Créer une régularisation des CF

Créez une régularisation pour augmenter ou diminuer le montant que vous devez à un fournisseur. Utilisez une note de crédit pour augmenter le montant dû ou une note de débit pour le diminuer.

1. Aller à Comptes fournisseurs > Tous > Paiements et sélectionnez Ajouter (cercle) à côté de Ajustements.

2. Entrez le Date de la régularisation.

3. Sélectionnez l’icône Fournisseur.

   L' Payer à et Retour à Les champs sont renseignés en fonction des informations de la fiche du fournisseur. Remplacez ces champs si nécessaire.

4. Sélectionnez l’icône Type de de régularisation que vous souhaitez créer.

   Une note de débit diminue le montant que vous devez à un fournisseur. Un avoir augmente le montant que vous devez à un fournisseur.

   Exemples

   Régularisation de l’avoir: augmentez le montant que vous devez au fournisseur.

   Supposons que vous avez accidentellement sous-payé un fournisseur ou que vous avez encouru des frais de retard de 50 $. Vous devez créer un avoir de vente pour augmenter le montant que vous devez au fournisseur de 50 $. Vous payez ensuite l’avoir de vente lorsque vous payez les factures fournisseurs.

   Régularisation de la note de débit: diminuez le montant que vous devez au fournisseur.

   Supposons que vous receviez une facture fournisseur de 1 000 $ pour la traiteur d’un événement et que vous payiez la facture fournisseur en totalité. Plus tard, vous découvrez que tous les services n’ont pas été fournis et vous contactez le fournisseur. Le fournisseur accepte de créditer votre compte de 100 $. Vous devez créer un avoir d’achat pour réduire de 100 $ le montant que vous devez au fournisseur.

5. Entrez un Numéro de réglage pour suivre la régularisation.

   Si votre société utilise Séquençage des documents, "Nouveau» apparaît dans ce champ. Une fois que vous avez comptabilisé la régularisation, Intacct attribue un numéro de régularisation.

6. Si vous le souhaitez, référencez le numéro de facture fournisseur, le commande d’achat ou le numéro de compte associé à la régularisation dans le Numéro de facture fournisseur de référence domaine.
7. Vous pouvez également saisir une description.

8. Si vous le souhaitez, ajoutez des pièces justificatives dans le Pièce jointe domaine.

   Sélectionnez une pièce jointe existante dans la liste déroulante ou sélectionnez Ajouter pour télécharger un nouveau document.

   En savoir plus sur qui peut ajouter des pièces jointes.

   Vous pouvez glisser-déposer vos fichiers dans Ajouter une pièce jointe. Pour joindre un document à plusieurs écritures de journal, reportez-vous à la section Traitement en vrac.

9. Si vous y êtes invité, sélectionnez un Résumé.

   Le champ Résumé s’affiche lorsque votre société a configuré la fréquence de résumé pour ce type de transaction à définir par l’utilisateur. Pour toutes les autres fréquences de résumé, telles que quotidiennes ou mensuelles, Intacct crée automatiquement le résumé pour vous et ajoute la nouvelle transaction au résumé.
   Qu’est-ce qu’un résumé ?

   Les sommaires sont des collections du même type de transactions, regroupées pour le traitement. L’avantage d’utiliser un résumé est que le groupe de transactions est comptabilisé sur le GL sur une seule ligne. À partir de cette ligne, si nécessaire, vous pouvez explorer l’une des transactions individuelles.

   Vous pouvez demander à Sage Intacct de créer, de comptabiliser et de fermer automatiquement des résumés à une fréquence que vous spécifiez en sélectionnant un intervalle de temps. Vous pouvez également créer, comptabiliser et fermer vous-même des résumés.

   Lorsque vous créez un résumé pour la première fois, il est ouvert et vous pouvez saisir des transactions. Après avoir fermé un résumé, vous ne pouvez pas y comptabiliser de transactions, ce qui vous évite de comptabiliser des transactions à la mauvaise période. Pour ajouter ou supprimer des transactions à partir d’un résumé clôturé, rouvrez-le.

   Voir Présentation des résumés AP pour plus d’informations.

10. Pour les sociétés multi-devises, entrez Devise et Taux de change informations sur la régularisation dans la section Devise.

    1. Pour Devise de transaction, sélectionnez le menu déroulant pour sélectionner la devise utilisée.

       Si la devise n’est pas la devise de tenue de compte de votre société, passez aux deux étapes suivantes.

    2. Sélectionnez un Type de taux de change tels que taux de change journalier Intacct ou Taux publié par le WSJ.

       Si vous connaissez le taux de change de cette transaction ou si vous avez conclu un contrat avec le fournisseur sur un taux de change fixe, saisissez-le dans Taux de change pour remplacer les calculs du système.

       Le taux de change journalier Intacct est le type de taux de change par défaut fourni par le système, sauf si vous en avez défini un autre.

    3. Entrez ou sélectionnez une date dans Date du taux de change.

       La valeur par défaut est la date du jour, mais vous pouvez la modifier, par exemple, pour la date de la transaction ou du paiement. La date du taux de change est mise à jour automatiquement.

11. Entrez les détails de l’élément de ligne concernant la régularisation dans le Participations section.

    1. Pour Compte (ou Libellé du compte Si votre société est activée pour les libellés de compte), sélectionnez un compte pour recevoir la régularisation.
    2. Si vous le souhaitez, sélectionnez 1099 pour ajouter le montant de l’élément au Formulaire 1099 du fournisseur.

    3. Entrez le Montant de l’article. Intacct s’attend à ce que ce champ soit renseigné, même si le montant est zéro (0).

       Pour les entreprises utilisant plusieurs devises, entrez le Montant de la transaction, qui est le montant dans la devise de transaction. Intacct calcule ensuite le Montant de base dans la devise de tenue de compte de votre société, selon le taux de change indiqué dans l’en-tête.

       Si vous créez un avoir d’achat, saisissez un élément positif. Le type d’avoir d’achat prend en charge le traitement comptable du fournisseur.

    4. Entrez un Mémo pour les postes qui pourraient nécessiter des explications à une date ultérieure.
    5. Si vous utilisez des départements ou des emplacements et que vous leur attribuez la dépense, sélectionnez le Département ou Emplacement.
    6. Lors de l’affectation de la régularisation à des cotes supplémentaires, sélectionnez les valeurs de dimension appropriées.
    Vous pouvez sélectionner les informations par défaut pour tous les éléments.

    Sélectionnez des valeurs par défaut pour renseigner automatiquement chaque élément. Intacct affiche ces valeurs par défaut pour chaque élément existant et nouveau. Remplacez manuellement les valeurs par défaut sur les postes, si nécessaire.

    Par exemple, définissez des valeurs de dimension à des fins de suivi et de création de rapports. Après avoir sélectionné le compte du grand livre dans la zone Éléments, toute valeur de dimension que vous définissez par défaut est automatiquement reflétée pour chaque élément.

    Sélectionnez Appliquer les valeurs par défaut pour enregistrer vos sélections.

    Voir Définir des éléments de campagne par défaut pour plus d’informations.

12. Sélectionnez Comptabiliser.

    Intacct effectue automatiquement les opérations suivantes en fonction du type sélectionné :

    • Note de débit : La régularisation de la note de débit devient un crédit fournisseur que vous appliquez à une facture fournisseur sur la page Payer des factures.
    • Note de crédit : La régularisation de l’avoir devient une facture fournisseur à payer sur la page Payer des factures.

    En savoir plus sur le Prochaines étapes après la comptabilisation d’un régularisation AP.

    Vous n’êtes pas prêt à comptabiliser ? Enregistrez votre transaction en tant que brouillon.

Exceptions

Dans certaines situations, vous ne créez pas de régularisation de comptabilité fournisseurs pour fiche une diminution ou une augmentation du montant que vous devez à un fournisseur.

Prochaines étapes

Une fois que vous avez comptabilisé un régularisation, la note de crédit ou de débit s’affiche sur la page Payer les factures.

Si vous avez créé un Note de débit, Intacct crée un crédit fournisseur à appliquer à une facture fournisseur sur la page Payer les factures. Apprenez à Appliquer un crédit fournisseur.

Si vous avez créé un note de crédit, Intacct traite cette transaction comme une facture fournisseur. Suivez votre flux de travail normal des comptes fournisseurs pour traiter le paiement. Par exemple, vous devrez peut-être approuver le paiement, puis créer une demande de paiement sur la page Payer les factures fournisseurs.