Borrador, contabilización y guardado

La forma de añadir información en Sage Intacct depende del tipo de información que desees introducir. Puede introducir información que:

  • Afecta al Libro Mayor, como las transacciones.
  • No tiene ningún impacto en el Libro Mayor, como proveedores, clientes y artículos, ni en la información de configuración, como las plantillas de transacciones.

Puedes guardar, guardar como borrador y contabilizar información en Intacct.

Corriente de aire

Al crear o crear parcialmente una transacción y seleccionar Corriente de aire, la transacción ahora se introduce en Intacct, pero aún no afecta a nada. Por ejemplo, si se crea un borrador de transacción en Pedidos o Compras, no se puede convertir en otro documento del ciclo de vida Ventas o Compras hasta que se contabilice. Otro ejemplo es que los borradores de pedidos de venta de Pedidos no se pueden convertir en facturas de venta.

  1. Para introducir una regularización, ve a Cuentas a pagary, a continuación, seleccione Añadir (círculo) Cerca de Ajustes.
  2. Introduzca información que describa la regularización.
  3. Selecciona el tipo de ajuste que vas a crear a partir de la Tipo menú desplegable.
  4. Para almacenar una versión digital de un documento de respaldo, en el menú desplegable junto a Archivo adjunto, seleccione un archivo adjunto.
  5. Introduce la información de cada partida de esta regularización.
  6. Escoger Borrador y nuevo >Corriente de aire. Intacct guarda la entrada, pero no la contabiliza. Para guardarlo como borrador pero seguir creando ajustes, selecciona Borrador y nuevo.

La regularización se guarda como borrador sin que ello afecte a nada. Solo estás guardando tu progreso hasta ahora. Más adelante, tú u otro usuario podéis volver y contabilizar la transacción.

Exponer

Después de crear una transacción en Cuentas a pagar, Cuentas a cobrar y el Libro Mayor, y seleccionar Exponer, si se cumplen todos los requisitos, la transacción se envía al Libro Mayor.

Algunas transacciones de Compras, Pedidos e Inventario se basan en plantillas de transacciones que no especifican ningún impacto en el Libro Mayor. En tales casos, al seleccionar Exponer, la transacción no afecta al Libro Mayor. Por ejemplo, si creas una solicitud de compra o un presupuesto de venta, no es necesario que la transacción vaya al Libro Mayor porque no hay ningún impacto válido en las cuentas a pagar o cuentas a cobrar hasta que el documento se convierta en una factura de proveedor en el ciclo de vida.

  1. Vete a Pedidos y seleccione Añadir (círculo) Cerca de Pedido de venta de Pedidos de Pedidos.
  2. Introduzca la información sobre el pedido de venta en el archivo Pedido de venta de Pedidos de Pedidos página.
  3. Cuando haya terminado de introducir la información, seleccione Exponer para guardarlo y contabilizarlo. En este punto, también puedes guardarlo como borrador y volver a él más tarde.

Ahora puedes mover las ventas al siguiente paso del flujo de trabajo.

Salvar

Al crear determinados tipos de fichas, como clientes, proveedores y artículos, que se utilizan para crear transacciones, al seleccionar Salvar agrega los registros a Intacct.

Cuando guardas una ficha, no estás contabilizando una transacción. Estás creando un tipo de ficha que se utiliza en las transacciones. Por ejemplo, los clientes, proveedores y usuarios se guardan porque se usan más adelante para crear facturas, recibos y solicitudes de gastos de empleados.

Por lo general, los artículos que se pueden guardar no se guardan como borradores ni se contabilizan.

  1. Vete a Cuentas a cobrar > Arreglo > Clientesy, a continuación, seleccione Añadir (círculo) Cerca de Clientela.
  2. En la pestaña Cliente, introduzca la empresa del cliente y la información de contacto.
  3. Selecciona la pestaña Información adicional e introduce los detalles contables de este cliente, como el principal, el grupo del Libro Mayor o el límite de crédito.
  4. Selecciona la pestaña Lista de contactos y, a continuación, especifica las categorías y los contactos que se asociarán a este cliente y los contactos de cliente adecuados para la facturación y el envío.
  5. También puedes configurar los métodos de pago del cliente.
  6. Escoger Salvar para guardar la ficha del cliente.

Ahora puedes seleccionar este cliente al crear facturas, recibos y otras transacciones.

Buscar una transacción

Para facilitar la localización de borradores y asientos de diario contabilizados y otras transacciones, la lista Transacciones de cada objeto contiene un Estado columna. Esta columna indica si la entrada se ha guardado como un Corriente de aire o Publicada.

  • Filtra por borradores o transacciones contabilizadas sobre la marcha: En la vista de lista de transacciones adecuada, seleccione una de las siguientes opciones: Corriente de aire o Publicada En Estado columna.
  • Crea una vista personalizada permanente que filtre los borradores o las transacciones contabilizadas: Crear una vistay establezca el filtro en Estado = Borrador o Estado = Contabilizado. La vista personalizada está disponible para su uso siempre que vaya a la lista.

Borrar un borrador de transacción

Las transacciones que guardes como borradores se pueden borrar. Independientemente de dónde se haya creado el borrador, por ejemplo, una regularización de Cuentas a pagar, una factura, un asiento de diario u otro borrador, la forma de eliminarlo es la misma.

  1. Busca la lista adecuada, por ejemplo Lista de ajustes de Cuentas a pagar, Asiento de diario > Ver transacciones, Compras > Facturas de proveedor y así sucesivamente.
  2. Selecciona la transacción y selecciona Borrar.
  3. Escoger De acuerdo para confirmar que desea eliminar el borrador.

Para eliminar una transacción que ya se ha contabilizado, primero inviértela de la transacción.