Importación de CSV: Ubicaciones

Para importar ubicaciones, cargue un archivo CSV.

Ahora puedes importar información a esta área de Sage Intacct con el nuevo Importar servicio.

Más información sobre las importaciones disponibles.

Intacct admite hasta 31 999 departamentos, entidades y ubicaciones. Este límite se aplica a cada dimensión individualmente.

  • Eliminar y volver a crear estos elementos sigue contando para sus límites individuales.

  • Exceder este límite podría causar problemas inesperados.

Acerca de las empresas y ubicaciones de varias entidades

En un entorno de varias entidades, las ubicaciones son elementos secundarios de las entidades. Si no asocias una ubicación a una entidad, existe el peligro de que la ubicación se convierta en huérfana. Cuando una ubicación queda huérfana y asocias transacciones con la huérfana, esas transacciones no se notificarán correctamente en el Libro Mayor de una entidad.

Suscripción Sociedad
Tipo de usuario Business, Employee, Approval
Permisos Ver, añadir y editar ubicaciones

Convenciones de nomenclatura para ubicaciones en un entorno de varias entidades

Al asignar ubicaciones a una transacción, tanto las entidades como las ubicaciones aparecen en el menú desplegable. Si no has aplicado una convención de nomenclatura a los nombres de entidad y ubicación, los usuarios no sabrán dónde contabilizar una transacción de forma coherente. Sage Intacct recomienda agrupar las entidades y ubicaciones, de forma similar al método que utilizaste para el plan de cuentas.

Por ejemplo, puede agrupar las entidades y ubicaciones en una agrupación lógica.

  1. Asigne un nombre a las entidades mediante el patrón: E<number>-<Location>, como se ve en el siguiente gráfico.

  2. A continuación, asigne un nombre a las ubicaciones mediante un número secuencial asociado a la entidad adecuada.

Infografía de una convención de nomenclatura multientidad tal y como se vería en una lista desplegable.

Cuando un usuario contabiliza una transacción, el menú desplegable de ubicación se organiza alfanuméricamente, y las entidades se colocan naturalmente en la parte inferior de la lista.

Campos no incluidos en la plantilla CSV

Tres campos de la clase Información de ubicación no están disponibles en la plantilla para importar:

  • El Director campo.
    Por lo general, las ubicaciones se importan antes que los empleados, por lo que puedes asociar una ubicación a una ficha de empleado. Puedes asignar administradores de ubicación en el archivo Información de ubicación página. Para mostrar el Información de ubicación página, vaya a Compañía > Arreglo > Dimensionesy, a continuación, seleccione Añadir (círculo) Cerca de Ubicaciones.
  • El Imponible campo. Está seleccionada de forma predeterminada.
  • El Grupo fiscal campo.

La siguiente información es opcional para agregar:

  • Información de contacto
  • Información de contacto del envío
    El contacto de envío tiene un S_ prefijo. Cuando se aplica el prefijo, el COMPANY_NAME se utiliza para el contacto de envío, y la etiqueta de campo será S_COMPANY_NAME.

Preparar un archivo CSV para su importación

Al descargar una plantilla, los encabezados correctos ya están en la plantilla. Todo lo que tienes que hacer es rellenar las columnas con tus datos, guardarlos como archivo CSV y subir el archivo.

Los títulos de encabezado de la plantilla que descargues se correlacionan con los campos de Intacct. Los títulos de encabezado incorrectos provocarán un error de carga.

Para obtener más información sobre el proceso de carga de CSV, incluidas las prácticas recomendadas, los errores comunes y cómo cargar el archivo CSV, consulte Preparar el archivo para la importación de CSV.

Prácticas recomendadas

Las siguientes prácticas recomendadas te ayudarán a preparar el archivo CSV para su carga.

Descarga una plantilla de la lista de comprobación de configuración de la sociedad o de una página de lista de objetos.

  • Utilice la plantilla más reciente, especialmente después del lanzamiento de un producto.
  • Utilice la plantilla correcta para el área en la que desea cargar la información. Diferentes plantillas organizan diferentes tipos de información. Utiliza una plantilla específica para la información que necesitas cargar.
  • No cambies los títulos de la fila del encabezado. Los títulos de los encabezados se correlacionan con los campos de Intacct. Los títulos de encabezado incorrectos provocarán un error de carga. Al descargar una plantilla de la lista de comprobación de configuración de la sociedad, los encabezados correctos se encuentran en la plantilla.
  • Lee las descripciones de los encabezados de la plantilla. La descripción del encabezado es la celda debajo de la fila del encabezado que explica qué tipo de información se acepta para cada columna. Si ingresa información en el formato incorrecto o con un valor aceptado incorrecto, se producirá un error en su carga. Las descripciones del encabezado de la plantilla muestran el aspecto que debe tener la información. Por ejemplo, el encabezado de la plantilla Asientos de diario del Libro Mayor para JOURNAL muestra que permite hasta cuatro caracteres, es obligatorio y no tiene valores predeterminados. El encabezado de la plantilla Periodos de informe muestra que el STATUS solo permite los valores 1 o 2, que se correlacionan con Verdadero y Falso, y no es un campo obligatorio.
  • Introduce la información requerida. Algunos datos son obligatorios, mientras que otros no. Lea el campo de descripción para determinar qué información es obligatoria. La información requerida es necesaria para que la carga se realice correctamente.

Guarde el archivo como un archivo de valores separados por comas o CSV. Si guarda desde Excel, puede elegir el tipo de archivo delimitado por comas.

El archivo tendrá la extensión de archivo .csv después de guardarlo. Deja el archivo abierto hasta que la importación se realice correctamente. A veces, Excel puede volver a formatear el archivo si lo cierra antes de que la importación se realice correctamente.

Importar un archivo CSV

Ahora que has introducido tus datos y los has revisado en busca de cualquiera de los problemas comunes que pueden tener las importaciones, estás listo para importar tu archivo a Intacct.

Para importar tu archivo CSV:

  1. Vete a Compañía > Arreglo > Configuración > Importar datos.

  2. Busque el tipo de información que desea importar y seleccione el Importación enlace.

  3. En Importar información de la empresa cuadro de diálogo, establezca lo siguiente y seleccione Importación:

    Importar descripciones de las opciones de archivo
    Opción Descripción

    Examinar

    Utilice el botón Examinar para localizar y seleccionar el archivo CSV que desea importar.

    Formato de fecha

    Al seleccionar un formato de fecha aquí, Sage Intacct intenta importar el archivo con el formato de fecha seleccionado. Si Intacct no puede importar el archivo con el formato de fecha seleccionado, intentará descubrir el formato de fecha utilizado en el archivo e importar los datos con ese formato de fecha.

    Codificación de archivos

    Deja esta opción configurada en "detección automática" a menos que no puedas importar tu archivo. Dependiendo de su sistema operativo, es posible que deba seleccionar un tipo diferente de codificación de archivos.

    Procesar sin conexión

    Algunas importaciones pueden tardar un tiempo considerable, dependiendo de su tamaño y de la cantidad de procesamiento que el sistema deba realizar en los datos cargados. Si no estás seguro de cuánto tiempo tardará la carga, selecciona Procesar sin conexión. Cuando el sistema completa el proceso, envía un correo electrónico a la dirección que proporciones en el Enviar los resultados por correo electrónico a esta dirección campo. El sistema también le envía cualquier error que pueda haber ocurrido en el proceso. Si prefieres esperar hasta que se complete el proceso de carga, no selecciones el icono Procesar sin conexión casilla de verificación.

    Las transacciones y otros registros que se procesan sin conexión muestran un origen del sistema en la pista de auditoría, en lugar de la importación de CSV.

    Enviar los resultados por correo electrónico a esta dirección

    Dirección de correo electrónico a la que se deben enviar los resultados y errores de la importación. Puede introducir varias direcciones de correo electrónico, separadas por un punto y coma (;) o una coma (,).

    Sage Intacct recomienda encarecidamente introducir una dirección de correo electrónico.

Después de una importación, Sage Intacct te informa si la importación se ha realizado correctamente y cuántos registros se han importado.

En una importación completamente exitosa, la página de confirmación le permite verificar que todos los registros de su archivo original se importaron correctamente sin tener que verificarlos manualmente.

Importaciones de CSV sin conexión

Algunas importaciones pueden tardar un tiempo considerable, en función de su tamaño y de la cantidad de procesamiento que Intacct deba realizar con los datos. En caso de duda, seleccione Procesar sin conexión en la página Utilidad de importación.

Una vez finalizado el proceso sin conexión, Intacct envía un correo electrónico a la dirección que has introducido en el Importar información de la empresa (donde importó el archivo).

Intacct recomienda seleccionar Procesar sin conexión al importar archivos CSV, y Proporcione su dirección de correo electrónico. Si se produce un error en la importación, siempre se te notificará y los registros con errores se enviarán a tu correo electrónico.

Descripciones de campos

Las definiciones de campo de la plantilla explican qué tipo de información se requiere para cada campo y cómo introducir información válida. Siempre es una buena idea leer las definiciones de los campos antes de realizar entradas.

Puedes reordenar las columnas del archivo CSV para facilitar su uso. Sin embargo, el encabezado de la columna debe contener el nombre del campo exactamente como aparece en la plantilla original.

Si has descargado una plantilla de la lista de comprobación de configuración de la sociedad o de una página de lista de objetos, la plantilla contiene los encabezados y las dimensiones específicos de tu sociedad. Los encabezados de un archivo Plantilla estándar Es posible que no contenga definiciones de campo específicas de su sociedad.

Para importar valores de dimensión, introduce la información en la columna de dimensión correspondiente de la hoja de cálculo de importación. De lo contrario, no aparece ninguna información para esa dimensión.

Si ha vuelto a etiquetar alguna dimensión (consulte Terminología para obtener más información), el nombre de la dimensión no aparece en la plantilla CSV, pero el El nombre de la dimensión original de Intacct sí.

Nombre del campo: DONOTIMPORT
# Cualquier fila que comience con # se ignora durante la importación.
Nombre del campo: LOCATION_ID
Nombre del campo de la interfaz de usuario: Identificador de ubicación
Tipo: Carácter
Largura: 20
Valor predeterminado: Ninguno
Valores válidos: Alfanumérico y guion bajo
Dependencias: Ninguno
Obligatorio: Sí
Editable: No
Nombre del campo: LOCATION_NAME
Nombre del campo de la interfaz de usuario: Nombre de la ubicación
Tipo: Carácter
Largura: 40
Valor predeterminado: Ninguno
Valores válidos: Cualquier; no debe estar vacío.
Dependencias: Ninguno
Obligatorio: Sí
Editable: Sí
Nombre del campo: PARENT_ID
Nombre del campo de la interfaz de usuario: Ubicación principal
Tipo: Carácter
Largura: 20
Valor predeterminado: Ninguno
Valores válidos: Alfanumérico y guion bajo
Dependencias: Refiérase a una ubicación válida.
Obligatorio: No
Editable: Sí
Nota:

Las fichas secundarias deben importarse después de la ficha principal. Los registros secundarios que hacen referencia incorrectamente a un identificador principal no se importan. Un ejemplo podría ser, si el elemento primario no existe, o si el elemento primario ya hace referencia al elemento secundario como elemento primario.
Nombre del campo: START_DATE
Nombre del campo de la interfaz de usuario: Fecha de inicio
Tipo: Fecha
Largura: 10
Valor predeterminado: Ninguno
Valores válidos: Cualquier formato de fecha válido
Dependencias: Ninguno
Obligatorio: Sí
Editable: Sí
Nombre del campo: END_DATE
Nombre del campo de la interfaz de usuario: Fecha final
Tipo: Fecha
Largura: 10
Valor predeterminado: Ninguno
Valores válidos: Cualquier formato de fecha válido
Dependencias: Ninguno
Obligatorio: No
Editable: Sí
Nombre del campo: ACTIVE
Nombre del campo de la interfaz de usuario: Estado
Tipo: Carácter
Largura: 1
Valor predeterminado: T
Valores válidos:

T = verdadero

F = falso
Dependencias: Ninguno
Obligatorio: No
Editable: Sí
Nota:

T = visible en listas

F = no visible en las listas, pero permanece disponible para su uso posterior.