará la factura. En este escenario, añade un valor predeterminado para el plazo neto en la ficha del cliente y, a continuación, intenta generar la factura de nuevo.

Si has habilitado los contactos de factura o envío a nivel de línea en Pedidos y hay un conflicto con los contactos del encabezado del contrato, el contacto del encabezado de la factura se establecerá de forma predeterminada en el contacto de factura o envío del cliente, pero los contactos a nivel de línea no se verán afectados. La excepción es si utilizas la opción Facturar por "Facturar a". En este escenario, el encabezado de la factura utiliza el contacto de factura a nivel de línea aplicable.

Conflictos con los campos personalizados

Si el contrato y la factura de Pedidos tienen campos personalizados idénticos del mismo tipo de datos, el proceso de generar facturas transfiere el valor del campo personalizado del contrato al campo personalizado de la factura de Pedidos. Si los valores del campo personalizado son diferentes entre los contratos de un cliente y generas facturas por cliente, el valor del campo personalizado estará en blanco (nulo) en la factura de Pedidos, ya que el conflicto no se puede resolver. Sin embargo, si el campo personalizado tiene un valor predeterminado, el valor predeterminado se utilizará en el campo personalizado de la factura de Pedidos cuando haya un conflicto.