Borrar o revertir un recibo de Compras

En ocasiones, es posible que tengas que cambiar o revertir los efectos de un recibo de Compras. Por ejemplo, es posible que hayas tenido una orden de compra de 1.000 widgets. Has recibido los widgets y has convertido la orden de compra en un recibo. Sin embargo, cuando abrió la caja, encontró solo 750 widgets. Deseas cambiar el recibo para reflejar la cantidad adecuada.

Acerca de la eliminación o reversión de los efectos de un recibo de Compras

Después de convertir una orden de compra en un recibo y antes de que el recibo se haya convertido en una factura de proveedor, es posible que descubras que algunos de los bienes no se recibieron. Para corregir el recibo y reflejar la cantidad adecuada de mercancías recibidas, puedes:

• Borrar el recibo: Elimina el recibo del sistema, lo que le permite volver a convertir la orden de compra en un recibo, especificando la cantidad que realmente se recibió
• Edita el recibo para revertir sus efectos: Deja el recibo en el sistema con la cantidad que realmente se recibió, lo que te permite realizar un seguimiento de los cambios y mantener una pista de auditoría

Para borrar o editar el recibo, este debe estar en un periodo fiscal abierto.

Requisitos de definición de transacción que se van a borrar o revertir

Tanto si borras un recibo como si reviertes sus efectos para cambiarlo y reflejar la cantidad real de mercancías recibidas, el Definiciones de transacciones Para la orden de compra y el recibo, deben tener ciertos atributos.

Atributos de plantilla de la transacción necesarios para las acciones realizadas

Acción	Atributos de plantilla de la transacción necesarios
Borrar un recibo	Plantilla de la transacción de orden de compra: Ninguno Plantilla de plantilla de la transacción de recibo: Borrar política = Borrar o bien Antes de imprimir
Editar un recibo para revertir los efectos	Plantilla de la transacción de orden de compra: Gestión de conversión parcial = Dejar la transacción abierta o bien Cerrar inicial y crear pedido pendiente Plantilla de plantilla de la transacción de recibo: Editar política = Modificar o bien Antes de imprimir

Además, si es posible que nunca reciba la cantidad de bienes que faltaba, puede Crear un flujo de trabajo de compra de liquidación. Este flujo de trabajo te permite cerrar cualquier orden de compra parcialmente convertida o pendiente que permanezca abierta después de borrar o editar el recibo para revertirla.

Borrar un recibo

Si has convertido una orden de compra en un recibo y, a continuación, te das cuenta de que no has recibido la cantidad total del pedido, puedes borrar el recibo y convertir la orden de compra en un recibo de nuevo especificando la cantidad correcta. Al eliminar un recibo, todos los datos relevantes del sistema vuelven al estado en el que se encontraban antes de crear el recibo (esto incluye cuentas del Libro Mayor, cuentas del libro auxiliar, efectos de inventario, etc., en función de cómo esté configurada la plantilla de la transacción para el recibo).

Al eliminar el recibo, se elimina del sistema y no deja rastro de auditoría.

1. Abra el archivo correspondiente Lista de recibos y busca el recibo que quieres borrar.
2. Selecciona el icono Borrar junto al recibo y, a continuación, selecciona la casilla de verificación Borrar botón. En función de las preferencias de usuario, es posible que tengas que confirmar la eliminación borrando seleccionando Aceptar.

   Al eliminar el recibo, se vuelve a abrir la orden de compra y se revierten todos los datos relevantes del sistema al estado en el que se encontraban antes de crear el recibo (esto incluye cuentas del Libro Mayor, cuentas del libro auxiliar, efectos de inventario, etc., en función de cómo se haya configurado la contabilización de la plantilla de la transacción para el recibo).

   Para obtener más información sobre las condiciones en las que no se puede borrar un recibo y las posibles soluciones, consulte Borrar una transacción de compra.)
3. Vuelve a convertir parcialmente la orden de compra reabierta en un recibo, introduciendo la cantidad que realmente se recibió.
4. Si el Gestión de conversión parcial en la plantilla de la transacción para la orden de compra se establece en Dejar la transacción abierta o bien Cerrar inicial y crear pedido pendiente, puedes gestionar la orden de compra que quedó parcialmente abierta:
   • Si recibes la cantidad que faltaba originalmente
     1. En la lista de órdenes de compra aplicables, busca la orden de compra (o la orden de compra pendiente si la plantilla de la transacción para la orden de compra se estableció en Cerrar transacción y crear pedido pendiente).
     2. Convierte la orden de compra en un recibo, introduciendo la cantidad que faltaba originalmente. Terminarás con dos recibos que suman la cantidad de la orden de compra inicial.
   • Opcional: Si nunca recibes la cantidad que faltaba originalmente
     1. En la lista de órdenes de compra aplicables, busca la orden de compra (o la orden de compra pendiente si la plantilla de la transacción para la orden de compra se estableció en Cerrar transacción y crear pedido pendiente).
     2. Convierte la orden de compra en una orden de compra de cierre. Más información sobre Configuración y uso de un flujo de trabajo de orden de compra de cierre.
        
5. Convierte el recibo en una factura de proveedor cuando el proveedor te facture. Recuerda que, si has recibido la cantidad que no recibiste originalmente, tendrás dos recibos para convertirlos en facturas de proveedores.

Revertir los efectos de un recibo

Si convertiste una orden de compra en un recibo y, a continuación, te das cuenta de que no has recibido la cantidad total en la orden de compra, puedes editar el recibo para revertir los efectos de la cantidad que falta.

1. Abra el archivo correspondiente Lista de recibos, busca el recibo y selecciona Modificar.
   Para obtener más información sobre las condiciones en las que no se puede editar un recibo y las posibles soluciones, consulte Editar una transacción de compra.
2. Cambia el Cantidad a la cantidad real que recibiste, y selecciona Contabilizar. Sage Intacct realiza las siguientes acciones en función de la Gestión de conversión parcial en la plantilla de la transacción de la orden de compra.

   Acciones realizadas para las opciones de gestión de conversiones parciales

   Opción de gestión de conversión parcial	Medidas adoptadas
   Dejar la transacción abierta	Cambia la cantidad en el recibo y revierte todos los datos relevantes en el sistema para la cantidad no recibida (cuentas del Libro Mayor, cuentas del libro auxiliar, efectos de inventario, etc., dependiendo de cómo esté configurada la plantilla de la transacción para el recibo) Vuelve a abrir la orden de compra para rechazar la cantidad no recibida cambiando el Cantidad convertida y restablece el estado de la orden de compra a Parcialmente convertido
   Cerrar inicial y crear pedido pendiente	Cambia la cantidad en el recibo y revierte todos los datos relevantes en el sistema para la cantidad no recibida (cuentas del Libro Mayor, cuentas del libro auxiliar, efectos de inventario, etc., dependiendo de cómo esté configurada la plantilla de la transacción para el recibo) Deja la orden de compra inicial en el estado de Convertido Crea una orden de compra de pedido pendiente para retrasar la cantidad no recibida y establece el estado de la orden de compra de pedido pendiente en Pendiente

3. Gestiona la orden de compra, que ya está abierta, realizando una de las siguientes acciones:
   • Si recibes la cantidad que faltaba originalmente
     1. En la lista de órdenes de compra aplicables, busca la orden de compra (o la orden de compra pendiente si la plantilla de la transacción para la orden de compra se estableció en Cerrar transacción y crear pedido pendiente).
     2. Convierte la orden de compra en un recibo, introduciendo la cantidad que faltaba originalmente en el recibo. Terminarás con dos recibos que suman la cantidad de la orden de compra inicial.
   • Opcional: Si nunca recibes la cantidad que faltaba originalmente
     1. En la lista de órdenes de compra aplicables, busca la orden de compra (o la orden de compra pendiente si la plantilla de la transacción para la orden de compra se estableció en Cerrar transacción y crear pedido pendiente).
     2. Convierte la orden de compra en una orden de compra de cierre. Más información sobre Configuración y uso de un flujo de trabajo de orden de compra de cierre.
        
4. Convierte el recibo en una factura de proveedor cuando el proveedor te facture. Recuerda que, si has recibido la cantidad que no recibiste originalmente, tendrás dos recibos para convertirlos en facturas de proveedores.