Crear una factura

Aprende a crear una factura en Sage Intacct. Después de crear una factura, puedes moverla a lo largo del flujo de trabajo normal de Cuentas a pagar. Es posible que la factura requiera aprobación, después de lo cual puedes seleccionar la factura para el pago en la página Pagar facturas y crear una solicitud de pago.

Si tiene muchas facturas para ingresar, es posible que desee Importar facturas en cambio, para ahorrar tiempo.

Introduce la información del encabezado

1. Vete a Cuentas a pagar > Todo y seleccione Añadir (círculo) Cerca de Cuentas.

2. Escoger Agregar.

3. Introduce una fecha.

   El Fecha de contabilización en el Libro Mayor valores predeterminados del campo Fecha, pero puede anularlo.

4. Seleccione un Vendedor.

   El Pagar a y Volver a Los campos se establecen de forma predeterminada en los contactos seleccionados en la ficha del proveedor. Puede anular estos valores.

5. Si lo deseas, selecciona Rellenar a partir de la última factura para copiar los detalles de la factura de la factura creada más recientemente para este proveedor.

   Si recibes regularmente facturas similares de un proveedor, esta opción puede ahorrar tiempo con la entrada de datos. Intacct copia la descripción, el plazo, el archivo adjunto, la información de la divisa y las entradas de la partida de la factura anterior. A continuación, puede editar la información según sea necesario.

6. Introduzca un Número de factura.

   Este es el número asignado por el proveedor que se proporciona en la factura. Este número es exclusivo de la factura y se utiliza con frecuencia para buscar los detalles de la factura.

7. Introduzca un Número de referencia.

   Se trata de un número, como una orden de compra o un número de cuenta, que puede ser útil en búsquedas o informes sobre esta factura. Este número se muestra en el informe Detalles del Libro Mayor y se imprime en los talones de cheques y proveedores.

8. Introduzca un Descripción.

9. Introduzca un Término.

   Intacct calcula la fecha de vencimiento si has seleccionado un plazo para esta factura o si el plazo no se ha incluido en el registro de información del proveedor o en la factura anterior.

10. Si lo deseas, introduce un Recomendado para pagar el fecha.

    Si estableces una fecha de pago predeterminada de la factura en la ficha del proveedor, Intacct calcula la fecha recomendada predeterminada para pagar en todas las facturas nuevas de este proveedor. Puedes anular la fecha calculada o, si no has configurado una fecha de pago de factura predeterminada para el proveedor, introducir una fecha durante la entrada de factura.

    En Pagar facturas, puedes usar los filtros avanzados para filtrar por la fecha recomendada para pagar en el momento.
    ¿Cómo se calcula un valor predeterminado de Recomendado para pagar en la fecha?

    En la pestaña Información de pago de la Información del proveedor , puedes determinar cómo deseas que Intacct calcule esta fecha configurando el parámetro Fecha de pago predeterminada de la factura. Puedes basar el valor predeterminado en la Fecha de descuento, la Fecha de facturación o la Fecha de vencimiento, incluida una compensación.

    Al introducir una factura para el proveedor, Intacct rellena la fecha recomendada para pagar utilizando los parámetros establecidos para la configuración Fecha de pago de factura predeterminada en la ficha del proveedor. Estos parámetros definen si la fecha debe calcularse en función de la fecha de facturas, la fecha de vencimiento o el plazo de descuento, y pueden especificar un número de días para utilizar como compensación.

    Por ejemplo, supongamos que las condiciones del proveedor se establecen en 2/10 neto 30 y se establece la Fecha de pago predeterminada de la factura en Fecha de descuento. Al introducir una nueva factura, Intacct establece la fecha recomendada para pagar en 10 días antes de la fecha de vencimiento, en función del plazo. En otro ejemplo, si las condiciones del proveedor se establecen en 45 neto y quieres asegurarte de pagar la factura 3 días antes de su vencimiento, puedes establecer la Fecha de pago de la factura predeterminada en Fecha de vencimiento: 3 días.

11. Agregue un Archivo adjunto.

    Si seleccionaste Rellenar desde el último Facturar para copiar los detalles de la factura, es posible que desees reemplazar el archivo adjunto anterior por la factura más reciente.
    ¿Necesitas ayuda?

    Para almacenar de forma permanente y segura una versión digital de un documento de respaldo, en el menú desplegable junto a Archivo adjunto, seleccione un archivo adjunto. O bien, seleccione Agregar y cargue su archivo adjunto Un archivo adjunto es un grupo de uno o más documentos de respaldo, como hojas de cálculo, imágenes escaneadas o documentos de procesadores de textos. . Más información sobre quién puede añadir archivos adjuntos.

    Puedes arrastrar y soltar tus archivos en Añadir un archivo adjunto. Para adjuntar un documento a varios asientos de diario, consulte Procesamiento masivo.

12. Introduzca un Fecha de vencimiento.

    Si has seleccionado un plazo para esta factura, o si el plazo no aparece en el registro de información del proveedor o en la factura anterior, Intacct calcula la fecha de vencimiento por ti.

13. Seleccione la opción Prioridad de pago para este proyecto de ley.

    El valor predeterminado es Normal. Si estableces una prioridad de pago en la ficha de información del proveedor, Intacct copia ese valor.

    Puedes ordenar las facturas de alta prioridad para pagar en la página Pagar facturas.

14. Para evitar que la factura se seleccione para el pago, selecciona Poner esta factura en espera.

    Liberar la factura para el pago Cuando estés listo para crear una solicitud de pago.

15. Si se le solicita un Resumen, realice una selección en la lista desplegable.

    El campo Resumen aparece cuando la sociedad ha configurado la frecuencia de resumen para que este tipo de transacción sea definida por el usuario. Para todas las demás frecuencias de resumen, ya sean diarias o mensuales, Intacct crea automáticamente el resumen y añade la nueva transacción al resumen.

    ¿Qué es un resumen?

    Los resúmenes son colecciones del mismo tipo de transacciones, agrupadas para su procesamiento. La ventaja de utilizar un resumen es que el grupo de transacciones contabiliza en el Libro Mayor como una línea. Desde esa línea, según sea necesario, puede profundizar en cualquiera de las transacciones individuales.

    Puedes hacer que Sage Intacct cree, contabilice y cierre resúmenes automáticamente con la frecuencia que especifiques seleccionando un intervalo de tiempo. También puedes crear, contabilizar y cerrar resúmenes tú mismo.

    Cuando creas un resumen por primera vez, está abierto y puedes introducir transacciones. Después de cerrar un resumen, no se pueden contabilizar transacciones en él, lo que impide contabilizar transacciones en el periodo incorrecto. Para añadir o eliminar transacciones de un resumen cerrado, vuelve a abrirlo.

    Ver Resumen de resúmenes de Cuentas a pagar para obtener más información.

16. (Sociedades multidivisa) Entrar Divisa y Tipo de cambio información en la sección Moneda.
    1. Seleccione la opción Divisa de la transacción utilizar.

       Si esta no es la divisa base de tu sociedad, continúa con los dos pasos siguientes.

       ¿Tienes un proveedor que realiza transacciones con una divisa diferente? Establezca la divisa predeterminada en su registro de información del proveedor para reflejar la divisa de su elección. A continuación, cuando creas una factura, un anticipo o una regularización para el proveedor, Intacct establece automáticamente la divisa de la transacción para que coincida con su configuración de divisa predeterminada.

    2. Seleccione un Tipo de cambio como Tipo de cambio diario de Intacct o Tarifa publicada por el WSJ.

       Si conoces el tipo de cambio de esta transacción, o tienes un contrato con el proveedor con un tipo de cambio fijo, introdúcelo en el Tipo de cambio campo.

    3. Introduce o selecciona una fecha en Fecha del tipo de cambio.

       El valor predeterminado es la fecha actual, pero puedes anularla. Por ejemplo, es posible que desee cambiarlo a la fecha en que se emitió la transacción o a la fecha en que desea pagar la transacción.

       Si anulas el campo Fecha, la fecha del tipo de cambio se actualiza automáticamente.

Introducir elementos

En la sección Entradas, puedes añadir valores directamente a cada elemento o seleccionar Mostrar valores predeterminados Definir los valores predeterminados para rellenar automáticamente cada elemento.

Para configurar un valor como predeterminado para cada elemento nuevo y existente, selecciona el menú desplegable junto al campo correspondiente y elige un valor.

Puedes anular cualquier valor predeterminado en cualquier elemento.

Más información sobre Definición de elementos de línea predeterminados.

1. Seleccione un Cuenta para recibir el gasto.

   Si tu empresa es Configurar el uso de etiquetas de cuenta, seleccione un Etiqueta de cuenta en lugar de.

   Establezca una cuenta predeterminada para este proveedor editando el campo Cuenta de gastos predeterminada en la pestaña Información adicional de la Ficha del proveedor.
2. Si el proveedor es Configurar el seguimiento del formulario 1099 y habilitado para la anulación del indicador 1099, puede etiquetar elementos individuales para 1099 tratamiento.

3. Introduce el elemento Importe, incluso si el importe es cero.

   En el caso de las sociedades multidivisa, introduce el parámetro Importe de la transacción, que es el importe en la divisa de la transacción. De este modo, se calcula el Importe en la divisa base de la partida en la divisa base de tu sociedad según el tipo de cambio definido en el encabezado.

   Estas Introducción de una partida negativa como crédito en línea?

4. (Sociedades habilitadas para asignaciones) Selecciona una transacción Asignación Plantilla para que la partida distribuya el importe de la factura entre las dimensiones especificadas.

   Esta selección anula la plantilla de asignación de la sección Entradas predeterminadas. Las dimensiones predeterminadas que hayas seleccionado para esos elementos no se trasladan a la tabla de asignaciones de transacciones. Escoger Personalizar la asignación encima de la tabla para establecer los valores. Puede seleccionar Mostrar valores predeterminados e introduce un valor predeterminado para todos los elementos de la tabla de asignación. Más información sobre cómo asignar facturas, recibos o asientos de diario.

   Utilizar asignaciones de transacciones

   1. Crea una asignación de transacciones si aún no existe una. Esta nueva asignación de transacciones aparece en la lista de asignaciones y puedes seleccionarla la próxima vez que asignes una factura, una factura o un asiento de diario. Intacct aplica automáticamente la distribución que especificaste al crear esta asignación de transacciones.
      Para obtener más información, consulte Editar o ver definiciones de asignación de transacciones.
   2. Seleccione el elemento y seleccione la asignación de transacciones que desea utilizar.
      Después de seleccionar una asignación de transacciones, Intacct elimina los valores de dimensión seleccionados para el elemento; En su lugar, rellena directamente los valores de dimensión de la asignación de transacciones.
   3. Para cambiar las dimensiones de la partida, seleccione la opción Mostrar detalles y seleccione Personalizar la asignación.

   Incluso cuando se asigna una asignación de transacciones con una distribución predeterminada de importes a una partida, puedes anular estos importes. También puedes anular aspectos de la asignación en el nivel de partida de la página de la transacción correspondiente (facturas, recibos o asientos de diario).

   Para obtener más información sobre la anulación de asignaciones, consulte Aplicar una asignación de transacciones a una factura, una factura o un asiento de diario.

   Anular una asignación de transacciones

   Puedes aplicar una asignación de transacciones a líneas individuales de una transacción o a toda la transacción. Si lo aplicas a toda la transacción, todas las entradas de elementos heredan la distribución de la asignación. Sin embargo, puedes anular esa asignación línea por línea.

   Al cambiar las dimensiones o los valores asignados, la asignación se restablecerá como "Personalizada", ya que ahora contiene una distribución de asignación específica única para ese elemento. Los valores asignados únicos se almacenan con el elemento individual con fines de pista de auditoría.

   Para anular una asignación de transacciones:

   Seleccione el elemento que desea anular y seleccione el icono Mostrar detalles pestaña. Aparece el área de detalle Divisiones de asignación.

   Por ejemplo, supongamos que tiene una asignación de transacciones predeterminada que distribuye el coste entre los departamentos de la ubicación de San Francisco, en cantidades iguales. Puedes anular la distribución del departamento según sea necesario, por ejemplo, para asignar 1.000 $ a Operaciones, 100 $ a Soporte y 440 $ a Servicios.

   Si cambias los importes para que el total sea diferente del que has introducido en la página de la transacción, Intacct actualizará el total cuando guardes y vuelvas a la página de la transacción.

5. Selecciona una alternativa Cuenta de Cuentas a pagar Para anular la cuenta de Cuentas a pagar del Libro Mayor predeterminada.

   Intacct rellena la cuenta de anulación de Cuentas a pagar que selecciones aquí en cada partida de esta transacción.

   Para anular la cuenta del Libro Mayor de Cuentas a pagar para un elemento, seleccione la opción Mostrar detalles para ese elemento y realice cambios allí.

6. Tipo A Memorándum para que aparezca en el talón de cheque.

   Esta nota no aparece en la cara del cheque. Más información sobre Impresión de información adicional en cheques y talones de cheques.

7. Seleccione la opción Departamento o Ubicación para el elemento.

   Si utilizas dimensiones adicionales, como cliente, empleado o artículo, y les asignas el gasto, selecciona la lista desplegable de dimensiones correspondiente y selecciona el valor.

   Incluir una dimensión de almacén en una transacción no afectará a los valores de inventario. Solo se utiliza con fines de seguimiento e informes.

   ¿No ves la ubicación que deseas seleccionar?

   Al crear una factura en el nivel superior, puedes seleccionar entre todas las ubicaciones activas, a menos que tu cuenta de usuario esté restringida a entidades específicas.

   Al crear una factura a nivel de entidad, solo puedes seleccionar entre las ubicaciones activas dentro de esa entidad.

8. Para definir dimensiones adicionales que no sean visibles en la línea, seleccione el icono Mostrar detalles pestaña (o Ctrl + flecha hacia abajo) para revelarlos.

   Esta pestaña aparece en el centro de la línea y es visible cuando se selecciona cualquier campo de la entrada.

   Si necesita establecer con frecuencia una dimensión que no se muestra en la línea de forma predeterminada, puede hacerlo Mover campos de entrada para incluirlo. Por ejemplo, si proporcionas a menudo un identificador de artículo para cada elemento, puedes ascender la dimensión al nivel de línea.
9. Si tu sociedad utiliza la función liberar para pagar y deseas liberar y autorizar un elemento para el pago, selecciona la opción Liberar para pagar al final de la línea.

   La opción Liberar para pagar te permite controlar las partidas de una factura que están disponibles para el pago. De forma predeterminada, la opción Liberar para pagar no está seleccionada para una nueva línea, lo que significa que la partida debe estar autorizada para el pago (liberada) antes de que se pueda pagar. Para liberar una partida durante la entrada de facturas, necesitas Facturas: Liberar permisos.

   Más información sobre cómo liberar elementos para el pago.

10. Exponer el proyecto de ley.

    Si utilizas aprobaciones de facturas, selecciona Enviar en lugar de.

    Si no estás listo para contabilizar la factura, selecciona Corriente de aire para guardarlo como borrador.

Pasos siguientes

Los próximos pasos dependen de si la empresa utiliza aprobaciones de facturas.