Instantáneas de vista previa

Una instantánea de vista previa es un conjunto de datos guardados que representan un grupo de facturas potenciales en un momento específico. Puedes utilizar los datos de instantáneas de vista previa en informes personalizados, como la previsión de facturas o los informes previos a la factura.

Acerca de las instantáneas de vista previa

En la página Generar facturas, tienes la opción de establecer criterios de filtro y, a continuación, ejecutar Vista previa, que te permite revisar los datos de la factura antes de crear cualquiera de las facturas. Al ejecutar la Vista previa, Intacct muestra todas las facturas que cumplen los criterios de filtro especificados con datos que existen en ese momento. Puede guardar este conjunto de datos como un Vista previa de la instantánea y, a continuación, use la instantánea de vista previa en un informe personalizado.

Tenga en cuenta la siguiente información sobre las instantáneas de vista previa:

• Una instantánea de vista previa es estática y captura el aspecto de los datos de la factura en el momento en que se creó la instantánea.
• No se puede "editar" una instantánea. Si desea datos diferentes, puede editar las transacciones facturables aplicables o establecer diferentes filtros de generación de facturas, volver a ejecutar la vista previa y, a continuación, crear otra instantánea de vista previa que incluya los datos modificados.
• Como puede crear tantas instantáneas de vista previa como desee, es posible que termine con muchas instantáneas de vista previa. Puedes eliminar las instantáneas de vista previa según sea necesario, ya que la eliminación de estas fichas no afecta a los datos reales de la factura.
• Aunque Intacct proporciona un informe personalizado de ejemplo para empezar, debes crear tus propios informes personalizados para usar los datos de instantáneas de vista previa.
• No se pueden generar facturas a partir de una instantánea de vista previa. Puedes generar facturas utilizando los mismos criterios de filtro seleccionados y la fecha de inicio utilizada por una instantánea de vista previa, pero los datos de las facturas pueden ser diferentes si se han realizado cambios en los datos de las transacciones facturables.

Crear una instantánea de vista previa

Puede crear una instantánea de vista previa en la página Generar facturas. Puede crear tantas instantáneas de vista previa como desee. Si sabe que va a crear muchas instantáneas de vista previa, es posible que desee usar una convención de nomenclatura que comience con la fecha y hora en que creó la instantánea de vista previa, de modo que pueda seleccionar fácilmente la instantánea de vista previa adecuada al ejecutar un informe. Por ejemplo, "15/06/AAA-10:30 Ejecución previa a la factura".

1. Vete a Contratos > Todo > Facturación > Generar facturas.

2. Realiza una de las siguientes acciones:

   • Configure los filtros según corresponda.
   • Utilice la función Política de facturación lista desplegable para seleccionar un guardado Conjunto de filtros.

   Utiliza los Filtros de excepción para obtener una vista previa o informar sobre las transacciones facturables que podrían incluirse en las facturas del proyecto, pero que actualmente están excluidas de la facturación debido al estado de aprobación o a problemas con los precios.

3. Escoger Vista previa.

   Intacct muestra todas las facturas que cumplen los criterios del filtro.

4. Si no ve los resultados deseados, ajuste los criterios de filtro y seleccione Vista previa otra vez.
5. Cuando estés satisfecho con los resultados, selecciona Más acciones y seleccione Crear instantánea de vista previa.

6. En Crear instantánea de vista previa cuadro de diálogo, introduzca un valor significativo nombre para la instantánea de vista previa y seleccione De acuerdo.

   Intacct muestra una marca de verificación y un enlace a la instantánea de vista previa en la parte superior de la página.

7. Si desea ver la instantánea de vista previa, seleccione el icono Ver instantánea en la parte superior de la página.

Ver una instantánea de vista previa

1. Vete a Contratos > Todo >Facturación > Vista previa de instantáneas.

2. Busque la instantánea que desea ver.
3. Seleccione el nombre de la instantánea.
4. Para ver los detalles de una factura potencial en particular, seleccione la opción Enlace al importe de la transacción junto a la factura deseada.

1. Vete a Contratos > Todo >Facturación > Vista previa de instantáneas.

2. En Vista previa de instantáneas lista, seleccione Vista junto a la instantánea de vista previa deseada.
3. Para ver los detalles de una factura potencial en particular, seleccione la opción Enlace al importe de la transacción junto a la factura deseada.

Usar una instantánea de vista previa en un informe personalizado

Necesita un informe personalizado que esté configurado para su uso con instantáneas de vista previa. Intacct proporciona un ejemplo de informe de instantánea de vista previa de factura que puedes utilizar como punto de partida para crear tu propio informe personalizado. Más información sobre cómo instalar el ejemplo de informe de instantánea de vista previa de factura.

En el siguiente procedimiento se describe cómo utilizar una instantánea de vista previa en el informe personalizado de instantánea de vista previa de factura de ejemplo.

1. Vete a Informes > Todo > Avanzado > Informes personalizados.

2. En Contratos , seleccione Instantánea de vista previa de factura.
3. Utilice la función Vista previa del nombre de la instantánea lista desplegable para seleccionar la instantánea de vista previa deseada.
4. Completa los campos del informe Filtros, Formatoy Títulos secciones como se desee.
5. Escoger Vista.

Eliminar una instantánea de vista previa

Como puede crear tantas instantáneas de vista previa como desee, es posible que termine con muchas instantáneas de vista previa. Puedes eliminar las instantáneas de vista previa según sea necesario, ya que la eliminación de estas fichas no afecta a los datos reales de la factura.

1. Vete a Contratos > Todo >Facturación > Vista previa de instantáneas.

2. Busca la instantánea que quieres eliminar.

3. Escoger Más acciones > Borrar al final de la fila.

4. Escoger Borrar para confirmar.

1. Vete a Contratos > Todo >Facturación > Vista previa de instantáneas.

2. Seleccione la casilla de verificación en el menú Borrar junto a cada instantánea de vista previa deseada.
3. Escoger Borrar. En función de las preferencias del usuario, para confirmar la eliminación, seleccione De acuerdo.

Descripciones de campos

Vista previa de las descripciones de los campos de instantáneas

Campo	Descripción
Nombre	El nombre de la instantánea de vista previa.
A fecha de	La fecha en o antes que incluye los datos de factura contenidos en la instantánea de vista previa.
Fecha de inicio de facturación programada	Si la instantánea de vista previa contiene datos dentro de un intervalo de fechas determinado, este campo muestra la primera fecha (de inicio) del intervalo de fechas. En este escenario, la fecha de inicio muestra la fecha de finalización del intervalo de fechas.
Plantilla de la transacción	La plantilla de la transacción propuesta que se utilizará cuando se generen las facturas.
Fecha de contabilización de la factura/Libro Mayor	La factura propuesta y las fechas de contabilización del Libro Mayor que se utilizarán cuando se generen las facturas. La presentación de los campos de fecha depende de las Cuentas a cobrar de tu sociedad Habilitar anulación de la fecha de contabilización en el Libro Mayor durante la entrada opción de configuración. Si la opción se establece en false, un campo denominado Fecha de contabilización de la factura y del Libro Mayor Aparece. Si la opción se establece en true, dos campos denominados Fecha de factura y Fecha de contabilización del Libro Mayor parecer.
Mensaje de factura	El texto propuesto para que aparezca en los documentos impresos a partir de las facturas cuando se generen las facturas.
Tarifa para la facturación de proyectos	Si corresponde, muestra la tarifa del proyecto utilizada para anular los precios de todas las transacciones facturables relacionadas con los proyectos en la instantánea de vista previa.
Factura por	Las facturas utilizaban una o varias de las siguientes opciones de Factura por: Facturar a Contrato Cliente Proyecto
Filtros Transacciones a incluir Filtros de excepción	En estas secciones se muestran los ajustes del filtro Generar facturas utilizados para crear la instantánea de vista previa. Ver Generar facturas campo por campo Descripciones para obtener información detallada sobre cada filtro.
Resumen de facturas	Muestra la siguiente información: El número de facturas incluidas en la instantánea de vista previa El número de clientes asociados a las facturas de vista previa El importe base total de las facturas de vista previa combinadas
Facturas	Muestra información de las posibles facturas incluidas en la instantánea de vista previa.
Cliente	El cliente asociado a la factura correspondiente. Seleccione el enlace en este campo para mostrar el cliente en una ventana del navegador separada.
Contrato	El contrato asociado a la factura correspondiente. Seleccione el enlace en este campo para mostrar el contrato en una ventana independiente del navegador.
Facturar a	El contacto de facturación asociado a las partidas contractuales asociadas a la factura correspondiente. Selecciona el enlace en este campo para mostrar el contacto de facturación en una ventana independiente del navegador. Este campo solo aparece si las opciones de Facturar por seleccionadas incluyen Facturar a.
Enviar a	El contacto de envío asociado a las partidas contractuales asociadas a la factura correspondiente. Seleccione el enlace en este campo para mostrar el contacto de envío en una ventana de navegador separada.
Proyecto	El proyecto asociado a la factura correspondiente. Seleccione el enlace en este campo para mostrar el proyecto en una ventana del navegador independiente. Esta opción solo aparece si las opciones de Factura por seleccionadas incluyen Proyecto.
Plazo	El término neto utilizado para la factura correspondiente. Seleccione el enlace en este campo para mostrar el término en una ventana independiente del navegador. Si la factura incluye varios contratos con más de un plazo, la factura utiliza el plazo neto identificado en la ficha del cliente.
Divisa	La divisa de la transacción asociada a la factura correspondiente.
Importe de la transacción	El importe de la factura correspondiente expresado en la divisa de la transacción del contrato. Selecciona el enlace de este campo para revisar las transacciones facturables incluidas en la factura en una ventana independiente del navegador.
Importe en la divisa base	El importe de la factura correspondiente expresado en la divisa base.