Listas de transacciones: Compras

Puedes ver todas las transacciones en una lista o en listas por tipo de transacción. En función de tus suscripciones, permisos y plantilla de la transacción Contiene las reglas de contabilidad, la configuración del flujo de trabajo, la configuración de seguridad y otras características de una transacción. Los administradores mantienen las definiciones de las transacciones. configuraciones, puede realizar varias acciones desde una lista de transacciones.

Ver una lista de transacciones

Puedes ver todas las transacciones de Compras en una sola lista o puedes ver una lista de transacciones por tipo de transacción.

Ver por tipo de transacción:

• Ir a Compras > Todos > Transacciones y selecciona el tipo de transacción aplicable.

  Para ver las solicitudes de suministros, ve a Compras > Todos > > de inventario de suministrosMesa de trabajo. Aprende a Procesar solicitudes de suministros.

Ver todas las transacciones:

• Ir a Compras > Todos > Ver transacciones.

Editar una transacción

Si tienes los permisos adecuados, puedes editar la mayoría de los detalles de una transacción que tenga el estado Borrador, Rechazado o Pendiente.

En la tabla siguiente se describen las condiciones en las que No se puede editar una transacción y ofrece posibles soluciones para permitirle editar la transacción:

Condición	Posible solución
Si la plantilla de la transacción Editar política se establece en "Sin editar".	Cambia el Editar política en el plantilla de la transacción.
Si has impreso previamente un documento para la transacción y la plantilla de la transacción Editar política está configurado para prohibir la edición de una transacción después de que se haya impreso un documento.	Cambia el Editar política en el plantilla de la transacción.
Si la plantilla de la transacción tiene Habilitar la edición del proveedor se establece en "Nunca"	Esto impide que los usuarios cambien de proveedor en las transacciones Borrador y Pendientes. Cambia el Habilitar la edición del proveedor en el plantilla de la transacción.
Si la transacción requiere aprobación y se encuentra en el ciclo de aprobación (el estado de la transacción es Enviado o Aprobado parcialmente).	Realiza una de las siguientes acciones: Elimina la transacción y crea una nueva que contenga las modificaciones. Espera a que se apruebe o rechace la transacción. También puedes consultar el historial de aprobación para ver quién debe dar su aprobación y pedirle a esa persona que rechace la transacción para finalizar el ciclo de aprobación más rápido. Para encontrar la siguiente aprobación: Seleccionar Modificar o bien Ver junto a la transacción. En la pestaña Historial, selecciona el icono Historial de aprobaciones enlace. Cuando Editar y volver a enviar una transacción rechazada, entra en el ciclo de aprobación. Si editas y vuelves a enviar una transacción aprobada, esta entra en el ciclo de aprobación solo si la configuración de aprobación de compras en la página Configurar Compras está configurada para requerir un nuevo ciclo de aprobación si se modifica una transacción aprobada.
Si la transacción se ha convertido en otra transacción.	Borra la transacción posterior. Por ejemplo, si deseas editar una orden de compra que se ha convertido en una factura de proveedor, borra la factura de proveedor.
Si el periodo fiscal está cerrado.	Abrir el periodo fiscal.
Si la transacción se comparte dentro de una sociedad de varias entidades.	Las transacciones compartidas solo se pueden editar en el nivel general. Si visualizas la lista de transacciones en el nivel de entidad, es posible que veas transacciones compartidas. Sin embargo, estas transacciones se enumerarán como "No propiedad" de la entidad y el Modificar La opción no aparecerá. Si tienes los permisos adecuados, ve al nivel general para editar la transacción.
Si la transacción incluye un coste en destino real que se ha vinculado a una transacción de origen que se encuentra en un periodo cerrado.	Abrir el periodo fiscal para la transacción de origen.
Si tu sociedad está suscrita a la Aplicación de impuestos y la transacción se ha incluido en una declaración de impuestos (declaración de IVA o Business Activity Statement) que se preparó y presentó a una autoridad gubernamental mediante el proceso de presentación de impuestos.	Introduce una transacción de regularización.

Borrar una transacción

Si has creado una transacción por error, puedes borrar la transacción mediante la función Borrar dentro de una lista de transacciones. Al eliminar una transacción, se elimina la transacción del sistema y se revierten todos los datos relevantes del sistema al estado en el que se encontraba antes de crear la transacción (esto incluye cuentas del Libro Mayor, cuentas del libro auxiliar, etc.).

En la tabla siguiente se describen las condiciones en las que No se puede borrar una transacción y proporciona posibles soluciones para permitirle borrar la transacción:

Condición	Posible solución
Si la plantilla de la transacción Borrar política Se establece en Sin borrar.	Cambia el Borrar política en el plantilla de la transacción.
Si has impreso previamente un documento para la transacción y la plantilla de la transacción Borrar política está configurado para prohibir la eliminación de una transacción después de que se haya impreso un documento.	Cambia el Borrar política en el Definición de la transacción.
Si la transacción se ha convertido en otra transacción.	Borra la transacción posterior. Por ejemplo, si quieres borrar una orden de compra, pero ya se ha convertido en factura de proveedor, borra la factura de proveedor.
Si el periodo fiscal está cerrado.	Abrir el periodo fiscal.
Si la transacción se comparte dentro de una sociedad de varias entidades.	Las transacciones compartidas solo se pueden borrar en el nivel general. Si visualizas la lista de transacciones en el nivel de entidad, es posible que veas transacciones compartidas. Sin embargo, estas transacciones aparecerán como "No propiedad" de la entidad y la opción Eliminar no aparecerá. Si tienes los permisos adecuados, ve al nivel general para borrar la transacción.
Si la transacción incluye un coste en destino real que se ha vinculado a una transacción de origen que se encuentra en un periodo cerrado.	Abrir el periodo fiscal para la transacción de origen.
Si el Control de inventario está configurado para no permitir inventario negativo y al eliminar una transacción, la cantidad de un artículo sería negativa.	Consulta con el administrador del sistema para determinar si habilitar el inventario negativo es la opción correcta para tu sociedad.

Para borrar una o varias transacciones:

1. Abre la lista de transacciones correspondiente y busca las transacciones que deseas borrar.
2. Selecciona la casilla de verificación situada junto a cada transacción.

3. Seleccionar Más acciones > Borrar al final de la fila.

   En función de tus preferencias de usuario, es posible que el sistema te pida que confirmes la eliminación.

1. Abre la lista de transacciones correspondiente y busca las transacciones que deseas borrar.
2. Selecciona la casilla de verificación en el campo Borrar junto a cada transacción.

3. Selecciona el icono Borrar botón.

   En función de tus preferencias de usuario, es posible que el sistema te pida que confirmes la eliminación.

Personalizar una vista de lista de transacciones

Puedes personalizar cualquier lista de transacciones creando tu propia vista. Por ejemplo, puedes optar por crear una vista que incluya el parámetro Fecha de modificación columna y el Total de la transacción columna.

1. En la parte superior de la lista de transacciones, selecciona Administrar vista y luego Nuevo.
2. En el Crear una vista nueva página, introduce un nombre para tu vista en la página Nombre campo.
3. Selecciona las columnas que deseas incluir en la vista.
4. Haz clic en Guardar.
   La nueva vista se muestra automáticamente.

1. En la parte superior de la lista de transacciones, selecciona Administrar vistas y luego Crear una vista nueva.
2. En el Crear una vista nueva , selecciona las columnas que deseas mostrar.
3. Haz clic en Guardar.
4. Introduce un nombre para tu vista en el Nombre y, a continuación, seleccione Guardar.
5. En la parte superior de la lista de transacciones, selecciona el icono Ver y seleccione su vista de la lista.

Más información sobre Personalización de vistas.

¿Qué más puedo hacer desde una lista de transacciones?

En función de tus suscripciones, permisos y configuraciones de documentos de transacción, puedes realizar todas o algunas de las siguientes acciones desde una lista de transacciones.

Descripciones de las columnas

Columna	Descripción
Tipo	El tipo de transacción de compra. Por ejemplo, una orden de compra, una factura de proveedor, etc.
Número de documento	El identificador único de la transacción.
Número de referencia	Una referencia a otro número de teléfono de documento u otro texto de referencia asociado a la transacción.
Nombre del proveedor	El proveedor asociado a la transacción.
Divisa de la transacción	La divisa en la que se expresa la transacción. Esta columna solo se aplica a sociedades de divisa múltiples.
Divisa base	La divisa funcional de la transacción. Esta columna solo se aplica a sociedades multi entidad y multi divisa que tienen habilitadas varias divisas base y solo se muestra en la nivel general sociedad.
Fecha	La fecha de la transacción.
Estado	El estado del flujo de trabajo de la transacción. Más información Acerca de los estados de transacción. Búsqueda de transacciones en un estado específico Las vistas de lista de transacciones proporcionan una ventanilla única para ver y acceder a todas las transacciones de un tipo específico, por ejemplo, facturas. Pero, ¿qué pasa con la búsqueda de transacciones que se encuentran en un estado específico, como borrador, pagado, pagado parcialmente, etc.? Hay dos formas sencillas de localizar transacciones en un estado específico: Filtra el estado de la transacción sobre la marcha: En la vista de lista de transacciones, introduce el estado en el Estado y, a continuación, selecciona Vamos. La lista muestra solo las transacciones en ese estado. Crea una vista personalizada permanente que filtre por el estado de la transacción: Crear la vistay establezca el filtro en Estado = <state>, donde <state> es igual al estado que estás buscando, como Borrador, Contabilizado, Pagado, Revertido, y así sucesivamente.</state></state> Esta vista personalizada siempre está disponible en la lista de transacciones.