Borrar o revertir un recibo de compra

En ocasiones, es posible que tengas que cambiar o revertir los efectos de un recibo de compra. Por ejemplo, es posible que haya tenido una orden de compra de 1.000 widgets. Recibiste los widgets y convertiste la orden de compra en un recibo. Sin embargo, cuando abriste la caja, solo encontraste 750 widgets. Desea modificar el recibo para reflejar la cantidad adecuada.

Acerca de la eliminación o reversión de los efectos de un recibo de compra

Una vez que un pedido de compra se haya convertido en un recibo y antes de que el recibo se haya convertido en una factura de proveedor, es posible que descubras que no se han recibido algunas de las mercancías. Para corregir el recibo de modo que refleje la cantidad adecuada de mercancías recibidas, puede:

• Borrar el recibo: Elimina el recibo del sistema, lo que le permite volver a convertir la orden de compra en un recibo, especificando la cantidad que realmente se recibió
• Edita el recibo para revertir sus efectos: Deja el recibo en el sistema con la cantidad que realmente se recibió, lo que le permite realizar un seguimiento de los cambios y mantener una pista de auditoría

Para eliminar o editar el recibo, este debe estar en un periodo fiscal abierto.

Requisitos de la plantilla de la transacción que se van a eliminar o revertir

Tanto si borra un recibo como si revierte sus efectos para modificar un recibo de modo que refleje la cantidad real de mercancías recibidas, el Definiciones de transacciones para la orden de compra y el recibo deben tener ciertos atributos.

Atributos de definición de transacción necesarios para las acciones realizadas

Acción	Atributos de definición de transacción necesarios
Borrar un recibo	Definición de la transacción de la orden de compra: Ninguno Definición de la transacción de recibo: Eliminar política = Borrar o Antes de imprimir
Editar un recibo para revertir los efectos	Definición de la transacción de la orden de compra: Gestión de conversión parcial = Dejar la transacción abierta o Cerrar original y crear pedido pendiente Definición de la transacción de recibo: Editar política = Editar o Antes de imprimir

Además, si es posible que nunca reciba la cantidad de bienes que faltaba, puede Crear un flujo de trabajo de compra de liquidación. Este flujo de trabajo te permite cerrar cualquier orden de compra parcialmente convertida o en espera que permanezca abierta después de que se elimine o edite el recibo para revertirlo.

Borrar un recibo

Si has convertido una orden de compra en un recibo y, a continuación, te das cuenta de que no has recibido la cantidad total del pedido, puedes borrar el recibo y volver a convertir la orden de compra en un recibo especificando la cantidad correcta. Al borrar un recibo, se revierten todos los datos relevantes del sistema al estado en el que se encontraban antes de crear el recibo (esto incluye cuentas del Libro Mayor, cuentas del libro auxiliar, efectos de inventario, etc., en función de cómo esté configurada la plantilla de la transacción para el recibo).

Al eliminar el recibo, se elimina del sistema y no deja una pista de auditoría.

1. Abra el archivo correspondiente Lista de recibos y busca el recibo que quieres borrar.
2. Seleccione la opción Borrar junto al recibo y, a continuación, seleccione el icono Borrar botón. En función de las preferencias del usuario, es posible que tengas que confirmar la eliminación seleccionando De acuerdo.

   Al borrar el recibo, se vuelve a abrir la orden de compra y se revierten todos los datos relevantes del sistema al estado en el que se encontraban antes de crear el recibo (esto incluye cuentas del Libro Mayor, cuentas del libro auxiliar, efectos de inventario, etc., en función de cómo esté configurada la contabilización de la plantilla de la transacción para el recibo).

   Para obtener más información sobre las condiciones en las que no se puede borrar un recibo y las posibles soluciones, consulte Borrar una transacción de compra.)
3. Convierte parcialmente la orden de compra reabierta en un recibo de nuevo, introduciendo la cantidad que realmente se recibió.
4. Si el Gestión de conversión parcial en la plantilla de la transacción para la orden de compra se establece en Dejar la transacción abierta o Cerrar original y crear pedido pendiente, puedes gestionar la orden de compra que se ha dejado parcialmente abierta:
   • Si recibes la cantidad que faltaba originalmente
     1. En la lista de órdenes de compra aplicables, busque la orden de compra (o la orden de compra pendiente si la plantilla de la transacción para la orden de compra se estableció en Cerrar transacción y crear pedido pendiente).
     2. Convierta la orden de compra en un recibo, introduciendo la cantidad que faltaba originalmente. Terminará con dos recibos que suman la cantidad de la orden de compra original.
   • Opcional: Si nunca recibes la cantidad que faltaba originalmente
     1. En la lista de órdenes de compra aplicables, busque la orden de compra (o la orden de compra pendiente si la plantilla de la transacción para la orden de compra se estableció en Cerrar transacción y crear pedido pendiente).
     2. Convierte la orden de compra en una orden de compra de cierre. Más información Configuración y uso de un flujo de trabajo de orden de compra de cierre.
        
5. Convierte el recibo en una factura de proveedor cuando el proveedor te facture a ti. Recuerda que, si recibiste la cantidad que no recibiste originalmente, tendrás dos recibos para convertir en facturas de proveedor.

Revertir los efectos de un recibo

Si has convertido una orden de compra en un recibo y, a continuación, te das cuenta de que no has recibido la cantidad total de la orden de compra, puedes editar el recibo para revertir los efectos de la cantidad que falta.

1. Abra el archivo correspondiente Lista de recibos, busque el recibo y seleccione Editar.
   Para obtener más información sobre las condiciones en las que no se puede editar un recibo y las posibles soluciones, consulte Editar una transacción de compra.
2. Cambie el parámetro Cantidad a la cantidad real que recibiste y selecciona Exponer. Sage Intacct realiza las siguientes acciones en función de la Gestión de conversión parcial Definición de la transacción para la orden de compra.

   Acciones realizadas para las opciones de gestión de conversiones parciales

   Opción de gestión de conversión parcial	Medidas adoptadas
   Dejar la transacción abierta	Cambia la cantidad del recibo y revierte los datos relevantes del sistema para la cantidad no recibida (cuentas del Libro Mayor, cuentas del libro auxiliar, efectos de inventario, etc., en función de cómo esté configurada la plantilla de la transacción para el recibo) Vuelve a abrir la orden de compra para retrasar la cantidad no recibida cambiando el parámetro Cantidad convertida y restablece el estado de la orden de compra a Convertido parcialmente
   Cerrar inicial y crear pedido pendiente	Cambia la cantidad del recibo y revierte los datos relevantes del sistema para la cantidad no recibida (cuentas del Libro Mayor, cuentas del libro auxiliar, efectos de inventario, etc., en función de cómo esté configurada la plantilla de la transacción para el recibo) Deja la orden de compra original con el estado de Convertido Crea una orden de compra de pedido pendiente para devolver la cantidad no recibida y establece el estado de la orden de compra de pedido pendiente en Pendiente

3. Administre la orden de compra, que ahora está abierta, realizando una de las siguientes acciones:
   • Si recibes la cantidad que faltaba originalmente
     1. En la lista de órdenes de compra aplicables, busque la orden de compra (o la orden de compra pendiente si la plantilla de la transacción para la orden de compra se estableció en Cerrar transacción y crear pedido pendiente).
     2. Convierte la orden de compra en un recibo, introduciendo la cantidad que faltaba originalmente en el recibo. Terminará con dos recibos que suman la cantidad de la orden de compra original.
   • Opcional: Si nunca recibes la cantidad que faltaba originalmente
     1. En la lista de órdenes de compra aplicables, busque la orden de compra (o la orden de compra pendiente si la plantilla de la transacción para la orden de compra se estableció en Cerrar transacción y crear pedido pendiente).
     2. Convierte la orden de compra en una orden de compra de cierre. Más información Configuración y uso de un flujo de trabajo de orden de compra de cierre.
        
4. Convierte el recibo en una factura de proveedor cuando el proveedor te facture a ti. Recuerda que, si recibiste la cantidad que no recibiste originalmente, tendrás dos recibos para convertir en facturas de proveedor.