Crear frente a actualizar fichas con el servicio de importación

El servicio de importación separa la creación de nuevas fichas y la actualización de las fichas existentes en dos flujos de trabajo distintos. La separación ayuda a evitar cambios no deseados en los datos y garantiza una experiencia de importación más fiable.

¿Por qué separar la creación y la actualización?

  • Evita sobrescrituras accidentales.

  • Aclara la intención del usuario.

  • Permite la validación dirigida y la corrección de errores.

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Lista de comprobación de configuración de la sociedad: Ejecutar
También necesitas permiso para acceder al área específica de Intacct a la que quieres importar información.

Crear nuevas fichas

Crear nuevas fichas significa que estás añadiendo nueva información a Intacct.

Estos campos contienen la información esencial necesaria para una importación correcta. El número de teléfonos móviles obligatorios variará en función del tipo de datos que añadas.

Los campos obligatorios son una parte clave del proceso de creación de importación. Estos campos contienen la información esencial necesaria para una importación correcta. El número de teléfonos móvil obligatorios variará en función de lo que estés importando.

Por ejemplo:

  • Una importación de dimensión de clase solo requiere 2 campos.

  • Una importación de activos de Gestión del inmovilizado puede requerir nueve campos o más.

Antes de iniciar una importación Crear, comprueba la plantilla de importación específica para ver qué campos son obligatorios.

Para importar nuevos registros, primero debes preparar un archivo con la información correcta. Empieza por identificar qué datos quieres añadir y, a continuación, rellena la plantilla, asegurándote de incluir todos los campos obligatorios. A continuación, carga este archivo en el servicio de importación. El servicio ejecutará automáticamente reglas de validación para comprobar si hay errores, como datos que faltan o tienen un formato incorrecto. A continuación, puedes corregir los errores que se encuentren antes de que los datos se carguen oficialmente y se creen las nuevas fichas.

Para obtener más información, consulta:

Actualizar registros existentes

Actualizar las fichas existentes significa cambiar la información de las fichas que ya existen en Intacct. Para actualizar la información de las fichas existentes (como títulos, divisas o estados), el archivo de importación debe incluir el identificador de la ficha que deseas actualizar. Para la mayoría de los registros, el identificador (como VendorID o CustomerID) es suficiente para actualizar los campos de la ficha.

Cómo actualizar las fichas existentes:

  1. Exporta las fichas que quieras actualizar, incluidos sus identificadores.

  2. Actualiza los campos relevantes del archivo.

  3. Incluye solo el identificador y los campos que estás actualizando en el archivo de importación.

  4. Utiliza el servicio de importación para cargar y asignar el archivo y, a continuación, revisa y valida los cambios antes de importarlo.

Ejemplo: Actualizar fichas de clientes

Puedes utilizar el servicio de importación para actualizar la información del empleado. Puedes utilizar el Identificador del empleado para actualizar estas fichas.

En este ejemplo, algunos clientes se añadieron a Intacct sin su identificador de tipo de cliente asignado. Así es como se actualizan esos campos con una importación.

Paso 1. Exportar números de identificación de cliente y registros para actualizar

Utiliza las listas de Intacct como punto de partida para los archivos de importación.

  1. Ir a Cuentas a cobrar > clientes.

  2. Filtra la lista de clientes por aquellos cuyo identificador de tipo de cliente esté en blanco.

    Puedes Configura una vista personalizada que incluya estas columnas si es necesario.

  3. Seleccionar Exportar > Sobresalir.

A continuación, se muestra un ejemplo de un archivo de Excel exportado para fichas de clientes a las que les falta el identificador de tipo de cliente.

  • La columna A contiene los números de identificación del cliente.

  • La columna F está en blanco porque es necesario actualizar estas fichas.

  • Las demás columnas contienen información sobre cada cliente.

Paso 2. Actualizar campos

El archivo que prepares para la importación solo necesita contener el identificador de cliente y la columna con información actualizada.

  1. En el archivo exportado, actualiza el archivo Identificador de tipo de clientecon la información adecuada para cada cliente.

  2. Borrar todas las columnas excepto Identificador de cliente y Identificador de tipo de cliente.

    Por ejemplo, el siguiente archivo contiene solo el identificador de cliente existente y el identificador de tipo de cliente.

    Tenga en cuenta que :

    • Solo hay 2 columnas de información. Se han borrado todas las demás columnas.

    • El identificador de tipo de cliente se ha actualizado con nueva información.

  3. Guardar tu archivo.

Paso 3. Carga e importación de información del cliente con el servicio de importación

  1. Ir a Sociedad > Configuración > Importar datos.

  2. En la sección Área de trabajo de importación de la parte superior de la página, selecciona Nuevo servicio de importación.

  3. Seleccionar Cuentas a cobrar > Actualización > clientes.

  4. Seleccionar Cargar archivo y selecciona el archivo con las fichas de empleado, empleada actualizadas.

  5. Correlaciona los campos del archivo con los campos de Intacct y selecciona Continuar.

    Si los encabezados de columna son del archivo exportado, la correlación puede realizarse automáticamente.

  6. Revisa la información cargada antes de importar. Realiza los cambios necesarios.

    Ver Herramientas de validación de datos del servicio de importación para obtener más información sobre cómo revisar los datos en el servicio de importación.

  7. Cuando la información sea correcta, selecciona Importar.

Actualizar identificadores de fichas

Puedes utilizar el servicio de importación para actualizar el Identificadores de fichas Para los siguientes tipos de fichas:

  • Clases

  • Plan de cuentas

  • Cuentas estadísticas

Esto te permite cambiar el identificador único (ID) de una ficha.

La actualización de los identificadores de fichas puede afectar a las integraciones, los informes, las reglas inteligentes y cualquier flujo de trabajo de automatización o API que dependa del identificador inicial. Asegúrate de revisar todas las dependencias antes de continuar.

El servicio de importación ahora incluye un Actualizar identificador para facilitar estas importaciones. Este menú desplegable te permite seleccionar entre las dos opciones de actualización:

  • Actualización: Modifica las fichas existentes sin cambiar el identificador único de la ficha.

  • ID de actualización: Cambia el identificador único de las fichas admitidas.

Actualizar las opciones desplegables.

Este menú desplegable solo está disponible para los tipos de fichas que permiten cambios de identificador.

Cómo actualizar los identificadores de fichas:

  1. Prepare un archivo que contenga los números de ficha existentes y los nuevos identificadores de las fichas que desea actualizar.

  2. Utiliza el servicio de importación y selecciona la opción Actualizar identificador.

  3. Carga el archivo, asigna los campos y revisa la información antes de importarlo.

  4. Confirma que los identificadores se han actualizado y comprueba si hay algún impacto posterior.

Ejemplo: Actualizar los números de cuenta del Libro Mayor

Puedes utilizar el servicio de importación para actualizar los números de cuenta del Libro Mayor.

La única forma de actualizar Libro Mayor números cuenta es utilizar el ficha número de teléfono móvil asociado al cuenta.

Para poder importar actualizaciones de los números de cuenta del Libro Mayor, debes Permitir cambios en los números de cuenta.

Paso 1. Exportar números de cuenta.

  1. Ir a Libro Mayor > Todos > cuentas Libro Mayor.

  2. Utiliza una vista que muestre tanto el Número de número de teléfono móvil y Número de teléfono móvil columnas de la lista.

    Puedes Configura una vista personalizada que incluya estas columnas si es necesario.

  3. Filtra la tabla para incluir solo las cuentas que se van a actualizar.

  4. Seleccionar Exportar > Sobresalir.

    A continuación se muestra un ejemplo de un archivo de Excel exportado para cuentas del Libro Mayor. La columna A contiene números de fichas. La columna B contiene números de cuenta. Las demás columnas contienen información sobre cada cuenta.

    Imagen de un archivo de Excel como se describe en el texto.

Paso 2. Actualizar los números de cuenta en el archivo exportado

El archivo que prepares para la importación solo debe contener dos columnas: los números de ficha existentes y los números de cuenta actualizados.

  1. En el archivo exportado, actualiza los números de cuenta a números nuevos.

  2. Borrar todas las columnas excepto Número de número de teléfono móvil y Número de teléfono móvil.

    Por ejemplo, el siguiente archivo contiene solo los números de ficha existentes y los números de cuenta actualizados.

    Un archivo de Excel con números de ficha en la primera columna y números de cuenta en la segunda columna.

    Tenga en cuenta que :

    • Solo hay dos columnas de información. Se han borrado todas las demás columnas.

    • Los números de cuenta se han actualizado a números nuevos.

  3. Guardar tu archivo.

Paso 3. Actualiza los números de cuenta con el nuevo servicio de importación

  1. Ir a Sociedad > Configuración > Importar datos.

  2. En la sección Área de trabajo de importación de la parte superior de la página, selecciona Nuevo servicio de importación.

    Se abre el espacio de trabajo del servicio de importación.

  3. Seleccionar Actualización del plan de cuentas >.

    Se abre el espacio de trabajo de actualización del plan de cuentas.

  4. Seleccionar Cargar archivo y elige el archivo con los números de cuenta actualizados.

  5. Si el archivo tiene más de una pestaña, selecciona la pestaña con los números de cuenta actualizados.

  6. Correlaciona los campos del archivo con los campos de Intacct y selecciona Continuar.

    Si los encabezados de columna son del archivo exportado, la correlación puede realizarse automáticamente.

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  7. Revisa la información cargada antes de importar. Realiza los cambios necesarios.

    Ver Herramientas de validación de datos del servicio de importación para obtener más información sobre cómo revisar los datos en el servicio de importación.

  8. Cuando la información sea correcta, selecciona Importar.