Administrar programaciones de recursos

Cualquier usuario puede ver el estado de las programaciones de recursos, siempre que tenga permiso para acceder a la página Capacidad de recursos en Proyectos. Su empresa también debe estar suscrita a la Gestión de proyectos y recursos módulo de la aplicación Proyectos para asignar empleados a tareas (con fechas y duración específicas) y realizar un seguimiento de los períodos de ausencia.

Si gestionas programaciones de recursos, o simplemente quieres conocer el estado de tu propia programación. De forma predeterminada, la página Capacidad del recurso muestra el estado de la programación para usted y sus empleados directos, para el período de 31 días más reciente. Para cada día, los iconos muestran quién:

• Completamente reservado
• Exceso de reservas
• Reserva parcial (con el número de horas disponibles)
• Exceso de presupuesto en horas
• Fuera de la oficina o de vacaciones en la empresa

Búsqueda por fecha, gerente, proyecto y otros criterios

De forma predeterminada, la página Capacidad de recursos está predefinida para mostrar los compromisos de tiempo para tus subordinados directos (si eres manager) para el periodo de 31 días más reciente. Sin embargo, puedes utilizar la sección Filtros en la parte superior de la página para buscar empleados en función de diferentes criterios.

1. Vete a Proyectos > Todo > Gestión de proyectos y recursos > Capacidad de recursos.
   También puede mostrar programaciones de recursos al editar o ver un proyecto o tarea en particular.

2. En Filtros , selecciona los filtros según sea necesario para mostrar los empleados que estás buscando.

   A continuación se presentan algunos filtros clave que es posible que desee ajustar. Para obtener una descripción completa de cada filtro, consulte la sección Filtros de este tema.

   • Ver programación a través de: Muestra el estado de la programación de 31 días hasta la fecha que especifiques. Puedes seleccionar una fecha de finalización diferente.
   • Director: Preestablecido con tu propio nombre, pero puedes filtrar para mostrar los empleados de cualquier gerente que te reporte. Si tienes permiso para Ver todo, puedes dejar en blanco el campo Administrador para filtrar por todos los empleados.
   • Incluir jerarquía: De forma predeterminada, el estado de la programación solo se muestra para los subordinados directos. Para incluir a todos los empleados que están por debajo de ti (o del administrador seleccionado) en la jerarquía organizativa, selecciona Incluir jerarquía.
   • Estado: Opcionalmente, puede filtrar por estado de programación, por ejemplo, mostrando a los empleados con al menos un día de exceso de trabajo.
   • Dimensión: Filtra por dimensión o grupo de dimensiones para encontrar programaciones. Por ejemplo, es posible que desee buscar empleados que trabajen en un determinado grupo de departamentos o dentro de una ubicación determinada.
   • Proyecto o grupo de proyectos: Si tú (o el manager seleccionado) eres un gestor de proyectos, puedes buscar empleados dentro de un proyecto o de un grupo de proyectos relacionados, aunque no dependan de ti.
3. Escoger Buscar.

   El Estado de programación La tabla se actualiza para mostrar las plantillas horarias que coinciden con los criterios de búsqueda.

   Solo aparecerán en la tabla los empleados activos que hayan estado empleados al menos uno de los días mostrados (en función de su fecha de inicio y finalización). Los días se muestran en blanco para los empleados que comienzan o terminan en medio de un período mostrado.

Revisar el estado de la programación de los empleados

El Estado de programación La tabla muestra las filas de todos los empleados que cumplen los criterios de filtro, ordenados por administrador. Hay una fila separada para cada empleado, que muestra el estado de programación del empleado para un período de 31 días.

Aquí hay algunas cosas que puede hacer con el Estado de programación mesa:

Obtén una visión general: Utilice los iconos visuales para ver, de un vistazo, qué empleados están completamente reservados, sobrevendidos, de vacaciones de la empresa, fuera de la oficina o por encima del presupuesto.

• "Completamente reservado" o "Sobrevendido" significa que las horas de ese empleado son iguales o mayores que el número de horas disponibles en el día. "Exceso de presupuesto" significa que las horas de una o más tareas han superado las horas presupuestadas.
• Si un icono de estado muestra un número, ese número es igual al número de horas disponibles para ese empleado. Por ejemplo, un "2" significa que el recurso tiene 2 horas que no están reservadas en otros compromisos de tiempo.
• El icono "Fuera de la oficina" aparece solo si el empleado está fuera de la oficina durante todo el día.
• Más información sobre los iconos de estado de programación.

Profundice en los detalles: Para un empleado en particular, haz clic en el icono de una fecha específica para profundizar en los detalles. Por ejemplo, ¿qué proyectos y tareas en particular se asignan al empleado? ¿Qué tareas están por encima del presupuesto? ¿Hay recursos de tareas que se reservan en condiciones de reserva?

Enviar correo electrónico a los empleados o gerentes

Puedes enviar un correo electrónico a todos los empleados que estén por encima del presupuesto o por exceso de reservas, o enviar un correo electrónico solo a los empleados seleccionados. Cuando envía un correo electrónico, puede optar por copiarse a sí mismo, copiar a los gerentes de los empleados seleccionados o incluso enviar un correo electrónico solo a los gerentes.

1. Especifique a qué empleados desea enviar un correo electrónico.
   • Para enviar un correo electrónico a empleados específicos, marque las casillas de verificación a la izquierda de sus nombres en el Estado de programación mesa.
   • También puede enviar un correo electrónico a todos los empleados que están sobrevendidos o por encima del presupuesto.
2. Introduzca el texto del correo electrónico en el archivo Texto del correo electrónico campo.

   La página recordará el último texto de correo electrónico que escribiste y será el texto predeterminado para el siguiente correo electrónico.

3. Selecciona si deseas que te envíen una copia del correo electrónico a ti, al manager de cada empleado o solo a los managers de cada empleado.

   Los gerentes serán copiados solo en los correos electrónicos enviados a sus propios empleados.

4. Escoger Enviar correo electrónico.

Ver el estado de la programación de todos los empleados

A los usuarios empresariales y a los usuarios de responsables de proyecto se les puede conceder permiso para ver el estado de la programación de todos los empleados.

Con Ver todo para la capacidad de investigación, puede ver el estado de todas las programaciones de recursos, sin estar restringido en función de si es el administrador (directo o indirecto) de los empleados o el gerente del proyecto para un proyecto en particular. Los usuarios con este permiso pueden dejar en blanco el campo Administrador para ver los datos de todos los empleados, o filtrar en función del administrador u otros criterios.

Para otorgar permisos "Ver todo" a un usuario:

1. Del Compañía , edite los permisos del usuario para la aplicación Proyectos. (En el caso de las sociedades basadas en funciones, edita una función en particular).
2. Desplázate hacia abajo hasta los permisos para Capacidad investigadoray, a continuación, seleccione el icono Ver todo permiso.

Iconos de estado de programación

Para cada fecha, un icono muestra visualmente los compromisos de tiempo y la disponibilidad del empleado.

• El número de horas de una jornada laboral normal, determinado por la configuración de Proyectos (Proyectos > Arreglo Configuración >) y también por cualquier Regla especial de la plantilla horaria asignada al empleado.
• Horarios fuera de la oficina y días festivos de la empresa.
• Tareas asignadas y duración. Tenga en cuenta que si una tarea se asigna para más de un día, el número de horas por día es un promedio. Por ejemplo, si el empleado tiene una tarea de 20 horas para un período de 5 días, el compromiso de tiempo se calcula como 4 horas por día (excluyendo los días festivos de la empresa, los períodos fuera de la oficina y los fines de semana).

Icono	Etiqueta	Significado
	Completamente reservado	El número de horas que el empleado está asignado a tareas o fuera de la oficina es igual al número de horas en una jornada laboral normal, Tenga en cuenta que si el empleado está fuera de la oficina durante todo el día, se mostrará el icono de vacaciones de la empresa en su lugar.
	Exceso de reservas	El número de horas que el empleado está asignado a tareas o fuera de la oficina es mayor que el número de horas en una jornada laboral normal,
	Sin etiqueta	Si ves un número en el estado, este es el número de horas no asignadas para el empleado en esta fecha.
	Festivo de la sociedad	Para esta fecha está previsto un día festivo de la empresa.
	Fuera de la oficina	El empleado está fuera de la oficina durante todo el día. En otras palabras, las horas fuera de oficina son iguales al número de horas de una jornada laboral.
	Exceso de presupuesto	Una o más tareas asignadas han excedido el número de horas presupuestadas para ello. Tenga en cuenta que el color de fondo rojo puede estar con otros estados. Por ejemplo, un empleado puede estar sobrevendido y excedido el presupuesto para una fecha determinada.
espacio en blanco	Fin de semana o n/a	Si no hay ningún icono para una fecha, es: Un día de fin de semana. Antes o después de las fechas de empleo de ese empleado, según lo determine el Fecha de inicio y Fecha final en la ficha del empleado. Los empleados que no hayan estado empleados durante al menos un día en el intervalo de fechas no aparecerán en la tabla.