Seguimiento y facturación de subvenciones

En función de las necesidades de tu organización, puedes realizar un seguimiento de las subvenciones de dos maneras:

• Realice un seguimiento utilizando solo la dimensión del proyecto.

• Utilice las capacidades de facturación de proyectos incluidas en la aplicación Proyectos.

  Mediante el uso de Proyectos, puedes ampliar el seguimiento para incluir la generación y el estado de los reembolsos.

Si comienzas a realizar el seguimiento de subvenciones solo con la dimensión de proyectos, puedes cambiar a la funcionalidad ampliada de Proyectos suscribiéndote a la aplicación cuando Crecen sus necesidades de seguimiento de subvenciones.

Si tienes problemas para determinar qué método es el adecuado para ti, ponte en contacto con tu administrador de cuentas para analizar las necesidades y opciones de tu organización.

Realizar un seguimiento de las concesiones solo con la dimensión

Puedes realizar un seguimiento de las subvenciones solo con la dimensión de proyecto. Si bien este método cumple con los requisitos básicos de seguimiento de subvenciones y es fácil de usar, el proceso de reunir sus subvenciones y decidir cuáles son facturables es más manual y depende de controles de procesos comerciales aplicados externamente. Además, proporciona un sendero menos detallado con fines históricos.

Al utilizar este método de seguimiento, añade la dimensión del proyecto en el nivel de línea en las transacciones relacionadas con tu subvención. Cuando desees un reembolso, ejecuta el informe del Libro Mayor y filtra el informe por lo siguiente:

• El subvención para los que desea detalles de soporte técnico

• El Período de tiempo para el que desea reunir los importes

Este informe genera una lista de transacciones reembolsables durante el periodo especificado, que proporciona tanto los detalles de la copia de seguridad como los importes necesarios para una solicitud de reembolso.

Más información sobre Dimensiones y cómo se pueden utilizar en sus informes con fines de seguimiento.

Seguimiento de subvenciones con la aplicación Proyectos

A diferencia de lo anterior, puedes automatizar el seguimiento de tus subvenciones y la generación de solicitudes de reembolso con una suscripción a la aplicación Proyectos, que amplía la funcionalidad adjunta a la dimensión del proyecto para una mayor precisión y control del sistema. Y lo que es más importante, con este método, puedes afirmar qué gastos son elegibles para el reembolso (facturables) y maximizar tu reembolso mediante la recopilación dinámica de todos los importes no facturados anteriormente.

Con este método, configure el método Aplicación Proyectos para incluir todas las transacciones que puedan contener importes para reembolso en el Facturable sección. Las posibles transacciones incluyen:

• Facturas
• Órdenes de compra
• Asientos de diario del Libro Mayor
• Gastos de empleados
• Entradas en la plantilla horaria

A continuación, puedes crear un valor de dimensión para cada subvención y afirmar que es apta para el reembolso o la facturación en el Facturación de la pestaña Información adicional de la sección Ficha del proyecto y de la subvención. Después, al crear transacciones, puedes incluir el atributo Identificador de proyecto y subvención y seleccione la opción Facturable en cada elemento aplicable para marcar ese artículo para su facturación e indicar que el gasto es elegible para el reembolso.

Además, cuando necesites reunir los gastos aptos para tu solicitud de reembolso o factura, se recopilan dinámicamente todas las transacciones que has marcado como facturables, pero que aún no has facturado.

Además, con una suscripción a la aplicación Proyectos, puede realizar un seguimiento Tareas relacionados con la entrega del proyecto o subvención y los pasos para Reconocimiento de ingresos por subvenciones. La aplicación Proyectos también ofrece muchas otras funciones que amplían su capacidad para realizar un seguimiento y detallar sus subvenciones.

Gastos de personal

También puedes trabajar en coordinación con la aplicación Tiempo para hacer valer las horas facturables a través de Plantillas horarias Si factura al financiador utilizando las tarifas establecidas en la adjudicación de la subvención al contrato en lugar de los importes reales de la nómina. Si utilizas importes de nómina reales para las horas facturables, normalmente marcas estas horas como facturables en el diario del libro mayor donde se registra la nómina.

¿Por qué utilizar la aplicación Proyectos?

Por lo general, las organizaciones consideran el uso de la aplicación completa de Proyectos cuando tienen un número significativo de subvenciones que administrar o cuando las subvenciones se han convertido en una parte importante de sus fuentes de ingresos. Sin embargo, cada organización sin fines de lucro puede tener requisitos únicos, así que si no estás seguro, comunícate con tu administrador de cuentas para analizar tus necesidades y opciones con más detalle.

Más información sobre uso de la aplicación Proyectos.