Crear una factura

Obtén información sobre cómo crear una factura en Sage Intacct. Después de crear una factura, puedes moverla por el flujo de trabajo normal de Cuentas a pagar. Es posible que la factura requiera aprobación, tras lo cual puedes seleccionarla para su pago en la página Pagar facturas y crear una solicitud de pago.

Introduce la información del encabezado

1. Ir a Cuentas a pagar > Todos y seleccione Añadir (círculo) junto a Facturas.

2. Haz clic en Añadir.

3. Introduce una fecha.

   El Fecha de contabilización del Libro Mayor valores predeterminados del campo Fecha, pero puedes anularlo.

4. Selecciona un Proveedor.

   El Pagar a y Volver a Los campos se establecen de forma predeterminada en los contactos seleccionados en la ficha del proveedor. Puedes anular estos valores.

5. Si lo deseas, selecciona Rellenar desde la última factura para copiar los detalles de la factura creada más recientemente para este proveedor.

   Si recibes regularmente facturas similares de un proveedor, esta opción puede ahorrar tiempo con la introducción de datos. Intacct copia la descripción, el plazo, el archivo adjunto, la información de la divisa y las entradas de partida de la factura anterior. A continuación, puedes editar la información según sea necesario.

6. Introduce un Número de teléfono móvil.

   Este es el número de teléfono móvil asignado por el proveedor que se proporciona en la factura. Este número de teléfono móvil es exclusivo de la factura y se usa con frecuencia para buscar detalles de la factura.

7. Introduce un Número de teléfono móvil de referencia.

   Se trata de un número de teléfono móvil, como una orden de compra o cuenta número de teléfono móvil, que puede ser útil en búsquedas o informes sobre este factura. Este número de teléfono móvil aparece en el informe Detalles del Libro Mayor y se imprime en el cheque y en los talones del proveedor.

8. Introduce una Descripción.

9. Introduce un Plazo.

   Intacct calcula la fecha de vencimiento si has seleccionado un plazo para esta factura o si el plazo se ha predeterminado a partir de la ficha de información del proveedor o de la factura anterior.

10. Si lo deseas, introduce un parámetro Recomendado para pagar el fecha.

    Si estableces una fecha de pago de la factura predeterminada en la ficha del proveedor, Intacct calcula la fecha de pago predeterminada recomendada en todas las facturas nuevas de este proveedor. Puedes anular la fecha calculada o, si no has configurado una fecha de pago de la factura predeterminada para el proveedor, introducir una fecha durante la introducción de la factura.

    En Pagar facturas, puedes utilizar filtros avanzados para filtrar por la fecha de pago recomendado.

    ¿Cómo se calcula una fecha de pago predeterminada recomendada?

    En la pestaña Información de pago, en la Información del proveedor , puedes determinar cómo deseas que Intacct calcule esta fecha configurando el parámetro Fecha de pago predeterminada de la factura. Puedes basar el valor predeterminado en la fecha de descuento, la fecha de facturación o la fecha de vencimiento, incluida una compensación.

    Al introducir una factura para el proveedor, Intacct rellena la fecha de pago recomendado con los parámetros establecidos para la configuración de la fecha de pago de la factura predeterminada en la ficha del proveedor. Estos parámetros definen si la fecha debe calcularse en función de la fecha de las facturas, la fecha de vencimiento o el plazo de descuento, y pueden especificar un número de teléfono móvil para usar como compensación.

    Por ejemplo, supongamos que las condiciones del proveedor se establecen en 2/10 neto 30 y estableces la fecha de pago de la factura predeterminada en la fecha de descuento. Al introducir una nueva factura, Intacct establece la fecha de pago recomendado en 10 días antes de la fecha de vencimiento, en función del plazo. En otro ejemplo, si las condiciones del proveedor se establecen en 45 netos y desea asegurarse de pagar la factura 3 días antes de su vencimiento, puede establecer la Fecha de pago de factura predeterminada en Fecha de vencimiento: 3 días.

11. Añadir un Archivo adjunto.

    Si has seleccionado Rellenar desde el último Factura Para copiar los detalles de la factura, es posible que desees reemplazar el archivo adjunto anterior por la última factura.

    ¿Necesitas ayuda?

    Para almacenar de forma permanente y segura una versión digital de un documento de respaldo, en el menú desplegable junto a Archivo adjunto, selecciona un archivo adjunto. O bien, seleccione Añadir y sube tu Archivo adjunto Un archivo adjunto es un grupo de uno o más documentos de respaldo, como hojas de cálculo, imágenes escaneadas o documentos de procesador de textos. . Más información sobre quién puede añadir archivos adjuntos.

    Puedes arrastrar y soltar tus archivos en Añadir un archivo adjunto. Para adjuntar un documento a varios asientos de diario, consulte Procesamiento masivo.

12. Introduce un Fecha de vencimiento.

    Si has seleccionado un plazo para esta factura, o si el plazo se ha predeterminado en la ficha de información del proveedor o en la factura anterior, Intacct calcula la fecha de vencimiento por ti.

13. Selecciona el icono Prioridad de pago para esta factura.

    El valor predeterminado es Normal. Si estableces una prioridad de pago en la ficha de información del proveedor, Intacct copia ese valor.

    Puedes ordenar las facturas de alta prioridad para pagar en la página Pagar facturas.

14. Para evitar que la factura se seleccione para el pago, selecciona Poner esta factura en espera.

    Liberar la factura para el pago Cuando estés listo para crear una solicitud de pago.

15. Si se le solicita un Resumen, realice una selección de la lista desplegable.

    El campo Resumen aparece cuando tu sociedad ha configurado la frecuencia de resumen de este tipo de transacción para que sea definida por el usuario. Para todas las demás frecuencias de resumen, como diaria o mensual, Sage Intacct crea automáticamente el resumen y añade la nueva transacción al resumen.

    ¿Qué es un resumen?

    Los resúmenes son colecciones del mismo tipo de transacciones, agrupadas para su procesamiento. La ventaja de utilizar un resumen es que el grupo de transacciones se contabiliza en el Libro Mayor como una sola línea. Desde esa línea, según sea necesario, puedes profundizar en cualquiera de las transacciones individuales.

    Puedes hacer que Sage Intacct cree, contabilice y cierre resúmenes automáticamente con la frecuencia que especifiques seleccionando un intervalo de tiempo. También puedes crear, contabilizar y cerrar resúmenes tú mismo.

    Cuando creas un resumen por primera vez, está abierto y puedes introducir transacciones. Después de cerrar un resumen, no puedes contabilizar transacciones en él, lo que evita la contabilización de transacciones en el periodo incorrecto. Para añadir o borrar transacciones de un resumen cerrado, vuelve a abrirlo.

    Ver Descripción general de los resúmenes de Cuentas a pagar para obtener más información.

16. (Sociedades multi divisa) Entrar Divisa y Tipo de cambio información en la sección Divisa.
    1. Selecciona el icono Divisa de la transacción para usar.

       Si esta no es la divisa base de tu sociedad, continúa con los dos pasos siguientes.

       ¿Tienes un proveedor que realiza transacciones con una divisa diferente? Establece la divisa predeterminada en su ficha de información del proveedor para reflejar la divisa de tu elección. A continuación, cuando creas una factura, un anticipo o una regularización para el proveedor, Intacct establece automáticamente la divisa de la transacción para que coincida con su configuración de divisa predeterminada.

    2. Selecciona un Tipo de cambio como Tipo de cambio diario de Intacct o bien Tipo de cambio publicado por WSJ.

       Si conoces el tipo de cambio de esta transacción o tienes un contrato con el proveedor con un tipo de cambio establecido, introdúcelo en la carpeta Tipo de cambio campo.

    3. Introduce o selecciona una fecha en Fecha del tipo de cambio.

       El valor predeterminado es la fecha actual, pero puedes anularla. Por ejemplo, es posible que desees cambiarlo a la fecha en que se emitió la transacción o a la fecha en que pretendes pagar la transacción.

       Si anulas el campo Fecha, la fecha del tipo de cambio se actualiza automáticamente.

Introduce partidas

En la sección Entradas, puedes añadir valores directamente a cada partida o seleccionar Mostrar valores predeterminados para definir valores predeterminados para rellenar automáticamente cada partida.

Para configurar un valor predeterminado para cada partida existente y nuevo, selecciona un valor en el campo correspondiente.

Puedes anular cualquier valor predeterminado para una partida.

Más información sobre Configuración de elementos predeterminados.

1. Selecciona un Cuenta para recibir los gastos.

   Si su sociedad es Configurar el uso de etiquetas de cuenta, selecciona un Etiqueta de cuenta en cambio.

   Establece un cuenta predeterminado para este proveedor editando el campo cuenta gasto predeterminado en la pestaña Información adicional del archivo Ficha del proveedor.
2. Si el proveedor es Configurar el seguimiento del 1099 y habilitado para la anulación del indicador 1099, puedes etiquetar elementos individuales para 1099 tratamiento.

3. Introduce la partida Importe, incluso si el importe es cero.

   En el caso de las sociedades multi divisa, introduce el parámetro Importe de la transacción, que es el importe en la divisa de la transacción. Esto calcula el Importe base de la partida en la divisa base de tu sociedad según el tipo de cambio definido en el encabezado.

   ¿Estás Introducir una partida negativa como crédito en línea?

4. (Sociedades habilitadas para asignaciones) Selecciona una transacción Asignación Plantilla para que la partida partida distribuya el importe de la factura entre las dimensiones especificadas.

   Esta selección anula la plantilla de asignación en la sección Valores predeterminados de entradas. Las dimensiones predeterminadas que hayas seleccionado para esos elementos no se trasladan a la tabla de asignaciones de transacciones. Seleccionar Personalizar la asignación encima de la tabla para establecer valores. Puedes seleccionar Mostrar valores predeterminados e introduce un valor predeterminado para todos los elementos de la tabla de asignación. Más información sobre cómo asignar facturas, recibos o asientos de diario.

   Utilizar asignaciones de transacciones

   1. Crea una asignación de transacciones si aún no existe. Esta nueva asignación de transacciones aparece en tu lista de asignaciones y puedes seleccionarla la próxima vez que asignes una factura, una factura o un asiento de diario. Intacct aplica automáticamente la distribución que especificaste al crear esta asignación de transacciones.

      Para obtener más información, consulte Editar o ver definiciones de asignación de transacciones.

   2. Selecciona la partida y selecciona la asignación de transacciones que se va a utilizar.

      Después de seleccionar una asignación de transacción, Intacct elimina todos los valores de dimensión seleccionados para la partida; En su lugar, rellena los valores de dimensión de la asignación de transacciones directamente.

   3. Para cambiar las dimensiones de la partida, selecciona el icono Mostrar detalles pestaña y seleccione Personalizar la asignación.

      Incluso cuando se asigna una asignación de transacciones con una distribución predeterminada de importes a una partida, puedes anular estos importes. También puedes anular aspectos de la asignación a nivel de partida de la página de transacción correspondiente (facturas, recibos o asientos de diario).

   Para obtener más información sobre cómo anular asignaciones, consulte Aplicar una asignación de transacciones a una factura, una factura o un asiento de diario.

   Anular una asignación de transacciones

   Puedes aplicar una asignación de transacciones a líneas individuales de una transacción o a toda la transacción. Si lo aplicas a toda la transacción, todos los asientos de partida heredarán la distribución de la asignación. Sin embargo, puedes anular esa asignación línea por línea.

   Al cambiar las dimensiones/valores asignados, la asignación se restablecerá como "Personalizada", ya que ahora contiene una distribución de asignación específica única para esa partida. Los valores asignados únicos se almacenan con la partida para fines de pista de auditoría.

   Para anular una asignación de transacción:

   Selecciona la partida que deseas anular y selecciona el Mostrar detalles pestaña. Aparece el área de detalle Divisiones de asignación.

   Por ejemplo, supongamos que tienes una asignación de transacciones predeterminada que distribuye el coste entre los departamentos de la ubicación de San Francisco, en importes iguales. Puede anular la distribución del departamento según sea necesario, por ejemplo, para asignar 1.000 $ a Operaciones, 100 $ al soporte y 440 $ a Servicios.

   Si cambias los importes para que el total sea diferente de lo que introdujiste en la página de la transacción, Intacct actualiza el total cuando guardas y vuelves a la página de la transacción.

5. Selecciona una alternativa Cuenta de Cuentas a pagar a anular la cuenta de Cuentas a pagar del Libro Mayor predeterminada.

   Intacct rellena la cuenta de anulación de Cuentas a pagar seleccionada aquí en cada partida de esta transacción.

   Para anular la cuenta del Libro Mayor de Cuentas a pagar para una partida, selecciona el icono Mostrar detalles pestaña de esa partida y realiza los cambios que allí se especifiquen.

6. Tipo a Nota para que aparezca en el talón de cheque.

   Esta nota no aparece en el cuadro de verificación. Más información sobre Impresión de información adicional en cheques y talones de cheques.

7. Selecciona el icono Departamento o bien Ubicación para la partida.

   Si utilizas dimensiones adicionales, como cliente, empleado, empleada o artículo, y les estás asignando el gasto, selecciona la lista desplegable de la dimensión correspondiente y selecciona el valor.

   Incluir una dimensión de almacén en una transacción no afectará a los valores de inventario. Solo se utiliza con fines de seguimiento e informes.

   ¿No ves la ubicación que quieres seleccionar?

   Al crear una factura en el nivel general, puedes seleccionar entre todas las ubicaciones activas, a menos que tu cuenta de usuario esté restringida a entidades específicas.

   Al crear una factura a nivel de entidad, puedes seleccionar entre ubicaciones activas solo dentro de esa entidad.

8. Para establecer dimensiones adicionales que no son visibles en la línea, selecciona el icono Mostrar detalles pestaña (o Ctrl + flecha hacia abajo) para revelarlos.

   Esta pestaña aparece en el centro de la línea y es visible cuando seleccionas cualquier campo en la entrada.

   Si necesitas establecer con frecuencia una dimensión que no se muestra en la línea de forma predeterminada, puedes hacerlo Mover campos de entrada incluirlo. Por ejemplo, si a menudo proporcionas un identificador de artículo para cada partida, puedes promover la dimensión al nivel de línea.

9. Si tu sociedad utiliza la función liberar para pagar y deseas liberar y autorizar una partida para el pago, selecciona el icono Liberar para pagar casilla de verificación al final de la línea.

   La liberación para pagar te permite controlar las partidas de una factura que están disponibles para el pago. De forma predeterminada, la opción Liberar para pagar no está seleccionada para una nueva línea, lo que significa que la partida debe estar autorizada para el pago (liberada) antes de que se pueda pagar. Para liberar una partida durante la entrada de facturas, necesitas Facturas: Permisos de liberación.

   Más información sobre cómo liberar elementos para el pago.

10. Publicar la factura.

    Si utilizas aprobaciones de facturas, selecciona Enviar en cambio.

    Si no estás listo para contabilizar la factura, selecciona Borrador para guardarlo como borrador.

Pasos siguientes

Los próximos pasos dependen de si la sociedad utiliza aprobaciones de facturas.