Créer une facture : Comptes clients

Créez une facture pour les produits ou services fournis à un client. Si vous n’êtes pas encore prêt à comptabiliser la facture, enregistrez-la en tant que brouillon en vue de la comptabiliser ultérieurement.

Saisir les informations de base

1. Atteindre Comptes clients > Tout et sélectionnez Ajouter (cercle) À côté de Factures.

2. Saisissez les informations relatives au client et à la facture que vous créez :

   1. Vérifiez le Date pour la facture.

      Dans Date, laissez la date actuelle ou sélectionnez une autre date pour la régularisation. Toute date saisie ici est automatiquement renseignée dans Date de comptabilisation dans le grand livre (et à Date de taux de change, si vous êtes une société multidevises). Vous pouvez modifier l’une ou l’autre des dates selon vos besoins. Par exemple, si vous souhaitez créer la régularisation aujourd’hui, mais la comptabiliser à une autre date.

   2. Sélectionner un élément existant Client, ou ajoutez un nouveau client si nécessaire.

      Le Facturation à, Expédition à, Régime d’imposition tiers, ABN, N° d’immatriculation TVAet Message Les champs sont automatiquement renseignés en fonction de la fiche client. Pour renseigner les autres informations en fonction de la dernière facture de ce client, sélectionnez Remplir à partir de la dernière facture.

      Si vous saisissez une facture pour une écriture inter-entités automatisée, sélectionnez la fiche client associée à l’entité de la fonction d’écriture inter-entités automatisée.

3. Vous pouvez éventuellement saisir un Numéro de référence pour la facture.

   Il peut s’agir du numéro de bon de commande du client ou de tout autre numéro de référence. Ce texte apparaît dans le rapport Détails du Grand livre, dans la colonne Document. Il s’imprime également sur la facture.

4. Intacct calcule la valeur par défaut Échéance en fonction de la date et des conditions de paiement.

   Vous pouvez remplacer la date d’échéance en saisissant une nouvelle date.

5. Ajoutez une Attachement pour enregistrer une version numérique d’un document de support.

   Dans la liste déroulante en regard de Pièces jointes, sélectionnez une pièce jointe ou sélectionnez Ajouter, puis chargez votre attachement Une pièce jointe est un ensemble d’un ou plusieurs documents justificatifs, comme des feuilles de calcul, des images numérisées ou des documents de traitement de texte.

   En savoir plus sur les personnes autorisées à ajouter des pièces jointes.

   Vous pouvez glisser-déposer vos fichiers dans Ajouter une pièce jointe. Pour joindre un document à plusieurs écritures de journal, reportez-vous à la section Traitement en masse.

6. Pour les transactions inter-entités pour lesquelles vous avez déjà configuré un modèle d’écriture inter-entités automatisée, procédez comme suit :

   1. Vérifiez que Générer une facture fournisseur correspondante pour la facture est sélectionné.

      Cette option apparaît uniquement lorsque le client est associé à une entité d’écriture inter-entités automatisée.

   2. Sélectionnez le modèle dans la Modèle d’écriture inter-entités automatisée liste déroulante.

      Une fois que vous avez sélectionné un modèle d’écriture inter-entités automatisée, Intacct remplit automatiquement les champs Compte du grand livre de la facture, Service (si spécifié) et Mémo.

7. Si votre société utilise plusieurs devises, saisissez les détails de la devise dans la Monnaie section:

1. Dans Devise de transactionSélectionnez la liste déroulante pour sélectionner la devise utilisée pour cette facture.

   Si la devise n’est pas la devise de tenue de compte de votre société, suivez les deux étapes ci-dessous.

2. Dans Type de taux de change, sélectionnez la liste déroulante pour sélectionner un type de taux de change tel que taux de change journalier Intacct ou Taux publié par le WSJ.

   Si vous connaissez le taux de change de cette facture ou si vous avez défini avec le client un taux de change spécifique, vous pouvez le saisir dans Taux de change pour remplacer les calculs du système.

3. Saisissez ou sélectionnez une date dans Date du taux de change.

   La valeur par défaut est la date actuelle, mais vous pouvez la modifier.

   Par exemple, vous pouvez la remplacer par la date à laquelle la facture a été émise ou la date à laquelle vous souhaitez recevoir le paiement.

   Si vous modifiez la date de la facture, la date de taux de change est automatiquement mise à jour.

Saisir les éléments

Pour que la facture soit comptabilisée, vous devez spécifier au moins le compte et un montant pour chaque élément.

1. Sous Compte (ou Libellé du compte si vous avez activé les libellés de compte), sélectionnez la liste de sélection du compte, puis sélectionnez un compte de revenus.

2. Dans Quantité, saisissez le montant de l’article.

   Pour les sociétés utilisant plusieurs devises, saisissez la Montant de la transaction, qui est le montant dans la devise de transaction. Intacct calcule ensuite le Montant en tenue de compte dans la devise de tenue de compte de votre société en fonction du taux de change indiqué dans l’en-tête.

   Ce champ doit être renseigné, même si le montant est égal à zéro (0).

3. Pour utiliser un autre compte CC pour remplacer le compte CC par défaut du Grand livre, sélectionnez-le parmi Compte CC.

   Détails

   Intacct renseigne le compte de remplacement CC que vous sélectionnez ici pour chaque élément de cette transaction.

   Si vous souhaitez remplacer le compte CC du Grand livre pour un seul élément, sélectionnez l’icône Afficher les détails Ajoutez la touche Tabulation à l’élément et modifiez-le.

   Voir Remplacer le compte du grand livre dans les transactions des CC pour plus d’informations.

4. Si votre société a mis en place des sous-totaux, vous verrez un Sous-total au bas de votre facture.

   Détails

   Il existe deux types de sous-totaux, selon votre structure fiscale (de base, avancée ou Avalara).

   1. La structure fiscale de base vous permet de choisir le type de sous-total et de saisir le montant correspondant.
   2. Si votre société utilise une structure Taxe avancée ou l’intégration d’Avalara AvaTax, la section des sous-totaux est différente, car les taxes sont calculées pour vous.

5. Dans le Sous-total du libellé du compte liste déroulante, sélectionnez le type de sous-total, tel que la taxe de vente, ou les sous-totaux non taxables, tels que le fret ou une remise client.

   Si le client se trouve en Amérique du Nord et que vous utilisez Avalara pour calculer la taxe, vous ne pouvez pas modifier les informations de ce champ.

6. Pour spécifier un sous-total non taxable, il vous suffit de saisir ce montant dans le champ prévu à cet effet. Saisissez des valeurs négatives pour les remises.

   Pour afficher un aperçu du total, sélectionnez l’icône Calculer lien.

   Pour ajouter d’autres lignes, sélectionnez l’icône Rafraîchir lien.

7. Pour saisir une transaction de taxe hors États-Unis (Taxe simple Sage Intacct), commencez par créer un nouveau libellé de compte.

   Utilisez ce libellé de compte pour effectuer le suivi des taxes globales.

   Pour toute transaction soumise à une taxe globale, saisissez le sous-total de taxe de vente locale globale sur une ligne distincte.

8. Sélectionnez l’icône Calculer Lien lorsque vous avez terminé d’ajouter des articles et de saisir les sous-totaux définis par l’utilisateur.

   Assurez-vous de ne pas saisir de sous-total de taxe de vente globale pour les transactions nord-américaines (Avalara Tax). Si vous saisissez un sous-total de taxe de vente globale pour une transaction en Amérique du Nord, Intacct supprime le montant de taxe globale.

9. Lorsque vous avez terminé de saisir les informations de la transaction, enregistrez-la sous forme de brouillon ou comptabilisez-la.

   • Choisir Brouillon ou Brouillon et nouveau pour enregistrer votre progression sur la transaction, sans la comptabiliser. Par la suite, vous ou un autre utilisateur pourrez la vérifier et la comptabiliser.
   • Choisir Publier ou Comptabiliser et nouveau pour comptabiliser la transaction.

Enregistrer une facture en tant que brouillon

Vous n’êtes pas prêt à comptabiliser une facture fournisseur, une facture ou une régularisation ? Vous pouvez l’enregistrer en tant que brouillon sans modifier le grand livre ni aucun livre auxiliaire. Le fait d’enregistrer ces types de transactions en tant que brouillons vous permet d’enregistrer votre progression. Par la suite, vous ou un autre utilisateur pouvez revenir à cette transaction et la comptabiliser.

Conditions préalables: Votre capacité à ajouter une transaction en tant que brouillon ou à comptabiliser une transaction dépend de vos permissions :

• Ajouter Vous permet d’ajouter, de modifier, de supprimer et d’enregistrer une transaction en tant que brouillon.
• Ajouter, Éditeret Publier Les permissions vous permettent d’ajouter, de modifier, de supprimer et d’enregistrer une transaction comme brouillon, ainsi que de modifier et de comptabiliser la transaction lorsque vous êtes prêt.

Pour enregistrer une transaction en tant que brouillon :

1. Attribuez une facture fournisseur, une facture ou une régularisation à votre société.

2. Enregistrez la transaction en tant que brouillon en sélectionnant Brouillon et nouveau ou en sélectionnant Brouillonou Rédiger et continuer dans la liste déroulante des boutons.

   Le système enregistre la saisie, mais ne la comptabilise pas.