Descripciones de campos: Configurar el Libro Mayor

Si seleccionas esta opción:

• Los usuarios pueden cambiar la longitud de los números de cuenta en la pestaña Contabilidad de la Información de la Sociedad página.
• Puedes conceder permiso a los usuarios para cambiar los números de cuenta utilizando estos Permisos del Libro Mayor:
  • Números de cuentas financieras
  • Números de cuenta estadística
• Los usuarios con los permisos anteriores pueden Cambiar números de cuenta.

Selecciona esta opción para designar esta cuenta como cuenta de regularización.

Para cumplir con los requisitos de informes regionales, ahora puedes configurar cuentas de regularización. Una cuenta de regularización es una cuenta que se puede clasificar como un activo o un pasivo en el balance general.

La clasificación de la cuenta depende de su saldo en el momento en que se ejecuta el informe financiero. Si el saldo de la cuenta no coincide con su saldo normal, la cuenta resultará apta para ser reclasificada.

No habilites esta función a menos que la necesites para cumplir con las normativas regionales de cumplimiento.

Para obtener más información, consulte Acerca de las cuentas de regularización.

Selecciona el método contable que usas para los informes. El método contable adecuado para ti depende de tus necesidades de presentación de informes y de otros factores.

Efectivo está disponible como opción solo para nuevas sociedades. Seleccionando Devengo y efectivo afecta a la configuración y (hasta cierto punto) al uso de Sage Intacct.

• Solo devengo
La suscripción a Construcción solo permite a las sociedades utilizar el método de devengo.
• Devengo y efectivo

Seleccionando Devengo y efectivo te ofrece flexibilidad para generar informes sobre cualquiera de los métodos. Para ahorrar tiempo, selecciona el método contable predeterminado que se utilizará para los informes y, a continuación, realiza los cambios necesarios informe por informe.

Más información sobre Métodos contables.

Solo visible cuando se seleccionan Devengo y efectivo. Para Devengo y efectivo. A título informativo, se muestra el primer período completo de presentación de informes duales.

Más información sobre Periodos de informe.

Cuando está habilitada, puede crear diarios de regularización GAAP (Principios de contabilidad generalmente aceptados). Más información sobre Configuración de diarios PCGA y Informes sobre otros libros.

Para dejar de usar diarios de regularización PCGA, borra todas las transacciones de ellos y, a continuación, borra Habilitar diarios de regularización PCGA.

Cuando está habilitado, puedes crear diarios de regularización fiscal. Más información sobre Configuración de diarios de impuestos y Informes sobre otros libros.

Para dejar de usar diarios de regularización fiscal, borra todas las transacciones de ellos y, a continuación, borra Habilitar diarios de regularización de impuestos.

¿Utilizar una aplicación de impuestos de terceros para preparar las declaraciones de impuestos de los clientes?

Para exportar datos de balance contable con códigos fiscales a tu aplicación de impuestos, selecciona Habilitar códigos de impuestos. Al exportar, la aplicación de impuestos asignará los códigos fiscales que hayas introducido y rellenará previamente los formularios fiscales correspondientes.

Al seleccionar esta casilla, las opciones de divisa múltiples se activan en otras aplicaciones y Sociedad opciones para administrar divisas y tipos de cambio se muestran en el menú Configuración de Sociedad.

Las otras aplicaciones que admiten multi divisa son:

• Cuentas a pagar

• Cuentas a cobrar

• Gestión de tesorería

• Pedidos

• Compras

• Gastos

Selecciona el tipo de cambio de la divisa para usar, ya sea el comando Tipo actual, o la tarifa de 1 día antes.

Se trata de una configuración para toda la sociedad que se selecciona al configurar varios divisa.

• Tipo actual: El tipo que Intacct obtiene de Oanda en UTC -3 y se propaga en Intacct aproximadamente una hora después.
• 1 día antes: La opción Intacct 1 día antes utiliza el tipo de Oanda correspondiente a las 24 horas anteriores al tipo diario de Intacct. Esta opción es útil para registrar transacciones en una zona horaria muy alejada de UTC -3. En esos lugares, si se utiliza el tipo de cambio actual, se corre el riesgo de registrar las transacciones de medio día con el tipo de cambio siguiente en medio de una jornada laboral. La práctica recomendada es utilizar el tipo de cambio anterior de 1 día si las transacciones se realizan de UTC +6 a +14, o de UTC -9 a -12.

Crea o selecciona una cuenta de gastos que se utilizará para registrar las diferencias de redondeo durante Importación de asiento de diario. Esta cuenta de redondeo mantiene los débitos y créditos equilibrados si el redondeo de los importes de la divisa base causa una pequeña diferencia entre los débitos y los créditos (normalmente, un céntimo).

Así es como funciona:

1. Durante la importación del asiento de diario, los importes de las transacciones se convierten a la divisa base y se redondean según sea necesario para ese tipo de divisa.
2. Si el proceso de redondeo hace que los débitos y créditos estén desequilibrados, Intacct intenta equilibrar automáticamente las partidas de débito y crédito.
3. Si hay una pequeña discrepancia (normalmente, un céntimo) que no se puede distribuir entre las partidas, la discrepancia se añade como débito o crédito a la cuenta de redondeo.

Si se necesitaba una entrada de redondeo, aparece en el asiento de diario cargado en el Entradas de contrapartida automáticas en la parte inferior de la página.

Selecciona la cuenta que se utilizará para ficha las ganancias y pérdidas al ejecutar un informe de revalorización.

La respuesta si un usuario intenta establecer una fecha de periodo futura como fecha de contabilización en el libro mayor.

• Permitir y no mostrar advertencia: El usuario puede continuar con la transacción sin previo aviso. Configuración predeterminada.
• Permitir y mostrar advertencia: Muestra un mensaje de advertencia, pero permite al usuario continuar.
• No permitir: Muestra un mensaje en el que se pide al usuario que seleccione una fecha dentro del periodo actual.

Para crear tablas de asignación de transacciones por porcentaje o valor fijo, selecciona Habilitar la asignación de transacciones en el asiento de diario. A continuación, el Libro Mayor calcula y distribuye automáticamente los valores a los departamentos y ubicaciones.

Por ejemplo, en una sociedad empresarial que distribuye los costes de las primas de seguros entre las oficinas de ventas regionales, puedes seleccionar una asignación de transacciones al pagar la factura. A continuación, el importe de la factura se distribuye automáticamente entre las ubicaciones correspondientes.

En las sociedades con varias entidades, la asignación es útil cuando una oficina corporativa gestiona la contabilidad de varias entidades. Las empresas pueden asignar facturas automáticamente sin calcular manualmente la participación de cada entidad. Por ejemplo, una sociedad de administración de propiedades podría dividir automáticamente el costo mensual del mantenimiento del paisaje proporcionalmente a los pies cuadrados de cada propiedad.

Las sociedades suscritas a la aplicación Impuestos pueden habilitar las asignaciones. El campo de partida de asignación está disponible en las transacciones de entidades configuradas con Simple Tax, Impuestos avanzados o Avalara Tax. No está disponible en las transacciones de entidades que utilizan una configuración fiscal estándar de IVA/GST.

Selecciona esta opción para habilitar la contabilización de datos no financieros de los que se realiza un seguimiento con cuentas estadísticas en periodos cerrados. Por ejemplo, si el cálculo de costes de mano de obra está desactivado, puedes utilizarlo con Proyectos para contabilizar las horas de trabajo estadístico en un periodo cerrado.

Recomendado solo si tienes un requisito legal para tu región.

Activa esta opción si los requisitos contables regionales especifican que cada transacción contable especificada en las siguientes aplicaciones debe llevar un número de teléfono móvil único en el nivel de impuesto armonizado sobre las ventas.

• Libro Mayor

• Cuentas a pagar

• Cuentas a cobrar

• Gestión de tesorería

La secuencia contable garantiza que a cada lote contabilizado en el Libro Mayor se le asigne una secuencia de numeración contable, basada en la secuencia de numeración definida, incluso por entidad y año.

Este campo está disponible después de seleccionar Habilitar secuencia contable. Utilízalo para seleccionar las entidades que requieren una secuencia de cuentas.

1. Selecciona el icono Seleccionar botón.
2. Seleccione entidades de la Artículos disponibles lista seleccionando la flecha para moverlos al Artículos seleccionados lista.
3. Selecciona Hecho.

Si has habilitado las secuencias contables, selecciona una opción para determinar cuándo se crean.

• Seleccionar En la creación de transacciones para crear el ciclo contable cuando se crea inicialmente la transacción.

• Seleccionar Al contabilizar la transacción para crear el ciclo contable cuando se contabiliza la transacción.

  Selecciona esta opción si a menudo retrotraes transacciones para ayudar a garantizar la coherencia con el ciclo contable y la fecha de contabilización.

Esta opción está disponible si Habilitar secuencia contable está seleccionada.

Selecciona esta opción para habilitar las reconciliaciones de cuentas del Libro Mayor.

El reconciliamiento de cuentas del Libro Mayor es un proceso de reconciliación contable en el que se concilian débitos y créditos mediante códigos de inscripción únicos. Para obtener más información, consulte Punteo.

Aunque esté habilitada aquí, la conciliación de cuentas del Libro Mayor solo está disponible si la sociedad o entidad operativa en el nivel general está establecida en Francia.

Selecciona la secuencia de documentos que se utilizará al conciliar transacciones.

La secuencia seleccionada aquí se utiliza para cualquier cuenta que tenga habilitadas las reconciliaciones de cuentas del Libro Mayor, pero que no tenga asignada una secuencia de reconciliaciones de cuentas del Libro Mayor en la página Información de la cuenta. Si hay una secuencia de conciliaciones de cuentas del Libro Mayor asignada en la página Información de la cuenta, se utiliza en lugar de esta.

Este campo está disponible si Habilitar reconciliaciones de cuentas del Libro Mayor está seleccionada.

Selecciona esta opción para habilitar el bloqueo de los periodos legales de información cerrados para que no se puedan volver a abrir ni modificar (incluso con ajustes).

Después de habilitar esta función, asigna permiso a los usuarios para bloquear periodos cerrados. Ver Permisos del Libro Mayor.

Esta opción solo está disponible si tu sociedad utiliza periodos contables estándar.

Para que un informe financiero esté disponible para los usuarios seleccionados caso por caso, ve al informe y selecciona el icono Permisos pestaña.

Para que todos los nuevos informes financieros sean privados, Definir los permisos predeterminados al público. En este caso, el identificador de usuario del creador se establece como propietario y se deniega el permiso al grupo Todos. A menos que el creador del informe conceda permiso a otras personas, nadie más podrá acceder al informe.

Esta configuración es para toda la sociedad y se aplica a todos los usuarios. No se puede establecer en el nivel de entidad.

Cuando se selecciona esta opción, se añade un campo Título a las fichas de Departamento, Ubicación y Entidad, donde puedes introducir texto de impuesto armonizado sobre las ventas adicional. Por ejemplo, puedes incluir el nombre de la oficina, la dirección y el administrador de cada ubicación.

Para cambiar el orden de visualización de las dimensiones, arrastra y suelta los iconos en la primera columna.

Muestra el orden de visualización de las dimensiones.

Las dimensiones disponibles en tu sociedad.

Para visualizar una dimensión en el Libro Mayor, selecciona Habilitar. Realiza un seguimiento e informa con respecto a cada dimensión que selecciones.

Una vez habilitada una dimensión, no puedes desactivarla si se ha utilizado en una transacción.

Para utilizar dimensiones en aplicaciones individuales, también debe habilitar las dimensiones en las aplicaciones específicas:

• Cuentas a pagar
• Cuentas a cobrar
• Contratos
• Control de inventario
• Pedidos
• Proyectos
• Compras
• Gastos

Para habilitar dimensiones para otras aplicaciones:

1. Ir a Sociedad > Administración > suscripciones.
2. Selecciona el nombre de la aplicación y, a continuación, selecciona Configurar para completar los ajustes de la dimensión.

Para evitar que los usuarios introduzcan directamente un asiento de diario u otra transacción en el Libro Mayor que no se corresponda con la dimensión seleccionada, selecciona Aplicar contrapartidas.

Para guardar un asiento de diario o una transacción, selecciona valores de dimensión idénticos para ambos lados de la transacción. Por ejemplo, si seleccionas Aplicar contrapartidas En el caso de Departamento, tanto el débito como el crédito de un asiento de diario deben atribuirse al mismo departamento o a ningún departamento.

En el caso de las sociedades de varias entidades, la opción Aplicar contrapartida de asientos de diario se selecciona automáticamente para la dimensión Ubicación.

Puedes Aplicar contrapartidas para las dimensiones definidas por el usuario en la sección Opciones avanzadas del Libro Mayor de la página de configuración.

Selecciona cómo quieres que aparezcan las dimensiones en las páginas de transacciones. La selección que realices aquí afecta a la forma en que se muestran las dimensiones en las transacciones avanzadas y recurrentes de Cuentas a pagar y Cuentas a cobrar. Sin embargo, no afecta a la forma en que aparecen las dimensiones en las páginas del Libro Mayor.

En el caso de las transacciones creadas en libros auxiliares que se contabilizan en el libro mayor, puedes hacer que el Libro Mayor cree automáticamente asientos de diario de contrapartida por dimensión. Por ejemplo, creas un asiento de diario con un débito y un crédito de compensación para el mismo proyecto, y estableces el débito y el crédito en dimensiones diferentes. El Libro Mayor hace el trabajo por usted creando 2 asientos de contrapartida.

Para requerir que todas las transacciones de un diario concreto se aprueben antes de la contabilización, selecciona Habilitar aprobaciones de asientos de diario. (Las transacciones de un libro auxiliar se contabilizan automáticamente en un diario).

Selecciona cada diario que requiera aprobaciones y selecciona quién debe aprobar las transacciones de cada diario.

En el caso de las sociedades de varias entidades, puedes requerir la aprobación de las transacciones del diario introducidas en el nivel general, en el nivel de entidad o en ambos:

• Transacciones de nivel superior: Para requerir la aprobación de las transacciones de diario introducidas en el nivel general, habilita la aprobación de asientos de diario y asigna responsables de aprobación en el nivel general. Se ignorará la aprobación del asiento de diario que configures en el nivel de entidad.
• Transacciones a nivel de entidad: Para requerir la aprobación de las transacciones de diario introducidas en el nivel de entidad, habilita la aprobación de asientos de diario y asigna responsables de aprobación en el nivel de entidad. Si no es así, comprobamos si has habilitado la aprobación y asignado responsables de aprobación en el nivel general. Si habilitas y asignas en ambos niveles, Intacct utiliza las asignaciones de nivel de entidad.

Las aprobaciones deben estar habilitadas para reclasificar los asientos de diario aprobados.

Los campos restantes de esta sección aparecen al seleccionar esta casilla de verificación.

Para tener una persona de respaldo disponible para aprobar cualquier transacción, selecciona un Administrador aprueba.

Selecciona a una persona ajena a los responsables de aprobación existentes: quieres a alguien que pueda intervenir si el aprobar asignado a un diario no está disponible.

Para añadir a una persona a la lista de opciones, concede permiso a un administrador o a un usuario empresarial para Aprobar asientos de diario en la aplicación del Libro Mayor.

Un aprobar de administrador es esencialmente un aprobar sin restricciones. Estos usuarios pueden aprobar asientos de diario enviados por cualquier persona. Los asientos de diario enviados por un administrador responsable de aprobación se consideran aprobados automáticamente.

Selecciona esta opción para permitir que los usuarios aprueben sus propias transacciones.

Para requerir que un usuario independiente revise las transacciones de un responsable de aprobar en un diario, desactiva El remitente puede aprobar sus propias entradas. A continuación, selecciona un Aprobador sustituto para la revista.

Cuando se recibe una solicitud de aprobación, la solicitud se procesa de la siguiente manera:

• Si los remitentes no pueden aprobar sus propias entradas:

  • Si el aprobar envía una transacción, se envía un correo electrónico al aprobar sustituto. Si el aprobar es un grupo de usuarios, el aprobar sustituto no puede ser miembro del grupo.
  • Si alguien que no sea el aprobar (incluido el aprobar sustituto) envía una transacción, se envía un correo electrónico al aprobar.

• Si los remitentes pueden aprobar sus propias entradas:

  • Si el responsable de aprobación envía una transacción, se aprueba automáticamente y no se envía ningún correo electrónico.
  • Si alguien que no sea el aprobar o el aprobar sustituto envía una transacción, se envía un correo electrónico al aprobar.
  • Si el aprobar sustituto envía una transacción, no se envía ningún correo electrónico o se envía un correo electrónico si se necesitan más aprobaciones.

Permite a los responsables de aprobación delegar su responsabilidad de aprobación a los delegados asignados que pueden aprobar en su nombre.

Para requerir que todas las transacciones de un diario concreto se aprueben antes de la contabilización, selecciona el campo y selecciona el diario.

Para aprobar automáticamente todas las transacciones de un diario concreto (no se requiere aprobación), deja el diario fuera de la lista.

Habilita el Asistente de valores atípicos, que cambia el flujo de trabajo, devolviendo las transacciones marcadas al remitente para su reevaluación, en lugar de marcar la transacción al responsable de aprobación.

Para requerir que todas las transacciones del diario seleccionado se aprueben antes de contabilización, selecciona un aprobar. Los responsables de aprobación pueden ser un individuo o un grupo de usuarios.

Para requerir una cadena de responsables de aprobación para el diario, selecciona primero a la persona que debe aprobar. A continuación, debajo de la entrada del primer aprobar, selecciona el mismo diario y el siguiente aprobar.

Para solicitar al manager de la persona que ha enviado la transacción, selecciona Aprobación del manager del empleado.

Para añadir a una persona a la lista de opciones, concede permiso a un administrador o a un usuario empresarial para Aprobar asientos de diario en el Libro Mayor.

Selecciona un diario que use aprobaciones.

Especifica a quién se le enviarán notificaciones cuando se necesiten aprobaciones para el diario seleccionado.

Cada diario que utiliza Aprobaciones es visible y puede tomar su propia configuración. Es posible que veas más diarios que en la lista de aprobación. Esto se debe a que algunos diarios enumerados están restringidos por entidad y la personalización de la Detección de valores atípicos se realiza en el nivel general. Se enumera cada divisa (los diarios a nivel de entidad pueden usar diferentes monedas).

Selecciona la divisa utilizada para evaluar la transacción. La divisa utilizada se toma de la configuración de la Sociedad o Entidad.

Define el importe al que una transacción desencadena una evaluación. Por ejemplo, si la materialidad se establece en 50,00, no se evalúan las transacciones inferiores a 50,0.

¿Qué es la materialidad?

La materialidad significa que algo, como el importe de una entrada, es relevante. Es el umbral en el que la información podría tener un impacto en la toma de decisiones.

Muestra si se han seleccionado todas las dimensiones. Si solo se seleccionan algunas dimensiones, muestra el número de teléfono móvil de dimensiones que se utilizan para la evaluación. De forma predeterminada, se seleccionan todas las dimensiones habilitadas en la sociedad.

Si tienes diferentes estándares de informes sobre los que necesitas realizar un seguimiento, más allá de los PCGA y los impuestos, esta opción te permite:

• Definir tus propios libros de informes.
• Añadir asientos de diario a los libros.
• Informar sobre los libros definidos por el usuario según sea necesario, ya sea solo o con otros libros.

Más información Acerca de los libros definidos por el usuario.

Para cambiar el orden de visualización de las dimensiones, arrastra y suelta los iconos en la primera columna.

Crea una fila para cada dimensión cuyo recuento se va a rastrear. Puedes crear varias filas para la misma dimensión a fin de crear varias reglas para esa dimensión y varias dimensiones.

Selecciona la cuenta a la que se aplica esta regla de dimensión.

El grupo de dimensiones activo determina qué miembros se incluyen en el recuento. Esto te permite limitar las dimensiones a un grupo específico, como clientes activos o departamentos o ubicaciones específicos.

La descripción de la contabilización se incluye cuando el recuento actualizado se contabiliza en el diario estadístico. De forma predeterminada, el Libro Mayor utiliza el nombre del grupo de dimensión activo.

Esta configuración se aplica a las sociedades con más de 1 entidad. Si se crea una dimensión en el nivel general, se requiere una entidad de contabilización para especificar la entidad que se utilizará en el asiento del asiento del diario estadístico de contabilización.

Añade una nueva dimensión definida por el usuario. Aparece la página Propiedades y atributos del objeto para crear un nuevo objeto.

El nombre de la dimensión.

El nombre que se utilizará cuando se haga referencia a más de 1 miembro de dimensión. Se añade automáticamente al crear la dimensión. Sin embargo, puedes editarlo según sea necesario.

Para evitar que los usuarios introduzcan un asiento de diario u otra transacción que no se ajuste a la dimensión seleccionada, selecciona Aplicar la contrapartida de asientos de diario.

Por ejemplo:

• Tú seleccionas Aplicar la contrapartida de asientos del diario para una dimensión definida por el usuario denominada Línea de negocio.

• Tanto el débito como el crédito de un asiento de diario deben atribuirse a la misma línea de negocio.

Indica si la dimensión se implementó en toda la sociedad.

Edita una dimensión existente definida por el usuario. Aparece la página Propiedades y atributos del objeto para editar la dimensión.

El nombre de la dimensión base.

Si la relación de dimensión está configurada para rellenar automáticamente un valor para la dimensión relacionada, la casilla de verificación está marcada.

La función de autorrellenar funciona con relaciones "a uno". Solo se usa en la interfaz de usuario para que la entrada sea más rápida.

Con la función de autorrellenar habilitada, los valores que establezcas se incluyen al introducir el primer valor en una línea de entrada de transacción o en la sección de valores predeterminados de entrada de transacción. Esto significa que la función de autorrellenar solo se realiza a partir de la entrada directa.

Si se introduce el primer valor de cualquier otra manera, se indica a Intacct que no envíe las instrucciones de autocompletar para completar los demás campos.

en el caso de las transacciones con varias relaciones de dimensión y valores que compiten entre sí, puedes establecer qué valor tiene prioridad. Cómo establecer la prioridad del valor de dimensión:

En el Orden de prioridad para la dimensión adecuada, pulsa en el controlador situado junto a la dimensión cuyo valor tiene prioridad y arrástralo hacia arriba.

Si la relación de dimensión permite la anulación del valor de dimensión relacionado, la casilla de verificación está marcada.

Esta columna aparece si usas menús desplegables filtrados habilitados. Estas dimensiones tienen varios valores que se pueden restringir a un conjunto más pequeño para su uso en transacciones.

Si no se define ningún valor para un valor de dimensión, se permiten todos los valores.