Créer une facture fournisseur récurrente

Automatisez votre processus de facturation avec des factures récurrentes. Par exemple, si vous payez la même facture fournisseur régulièrement, comme une facture de location mensuelle, vous pouvez gagner du temps en demandant à Sage Intacct de créer la facture fournisseur automatiquement.

Intacct respecte les planifications de transactions récurrentes non standard et saisit et comptabilise automatiquement les factures selon le calendrier que vous définissez. Une facture fournisseur générée automatiquement aura une date de transaction et une date de comptabilisation dans le grand livre identiques, mais vous pouvez les modifier.

Les factures récurrentes ne prennent pas en charge les champs personnalisés ou personnalisés définis dans une facture fournisseur. Si vous devez utiliser un champ personnalisé dans une facture fournisseur récurrente, configurez ce champ comme non requis. Pour plus d’informations sur la création de champs personnalisés, consultez Définir des champs personnalisés pour les données propres à la société.

Saisir les informations de l’en-tête

1. Aller à Comptes fournisseurs > Tous > Factures et sélectionnez Ajouter (cercle) à côté de Factures fournisseurs récurrentes.

   Vous pouvez également mettre à jour une facture fournisseur existante et la rendre récurrente.

   1. Aller à Comptes fournisseurs > Tous > Factures.

   2. Recherchez la facture fournisseur que vous souhaitez rendre récurrente.

   3. Sélectionnez Modifier à la fin de la ligne.

   4. À partir de la Plus d’actions liste déroulante, puis sélectionnez la liste Créer une transaction récurrente.

   1. Aller à Comptes fournisseurs > Tous > Factures.

   2. Sélectionnez Modifier en regard de la facture fournisseur.

   3. À partir de la Plus d’actions liste déroulante, puis sélectionnez la liste Créer une transaction récurrente.

2. Sélectionner une Fournisseur.
3. Le Payer à et Retourner à Les champs sont définis par défaut à partir de la fiche du fournisseur.

   Avez-vous entré un contact de paiement sur la facture fournisseur différent de ce qui est associé à la fiche du fournisseur ? Découvrez comment Imprimer ce contact de paiement sur le chèque.

4. Si Comptes fournisseurs est configuré pour exiger des numéros de facture fournisseur, saisissez un Séquence de factures numéro.

   Chaque récurrence de la facture fournisseur reçoit automatiquement un numéro incrémenté du type de séquence défini. Ce numéro est imprimé sur le talon du versement et non sur le chèque lui-même.

   Créez un numéro de séquence de document pour votre facture fournisseur récurrente

   1. Dans la liste déroulante numéro séquence de facture fournisseur, sélectionnez Ajouter.

   2. Saisissez un Identifiant de séquence.

      Décidez comment identifier la séquence. Pour que tous les identifiants de séquence des factures fournisseurs récurrentes soient faciles à trouver, vous pouvez saisir un identifiant commençant par Recur (ou une abréviation logique pour vous) suivi du nom du fournisseur. Par exemple, RecurAAAFinance pour une facture fournisseur récurrente de AAA Finance.

   3. Saisissez un Nom de la séquence si vous voulez qu’il apparaisse différemment de l’Identifiant de séquence.
   4. Conserver Type de séquence défini sur Numérique.

   5. Saisissez un Longueur de la séquence numérique, compte tenu du maximum numéro de factures fournisseurs que vous souhaitez fiche.

      Par exemple, une longueur de séquence de 3 permettra potentiellement un maximum de 999 séquences.

   6. Saisissez un Séquence principale qui sert de numéro de début dans la séquence.

      Par exemple, si vous avez une longueur de séquence numérique de 3 et que vous saisissez 1 comme Séquence principale, la première facture fournisseur utilise une séquence de 001, la deuxième 002, et ainsi de suite.

   7. Saisissez un Préfixe fixe, Suffixe fixeet Séparateurs en fonction de l’aspect que vous souhaitez donner à la séquence.

      Par exemple, pour créer une séquence dans laquelle le récurrent facture fournisseur numéros compris entre AAA-, saisissez AAA comme préfixe fixe et - comme séparateur avant la séquence principale.

      Au fur et à mesure que vous apportez des modifications, vous pouvez afficher un aperçu des numéros de facture fournisseur en vous référant à la Séquence principale suivante en bas de la fenêtre contextuelle.

   8. Sélectionnez Enregistrer.
5. Saisissez un Numéro de référence.

   Il s’agit d’un numéro tel qu’un bon de commande ou un numéro de compte qui pourrait être utile lors des recherches ou des rapports sur cette facture fournisseur. Ce numéro apparaît sur le rapport des détails du Grand livre et est imprimé sur le chèque et les talons du fournisseur.

6. Saisissez une description.
7. Si la facture fournisseur est le résultat d’un contrat en cours, saisissez un ID de contrat et un Description du contrat.
8. Sélectionner une Durée.

   Si des conditions de paiement par défaut ont été ajoutées à la fiche du fournisseur, ce champ est automatiquement renseigné.

9. Saisir un Pièce jointe.
   Besoin d’aide?

   Pour enregistrer une version numérique d’un document de support, dans la liste déroulante en regard de Pièce jointe, sélectionnez une pièce jointe. Vous pouvez également sélectionner Ajouter et chargez votre Pièce jointe Une pièce jointe est un ensemble d’un ou plusieurs documents justificatifs, comme des feuilles de calcul, des images numérisées ou des documents de traitement de texte. En savoir plus sur les personnes autorisées à ajouter des pièces jointes.

   Vous pouvez glisser-déposer vos fichiers dans Ajouter une pièce jointe. Pour joindre un document à plusieurs écritures de journal, reportez-vous à la section Traitement en masse.

10. Pour les sociétés multi-devises, saisissez les informations de devise et de taux de change dans la section Devise.
    1. Sélectionnez l’icône Devise de transaction à utiliser.

       S’il ne s’agit pas de la devise de tenue de compte de votre société, passez aux étapes suivantes.

    2. Sélectionner une Type de taux de change tels que taux de change journalier Intacct ou Taux publié par le WSJ.

       Si vous savez quel est le taux de change pour cette transaction ou si vous avez conclu un contrat avec le fournisseur sur un taux de change défini, saisissez-le dans la Taux de change champ.

    3. Saisissez ou sélectionnez une date dans Date de taux de change.

       Par défaut, la date est celle d’aujourd’hui, mais vous pouvez la modifier. Par exemple, vous pouvez la remplacer par la date à laquelle la transaction a été émise ou la date à laquelle vous avez l’intention de payer la transaction.

       Si vous modifiez le champ Date, la date de taux de change est automatiquement mise à jour.

Saisir des éléments

Dans la section Écritures, vous pouvez ajouter des valeurs directement à chaque élément ou sélectionner Afficher les valeurs par défaut pour définir des valeurs par défaut permettant de renseigner automatiquement chaque élément. En savoir plus sur Définition des éléments par défaut.

1. Sélectionner une Compte pour recevoir la dépense.

   Si votre société est Configurer l’utilisation des libellés de compte, saisissez un Libellé du compte à la place. Si un compte ou un libellé du compte par défaut est défini dans le fiche fournisseur, celui-ci est automatiquement renseigné.

2. Si le fournisseur est Configurer le suivi 1099 et activé pour le remplacement de l’indicateur 1099, vous pouvez marquer des éléments individuels pour 1099 traitement.
3. Saisissez l’élément Montant, même si le montant est nul.

   Pour les sociétés multi-devises, saisissez le Montant en devise de transaction, qui est le montant dans la devise de transaction. Cela calcule le Montant en tenue de compte de l’élément dans la devise de tenue de compte de votre société en fonction du taux de change défini dans l’en-tête.

   Êtes-vous Saisie d’un élément négatif comme crédit intégré?

4. (Sociétés activées pour les ventilations) Sélectionnez une transaction Ventilation Modèle de l’élément pour distribuer le montant de la facture fournisseur dans les dimensions spécifiées.

   Cette sélection remplace le modèle de ventilation dans la section Écritures par défaut. Toutes les dimensions par défaut que vous avez sélectionnées pour ces éléments ne transitent pas par la table des ventilations de transaction. Sélectionnez Personnaliser la ventilation au-dessus du tableau pour définir les valeurs. Vous pouvez sélectionner Afficher les valeurs par défaut et saisissez une valeur par défaut pour tous les éléments de votre table de ventilation. En savoir plus sur la façon d’attribuer des factures fournisseurs, des factures ou des entrées de journal.

   Utiliser des ventilations de transactions

   1. Créez une ventilation de transaction s’il n’y en a pas encore. Cette nouvelle ventilation de transaction apparaît dans votre liste de ventilations et vous pourrez la sélectionner la prochaine fois que vous attribuerez une facture fournisseur, une facture ou une écriture de journal. Intacct applique automatiquement la distribution que vous avez spécifiée lors de la création de cette ventilation de transaction.
      Pour plus d’informations, consultez Modifier ou afficher les définitions de ventilation de transaction.
   2. Sélectionnez l’élément et la ventilation de transaction à utiliser.
      Une fois que vous avez sélectionné une ventilation de transaction, Intacct supprime toutes les valeurs de dimension sélectionnées pour l’élément ; Au lieu de cela, il renseigne directement les valeurs de dimension de la ventilation de la transaction.
   3. Pour modifier les dimensions de l’élément, sélectionnez l’icône Afficher les détails Appuyez sur la touche Tabulation, puis sélectionnez Personnaliser la ventilation.

   Même lorsqu’une ventilation de transaction avec une distribution prédéterminée des montants est affectée à un élément, vous pouvez toujours remplacer ces montants. Vous pouvez également remplacer certains aspects de la ventilation au niveau de l’élément de la page de transaction correspondante (factures fournisseurs, factures ou écritures de journal).

   Pour plus d’informations sur le remplacement des ventilations, reportez-vous à la section Appliquer une ventilation de transaction à une facture fournisseur, une facture ou une écriture de journal.

   Remplacer une ventilation de transaction

   Vous pouvez appliquer une ventilation de transaction à des lignes individuelles d’une transaction ou à la transaction entière. Si vous l’appliquez à l’ensemble de la transaction, toutes les écritures d’élément héritent de la répartition de la ventilation. Toutefois, vous pouvez remplacer cette attribution ligne par ligne.

   Lorsque vous modifiez les dimensions/valeurs attribuées, la ventilation est redéfinie comme « Personnalisée », car elle contient maintenant une répartition de ventilation spécifique unique à cet élément. Les valeurs attribuées uniques sont stockées avec votre élément à des fins de piste d’audit.

   Pour remplacer une ventilation des transactions :

   Sélectionnez l’élément que vous souhaitez remplacer, puis sélectionnez Afficher les détails Tab. La zone de détails Répartition de la ventilation s’affiche.

   Supposons par exemple que vous disposez d’une ventilation de transaction par défaut qui répartit le coût sur les services de l’emplacement de San Francisco, en montants égaux. Vous pouvez remplacer la répartition des services si nécessaire, par exemple pour attribuer 1 000 $ aux opérations, 100 $ au support et 440 $ aux services.

   Si vous modifiez les montants pour que le total soit différent de celui que vous avez saisi dans la page de la transaction, le total est mis à jour lorsque vous enregistrez et retournez à la page de la transaction.

5. Tapez A Mémo pour apparaître sur le talon de chèque.

   Ce mémo n’apparaît pas sur la face du chèque. En savoir plus sur Impression d’informations supplémentaires sur les chèques et les talons de chèques.

6. Sélectionnez l’icône Service ou Emplacement pour l’élément.

   Si vous utilisez des dimensions supplémentaires, telles qu’un client, un collaborateur ou un élément, et que vous leur attribuez la dépense, sélectionnez la liste déroulante des dimensions correspondantes et sélectionnez la valeur.

   L’inclusion d’une dimension Entrepôt dans une transaction de vente n’a pas d’incidence sur les valeurs de l’inventaire. Elle est uniquement utilisée à des fins de suivi et de génération de rapports.

Définir le calendrier récurrent

1. Sur la page facture fournisseur récurrentes, sélectionnez l’icône Horaire Tab.
2. Pour Date de début, saisissez la date à laquelle vous souhaitez que Sage Intacct génère la première facture fournisseur récurrente.
   Prochaine date d’exécution est renseigné automatiquement
3. Pour Se répète, sélectionnez l’intervalle de temps de répétition de la facture fournisseur, puis saisissez le numéro d’intervalles dans Chaque.
   Pour les semaines, les mois et les années, la facture fournisseur sera générée à l’intervalle suivant le même jour que la date de début définie. Par exemple, si la date de début d’une facture fournisseur est le 15 du mois avec une récurrence mensuelle, elle sera générée le 15 de chaque mois.
   Exemples de planification

   Exemples d’intervalles pour les calendriers de facture fournisseur récurrentes

   Se répète	Chaque	Calendrier
   Jours	1	Chaque jour
   Jours	15	Tous les 15 jours
   Mois	1	Mensuel
   Mois	2	Tous les deux mois
   Fin de mois	1	Fin de chaque mois
   Fin de mois	6	Deux fois par an, fin de mois
   Mois	3	Tous les trimestres
   Ans	1	Annuellement

4. Pour Fin, sélectionnez la valeur de résiliation appropriée pour cette facture fournisseur.

   Calendrier de résiliation des factures fournisseurs récurrentes

   Fin	Description
   Jamais	Exécute le calendrier de facture fournisseur récurrente jusqu’à ce que vous désactiviez ou supprimiez le modèle de facture fournisseur récurrente. Vous sélectionnez normalement cette option pour les factures correspondant à des services en cours qui ont un tarif fixe.
   Après ____ occurrences	Exécute la facture fournisseur récurrente pour un nombre défini d’intervalles. Cette option est souvent utilisée pour les dettes payées progressivement. Définir le nombre d’occurrences permet d’effectuer tout paiement après le remboursement de la dette. Exemple : Si vous effectuez 18 paiements mensuels à un fournisseur, Répétitions est défini sur Mois, Chaque est défini sur 1 et Après ___ est défini sur 18.
   Le ____	Termine la facture fournisseur récurrente à une date définie. Exemple : Supposons que vous savez que votre obligation contractuelle avec le fournisseur prend fin à une date définie. Une fois le contrat terminé, il sera renégocié et les conditions de facturation peuvent changer. Créez le modèle de facture fournisseur récurrente pour les montants et les conditions de paiement actuels, puis saisissez la date à laquelle la dernière facture fournisseur pour le contrat en cours sera générée. Lorsque le contrat est renégocié, créez un nouveau modèle pour configurer les factures fournisseurs récurrentes.

5. Saisir un Courriel Adresse du contact qui doit être averti en cas d’échec d’un calendrier récurrent.

   Il peut s’agir de quelqu’un d’autre que la personne ayant créé le calendrier.

6. Sélectionnez Enregistrer.

La facture fournisseur récurrente est ajoutée à la liste des factures fournisseurs à générer automatiquement selon le calendrier que vous avez spécifié.

Conseils pour la planification de factures fournisseurs récurrentes

Pour les semaines, les mois et les années, la facture fournisseur sera générée à l’intervalle suivant le même jour que la date de début définie. Par exemple, si vous configurez une facture fournisseur pour qu’elle commence le 15 mars avec une récurrence mensuelle, la première facture sera créée le 15 mars. Les factures fournisseurs suivantes sont générées le 15 de chaque mois.

Option de répétition	Mode d’emploi
Jours	Saisissez le numéro de jours avant que le facture fournisseur ne soit répété. Par exemple, si l’élément Date de début est le 01/01/2021 et que vous entrez 5 jours, la première facture fournisseur sera créée le 01/01/2021 et la suivante 5 jours plus tard, soit le 06/01/2021. La facture fournisseur continuera à être générée tous les 5 jours.
Semaines	Saisissez le nombre de semaines avant que la facture fournisseur ne soit répétée. Par exemple, si l’attribut Date de début est le 01/01/2026 et que vous entrez 1 semaine, la première facture fournisseur sera créée le 01/01/2026 et la suivante 1 semaine plus tard, soit le 08/01/2026. La facture fournisseur continuera à être générée chaque semaine.
Mois	Saisissez le numéro de mois avant que le facture fournisseur ne soit répété. Par exemple, si l’attribut Date de début est le 01/01/2026 et que vous entrez 2 mois, la première facture fournisseur sera créée le 01/01/2026 et la suivante le 01/03/2026. La facture fournisseur continuera à être générée tous les 2 mois.
Mois avec option « Fin de mois »	Sélectionnez cette option si vous souhaitez que la facture fournisseur soit créée à la fin du mois, plutôt que le même jour que la date de début. Par exemple, si l’attribut Date de début est le 01/01/2026 et que vous souhaitez répéter la facture fournisseur tous les mois, la première facture fournisseur sera créée fin janvier, la suivante facture fournisseur fin février, etc.
Ans	Saisissez le numéro d’années jusqu’à ce que le facture fournisseur soit répété. Par exemple, si l’attribut Date de début est le 01/01/2026 et que vous saisissez 1 an, la première facture fournisseur sera créée le 01/01/2026, la suivante le 01/01/2027, et ainsi de suite.