Informations de base sur les factures fournisseurs : comptes fournisseurs

1. L' Solde de l’ID du fournisseur est le montant total que vous devez à ce fournisseur pour toutes les factures impayées.
2. La barre de résumé de la facture fournisseur affiche des informations clés sur la facture fournisseur, y compris le total de cette facture fournisseur.
3. L' Numéro de facture est le numéro d’identification figurant sur la facture fournisseur. Entrez toujours un numéro de facture fournisseur pour pouvoir facilement la localiser ultérieurement et éviter de la saisir deux fois.
4. Vous pouvez ajouter la facture fournisseur et d’autres documents numériques de support à une pièce jointe et l’associer à la facture fournisseur.
5. Intacct détermine automatiquement le Date d’échéance sur la base de la Date de facturation et le Durée. Cela donne de la visibilité sur le calendrier des paiements.
6. Chaque ligne de l’onglet Participations Le tableau indique le compte, le montant et les dimensions balisées pour chaque élément. Vous pouvez développer une ligne en la sélectionnant et en sélectionnant Afficher les détails.

Voir le Descriptions des champs Factures pour obtenir des informations détaillées sur chaque champ de la page Factures.

Si vous ajoutez une facture fournisseur pour un nouveau fournisseur, vous pouvez ajouter la fiche du fournisseur directement à partir de la Projet de loi page. Suivez le processus commercial de votre société pour l’ajout de fournisseurs.

En savoir plus sur Ajout de fournisseurs.

Dans Intacct, un Attachement Il s’agit d’un groupe d’un ou de plusieurs fichiers numériques associés à une transaction ou à un fiche, tel qu’une facture fournisseur ou un fournisseur.

Chaque facture fournisseur peut être associée à une pièce jointe. Vous pouvez ajouter plusieurs factures fournisseurs ou d’autres fichiers documents de support à une pièce jointe de facture fournisseur. Vous pouvez également partager une pièce jointe avec plusieurs factures fournisseurs. Dans ce cas, toutes les modifications apportées à la pièce jointe sont répercutées dans toutes les factures fournisseurs associées.

Les pièces jointes sont stockées dans des dossiers organisés dans une structure hiérarchique. Cela signifie que les dossiers peuvent être stockés dans d’autres dossiers, appelés sous-dossiers, qui peuvent à leur tour être stockés dans des sous-dossiers, etc. Consultez votre administrateur Intacct pour plus d’informations sur l’organisation des dossiers de pièces jointes liés aux factures fournisseurs de votre société.

Pour ajouter une facture fournisseur à une pièce jointe :

1. Si nécessaire, numérisez la facture fournisseur. Par exemple, scannez une facture fournisseur papier pour créer un fichier PDF électronique.

2. Aller à Comptes fournisseurs > Tous > Projets de loi.

3. Recherchez la facture fournisseur que vous souhaitez modifier.

4. Sélectionnez Modifier à la fin de la ligne.

5. Dans le Facture fournisseur , sélectionnez la flèche déroulante dans la page Pièce jointe puis sélectionnez Ajouter.

   L' Sélectionnez les fichiers à joindre s’affiche.

   

6. Entrez un Pièce d’identité pour la pièce jointe.

   Si votre société a configuré la numérotation automatique des pièces jointes, l’ID de la pièce jointe est automatiquement renseigné.

7. Entrez un Nom pour identifier la pièce jointe.

   Si vous laissez ce champ vide, Intacct ajoute automatiquement un nom pour la pièce jointe en fonction du premier fichier que vous chargez. Vous pouvez modifier ce nom si nécessaire.

8. Sélectionnez l’icône Dossier pour stocker votre pièce jointe.
9. Si vous le souhaitez, entrez un Descriptif de la pièce jointe.

10. Procédez de l’une des manières suivantes :

    • Faites glisser et déposez un ou plusieurs fichiers de votre bureau ou de votre explorateur de fichiers dans le Joindre des fichiers section.
    • Sélectionnez Parcourir, puis sélectionnez un ou plusieurs fichiers à charger.
11. Lorsque vous avez terminé d’ajouter des fichiers, sélectionnez Enregistrer.

1. Si nécessaire, numérisez la facture fournisseur. Par exemple, scannez une facture fournisseur papier pour créer un fichier PDF électronique.

2. Aller à Comptes fournisseurs > Tous > Projets de loi.

3. Sélectionnez Modifier à côté de la facture fournisseur souhaitée.

4. Dans le Facture fournisseur , sélectionnez la flèche déroulante dans la page Pièce jointe puis sélectionnez Ajouter.

   L' Sélectionnez les fichiers à joindre s’affiche.

   

5. Entrez un Pièce d’identité pour la pièce jointe.

   Si votre société a configuré la numérotation automatique des pièces jointes, l’ID de la pièce jointe est automatiquement renseigné.

6. Entrez un Nom pour identifier la pièce jointe.

   Si vous laissez ce champ vide, Intacct ajoute automatiquement un nom pour la pièce jointe en fonction du premier fichier que vous chargez. Vous pouvez modifier ce nom si nécessaire.

7. Sélectionnez l’icône Dossier pour stocker votre pièce jointe.
8. Si vous le souhaitez, entrez un Descriptif de la pièce jointe.

9. Procédez de l’une des manières suivantes :

   • Faites glisser et déposez un ou plusieurs fichiers de votre bureau ou de votre explorateur de fichiers dans le Joindre des fichiers section.
   • Sélectionnez Parcourir, puis sélectionnez un ou plusieurs fichiers à charger.
10. Lorsque vous avez terminé d’ajouter des fichiers, sélectionnez Enregistrer.

En savoir plus sur Pièces jointes.

Gagnez du temps en saisissant une nouvelle facture fournisseur en copiant les détails d’une facture fournisseur existante pour le même fournisseur.

1. Aller à Comptes fournisseurs > Tous > Projets de loi.

2. Recherchez la facture fournisseur que vous souhaitez copier.
3. Sélectionnez le numéro de facture fournisseur pour afficher les détails de la facture.

4. Sélectionnez Dupliquer.

   Une copie de la facture fournisseur s’ouvre en mode d’édition.

5. Modifiez les détails de la facture fournisseur, si nécessaire.

   Dans la plupart des scénarios, vous voudrez au moins entrer un fichier unique facture fournisseur numéro.

6. Sélectionnez Brouillon, Soumettre, ou Poste pour enregistrer la transaction.

1. Aller à Comptes fournisseurs > Tous > Projets de loi.

2. Sélectionnez Modifier ou Voir à côté de la facture fournisseur que vous souhaitez copier.
3. Sélectionnez Dupliquer.

   Une copie de la facture fournisseur s’ouvre en mode d’édition.

4. Modifiez les détails de la facture fournisseur, si nécessaire.

   Dans la plupart des scénarios, vous voudrez au moins entrer un fichier unique facture fournisseur numéro.

5. Sélectionnez Brouillon, Soumettre, ou Poste pour enregistrer la transaction.

Vous pouvez charger plusieurs factures fournisseurs à la fois dans Intacct via un modèle d’importation CSV. Vous pouvez utiliser n’importe quel logiciel pouvant enregistrer les données au format CSV. Le logiciel le plus couramment utilisé est Microsoft Excel.

Les étapes de base pour importer des factures fournisseurs sont les suivantes :

1. Téléchargez le modèle d’importation depuis Intacct.
2. À l’aide de votre logiciel de tableur (par exemple, dans Excel), ajoutez les données de facture fournisseur au modèle au format correct et enregistrez le modèle au format CSV.
3. Importez le modèle dans Intacct.

Ressources supplémentaires

• Pour plus d’informations sur le modèle d’importation de factures, reportez-vous à la section Importer des factures.
• Pour une démonstration de l’importation de données et de la résolution des erreurs, visionnez la vidéo Vidéo Importer des écritures de journal.
• Si votre société est abonnée à la Apprentissage de l’adhésion, voir le Ajout de données à l’aide d’importations à la demande cours de formation.

Si vous payez régulièrement la même facture fournisseur, telle qu’une facture de loyer mensuelle, vous pouvez gagner du temps en demandant à Intacct de créer automatiquement la facture fournisseur pour vous.

1. Aller à Comptes fournisseurs > Tous > Factures et sélectionnez Ajouter (cercle) à côté de Factures fournisseurs récurrentes.

2. Saisissez l’en-tête de facture fournisseur et les informations relatives à l’élément. Remplissez au minimum les champs obligatoires (indiqués par un astérisque rouge). De plus, les champs suivants peuvent vous aider à identifier la facture fournisseur récurrente :

   • Numéro de séquence de la facture.

     Si Comptes fournisseurs est configuré pour exiger des numéros de facture fournisseur, vous devez saisir un numéro de séquence de facture fournisseur. Chaque récurrence de la facture fournisseur reçoit automatiquement un numéro incrémenté du type de séquence défini. Ce numéro est imprimé sur le talon du versement et non sur le chèque lui-même.

   • Numéro de référence.

     Il s’agit d’un numéro tel qu’un bon de commande ou un numéro de compte à utiliser lors des recherches ou des rapports sur cette facture fournisseur. Ce numéro apparaît sur le rapport des détails du Grand livre et est imprimé sur le chèque et les talons du fournisseur.

   Voir Descriptions des champs : Page de facture fournisseur récurrente pour plus d’informations sur chaque champ.

3. Sélectionnez l’icône Horaire et entrez les informations suivantes :

   • Date de début. Il s’agit de la date à laquelle la facture fournisseur récurrente doit commencer. Pour les intervalles d’une semaine, d’un mois ou d’un an, la date de début détermine à la fois le début de la planification récurrente et le moment où la planification est répétée.

     Par exemple, si la date de début est le 15e jour d’un mois et que Se répète = Mois, le calendrier se répète le 15e jour de chaque mois calendaire. Si le calendrier récurrent est défini pour se répéter toutes les semaines, il se répète tous les 7 jours à partir du 15 de chaque mois.

   • Répétitions, Tous les : la fréquence à laquelle la facture fournisseur récurrente doit être créée.
   • Fin : Quand arrêter la planification.

   

4. Sélectionnez Enregistrer. Intacct crée la première facture fournisseur et fixe la facture fournisseur Date à l’horaire récurrent Date de début.

Étapes suivantes

• Meilleures pratiques : Lorsque vous recevez la facture fournisseur pour chaque occurrence de facture fournisseur, modifiez la facture fournisseur applicable pour définir le Numéro de facture au numéro de facture fournisseur.
• Surveillez le Rapport de statut des transactions récurrentes pour vérifier le statut de la génération récurrente de factures fournisseur. Si la facture fournisseur n’a pas pu être générée, vous trouverez des informations sur les erreurs dans ce rapport pour vous aider à résoudre les problèmes.
• Utilisez l’icône Rapport récurrent de l’AP pour suivre récurrent facture fournisseur informations, y compris récurrent paiement détails.

En savoir plus sur Création d’une facture fournisseur récurrente.

• Voir le Notions de base sur le paiement des factures Page Commencez à payer vos factures.
• Jetez un coup d’œil à la Utiliser les Comptes fournisseurs pour des liens vers de nombreux sujets populaires.
• Recherchez dans le Centre d’aide pour trouver des informations sur des sujets particuliers.