Résoudre les problèmes d’approbation de factures fournisseurs : Comptes fournisseurs

Intacct enregistre automatiquement une approbation dans les cas suivants :

• Lorsque le type de règle est Approbation basée sur le fournisseur, mais qu’aucun approbateur de facture fournisseur n’est défini dans la fiche du fournisseur

• Lorsque le type de règle est Approbation de la valeur (basée sur les permissions) et que l’émetteur est également l’approbateur responsable du niveau de valeur correspondant

• Lorsque le type de règle est Approbation de la valeur (basée sur les permissions) et que le montant de la facture fournisseur est inférieur au montant d’approbation minimum pour le niveau 1

• Lorsque l’émetteur de la facture fournisseur est sélectionné en tant qu’utilisateur sans restriction dans la configuration d’approbation de facture fournisseur

Pour afficher la facture fournisseur approuvée automatiquement dans la liste Approuver les factures, sélectionnez Voir tout.

Tout d’abord, assurez-vous que votre société est activée pour les notifications par e-mail d’approbation de facture fournisseur sur la page Configurer la Comptabilité fournisseurs. Ensuite, un utilisateur peut accéder à sa page Préférences et gérer leurs préférences en matière de notifications par e-mail.

Disposez-vous des permissions appropriées ?

Pour afficher la liste approuver les paiements de factures fournisseurs, vous devez disposer des autorisations comptes fournisseurs pour approuver les factures fournisseurs (liste).

Si votre société utilise des approbations de valeur, vous devez également disposer des autorisations de Comptes fournisseurs appropriées pour les niveaux d’approbation de facture.

Votre administrateur peut vous aider à déterminer les autorisations dont vous disposez.

La facture est-elle soumise à l’approbation des factures fournisseurs ?

Certaines factures fournisseurs ne sont pas soumises à l’approbation des factures fournisseurs. Ces types de factures fournisseurs comprennent les éléments suivants :

• Factures fournisseurs importées en tant qu’historiques (qui ne sont pas comptabilisées dans le Grand livre)
• Les factures créées dans Achats qui passent par un Processus d’approbation.

Utilisez-vous une vue personnalisée ou filtrée ?

Vérifiez que vous consultez toutes les factures fournisseurs disponibles. À l’extrême gauche de la page, sélectionnez la liste déroulante et assurez-vous que Tous est sélectionné (et non, par exemple, « Consulté récemment », ce qui limiterait le nombre de factures que vous voyez).

Êtes-vous un approbateur ?

Intacct enregistre automatiquement une approbation dans les cas suivants :

• Lorsque le type de règle est Approbation basée sur le fournisseur, mais qu’aucun approbateur de facture fournisseur n’est défini dans la fiche du fournisseur

• Lorsque le type de règle est Approbation de la valeur (basée sur les permissions) et que l’émetteur est également l’approbateur responsable du niveau de valeur correspondant

• Lorsque le type de règle est Approbation de la valeur (basée sur les permissions) et que le montant de la facture fournisseur est inférieur au montant d’approbation minimum pour le niveau 1

• Lorsque l’émetteur de la facture fournisseur est sélectionné en tant qu’utilisateur sans restriction dans la configuration d’approbation de facture fournisseur

Pour afficher la facture fournisseur approuvée automatiquement dans la liste Approuver les factures, sélectionnez Voir tout.

Confirmez où se trouve la facture fournisseur dans le flux d’approbation en sélectionnant l’icône Histoire Onglet sur la page d’information sur la facture.

Si le facture fournisseur se trouve toujours dans un statut soumis et que vous avez permissions de modifier les factures, Rappeler la facture fournisseur pour le supprimer de la file d’attente d’approbation.

Si le statut de la facture fournisseur est Soumis et que vous disposez des autorisations de modification de la facture fournisseur, l’absence du lien Rappeler suggère que la facture fournisseur a été soumise par un utilisateur qui ne dispose pas des autorisations de modification. Dans ce cas, demandez à l’approbateur de refuser la facture fournisseur, puis Mettez-le à jour et soumettez-le à nouveau.

Vous pouvez délégataire les approbations lorsque l’option est activée dans la configuration de la Comptabilité fournisseurs. Une fois que votre administrateur a configuré la délégation d’approbation de facture fournisseur, vous verrez l’option permettant d’activer la délégation dans Mes préférences, sous Notifications par e-mail.

La délégation de l’approbation des factures n’est actuellement pas prise en charge pour l’approbation basée sur la valeur.