Configurar grupos de dimensiones

La forma en que configuras los grupos de dimensión para tu sociedad depende de tu negocio y de cómo planees usar los grupos.

Por ejemplo, tu sociedad presta servicios desde varias ubicaciones. Puedes configurar grupos de dimensiones que te ayuden a filtrar los informes por ubicación, cliente, empleado, empleada e incluso proyecto.

Dentro de cada tipo de grupo de dimensión, puedes definir varios grupos para diferentes propósitos, como grupos que filtran a los clientes por tipo, importe adeudado, país o una combinación de criterios.

Este tema se aplica a las dimensiones estándar. Para las dimensiones definidas por el usuario, consulte Administrar dimensiones definidas por el usuario.
Suscripción

Sociedad
Disponibilidad por región

Todas las regiones
Tipo de usuario

Negocio

Responsable del proyecto

Empleado (Visualización)
Permisos Grupos de dimensiones (varía según la aplicación): Enumerar, ver, añadir, editar

Hay una lista de grupo de dimensiones independiente para cada tipo de dimensión estándar, y los permisos controlan el acceso a ellas.

Todos los grupos de dimensiones se encuentran en el menú Informes. Para verlos, ve a Informes > Configuración > Grupos de dimensiones.

También puedes encontrar grupos de dimensiones específicas en la sección Configuración de sus aplicaciones asociadas. Por ejemplo, para buscar la lista de grupos de clientes:

Ir a Cuentas a cobrar o bien Pedidos >Configuración > Clientes > Grupos.

Algunos grupos de dimensión, como clientes, proveedores y artículos, se pueden encontrar en varios menús. Todos los grupos de dimensiones están disponibles en el Informes > Configuración menú.

En la tabla siguiente se enumeran los menús adicionales en los que puedes encontrar grupos de dimensiones específicos. La disponibilidad depende de las dimensiones configuradas para tu sociedad y de tus propios permisos para cada aplicación.

Menús de grupo de dimensiones
Grupo de dimensiones Menús

Grupos de departamentos

Sociedad

Grupos de ubicaciones

Sociedad

Grupos de empleados
  • Sociedad
  • Gastos

Grupos de artículos
  • Pedidos
  • Compras
  • Proyectos
  • Inventario

Grupos de clientes
  • Cuentas a cobrar
  • Pedidos

Grupos de proveedores
  • Cuentas a pagar
  • Compras

Grupos del proyecto
  • Proyectos
  • Pedidos
  • Cuentas a cobrar

Grupos de almacenes

Control de inventario

Grupos de contratos

Contratos

Grupos de clases

Sociedad
Si no ves un grupo de dimensión concreto en un menú, pide a tu administrador que te conceda permiso para el grupo de dimensión. Hay permisos independientes para cada aplicación desde los que se puede acceder a la lista de grupos de dimensiones.

Añadir un grupo de dimensión

  1. Ir a Informes > Configuración > Grupos de dimensiones y seleccione Añadir (círculo) junto a la dimensión para la que vas a añadir un grupo.

  2. Introduce un Identificador y Nombre para el grupo de dimensión.

    No puedes cambiar los identificadores después de haber guardado el grupo, pero puedes editar el nombre más adelante.

  3. Si lo deseas, introduce una descripción que te recuerde qué incluye este grupo o cómo se usa.

  4. Desde el Tipo de grupo , selecciona el tipo de grupo que deseas crear.

    • Seleccionar Todos los miembros si deseas configurar filtros que seleccionen automáticamente a los miembros del grupo de un grupo de todos los miembros de la dimensión.

      Por ejemplo, puedes crear un grupo Clientes directos que filtre los clientes para incluir solo aquellos con el campo Tipo de cliente establecido en Directo.

      Te recomendamos encarecidamente que selecciones este tipo de grupo para que los nuevos miembros se añadan automáticamente en función de tus filtros.

    • Seleccionar Miembros específicos para seleccionar los miembros de la dimensión manualmente. A continuación, puedes aplicar filtros para refinar aún más el grupo.

      El tipo de grupo y las opciones que selecciones determinarán qué miembros se incluirán en los datos del informe al filtrar por este grupo de dimensión.

      Si vas a crear informes financieros que muestran dimensiones en filas o columnas, la selección también determina los encabezados de columna y fila, y el orden en el que se enumeran.

  5. Opcionalmente, si seleccionaste Todos los miembros en el Tipo de grupo , especifica cómo se ordenan los miembros del grupo cuando se muestran en los informes.

    La forma en que se define el grupo determina el orden de visualización de los miembros.

    Opciones de ordenación para miembros de dimensión
    Tipo de grupo Cómo ordenar los miembros

    Todos los miembros

    De forma predeterminada, los miembros se ordenan en orden ascendente en función del identificador, pero puedes cambiar el criterio de clasificación. Por ejemplo, puedes ordenar un grupo de clientes en orden ascendente según el campo Apellido.

    Para definir el criterio de clasificación, establece el parámetro Criterio de ordenación a Ascendente o bien Descendente y, a continuación, seleccione el campo que se utilizará para la clasificación.

    Miembros específicos

    Los miembros se mostrarán en el orden en que aparecen en la lista de miembros.

    Aprende a Seleccionar y ordenar miembros.

  6. Selecciona el icono Estructura de dimensión para crear una estructura de dimensión automáticamente. Esto significa que el grupo se puede utilizar en las filas o columnas de los informes financieros.

    Más adelante, puede encontrar las estructuras de dimensión en Informes > Configuración > Dimensiones y luego el nombre de la dimensión.

    Si no creas una estructura de dimensión para el grupo, podrás usar el grupo solo para filtrar.

  7. Añade filtrado al grupo.

      1. Selecciona el campo por el que deseas filtrar.

      2. Selecciona la operación y el valor que deseas filtrar.

        Las opciones dependen del campo que selecciones.

        Si añades más de un filtro, Todo (AND) se selecciona en el Condiciones del filtro campo de forma predeterminada. Esto significa que los miembros solo se incluyen si cumplen todos los criterios. Sin embargo, puedes cambiar este comportamiento seleccionando O (cualquiera) en el Condiciones del filtro campo.

    Más información sobre Definición de miembros del grupo de dimensión.

Determina qué hay en el grupo

El tipo de grupo y las opciones que selecciones determinarán qué miembros se incluirán en los datos del informe al filtrar por este grupo de dimensión.

Si vas a crear informes financieros que muestran dimensiones en filas o columnas, la selección también determina los encabezados de columna y fila, y el orden en el que se enumeran.

  1. Seleccionar Todos los miembros como tipo de grupo.
  2. Cambia el criterio de ordenación según sea necesario.
  3. En el Filtros lista, filtrar para todos Activo miembros.
    1. Para el Campo, seleccione Estado.
    2. Para el Operador, seleccione es igual a.
    3. Para el Valor, seleccione Activo.
  1. Seleccionar Todos los miembros como tipo de grupo.
  2. Cambia el criterio de ordenación según sea necesario.
  3. Utilice el comando Filtros lista para filtrar por campos específicos (como el gestor de departamento).
No selecciones ningún miembro específico. Si seleccionas miembros específicos (como ubicaciones o proveedores concretos), los filtros se aplicarán solo a los miembros que hayas seleccionado.
  1. Seleccionar Miembros específicos como tipo de grupo.
  2. Utilice el comando Miembros lista para añadir, borrar o reordenar miembros.
  3. No apliques ningún filtro al grupo.
  1. Seleccionar Miembros específicos como tipo de grupo.
  2. Utilice el comando Miembros lista para añadir, borrar o reordenar miembros.
  3. Utilice el comando Filtros lista para restringir aún más los miembros en función de campos específicos.
Los campos no numéricos coinciden alfabéticamente.
  1. Seleccionar Todos los miembros como tipo de grupo.
  2. Establezca el parámetro Criterio de ordenación a Ascendente o bien Descendente y seleccione el campo que desea utilizar.
  3. Introduce el número de teléfono móvil coincidencias en el Número máximo de coincidencias campo.
Si tienes previsto mostrar las coincidencias superiores o inferiores en un informe financiero, como mostrar los clientes principales por ingresos, no utilices esta opción para el grupo.

Seleccionar miembros de dimensión específicos y establecer su orden

Al seleccionar "miembros específicos" de una dimensión, eliges las ubicaciones, departamentos, clientes, proveedores, empleados, artículos, proyectos o clases individuales que deseas incluir. Por ejemplo, es posible que desees crear un grupo de empleados que contenga determinados empleados.

  1. Establezca el parámetro Tipo de grupo a Miembros específicos.

  2. Utiliza la lista Miembros para seleccionar los miembros que quieres incluir. El criterio de ordenación que selecciones se utilizará en los informes que muestren dimensiones en columnas o filas.

Si vas a crear un grupo de dimensión en el nivel general, no puedes incluir miembros que pertenezcan a una entidad. Intente crear el grupo de dimensión a partir de la propia entidad.

Filtrar con valores de campo

Puedes añadir filtros que seleccionen miembros de dimensión en función del valor de determinados campos. Por ejemplo, es posible que desees seleccionar clientes de un determinado tipo o proveedores que tengan una prioridad de pago de urgente.

  1. Selecciona el campo por el que deseas filtrar.

  2. Selecciona la operación y el valor que deseas filtrar.

    Las opciones dependen del campo que selecciones.

    Si añades más de un filtro, Todo (AND) se selecciona en el Condiciones del filtro campo de forma predeterminada. Esto significa que los miembros solo se incluyen si cumplen todos los criterios. Sin embargo, puedes cambiar este comportamiento seleccionando O (cualquiera) en el Condiciones del filtro campo.

A continuación se muestran algunos ejemplos de cómo puede utilizar cada tipo de grupo de dimensión.

Ejemplos de grupos de dimensiones
Grupo de dimensiones Ejemplos

Grupos de departamentos
  • Todos los departamentos activos
  • Departamentos específicos
  • Por manager
  • Cuando el manager es el usuario actual
  • Por departamento principal

Grupos de ubicaciones
  • Todas las ubicaciones activas
  • Ubicaciones específicas
  • Por manager
  • Cuando el manager es el usuario actual
  • Con la misma ubicación principal
  • Con una divisa base particular

Grupos de empleados
  • Todos los empleados activos
  • Por tipo de ganancia (por hora o salario)
  • Por manager
  • Cuando el manager es el usuario actual
  • Con salarios superiores a un importe específico

Grupos de artículos
  • Todos los artículos activos
  • Por línea de producto
  • Por tipo de artículo
  • Más caro o menos costoso (coincidencia de arriba a abajo con el precio del artículo)
  • Por estado fiscal (imponible = verdadero o falso)

Grupos de clientes
  • Todos los clientes activos
  • Por tipo de cliente
  • Por sector del cliente
  • Máximo pendiente total adeudado
  • Con un límite de crédito mayor o menor que un importe específico

Grupos de proveedores
  • Todos los proveedores activos
  • Por tipo de proveedor
  • Con prioridad de pago de urgente
  • Máximo pendiente total adeudado

Grupos del proyecto
  • Todos los proyectos activos
  • Por tipo de proyecto (por ejemplo, tipo de facturación = Tiempo y materiales)
  • Con un importe de facturación presupuestado superior a un determinado importe
  • Todos los proyectos facturables (el campo del cliente no está vacío) que no estén completos (el porcentaje completado es inferior a 100)
  • Por el responsable del proyecto
  • Cuando el responsable del proyecto es el usuario actual

Grupos de contratos
  • Con el mismo contrato de origen
  • Creado en una entidad determinada
  • Con un estado particular
  • Con un período de renovación particular

Grupos de almacenes
  • Con el mismo almacén principal
  • Con la misma ubicación

Grupos de clases
  • Todas las clases activas
  • Con la misma clase principal
  • Que están activas o inactivas
  • Por descripción

Filtrar por proyectos, empleados, ubicaciones o departamentos gestionados por el usuario actual

Los grupos de dimensiones pueden mostrar automáticamente a los managers solo la información que es relevante para ellos. Por ejemplo, puedes configurar un grupo de dimensiones Proyecto llamado "Mis proyectos", que filtra dinámicamente los proyectos gestionados por el Usuario actual. Del mismo modo, los grupos se pueden usar para filtrar por empleados, departamentos o ubicaciones administrados por el usuario actual.

El Usuario actual es el usuario que ha iniciado sesión actualmente en Intacct.

Supongamos que tienes varios gestores de proyectos. Cada responsable del proyecto quiere ver los informes y paneles filtrados solo para sus proyectos.

  1. Crea un grupo de proyectos que filtre los proyectos gestionados por el usuario actual.

    • Grupo de proyecto denominado "Mis proyectos"
    • Seleccionar Todos los miembros
    • Seleccionar Identificador del responsable del proyecto como campo de filtro, establezca el parámetro Operador a Es usuario actual

    Porque Identificador del responsable del proyecto está conectado a un usuario de Intacct, el grupo puede filtrar los proyectos en los que el usuario actual es el administrador.

  2. Utiliza el grupo de dimensiones para filtrar informes y paneles de control.

Por ejemplo, puedes crear un informe financiero que muestre los ingresos y gastos por proyecto. Este informe se puede filtrar previamente para el grupo "Mis proyectos". También puedes avisar al usuario cuando se ejecute el informe para que pueda cambiar fácilmente entre mostrar todos los proyectos o solo sus propios proyectos.

Al establecer el filtro en el usuario actual, se limita al usuario para que solo vea el grupo, como proyectos, empleados o ubicaciones asociadas con el usuario. Por ejemplo, el campo de filtro es "Responsable del proyecto" y el operador es "usuario actual". " Cuando el responsable del proyecto ejecute el informe, solo verá sus propios proyectos.

Para crear un grupo que filtre por el usuario actual:

  1. Crea un nuevo grupo de tipo Proyecto, Empleado, Departamento o Ubicación.
  2. Defina el grupo como de costumbre, asígnele un nombre que los usuarios reconozcan, como "Mis proyectos" o "Mis empleados".

  3. En el Filtros , selecciona un campo que esté conectado a un empleado, empleada que sea un usuario de Intacct.

    • En Grupos de dimensiones del proyecto, puedes seleccionar el icono Identificador del responsable del proyecto campo.
    • Para los grupos de dimensiones Departamento, Ubicación o Empleado, puedes seleccionar el icono Gerente campo.

    No todos los campos de contacto están conectados a un usuario. Por este motivo, el filtrado para el usuario actual está restringido a la función Identificador del responsable del proyecto y Gerente campos.

  4. Establezca el parámetro Operador a Es usuario actual.

Combinar varios filtros

Si tienes varios filtros, el comportamiento predeterminado es hacer coincidir solo los miembros que cumplan todos los criterios. Sin embargo, puedes cambiar la forma en que esto funciona usando el comando Condiciones del filtro menú desplegable.

Condiciones del filtro
Condición del filtro Resultado

Todo (AND)

Incluir miembros que coincidan con todos los criterios (el comportamiento predeterminado).

Cualquiera (OR)

Incluye miembros que coincidan con cualquier criterio.

Expresión

Utiliza una expresión que definas para aplicar los filtros.

Por ejemplo, la siguiente expresión coincide con los miembros que cumplen los criterios 1 y 2, o que cumplen los criterios 3.

(1 Y 2) O 3

Si desea seleccionar "uno de" algo, como departamentos donde el gerente es Jim, Sue o Terri, cree varios filtros y use el comando Cualquiera (OR) condición del filtro.

Crear un filtro de grupo para miembros activos e inactivos

Hay ocasiones en las que desea incluir dimensiones que están inactivas en los informes. Crea un grupo de dimensión que filtre por ambos tipos de miembro de dimensión.

  1. Abre o edita el grupo de dimensión para el tipo de dimensión, por ejemplo, departamentos, ubicaciones o territorios.

  2. En la sección filtros, crea dos filtros:

    • El estado es igual a activo
    • El estado es igual a inactivo
  3. Asegúrate de que el tipo de condición esté establecido en Cualquiera (OR).
  4. Guarda los cambios.

Puedes utilizar este grupo cuando desees que aparezcan miembros activos e inactivos en un informe.