Descripciones de campos: Configurar Cuentas a pagar

Diarios

Define los diarios en los que Sage Intacct registra automáticamente las siguientes transacciones de cuentas a pagar:

• Facturas
• Regularizaciones
• Pagos

Configurar diarios en el nivel superior.

Si has habilitado la contabilidad de varios libros, puedes seleccionar los diarios predeterminados que se usarán para los libros de devengo y los libros de caja.

Cuentas del Libro Mayor

Especifica las cuentas del libro mayor que Sage Intacct utiliza al contabilizar transacciones de cuentas a pagar. Configure esta opción en el nivel superior.

• Cuentas a pagar: La cuenta estándar para las transacciones de compensación.

  Puedes anular la cuenta de compensación de Cuentas a pagar en transacciones individuales si configuras tu sociedad para que lo permita. Para ello, seleccione Habilitar la anulación de la cuenta del Libro Mayor de Cuentas a pagar en la entrada de factura y regularización en Habilitar funcionalidad.

• Descuentos: En el caso de los descuentos aplicados, calculados en función de las condiciones de pago.
• Penas: Para las multas aplicadas, calculadas en función de las condiciones de pago.

• Anticipos del proveedor: Para anticipos de Cuentas a pagar.

  Esta opción sirve como cuenta de gastos del Libro Mayor predeterminada para los anticipos, pero puedes anularla al introducir un anticipo individual.

• Ganancias y pérdidas multidivisa: Se utiliza en la conversión de divisas para empresas multidivisa.

Importe retenido

• Habilitar retención de cuentas a pagar: Habilita la funcionalidad para retener el importe retenido en las facturas.
• Importe retenido a pagar: Cuenta del Libro Mayor que se usará para el importe retenido en Cuentas a pagar.
• Secuencia de documentos de factura de liberación del importe retenido: Secuencia de documentos de factura de liberación de importe retenido para identificadores de numeración automática.

• Calcular el impuesto de retención: Si eres un cliente que tiene instalado el IVA o el GST, puedes elegir una de las siguientes opciones. Sin embargo, si no tienes instalado el IVA o el GST, la primera opción está seleccionada de forma predeterminada y no se puede cambiar. Las siguientes opciones son:

  • Calcular el impuesto sobre el importe retenido (bruto factura Importe de la línea) para todas las configuraciones fiscales estándar: Cuando tienes un importe retenido, el impuesto se calcula sobre el importe bruto de la factura.

    Por ejemplo: Calcular el impuesto sobre el importe retenido

    Si creas una factura de Pedidos por 10.000 $ y tienes 1.000 $ en retención, estás sujeto a impuestos sobre 10.000 $. Cuando liberas los $1,000 en retención, el impuesto no se calcula cuando se libera la retención.

  • Calcular el impuesto sobre la liberación del importe retenido (factura importe de la línea retenido neto) solo para las transacciones habilitadas para el IVA/GST: Cuando liberas el importe retenido, el impuesto se calcula sobre el neto de la factura.

    Por ejemplo: Calcular el impuesto sobre el importe retenido liberado

    Si creas una factura de Pedidos por 10 000 $ y tienes 1,000 $ en retención, estás sujeto a impuestos sobre 9,000 $. Cuando liberas los $1,000 en retención, estás sujeto a impuestos sobre los $1,000.

Frecuencia de resumen

Determina la frecuencia con la que Sage Intacct crea resúmenes automáticos que agrupan los pagos, excluyendo los pagos manuales. Las transacciones se contabilizan en tiempo real, independientemente de la frecuencia de resumen que selecciones. Configure esta opción en el nivel superior.

• Diario: Intacct crea un resumen diario y lo contabiliza en el Libro Mayor para cada día de transacción. Se recomienda diariamente porque le brinda los informes más detallados.
• Mensual: Intacct crea un único resumen al final de cada mes. No importa cuál sea la fecha de la transacción dentro de ese período, siempre se publicará a partir del último día de ese mes. Esta frecuencia no proporciona el nivel granular diario de informes.
• Uno por pago: Intacct crea y contabiliza un resumen para cada pago.

En el caso de los resúmenes diarios y mensuales, puedes agrupar aún más las transacciones por una o ambas de las siguientes opciones:

• Por banco
• Por método de pago

Si dejas ambas casillas de verificación sin seleccionar, Intacct no agrupará los resúmenes más allá de Diario o Mensual.

Si se contabilizan transacciones en un periodo futuro

Determina cómo responde Intacct cuando un usuario intenta establecer una fecha de periodo futuro como fecha de contabilización en el Libro Mayor.

• Mostrar advertencia: Muestra un mensaje de advertencia, pero permite al usuario continuar.
• No permitir que se creen transacciones: Muestra un mensaje en el que se solicita al usuario que seleccione una fecha dentro del periodo actual.
• No hacer nada: (Ajuste predeterminado) El usuario puede continuar con la transacción sin recibir una alerta.

Configure esta opción en el nivel de entidad o en el nivel superior.

Si se excede el límite de crédito

Determina cómo responde Intacct cuando un usuario introduce una factura que supera tu límite de crédito con el proveedor, tal y como se indica en la ficha del proveedor. Configure esta opción en el nivel de entidad o en el nivel superior.

• Mostrar advertencia: Muestra un mensaje de advertencia, pero permite al usuario continuar.
• No permitir que se creen transacciones: Muestra un mensaje que muestra el total adeudado por el proveedor y el límite de crédito establecido. La transacción no se puede crear tal y como se ha introducido.
• No hacer nada: (Ajuste predeterminado) El usuario puede continuar con la transacción sin recibir una alerta.

Configure esta opción en el nivel de entidad o en el nivel superior.

Si el proveedor está en espera

Determina la respuesta de Intacct cuando un usuario introduce una factura de un proveedor que está configurada como En espera en la ficha del proveedor.

• Mostrar advertencia: Muestra un mensaje de advertencia, pero permite al usuario continuar.
• No permitir que se creen transacciones: (Ajuste predeterminado) Muestra un mensaje que indica que el proveedor está actualmente en espera. La transacción no se puede crear.
• No hacer nada: El usuario puede continuar con la transacción sin recibir una alerta.

Configure esta opción en el nivel de entidad o en el nivel superior.

Advertir si el total introducido excede los fondos bancarios disponibles

Cuando se selecciona, avisa al usuario cuando la suma de las facturas seleccionadas para el pago supera los fondos disponibles. Configure esta opción en el nivel de entidad o en el nivel superior.

Habilitar la anulación de la cuenta del Libro Mayor de Cuentas a pagar en la entrada de factura y regularización

Le permite anular la cuenta del Libro Mayor de Cuentas a pagar predeterminada para lo siguiente:

• Una factura completa o una regularización
• Una o más partidas específicas en una factura o regularización
• Todas las transacciones que involucran a un proveedor específico

Configure esta opción en el nivel superior.

Habilitar etiquetas de cuenta

Cuando se selecciona, los usuarios codifican las transacciones de Cuentas a pagar en etiquetas de cuenta en lugar de cuentas del Libro Mayor. Las etiquetas de cuenta proporcionan una forma de restringir el acceso a las cuentas del Libro Mayor y también una forma de identificar las cuentas mediante una nomenclatura más intuitiva.

Configure esta opción en el nivel superior.

Habilitar la asignación en la entrada de facturas

Permite a los usuarios asignar cargos a diferentes cuentas en una sola partida de una factura. Al seleccionar esta opción, Sage Intacct añade un campo de asignación y una tabla de divisiones de asignación a los detalles de entrada de la partida de factura.

Configure esta opción en el nivel superior.

Las sociedades suscritas a la aplicación Impuestos pueden habilitar las asignaciones. El campo de elemento de asignación está disponible en las transacciones de las entidades configuradas con Simple Tax, Advance Tax o Avalara Tax. No está disponible en las transacciones de entidades que utilizan una configuración fiscal estándar de IVA/GST.

Liberar para pagar

Le permite controlar los pagos de facturas a nivel de línea al requerir que se libere una línea antes de que se pueda pagar. Los elementos no se liberan de forma predeterminada. Para que se pague, una línea debe estar marcada como liberada en el momento de la entrada o liberada en la lista Liberar facturas a pagar, por un usuario con los permisos adecuados.

Puedes configurar la liberación para pagar de la siguiente manera:

• No habilites: Mostrar todos los elementos, sin casilla de verificación Liberar para pagar.
• Habilitar y mostrar todo: Le permite usar las opciones de Liberar para pagar, pero no le impide pagar facturas no liberadas. Añade un filtro en Pagar facturas que puedes usar para excluir artículos no liberados.
• Habilitar y mostrar solo: Solo se pueden seleccionar las líneas liberadas para el pago de Pagar facturas.

Configure esta opción en el nivel superior.

Habilitar la reclasificación de facturas y regularizaciones

Permite a los usuarios con los permisos adecuados editar la información contable de las facturas y las regularizaciones pagadas parcial y totalmente. Configure esta opción en el nivel superior.

Habilitar la reversión de facturas impagada

Requiere que reviertas las facturas en lugar de borrarlas.

Seleccionar Habilitar la reversión de facturas impagadas Cambia las siguientes páginas:

• Cuentas a pagar: Facturas: reemplaza Borrar por Revertir
• Permisos: para facturas, hace que Eliminar sea una selección de solo lectura

Configure esta opción en el nivel superior.

Habilitar la creación, edición y eliminación de facturas en divisa extranjera

Si tu sociedad está configurada para varias divisas, esta opción te permite crear y gestionar facturas en divisa extranjera. Configure esta opción en el nivel superior.

Las fechas de pago deben ser superiores a las fechas de facturación

Aplica la regla de que la fecha de pago debe ser igual o posterior a la fecha de la factura. Configure esta opción en el nivel de entidad o en el nivel superior.

Incluir contactos de correo electrónico secundarios en las notificaciones de pago automáticas

De forma predeterminada, las notificaciones de pago automáticas se envían a la dirección de correo electrónico principal del contacto de pago del proveedor cuando las notificaciones de pago automáticas están habilitadas para ese proveedor. Selecciona esta opción cuando desees enviar notificaciones de pago a la dirección de correo electrónico principal y secundaria del Contacto de pago.

Más información sobre Notificaciones automáticas de pago.

No incluir la copia de pago en PDF en el correo electrónico de notificación de pago

De forma predeterminada, se adjunta una copia en PDF del pago en formato PDF a los correos electrónicos de notificación de pago del proveedor. Selecciona esta opción si deseas enviar correos electrónicos de notificación de pago a proveedores sin el PDF adjunto.

Configure esta opción en el nivel de entidad o en el nivel superior.

Incluir detalles de pago en el correo electrónico de notificación de pago

De forma predeterminada, se adjunta una copia en PDF del pago en formato PDF a los correos electrónicos de notificación de pago del proveedor. Selecciona esta opción si quieres que esta información aparezca en el propio cuerpo del correo electrónico.

Información incluida:

• Número de factura de todas las facturas incluidas
• Fecha de creación de factura
• Número de referencia
• Total facturado
• Importe pendiente de pago
• Descuentos aplicados
• Créditos y anticipos aplicados
• Importe del pago

Configure esta opción en el nivel de entidad o en el nivel superior.

Habilitar informe TPAR

Habilita el informe anual de pagos imponibles para sociedades y entidades australianas. Utilícelo para informar de los pagos de contratistas y subcontratistas a la Oficina Australiana de Impuestos. Configure esta opción en el nivel de entidad o en el nivel superior.

Esta función requiere una configuración adicional. Más información sobre cómo habilitar completamente el TPAR.

Habilitar cheques conjuntos

Permite añadir beneficiarios conjuntos a una factura e imprimir cheques a varios destinatarios. Más información sobre los cheques conjuntos.

Nombre del servicio

El nombre del servicio. Por ejemplo:

• Factura subir: Te permite cargar facturas a través de Sage Intacct, para su procesamiento automático.

• Servicios de correo electrónico: Te permite enviar facturas por correo electrónico a una dirección de correo electrónico proporcionada por Sage para su procesamiento automático.

Estado del servicio

Muestra si este servicio está habilitado o deshabilitado.

Configurar

Para la carga de facturas, utilice este enlace para ver la lista de las entidades ya configuradas para la Automatización de Cuentas a pagar.

En el caso de los servicios de correo electrónico, utilice este enlace para Configura la cantidad de detalles que se incluirán en las facturas enviadas por correo electrónico.

Restringir contactos en transacciones

De forma predeterminada, todos los contactos se muestran en las listas desplegables Facturar a y Pagar a contacto cuando los usuarios agregan o editan transacciones. Puede optar por restringir los contactos que se muestran en la lista, de la siguiente manera:

• Mostrar todos los contactos: Muestra todos los contactos en listas desplegables de transacciones.

• Restringir a los contactos del proveedor: Limita los contactos seleccionables a aquellos que están asociados con cualquier proveedor.

  Selecciona esta opción cuando desees que la lista de contactos se cargue más rápido, pero quieras asignar contactos principales o secundarios que no estén asociados con el proveedor seleccionado.

• Restringir a contactos relacionados con el proveedor seleccionado: Limita los contactos seleccionables a los asociados con el proveedor seleccionado.

Cuando se selecciona esta opción, la lista de contactos se carga más rápido y los usuarios solo tienen acceso a los contactos más adecuados.

Si restringe los contactos mostrados, espere el siguiente comportamiento:

• Solo los contactos asignados a las fichas de proveedor en la pestaña Contactos aparecerán en las listas desplegables de transacciones. La función Buscar no está disponible en las listas de transacciones restringidas.

• Si editas una transacción que se creó antes de que se añadieran las restricciones, las nuevas restricciones de contacto se aplicarán al guardar los cambios.

Configure esta opción en el nivel superior.

Habilitar anulación de la fecha de contabilización en el Libro Mayor durante la entrada

Permite a los usuarios anular la fecha de contabilización de facturas o regularizaciones durante el registro de transacciones. Esto le permite tener una fecha para la fecha de la transacción real y una fecha independiente para la fecha en que la transacción realmente se contabiliza en el Libro Mayor.

Configure esta opción en el nivel superior.

Autorrellenar la fecha de contabilización en el Libro Mayor con la fecha de la transacción

Cuando se selecciona, Intacct rellena automáticamente la fecha de contabilización del Libro Mayor con la fecha de contabilización de la transacción, para facturas y regularizaciones. Esta opción solo está disponible cuando Habilitar anulación de la fecha de contabilización en el Libro Mayor durante la entrada se establece en Sí.

Estableciendo esto en No hace que la fecha de contabilización en el Libro Mayor esté en blanco al crear facturas de Cuentas a pagar, facturas de pedidos y facturas de compras.

Configure esta opción en el nivel superior.

Mostrar cada línea de nota de regularización o factura como

Controla la visualización del cuadro de notas en la factura o en el elemento de regularización:

• Una sola línea con ventana emergente Área de texto
• Línea doble Área de texto
• Línea triple Área de texto

Configure esta opción en el nivel superior.

Autorrellenar la información del proveedor en la siguiente transacción al introducir varias facturas o regularizaciones

Permite el autocompletado de la información de la transacción anterior, al introducir facturas Intacct o regularizaciones en un lote. Esto le ayuda a ahorrar tiempo cuando introduce varias transacciones para el mismo proveedor.

Cuando se selecciona esta opción, Intacct rellena automáticamente la información durante la entrada de datos después de seleccionar Borrador y nuevo, Enviar y nuevoo Publicar y nuevo.

Configure esta opción en el nivel superior.

Habilitar la anulación del señalizador del formulario 1099

De forma predeterminada, los elementos de la factura de un proveedor del 1099 se marcan para el tratamiento del 1099. Selecciona esta opción si deseas poder anular la selección de elementos individuales y excluirlos de un formulario 1099 para un proveedor del 1099.

Configure esta opción en el nivel de entidad o en el nivel superior.

Opción no disponible para sociedades configuradas para un solo impuesto.

Habilitar la anulación de casillas y formularios 1099

De forma predeterminada, todos los elementos de la factura de un proveedor están asociados a una casilla y un formulario 1099 específicos. Estos valores predeterminados se definen en la ficha del proveedor. Habilita esta opción para anular la casilla o el formulario predeterminados para una partida individual dentro de una factura.

Configure esta opción en el nivel de entidad o en el nivel superior.

Opción no disponible para sociedades configuradas para un solo impuesto.

Habilitar la presentación electrónica del formulario 1099 con tecnología de TaxBandits

Selecciona esta opción para habilitar la presentación electrónica del formulario 1099 con tecnología de TaxBandits para automatizar el proceso del 1099 y eliminar la necesidad de imprimir y enviar formularios. Esta integración te permite crear rápidamente un lote de formularios 1099 en Sage Intacct y enviarlos a TaxBandits para el procesamiento del 1099, por el cual envías formularios al IRS para su presentación electrónica. No tienes que manipular los datos de las hojas de cálculo, solo tienes que enviar la información de Sage Intacct a TaxBandits.

Configure esta opción en el nivel de entidad o en el nivel superior.

Más información sobre Presentación electrónica del formulario 1099 con tecnología de TaxBandits y cómo empezar.

Habilita el seguimiento y la generación de informes con respecto a cada dimensión seleccionada

En esta sección se muestra la lista de dimensiones estándar que están habilitadas en el Libro Mayor.

Selecciona las dimensiones estándar que deseas utilizar en esta aplicación para el seguimiento y la generación de informes.

• Dimensión de proyectos:

  Puede habilitar una dimensión de proyectos simple sin suscribirse a la aplicación Proyectos. En primer lugar, habilita la dimensión Proyectos en el Libro Mayor. A continuación, habilita la dimensión Proyectos en Cuentas a cobrar y utiliza los permisos de Cuentas a cobrar para controlar el acceso a ella.

  La dimensión Proyectos limita la funcionalidad principalmente a la generación de informes.

  Una suscripción de Proyectos amplía tu capacidad para hacer lo siguiente:

  • Añade tareas a tus proyectos
  • Ver un resumen del proyecto
  • Generar facturas de proyectos
  • Y más

  Ponte en contacto con tu gestor de cuentas de Sage Intacct para habilitar tu suscripción a Proyectos.

• Dimensión de la tarea: La dimensión Tarea depende de la dimensión Proyecto y de una suscripción a Proyectos. Una vez habilitada, no puedes desactivar la dimensión Tarea.
• Dimensión del activo: La dimensión Activo solo está disponible con una suscripción a Gestión del inmovilizado.

Sage Intacct propaga las dimensiones en las páginas de la aplicación, donde puedes seleccionar valores de dimensión para aplicarlos a transacciones específicas.

Por ejemplo, si creas un pedido de venta, utiliza la dimensión cliente para etiquetar la transacción, de modo que puedas realizar un seguimiento de los ingresos por cliente e informar sobre ellos. O bien, si creas una orden de compra, utiliza la dimensión de proveedor para etiquetar la transacción, de modo que puedas realizar un seguimiento de los costes por proveedor e informar sobre ellos.

Regularizaciones de crédito de Cuentas a pagar

La secuencia numérica que Intacct utiliza al crear una regularización de nota de crédito. Configure esta opción en el nivel de entidad o en el nivel superior.

Regularizaciones de débito de Cuentas a pagar

La secuencia numérica que Intacct utiliza al crear una regularización de nota de débito (crédito de proveedor). Configure esta opción en el nivel de entidad o en el nivel superior.

Proveedores

Establece la secuencia numérica que Intacct utiliza al crear una ficha de proveedor. Configure esta opción en el nivel de entidad o en el nivel superior.

Anticipos

La secuencia numérica que Intacct asigna a un anticipo cuando se contabiliza. Configure esta opción en el nivel de entidad o en el nivel superior.

Si a las facturas, cheques o ajustes se les asignan números duplicados

Si asignas un número duplicado a una factura o regularización de un proveedor, o si asignas un número duplicado a un cheque de una cuenta bancaria, puedes hacer que Intacct realice una de las siguientes acciones:

• Mostrar advertencia: Mostrar un mensaje de advertencia, pero permitirle continuar.
• No permitir que se creen transacciones: Muestra un mensaje que indica que el número es un duplicado para este proveedor.

  La transacción no se puede enviar ni contabilizar hasta que el número de teléfono móvil se cambie a uno que sea único.

• No hacer nada: Permite que el usuario continúe con la transacción sin activar una alerta.

Configure esta opción en el nivel de entidad o en el nivel superior.

Requerir números en

Determina las transacciones en las que un número de identificación (como un Número de factura o número de ajuste) se requiere durante la entrada.

Puede solicitar números en:

• Cuentas, los ajustes y los ajustes recurrentes Cuentas solamente
• Pagos manuales: Requiere un número de factura que Intacct utiliza para crear la factura correspondiente

Configure esta opción en el nivel de entidad o en el nivel superior.

Habilitar reconciliación de proveedores

Agrega el atributo Informe de reconciliación de proveedores a la lista de informes de Cuentas a pagar. Este informe muestra cuánto se debe a un proveedor y cómo se concilian los pagos y los créditos con las facturas. El proceso de conciliación de transacciones comienza después de habilitar el informe.

Configure esta opción en el nivel de entidad o en el nivel superior.

Más información sobre cómo configurar la reconciliación.

Secuencia de conciliación de Cuentas a pagar

Establece la secuencia numérica que Intacct utiliza al hacer coincidir transacciones para la reconciliación de proveedores. Las secuencias de coincidencia deben utilizar secuencias de documentos alfa.

Configure esta opción en el nivel de entidad o en el nivel superior.

Método de pago

Establece el método de pago predeterminado para Pagar facturas. Configura esta opción para cada entidad en la que pagues facturas.

Cuenta bancaria

Establece la cuenta bancaria predeterminada para Pagar facturas. Configura esta opción para cada entidad en la que pagues facturas.

Divisa

Si tu sociedad utiliza varias divisas, utiliza esta opción para establecer la divisa predeterminada que se utilizará al pagar facturas en la página Pagar facturas. Puedes anularlo en el nivel de entidad en la página Configurar Cuentas a pagar.

Configura esta opción para cada entidad en la que pagues facturas.

Mostrar automáticamente todas las facturas listas para pagar en la página Pagar facturas

Configura Cuentas a pagar para cargar todas las facturas listas para pagar en la página Pagar facturas automáticamente y sin tener que aplicar un filtro. De forma predeterminada, las facturas no se cargan hasta que se aplica un filtro.

Configura esta opción para cada entidad en la que pagues facturas.

Habilitar aplicación automáticamente a las facturas de los créditos en línea

Si esta opción está habilitada, Cuando se contabiliza una factura con créditos en línea, estos créditos se aplican y consumen automáticamente dentro de la factura original.

Cuando vayas a la página Pagar facturas, puedes profundizar en los detalles de la partida de la factura para ver el crédito aplicado. Cualquier crédito sobrante se puede aplicar a cualquier otra factura asociada con el mismo proveedor.

Si esta opción está desactivada, cuando se contabiliza una factura con créditos en línea, estos créditos no se consumen dentro de la factura y deben aplicarse en la página Pagar facturas. Allí, puedes aplicar los créditos a la factura original o a cualquier otra factura asociada con el mismo proveedor.

Independientemente de si esta opción está habilitada o deshabilitada:

• En las facturas que tienen un valor neto de cero, los créditos en línea creados en todas las ubicaciones se aplican y consumen automáticamente dentro de esa factura. El crédito sobrante se puede aplicar a facturas del mismo proveedor.

  Ejemplo:

  Supongamos que creas una factura con dos partidas: una partida para tu ubicación de San José por 100 $ y una partida para tu ubicación de Boston por -100 $. Debido a que la factura llega a cero, los créditos en línea se aplican automáticamente.

• Si contabilizas una factura con créditos en línea que se traducen en un importe total negativo, los créditos se aplican automáticamente.

  Ejemplo:

  Supongamos que creas una factura con dos partidas: una de 100 $ y otra de -150 $.

  Debido a que el importe total de la factura es un importe negativo, el crédito en línea de $150 se aplica automáticamente cuando se contabiliza la factura. La partida de factura positiva se marca como pagada.

  La factura no aparece para el pago en la página Pagar facturas, pero los 50 $ restantes aparecen como un crédito. Puedes aplicar el crédito a cualquier otra factura asociada con el mismo proveedor.

• Si solo pagaste las partidas positivas de una factura, los créditos en línea estarán disponibles para su aplicación en facturas asociadas con el mismo proveedor.

  Ejemplo:

  Supongamos que creas una factura con dos partidas: una de 100 $ y otra de -50 $. A continuación, realiza un pago de 100 $ por el primer elemento.

  El crédito en línea de $50 estará disponible para su aplicación a cualquier otra factura asociada con el mismo proveedor. Puedes aplicar el crédito en la página Pagar facturas.

Habilitar la aprobación de facturas

Activa el proceso de aprobación. Crea una política de aprobación para determinar los responsables de aprobación y la cadena de aprobación necesarios, así como las aprobaciones basadas en el importe total de la factura (aprobaciones de valor).

Más información sobre Configuración de aprobaciones.

Notificaciones por correo electrónico

Habilita la posibilidad de que los responsables de aprobación reciban notificaciones por correo electrónico cuando una factura esté lista para su aprobación. A continuación, los usuarios habilitan las notificaciones para la aprobación de facturas en su Preferencias página.

Políticas de aprobación y administración

• Vendedor-Aprobación basada en: Las solicitudes de aprobación se envían al responsable de aprobación de facturas que especifiques para el proveedor. Las facturas sin responsables de aprobación de facturas asignados se aprueban automáticamente. Para configurarlo, debes asignar responsables de aprobación de facturas en las fichas de proveedor después de añadir la regla.
  
• Aprobación del valor: las solicitudes de aprobación se envían en función del importe total de la factura. El importe de aprobación de las facturas se establece de acuerdo con los importes de aprobación en el Regla de aprobación de valor página. Las solicitudes se envían directamente al nivel en el que se encuentra el importe total de la factura.
• Aprobación del valor - Departamento de Transacciones: Las solicitudes de aprobación se enviarán al gerente del departamento seleccionado en la factura. Para configurarlo, debes crear un archivo Conjunto de reglas de aprobación de valor Eso determina quién aprueba una factura en función del importe.
• Nivel de usuario: La solicitud de aprobación se dirige al usuario específico. Seleccione el usuario en la carpeta Usuario columna.

Sin restricciones

Selecciona un usuario que pueda finalizar el resto del ciclo de aprobación aprobando o rechazando la factura.

Habilitar aprobación del proveedor

Activa la aprobación del proveedor. Los proveedores nuevos y editados deben aprobarse antes de que se puedan contabilizar nuevas transacciones o realizar pagos.

Notificaciones por correo electrónico

Permite a los usuarios recibir notificaciones cuando se produce una de las siguientes situaciones:

• Un proveedor está listo para su aprobación

• Un proveedor que han presentado para su aprobación se aprueba o se rechaza

Después de seleccionar esta opción, los usuarios pueden habilitar las notificaciones para las aprobaciones de proveedores en su Preferencias página.

Habilitar aprobaciones de pago de Cuentas a pagar

Activa el proceso de aprobación.

Niveles de aprobación del valor

Completa esta sección si deseas que los pagos se aprueben antes de emitirse. Especifique el número de niveles de aprobación que desea, los importes que requieren aprobación y el número de responsables de aprobación necesarios.

• Para cada nivel, el importe es el Importe mínimo que el responsable de aprobación pueda aprobar. El importe máximo que el responsable de aprobación puede aprobar es 0,01 $ menos que el importe del siguiente nivel de aprobación.
• Cualquier persona con permisos para ese nivel de aprobación puede aprobar los pagos. Para otorgar permiso a un usuario para aprobar compras, edita el permiso del usuario en la aplicación Cuentas a pagar.
• Los importes por debajo del Nivel 1 se aprueban automáticamente.

Ignorar el límite de aprobación de pago manual

Selecciona esta opción para omitir las aprobaciones de pagos manuales. Esto es útil en empresas en las que los permisos de pago manual ya están estrictamente controlados.

Si no se selecciona, las reglas de nivel de aprobación de valor de la cuadrícula anterior se aplican a los pagos manuales. Los usuarios deben tener los permisos de aprobación de pago de Cuentas a pagar adecuados para crear un pago manual.

Enviar notificaciones de pago desde

Se aplica si utilizas correos electrónicos de notificación de pago automática para Notificar a los proveedores que se les ha pagado.

En los correos electrónicos de notificación de pago, puedes controlar qué información de contacto se utiliza para el correo electrónico. Los correos electrónicos de notificación de pago se envían desde el registro de contacto de esta persona y se incluye su nombre, dirección de correo electrónico y número de teléfono "imprimir como" en caso de que el proveedor tenga preguntas sobre el pago.

Para el contacto de notificación de pago, puedes elegir entre:

• Utilizando la información de contacto de la persona que selecciona las facturas a pagar.
• Seleccionar un contacto para usar en todas las notificaciones de pago.

Mostrar reversiones como transacciones históricas

Cuando seleccionas esta opción, Intacct incluye las reversiones de transacciones junto con las transacciones normales en los informes de Cuentas a pagar.

Periodos de antigüedad 1-3

Puedes establecer el número de columnas y los rangos de antigüedad para esas columnas en los informes de antigüedad de transacciones. Los valores se establecen en días. Escoger Editar para mostrar la edición rápida: Cuadro de diálogo Periodos de antigüedad. Edita un periodo de antigüedad existente o crea uno nuevo. En Rango mínimoy Rango máximo, introduce el número mínimo y máximo de días de un periodo de antigüedad, respectivamente y, a continuación, selecciona Agregar. Intacct muestra el nuevo rango en la tabla Rango de periodos de antigüedad. Puede seguir agregando rangos para tantas columnas como sea necesario.

Use el controlador situado a la izquierda de cualquier fila de la tabla para cambiar el orden de visualización de las filas, lo que también cambia el orden de visualización de las columnas en el informe de antigüedad.