Consolidar facturas de contratos

De forma predeterminada, Sage Intacct genera facturas por contrato. Opcionalmente, puedes optar por consolidar contratos por contacto de facturación a nivel de cliente, proyecto o partida contractual al generar facturas.

Consolidar facturas por proyecto

Si utilizas Contratos con proyectos, solo puedes Vincular un proyecto a un contrato. Sin embargo, puedes vincular varios proyectos a un contrato. En este escenario, puedes optar por generar facturas individuales para cada proyecto asociado a un contrato. Esto te permite separar todas las transacciones facturables, como órdenes de compra y gastos, para cada proyecto.

Por ejemplo, supongamos que tienes un proyecto principal y un proyecto secundario asociados a las partidas contractuales 1 y 2, respectivamente, en el contrato CON-077 y el proyecto secundario no está configurado para facturar con el proyecto principal.

Cliente	Contrato	Partida contractual n.º	Proyecto	Importe de facturación
Pacific Board World	CON-077	1	PROJ-001--Campaña publicitaria	10,000.00
Pacific Board World	CON-077	2	PROJ-001-1C--Design	5000,00

Si generas facturas con la opción predeterminada Factura mediante: Contrato y ejecución Vista previa, Sage Intacct muestra una factura para CON-077.

Número de factura	Cliente	Contrato	Total de factura
1	Pacific Board World	CON-077	15,000.00

Si seleccionas Facturar por: Proyecto, Intacct muestra dos facturas para el contrato CON-077:

Número de factura	Cliente	Contrato	Proyecto	Total de factura
1	Pacific Board World	CON-077	PROJ-001--Campaña publicitaria	10,000.00
2	Pacific Board World	CON-077	PROJ-001-1C--Design	5000,00

Para consolidar facturas por proyecto:

1. Vete a Contratos > Todo > Facturación > Generar facturas

2. En Opciones de ejecución de facturas , seleccione Factura por: Proyecto.

3. Complete otras opciones y filtros según lo desee y Vista previa de las facturas.

4. Seleccionar facturas y ejecutar una ejecución de facturas.

Consolidar facturas por cliente

La opción "Cliente" Facturar por siempre es obligatoria, ya que un cliente es específico de un contrato o proyecto.

En muchos escenarios, cuando eliges consolidar facturas solo con la opción Cliente, es probable que solo tengas una factura por cliente. Sin embargo, si creas contratos para el mismo cliente dentro de diferentes entidades o con diferentes divisas de transacción, es posible que veas más de una factura por cliente.

Criterios de agrupación de facturas

Sage Intacct combina la facturación programada de contratos con la misma entidad, tipo de cambio y divisa de transacción en una única factura para cada cliente aplicable. Por ejemplo, supongamos que tiene 7 contratos para el cliente Pacific Board World con los siguientes criterios:

Contrato	Entidad	Divisa de la transacción	Tipo de cambio	Importe de facturación
CON-001	US	USD	Tipo de cambio diario de Intacct	$100
CON-002	US	USD	Tipo de cambio diario de Intacct	$100
CON-003	US	USD	Tipo de cambio diario de Intacct	$100
CON-004	US	CAD	Tipo de cambio diario de Intacct	$125
CON-005	Canadá	CAD	Tipo de cambio diario de Intacct	$125
CON-006	Canadá	CAD	Tipo de cambio diario de Intacct	$125
CON-007	Canadá	CAD	Tipo de cambio personalizado	$120

Cuando eliges facturar por cliente, Intacct agrupa los contratos con los mismos criterios en 4 facturas:

Número de factura	Contrato	Entidad	Divisa de la transacción	Tipo de cambio	Importe de facturación	Total de factura
Factura 1	CON-001	US	USD	Tipo de cambio diario de Intacct	$100	$300
	CON-002	US	USD	Tipo de cambio diario de Intacct	$100
	CON-003	US	USD	Tipo de cambio diario de Intacct	$100
Factura 2	CON-004	US	CAD	Tipo de cambio diario de Intacct	$125	$125
Factura 3	CON-005	Canadá	CAD	Tipo de cambio diario de Intacct	$125	$250
	CON-006	Canadá	CAD	Tipo de cambio diario de Intacct	$125
Factura 4	CON-007	Canadá	CAD	Tipo de cambio personalizado	$120	$120

Para consolidar facturas por cliente:

1. Vete a Contratos > Todo > Facturación > Generar facturas

2. En Opciones de ejecución de facturas , seleccione Factura por: Cliente.

3. Complete otras opciones y filtros según lo desee y Vista previa de las facturas.

4. Seleccionar facturas y ejecutar una ejecución de facturas.

Notas adicionales

• Actualmente no existe la funcionalidad de "factura con principal" para las relaciones jerárquicas de clientes.
• Consejo para la plantilla de documento impreso: Al facturar por cliente, el campo Fusión de contratos del encabezado de la transacción de Pedidos solo mostrará la palabra "Múltiple" si hay más de un contrato asociado a una factura. Si quieres mostrar los contratos asociados en una factura de cliente, utiliza el comando «ENTRIES_CONTRACTNAME» o «ENTRIES_CONTRACTID» Fusionar campos para cada elemento de transacción en el diseño TableEntries de la plantilla.

  Véase la Ejemplos de plantillas de documentos de facturas de contratos para obtener más información.

Consolidar facturas por contacto de facturación a nivel de partida contractual

Puedes consolidar las facturas por contacto de facturación a nivel de partida contractual única. Esto es compatible con los flujos de trabajo de facturación que incluyen la facturación de revendedores.

Para facturar por contactos de facturación, Pedidos debe configurarse con Habilitar el contacto de facturación en el nivel de línea (solo contratos Establézcalo en true. Esta opción te permite añadir diferentes contactos de facturación para cada partida contractual aplicable.

Cuando se utiliza la opción "Facturar a" en una ejecución de facturas, Intacct combina la facturación programada de contratos con la misma entidad, tipo de cambio y divisa de la transacción en una única factura para cada contacto de facturación de partida contractual única.

Por ejemplo, supongamos que tiene dos contratos para el cliente Pacific Board World con los siguientes criterios:

Cliente	Contrato	Partida contractual n.º	Facturar a	Importe de facturación
Pacific Board World	CON-077	1	Sam Smith	10,000.00
Pacific Board World	CON-077	2	Sarah Parker	5000,00
Pacific Board World	CON-098	1	Sarah Parker	2,000.00
Pacific Board World	CON-098	2	Sam Smith	7.000,00

Cuando eliges facturar por factura a, Intacct agrupa los contratos con los mismos criterios en 2 facturas:

Número de factura	Cliente	Facturar a	Total de factura
1	Pacific Board World	Sam Smith	17,000.00
2	Pacific Board World	Sarah Parker	7.000,00

El contacto de facturación de la partida contractual se convierte en el contacto de facturación a nivel de encabezado de Pedidos en la factura resultante. El contacto de facturación no se muestra en las partidas de Pedidos.

Para consolidar facturas por contacto de facturación a nivel de partida contractual:

1. Vete a Contratos > Todo > Facturación > Generar facturas

2. En Opciones de ejecución de facturas , seleccione Factura por: Facturar a.

3. Complete otras opciones y filtros según lo desee y Vista previa de las facturas.

4. Seleccionar facturas y ejecutar una ejecución de facturas.

Cómo resuelve Intacct los datos contractuales contradictorios

Intacct resuelve los conflictos con los términos y los contactos, o con los campos de clientes, tal y como se describe en las siguientes secciones.

Conflictos con términos y contactos

Si hay valores diferentes para los siguientes campos en diferentes contratos, Intacct utiliza los valores predeterminados de la ficha de cliente para la factura:

• Plazo neto

• Facturar al contacto

• Enviar a contacto

Por ejemplo, supongamos que el contrato CON-001 para Pacific Board World tiene un plazo neto de 30 días y CON-002 y CON-003 tienen plazos netos de 60 días. El plazo neto en el registro de clientes de Pacific Board World es de 15 días. En este escenario, la factura resultante tendrá un plazo neto de 15 días.

Si la ficha de cliente no tiene un valor predeterminado para el plazo neto, Intacct no podrá resolver el conflicto. En esta situación, Intacct muestra un error y no crea la factura. En este escenario, añade un valor predeterminado para el plazo neto en la ficha del cliente y, a continuación, intenta generar la factura de nuevo.

Si has habilitado los contactos de facturación o de envío a nivel de línea en Pedidos y hay un conflicto con los contactos del encabezado del contrato, el contacto del encabezado de la factura se establecerá de forma predeterminada en el contacto de facturación o de envío del cliente, pero los contactos del nivel de línea no se verán afectados. La excepción es si utilizas la opción Facturar por "Facturar a". En este escenario, el encabezado de la factura utiliza el contacto de facturación a nivel de línea aplicable.

Conflictos con campos personalizados

Si el contrato y la factura de pedidos tienen campos personalizados idénticos del mismo tipo de datos, el proceso de generación de facturas transfiere el valor del campo personalizado del contrato al campo personalizado de la factura de pedidos. Si los valores del campo personalizado son diferentes en los contratos de un cliente y generas facturas por cliente, el valor del campo personalizado estará en blanco (nulo) en la factura de Pedidos, ya que el conflicto no se puede resolver. Sin embargo, si el campo personalizado tiene un valor predeterminado, el valor predeterminado se usará en el campo personalizado de la factura de Pedidos cuando haya un conflicto.