Informations de base sur les factures fournisseurs : comptes fournisseurs

1. Le Solde de l’ID fournisseur Il s’agit du montant total que vous devez à ce fournisseur pour toutes les factures fournisseurs non payées.
2. La barre de résumé de facture fournisseur contient des informations clés sur la facture fournisseur, y compris le total de cette facture fournisseur.
3. Le Numéro de facture fournisseur est le numéro d’identification figurant sur la facture fournisseur. Entrez toujours un numéro de facture fournisseur pour pouvoir facilement la localiser ultérieurement et éviter de la saisir deux fois.
4. Vous pouvez ajouter la facture fournisseur et d’autres documents numériques de support à une pièce jointe et l’associer à la facture fournisseur.
5. Intacct détermine automatiquement le Échéance Basé sur le Date de la facture et la Terme. Cela donne une visibilité sur le délai de paiement.
6. Chaque ligne de la section Entrées Le tableau affiche le compte, le montant et les dimensions marquées pour chaque élément. Vous pouvez développer une ligne en la sélectionnant, puis en sélectionnant Afficher les détails.

Voir le Descriptions des champs de factures pour obtenir des informations détaillées sur chaque champ de la page Factures fournisseurs.

Si vous ajoutez une facture fournisseur pour un nouveau fournisseur, vous pouvez ajouter la fiche du fournisseur directement à partir de la Facture page. Suivez le processus commercial de votre société pour ajouter des fournisseurs.

En savoir plus sur Ajout de fournisseurs.

Dans Intacct, un élément attachement Groupe d’un ou plusieurs fichiers numériques associés à une transaction ou une fiche, comme une facture fournisseur ou un fournisseur.

Chaque facture fournisseur peut être associée à une pièce jointe. Vous pouvez ajouter plusieurs factures fournisseurs ou d’autres fichiers documents de support à une pièce jointe de facture fournisseur. Vous pouvez également partager une pièce jointe avec plusieurs factures fournisseurs. Dans ce cas, toutes les modifications apportées à la pièce jointe sont répercutées dans toutes les factures fournisseurs associées.

Les pièces jointes sont stockées dans des dossiers organisés dans une structure hiérarchique. Cela signifie que les dossiers peuvent être stockés dans d’autres dossiers, appelés sous-dossiers, qui peuvent à leur tour être stockés dans des sous-dossiers, etc. Consultez votre administrateur Intacct pour plus d’informations sur l’organisation des dossiers de pièces jointes liés aux factures fournisseurs de votre société.

Pour ajouter une facture fournisseur à une pièce jointe :

1. Si nécessaire, numérisez la facture fournisseur. Par exemple, scannez une facture fournisseur papier pour créer un fichier PDF électronique.

2. Atteindre Comptes fournisseurs > Tout > Factures.

3. Recherchez la facture fournisseur que vous souhaitez modifier.

4. Choisir Éditer à la fin de la ligne.

5. Dans le Facture , sélectionnez la flèche déroulante dans la Attachement puis sélectionnez Ajouter.

   Le Sélectionner les fichiers à joindre La fenêtre apparaît.

   

6. Saisissez un fichier unique ID pour la pièce jointe.

   Si votre société a configuré la numérotation automatique des pièces jointes, l’identifiant de pièce jointe est automatiquement renseigné.

7. Saisissez un Nom pour identifier la pièce jointe.

   Si vous laissez ce champ vide, Intacct ajoute automatiquement un nom pour la pièce jointe en fonction du premier fichier que vous chargez. Vous pouvez modifier ce nom si nécessaire.

8. Sélectionnez l’icône Dossier pour ranger votre pièce jointe.
9. Vous pouvez éventuellement saisir un Description de la pièce jointe.
10. Procédez de l’une des manières suivantes :
    • Glissez-déposez un ou plusieurs fichiers de votre bureau ou explorateur de fichiers dans le Joindre des fichiers section.
    • Choisir Parcourir, puis sélectionnez un ou plusieurs fichiers à charger.
11. Lorsque vous avez terminé d’ajouter des fichiers, sélectionnez Sauvegarder.

1. Si nécessaire, numérisez la facture fournisseur. Par exemple, scannez une facture fournisseur papier pour créer un fichier PDF électronique.

2. Atteindre Comptes fournisseurs > Tout > Factures.

3. Choisir Éditer en regard de la facture souhaitée.
4. Dans le Facture , sélectionnez la flèche déroulante dans la Attachement puis sélectionnez Ajouter.

   Le Sélectionner les fichiers à joindre La fenêtre apparaît.

   

5. Saisissez un fichier unique ID pour la pièce jointe.

   Si votre société a configuré la numérotation automatique des pièces jointes, l’identifiant de pièce jointe est automatiquement renseigné.

6. Saisissez un Nom pour identifier la pièce jointe.

   Si vous laissez ce champ vide, Intacct ajoute automatiquement un nom pour la pièce jointe en fonction du premier fichier que vous chargez. Vous pouvez modifier ce nom si nécessaire.

7. Sélectionnez l’icône Dossier pour ranger votre pièce jointe.
8. Vous pouvez éventuellement saisir un Description de la pièce jointe.
9. Procédez de l’une des manières suivantes :
   • Glissez-déposez un ou plusieurs fichiers de votre bureau ou explorateur de fichiers dans le Joindre des fichiers section.
   • Choisir Parcourir, puis sélectionnez un ou plusieurs fichiers à charger.
10. Lorsque vous avez terminé d’ajouter des fichiers, sélectionnez Sauvegarder.

En savoir plus sur Pièces jointes.

Gagnez du temps lors de la saisie d’une nouvelle facture fournisseur en copiant les détails d’une facture fournisseur existante pour le même fournisseur.

1. Atteindre Comptes fournisseurs > Tout > Factures.

2. Recherchez la facture fournisseur que vous souhaitez copier.
3. Sélectionnez le numéro de facture fournisseur pour afficher les détails de la facture.

4. Sélectionnez Dupliquer.

   Une copie de la facture fournisseur s’ouvre en mode d’édition.

5. Modifiez les détails de la facture fournisseur, si nécessaire.

   Dans la plupart des cas, vous devez saisir au moins un fichier unique facture nombre.

6. Choisir Brouillon, Envoyerou Publier pour enregistrer la transaction.

1. Atteindre Comptes fournisseurs > Tout > Factures.

2. Choisir Éditer ou Vue en regard de la facture fournisseur que vous souhaitez copier.
3. Choisir Dupliquer.

   Une copie de la facture fournisseur s’ouvre en mode d’édition.

4. Modifiez les détails de la facture fournisseur, si nécessaire.

   Dans la plupart des cas, vous devez saisir au moins un fichier unique facture nombre.

5. Choisir Brouillon, Envoyerou Publier pour enregistrer la transaction.

Vous pouvez charger plusieurs factures fournisseurs à la fois dans Intacct via un modèle d’importation CSV. Vous pouvez utiliser n’importe quel logiciel pouvant enregistrer les données au format CSV. Le logiciel le plus couramment utilisé est Microsoft Excel.

Les étapes de base pour importer des factures fournisseurs sont les suivantes :

1. Téléchargez le modèle d’importation depuis Intacct.
2. À l’aide de votre logiciel de tableur (par exemple, dans Excel), ajoutez les données de facture fournisseur au modèle au format correct et enregistrez le modèle au format CSV.
3. Importez le modèle dans Intacct.

Ressources supplémentaires

• Pour plus d’informations sur le modèle d’importation de factures fournisseurs, consultez Importer des factures fournisseurs.
• Pour une démonstration de l’importation de données et de la résolution des erreurs, visionnez la vidéo Vidéo Importer des écritures de journal.
• Si votre société est abonnée au Abonnement formation, reportez-vous à la section Ajouter des données à l’aide d’importations à la demande stage.

Si vous payez la même facture fournisseur régulièrement, comme une facture de location mensuelle, vous pouvez gagner du temps en demandant à Intacct de créer la facture fournisseur automatiquement pour vous.

1. Atteindre Comptes fournisseurs > Tout > Factures et sélectionnez Ajouter (cercle) À côté de Factures récurrentes.

2. Saisissez l’en-tête de facture fournisseur et les informations relatives à l’élément. Remplissez au minimum les champs obligatoires (indiqués par un astérisque rouge). En outre, les champs suivants peuvent vous aider à identifier la facture fournisseur récurrente :
   • Numéro de séquence de facture fournisseur.

     Si Comptes fournisseurs est configuré pour exiger des numéros de facture fournisseur, vous devez saisir un numéro de séquence de facture fournisseur. Chaque récurrence de la facture fournisseur reçoit automatiquement un numéro incrémenté du type de séquence défini. Ce numéro est imprimé sur le talon du versement et non sur le chèque lui-même.

   • Numéro de référence.

     Il s’agit d’un numéro tel qu’un bon de commande ou un numéro de compte à utiliser lors des recherches ou des rapports sur cette facture fournisseur. Ce numéro apparaît sur le rapport des détails du Grand livre et est imprimé sur le chèque et les talons du fournisseur.

   Voir Descriptions des champs : Page Facture fournisseur récurrente pour plus d’informations sur chaque champ.

3. Sélectionnez l’icône Horaire Appuyez sur la touche Tabulation et saisissez les informations suivantes :
   • Date de début. Il s’agit de la date à laquelle la facture fournisseur récurrente doit commencer. Pour les intervalles de semaine, de mois ou d’année, la date de début détermine à la fois le début du calendrier récurrent et le moment où le calendrier est répété.

     Par exemple, si la date de début est le 15e jour d’un mois et que Répète = Mois, le calendrier se répète le 15e jour de chaque mois calendaire. Si le calendrier récurrent est défini pour se répéter toutes les semaines, il se répète tous les 7 jours à partir du 15 de chaque mois.

   • Répète, Chaque: La fréquence à laquelle la facture fournisseur récurrente doit être créée.
   • Finit: Quand arrêter le calendrier.

   

4. Sélectionnez Enregistrer. Intacct crée la première facture fournisseur et définit la facture fournisseur Date au calendrier récurrent Date de début.

Étapes suivantes

• Meilleures pratiques : Lorsque vous recevez la facture fournisseur pour chaque occurrence de facture fournisseur, modifiez la facture fournisseur applicable pour définir la valeur Numéro de facture fournisseur au numéro de facture du fournisseur.
• Surveillez le Rapport d’état de transactions récurrentes pour vérifier le statut de la génération de factures fournisseurs récurrentes. Si une facture fournisseur n’a pas pu être générée, vous trouverez des informations d’erreur dans ce rapport pour vous aider à résoudre les problèmes.
• Utilisez la Rapport des CF périodiques pour effectuer le suivi des informations sur les factures fournisseurs récurrentes, y compris les détails des paiements récurrents.

En savoir plus sur Création d’une facture fournisseur récurrente.

• Voir le Principes de base du paiement des factures fournisseurs Page : commencez à payer vos factures.
• Consultez le Utiliser les comptes fournisseurs pour des liens vers de nombreux sujets populaires.
• Rechercher dans le Centre d’aide pour trouver des informations sur des sujets particuliers.