Borrador, contabilización y guardado

La forma de añadir información en Sage Intacct depende del tipo de información que desees introducir. Puedes introducir información que:

  • Afecta al Libro Mayor, como las transacciones.
  • No afecta al Libro Mayor, como proveedores, clientes y artículos, ni a la información de configuración, como las plantillas de transacciones.

Puedes guardar, guardar como borrador y contabilizar información en Intacct.

Borrador

Al crear o crear parcialmente una transacción y seleccionar Borrador, la transacción se introduce en Intacct, pero aún no afecta a nada. Por ejemplo, si se crea un borrador de transacción en Pedidos o Compras, no se puede convertir en otro documento en el ciclo de vida de Ventas o Compras hasta que se contabilice. Otro ejemplo es que los borradores de pedidos de venta en Pedidos no se pueden convertir en facturas de venta.

  1. Para introducir una regularización, ve a Cuentas a pagary seleccione Añadir (círculo) junto a Regularizaciones.
  2. Introduce la información que describe la regularización.
  3. Selecciona el tipo de regularización que vas a crear a partir del menú Tipo menú desplegable.
  4. Para almacenar una versión digital de un documento de respaldo, en el menú desplegable junto a Archivo adjunto, selecciona un archivo adjunto.
  5. Introduce la información de la partida para cada partida de esta regularización.
  6. Seleccionar Borrador y nuevo > Borrador. Intacct guarda la entrada, pero no la contabiliza. Para guardarlo como borrador pero continuar creando regularizaciones, selecciona Borrador y nuevo.

Guardas la regularización como borrador sin que ello afecte a nada. Solo estás guardando tu progreso hasta ahora. Más adelante, tú u otro usuario podéis volver y contabilizar la transacción.

Contabilizar

Después de crear una transacción en Cuentas a pagar, Cuentas a cobrar y el Libro Mayor, selecciona Contabilizar, si se cumplen todos los requisitos, la transacción se envía al Libro Mayor.

Algunas transacciones en Compras, Pedidos y Control de inventario se basan en definiciones de transacción que no especifican ningún impacto en el Libro Mayor. En tales casos, cuando seleccione Contabilizar, la transacción no afecta al Libro Mayor. Por ejemplo, si creas una solicitud de compra o un presupuesto de venta, no es necesario que la transacción vaya al Libro Mayor, ya que no hay ningún impacto válido en las cuentas a pagar o cuentas a cobrar hasta que el documento se convierte en una factura de proveedor en el ciclo de vida.

  1. Ir a Pedidos y seleccione Añadir (círculo) junto a Pedido de venta de Pedidos.
  2. Introduce la información sobre el pedido de venta en el archivo Pedido de venta de Pedidos página.
  3. Cuando hayas terminado de introducir la información, selecciona Contabilizar para guardarlo y contabilizarlo. En este punto, también puedes guardarlo como borrador y volver a él más tarde.

Ahora puedes mover las ventas al siguiente paso del flujo de trabajo.

Guardar

Al crear determinados tipos de registros, como clientes, proveedores y artículos, que se utilizan para crear transacciones, al seleccionar Guardar Añade los registros a Intacct.

Cuando guardas una ficha, no estás contabilización una transacción. Estás creando un tipo de fichas que se utilizan en las transacciones. Por ejemplo, los clientes, proveedores y usuarios se guardan porque se utilizan más adelante para crear facturas, recibos y solicitudes de gastos de empleados.

Por lo general, los artículos que se pueden guardar no se guardan como borradores ni se contabilizan.

  1. Ir a Cuentas a cobrar > Configuración > clientesy seleccione Añadir (círculo) junto a Clientes.
  2. En la pestaña Cliente, introduce la sociedad del cliente y la información de contacto.
  3. Selecciona la pestaña Información adicional e introduce los detalles contables de este cliente, como el principal, el grupo del Libro Mayor o el límite de crédito.
  4. Selecciona la pestaña de la lista de contactos y, a continuación, especifica las categorías y los contactos que se asociarán a este cliente y los contactos de cliente adecuados para la facturación y el envío.
  5. También puedes configurar métodos de pago del cliente.
  6. Seleccionar Guardar para guardar la ficha del cliente.

Ahora puedes seleccionar este cliente al crear facturas, recibos y otras transacciones.

Buscar una transacción

Para facilitar la localización de borradores y asientos de diario contabilizados y otras transacciones, la lista Transacciones de cada objeto contiene un Estado columna. Esta columna indica si la entrada se guardó como Borrador o bien Contabilizado.

  • Filtra los borradores o las transacciones contabilizadas sobre la marcha: En la vista de lista de transacciones correspondiente, selecciona Borrador o bien Contabilizado en el Estado columna.
  • Crea una vista personalizada permanente que filtre las transacciones de borrador o contabilizadas: Crear una vistay establezca el filtro en Estado = Borrador o bien Estado = Contabilizado. La vista personalizada está disponible para su uso siempre que vaya a la lista.

Borrar un borrador de transacción

Las transacciones que guardas como borradores se pueden borrar. Independientemente de dónde se haya creado el borrador, por ejemplo, una regularización de Cuentas a pagar, una factura, un asiento de diario u otro borrador, la forma en que se borra es la misma.

  1. Busque la lista adecuada, por ejemplo Lista de ajustes de Cuentas a pagar, Asiento de diario >Ver transacciones, Compras > Facturas de proveedor y así sucesivamente.
  2. Selecciona la transacción y selecciona Borrar.
  3. Seleccionar Aceptar para confirmar que deseas borrar el borrador.

Para borrar una transacción que ya se ha contabilizado, Revertirlo primero.