Payez une facture fournisseur à partir de la liste des factures fournisseurs

Vous payez généralement les factures fournisseurs sur la page Payer les factures fournisseurs. Vous pouvez néanmoins payer les factures fournisseurs individuellement à partir de la liste des factures fournisseurs en respectant les conditions suivantes :

  • La facture fournisseur a été créée au niveau général.
  • La facture fournisseur a été approuvée ou ne nécessite pas d’approbation.
  • La facture fournisseur n’est pas en attente.
  • Si vous utilisez Débloquer pour payer, vous avez déjà débloqué tous les éléments de la facture fournisseur.
  • Le fournisseur est configuré pour votre mode de paiement par défaut, si la configuration est requise. Par exemple, les fournisseurs doivent être activés pour des services tels qu’ACH, fichier bancaire et Check Delivery.
  • Si un filtre par défaut est défini pour votre page Payer les factures fournisseurs, cette facture fournisseur n’est pas exclue par ce filtre.
  • Le montant de la facture fournisseur est positif.
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Factures fournisseurs : Lister, Afficher

Payer des factures fournisseurs – Exécuter
  1. Accédez à l’entité où la facture fournisseur a été créée.

  2. Atteindre Comptes fournisseurs > Tout > Factures.

  3. Choisir Plus d’actions >Payer à la fin de la ligne.

    Une fenêtre contextuelle Payer des factures fournisseurs s’affiche, avec la facture fournisseur prête à être sélectionnée pour le paiement.

    • Vérifiez si le statut de la facture fournisseur est Comptabilisé ou Partiellement payé.

      Si son statut est défini sur Soumis ou Partiellement approuvé, vous devez attendre que la facture fournisseur soit approuvée (Comptabilisé) avant de pouvoir la payer.

    • Assurez-vous de vous trouver au même niveau que celui dans lequel la facture fournisseur a été créée.

      Si vous vous trouvez au niveau de l’entité, accédez à la liste des factures fournisseurs au niveau général pour payer une facture fournisseur créée à ce niveau.

    • Vérifiez que la facture fournisseur n’est pas en attente et que tous les éléments ont été débloqués en vue du paiement.

      Les éléments doivent être débloqués uniquement lorsque l’option Débloquer pour payer est activée.

  4. Dans la fenêtre contextuelle Payer des factures fournisseurs, procédez comme suit :

    1. Sélectionnez les options de paiement que vous souhaitez utiliser, par exemple Mode de paiement, Devise de la banqueet Banque.
    2. Sélectionnez la facture fournisseur dans la liste.

    4. Vous pouvez éventuellement appliquer les crédits disponibles.

      Choisir Appliquer des crédits pour appliquer tous les crédits disponibles. Pour appliquer une partie, modifiez la Crédits à appliquer montant, ou explorez dans le détail Détails de la ligne et appliquer des crédits aux éléments de manière sélective.

    5. Pour payer une partie de la facture fournisseur, modifiez la Montant à payer.

    6. Procédez de l’une des manières suivantes :

      • Choisir Payer maintenant pour créer une demande de paiement.

      • Choisir Ajouter à la boîte d’envoi pour créer une demande de paiement provisoire pour plus tard.

        Si vous avez des paiements existants pour ce fournisseur dans la boîte d’envoi, Intacct peut vous demander si vous souhaitez fusionner les factures fournisseurs sélectionnées avec le paiement existant. Les paiements doivent avoir le même mode de paiement, la même date de paiement, la même banque et la même devise, et le mode de demande de paiement ne doit pas être Générer une demande par facture.

    7. Si la fenêtre contextuelle Ajouter plus de détails s’affiche, mettez à jour la Mémo, Numéro de documentet Montant payé par la banque au besoin.

      Mémo et Numéro de document sont recommandés, mais ne sont pas obligatoires.

  1. Atteindre Comptes fournisseurs > Tout > Factures.

    La liste Factures fournisseurs s’affiche. Un lien Payer se trouve à la fin de la ligne des factures fournisseurs admissibles au paiement depuis cette page.

    • Vérifiez si le statut de la facture fournisseur est Comptabilisé ou Partiellement payé.

      Si son statut est défini sur Soumis ou Partiellement approuvé, vous devez attendre que la facture fournisseur soit approuvée (Comptabilisé) avant de pouvoir la payer.

    • Assurez-vous de vous trouver au même niveau que celui dans lequel la facture fournisseur a été créée.

      Si vous vous trouvez au niveau de l’entité, accédez à la liste des factures fournisseurs au niveau général pour payer une facture fournisseur créée à ce niveau.

    • Vérifiez que la facture fournisseur n’est pas en attente et que tous les éléments ont été débloqués en vue du paiement.

      Les éléments doivent être débloqués uniquement lorsque l’option Débloquer pour payer est activée.

  2. Sélectionnez l’icône Payer lien en regard de la facture fournisseur que vous souhaitez payer.

    Une fenêtre contextuelle Payer des factures fournisseurs s’affiche, avec la facture fournisseur prête à être sélectionnée.

  3. Dans la fenêtre contextuelle Payer des factures fournisseurs, procédez comme suit :

    1. Sélectionnez les options de paiement que vous souhaitez utiliser, par exemple Mode de paiement, Devise de la banqueet Banque.
    2. Sélectionnez la facture fournisseur dans la liste.

    3. Sélectionnez éventuellement les crédits disponibles.

      Choisir Appliquer des crédits pour appliquer tous les crédits disponibles. Pour appliquer une partie, modifiez la Crédits à appliquer montant, ou explorez dans le détail Détails de la ligne et appliquer des crédits aux éléments de manière sélective.

    4. Pour payer une partie de la facture fournisseur, modifiez la Montant à payer.

    5. Sélectionnez l’une des options suivantes :

      • Choisir Payer maintenant pour créer une demande de paiement.

      • Choisir Ajouter à la boîte d’envoi pour créer une demande de paiement provisoire pour plus tard.

        Si vous avez des paiements existants pour ce fournisseur dans la boîte d’envoi, Intacct peut vous demander si vous souhaitez fusionner les factures fournisseurs sélectionnées avec le paiement existant. Les paiements doivent avoir le même mode de paiement, la même date de paiement, la même banque et la même devise, et le mode de demande de paiement ne doit pas être Générer une demande par facture.

    6. Si la fenêtre contextuelle Ajouter plus de détails s’affiche, mettez à jour la Mémo, Numéro de documentet Montant payé par la banque au besoin.

      Mémo et Numéro de document sont recommandés, mais ne sont pas obligatoires.

Étapes suivantes

Les paiements nécessitant une approbation sont prêts à être approuvés par les utilisateurs disposant des permissions appropriées sur la Approuver les paiements page.

Pour les paiements qui ont été approuvés ou qui n’ont pas besoin d’approbation, l’étape suivante est basée sur le mode de paiement :

  • Les transferts (TEF et chèques manuels), les espèces, Vendor Payments powered by CSI et les paiements par carte de crédit sont immédiatement affichés.

  • Les chèques, les paiements ACH et les paiements par fichiers bancaires, qui sont tous gérés dans Sage Intacct, nécessitent une action de votre part avant que le paiement ne soit comptabilisé.

Le tableau suivant indique les étapes à suivre pour les paiements gérés dans Sage Intacct :

Étapes pour modifier le statut du paiement en fonction du mode de paiement

Étape de flux de travail

Paiements par chèque ou par chèque commun

Paiement ACH

Paiement par fichier bancaire

Pour faire passer le statut du paiement de Approuvé à Livré

Imprimer le chèque à partir de la page Imprimer les chèques.

Générer le fichier ACH dans l’application Gestion de la trésorerie.

Si vous utilisez un fichier bancaire conforme à la norme NACHA, suivez les procédures relatives aux fichiers bancaires.

Générer et télécharger le fichier bancaire dans l’application Gestion de la trésorerie.

Pour faire passer le statut du paiement de Livré à Terminé

Confirmez le chèque sur la page Imprimer les chèques.

Confirmez et comptabilisez le fichier ACH.

Téléchargez le fichier sur le portail de la banque et confirmez-le.

En savoir plus sur le flux de travail de demande de paiement.

Solutions en cas d’erreur

Essayez les solutions suivantes si vous recevez le message d’erreur « En raison des validations de facture fournisseur ou de fournisseur actuellement en place, vous ne pouvez pas payer cette facture fournisseur à partir de la liste Factures fournisseurs. Essayez de payer cette facture fournisseur à partir de la page Payer les factures fournisseurs. »

Résolution des échecs de paiement
Problème Solution
La facture fournisseur n’a pas été créée au même niveau. déplacez la facture fournisseur vers l’entité où elle a été créée et payez-la à ce site.
La facture fournisseur est en attente. désactivez la mise en attente avant de payer la facture fournisseur.
Un ou plusieurs éléments ne sont pas débloqués pour le paiement. payez la facture fournisseur après le déblocage de tous les éléments ou payez une partie de la facture fournisseur via la page Payer les factures fournisseurs.
Le fournisseur n’est pas configuré pour votre mode de paiement par défaut. Par exemple, fichier bancaire SEPA ou remise de chèque. Payez la facture fournisseur depuis la page Payer les factures fournisseurs et sélectionnez un autre mode de paiement. Lorsque vous sélectionnez un mode de paiement qui nécessite la configuration d’un fournisseur, seules les factures fournisseurs configurées pour ce mode de paiement apparaissent dans la liste.
Le filtre défini sur la page Payer des factures fournisseurs exclut cette facture fournisseur. Payez la facture fournisseur depuis la page Payer les factures fournisseurs et sélectionnez un filtre différent pour charger les factures fournisseurs.