Configurar un flujo de trabajo de compra por encargo

Comprar por encargo es un flujo de trabajo que te permite pedir automáticamente existencias para cumplir con el pedido de venta de un cliente, lo que puede ahorrarte costes de inventario.

En las siguientes secciones se describen los pasos para configurar el flujo de trabajo de compra por encargo.

1. Crear o identificar definiciones de transacciones

Necesitas al menos una plantilla de Pedidos y una plantilla de la transacción de Compras para configurar la compra por encargo. En otro paso, definirás las relaciones entre las definiciones de transacción para que el sistema sepa qué transacción de compra debe crearse a partir de qué transacción de venta. Ten en cuenta los siguientes requisitos al identificar tus plantillas de transacciones de Pedidos y Compras para comprar por encargo:

• Puedes asignar varias transacciones de ventas a la misma transacción de compra.
• Puedes asignar una transacción de venta a una sola transacción de compra.
• Elige una transacción de ventas por flujo de trabajo para ser el iniciador de la compra por encargo. Por ejemplo, el flujo de trabajo de ventas A es: Pedido de venta A --> Factura de venta A. En este escenario, no correlaciones tanto el Pedido de venta A como la Factura de venta A a una transacción de compra, ya que podrías terminar con dos transacciones de compra. Correlaciona solo una transacción de ventas de un flujo de trabajo determinado con una transacción de compra. Aprende Cómo ver los flujos de trabajo de la plantilla de la transacción.
• Para sociedades compartidas con varias entidades: Si estás configurando las relaciones de correlación de la plantilla de la transacción en el nivel general, solo puedes correlacionar las definiciones de transacción que se crearon en el nivel general. Si estás configurando relaciones de correlación a nivel de entidad, solo puedes correlacionar definiciones de transacción que se crearon a nivel de entidad.

Definición de la transacción	Requisitos
Pedidos	Para evitar inventarios negativos, la práctica recomendada es establecer la plantilla de la transacción de Pedidos para que no afecte a la cantidad o el valor del inventario (la tabla de totales de inventario de la Control de inventario de la plantilla de la transacción debe estar vacía). Aprende Cómo crear una plantilla de la transacción de Pedidos.
Compras	Debe tener un Secuencia de numeración definidas en el Numeración de transacciones sección. Debe tener Crear política Establecer en Nuevo documento o conversión. Debe tener una tarifa de Compras definida como el Tarifa inicial. Ver Paso 5. Actualización de la tarifa de Compras. Opcional. No debería tener Editar política Establecer en Sin editar. Si se establece en Sin editar, el usuario no podrá cambiar la transacción de compra después de que el sistema la haya creado. Opcional. Establecer un Plazo de Cuentas a pagar predeterminado para usar si un proveedor seleccionado no tiene un término de Cuentas a pagar definido. Aprende Cómo crear una plantilla de la transacción de Compras.

2. Configurar Pedidos

Hará lo siguiente en el Configurar Pedidos Página:

• Habilitar la compra por encargo
• Definir las relaciones de la plantilla de la transacción de Pedidos con las transacciones de Compras
• Habilitar la dimensión de proveedor

En un entorno compartido de varias entidades, puedes habilitar la compra por encargo en el nivel general. A continuación, puedes asignar definiciones de transacciones en el nivel general, en el nivel de entidad o en ambos.

1. Ir a Pedidos > Configuración > Configuración.

2. En el Comprar por encargo subsección de la Habilitar funcionalidad sección, seleccione Habilitar la compra por encargo.

   Aparece una tabla de correlación.

3. En el Plantilla de la transacción de ventas , utiliza la lista desplegable para seleccionar una plantilla de la transacción de ventas que hayas creado o identificado en 1. Crear o identificar definiciones de transacciones.
4. En el Plantilla de la transacción de compras , utiliza la lista desplegable para seleccionar la transacción de compra que se creará a partir de la transacción de venta correspondiente.
5. Deje el Activo para activar la correlación o anula la selección de la casilla de verificación para que la correlación esté inactiva. Por ejemplo, es posible que desees dejar una correlación inactiva mientras completas la configuración.
   Si creas al menos una transacción de compra por encargo a partir de una plantilla de la transacción correlacionada, no podrás cambiar ni borrar la relación asignada. Sin embargo, puedes desactivarlo. Ver Desactivar la compra por encargo para obtener más información.
6. Repite los pasos 3 a 5 para cada relación de plantilla de la transacción que desees.
7. En el Configuración de dimensión sección, selecciona la Proveedor y, a continuación, selecciona Guardar.
   Si no ves la dimensión de proveedor en esta sección, habilita la dimensión de proveedor en el Libro Mayor y, a continuación, intenta habilitar la dimensión de proveedor en Pedidos.

   Para habilitar la dimensión de proveedor en el Libro Mayor:

   1. Ir a Libro Mayor > Configuración > Configuración.

   2. En el Ajustes de dimensión sección, seleccione Habilitar junto a Proveedor y, a continuación, selecciona Guardar.

3. Actualizar artículos

Cada artículo que quieras comprar por encargo debe actualizarse para establecer el Disponible para comprar bajo pedido a verdadero. Una vez que Pedidos se configura para comprar por encargo, el Disponible para comprar bajo pedido aparece en la casilla de verificación Información del artículo Página para artículos en los que el tipo de artículo es Inventario o Sin inventario.

En el siguiente procedimiento se supone que los elementos existen en el sistema. Si los artículos no existen, Crear los artículos antes de continuar.

1. Ir a Pedidos > Todos > Artículos.

2. En el Artículos lista, busque el artículo y seleccione Modificar junto a él.
3. En el Ventas sección de la Información del artículo página, seleccione Disponible para comprar bajo pedido y seleccione Guardar.
   El Disponible para comprar bajo pedido La casilla de verificación solo aparece para Inventario o bien Sin inventario Tipos de artículos.
4. Repita los pasos 2 y 3 para cada artículo aplicable.

4. Actualizar las condiciones de Cuentas a pagar para los proveedores

El sistema utiliza el método Plazo de Cuentas a pagar Para rellenar el pago Fecha de vencimiento en la transacción de compra, contando hacia adelante el número de días de teléfono móvil aplicable a partir de las ventas Fecha de la transacción. Cada proveedor para el que quieras poder crear transacciones de compra a partir de una transacción de venta debe tener asociado un término de Cuentas a pagar predeterminado.

Si el sistema no encuentra un término de Cuentas a pagar para un proveedor seleccionado, utiliza el término de Cuentas a pagar predeterminado de la plantilla de la transacción de compras aplicable. Si la plantilla de la transacción de compra no tiene un término de Cuentas a pagar predeterminado asociado, el sistema generará un error y el usuario no podrá guardar la transacción de ventas que inicia la transacción de compra.

1. Ir a Compras > Todos > Proveedores.

2. En el Proveedores lista, busca el proveedor y selecciona Modificar junto a él.
3. En el Información del proveedor página, selecciona el icono Información de pago pestaña, utilice el menú desplegable para seleccionar el icono Plazoy seleccione Guardar. Repite los pasos 2 y 3 para cada proveedor aplicable.

5. Actualizar las tarifas de Compras

Un artículo de compra por encargo debe tener un precio definido en una tarifa de Compras para que el sistema cree la orden de compra a partir del pedido de venta con precios de compra que no sean un importe cero. La tarifa de Compras debe estar asociada a la plantilla de la transacción de compra por encargo de Compras o al proveedor seleccionado. La práctica recomendada es asociar una tarifa de Compras predeterminada con la plantilla de la transacción de compra por encargo de Compras. Si el sistema encuentra un tarifa en el proveedor seleccionado, el tarifa proveedor tiene prioridad sobre el tarifa predeterminado.

1. Ir a Compras > Configuración > Precio > Listas.

2. En el Tarifas de compras Selección de página Detalles junto a la tarifa aplicable.

3. Haz clic en Añadir.

4. Utilice la lista desplegable para seleccionar el Artículoy, a continuación, completa el resto de los campos según corresponda. Ver Entradas de la lista de precios para obtener información sobre estos campos.
5. Haz clic en Guardar.
6. Repita los pasos 3 a 5 para cada artículo aplicable.

Personalizaciones opcionales

Las siguientes personalizaciones opcionales pueden ayudar a simplificar el flujo de trabajo de compra por encargo:

• Habilitar la dimensión de cliente en Compras
• Personalizar el diseño del formulario de transacción de ventas
• Crear una plantilla de documento para las definiciones de transacciones de compra por encargo
• Crear un informe personalizado de historial de compras por encargo

Desactivar la compra por encargo

Si habilitas la compra por encargo y la utilizas para al menos una transacción, no puedes desactivarla. Sin embargo, puedes desactivar las relaciones de correlación de la plantilla de la transacción. Esto elimina el Comprar por encargo de las transacciones de ventas para que los usuarios no puedan crear transacciones de compra a partir de transacciones de ventas.

Tampoco puedes cambiar ni borrar una relación asignada si has creado al menos una transacción de compra por encargo a partir de la plantilla de la transacción asignada. Para cambiar una relación asignada, desactiva la relación actual y, a continuación, añade una nueva relación de plantilla de la transacción a la tabla mediante la plantilla de la transacción aplicable.

Desactivar las relaciones de correlación de la plantilla de la transacción

1. Ir a Pedidos > Configuración > Configuración.

2. En el Comprar por encargo subsección de la Habilitar funcionalidad , anula la selección de la sección Activo en cada fila aplicable de la tabla de correlación de la plantilla de la transacción de compra por encargo.
3. Haz clic en Guardar.