Créer une facture : Comptes clients

Créez une facture pour les produits ou services fournis à un client. Si vous n’êtes pas encore prêt à comptabiliser la facture, enregistrez-la en tant que brouillon en vue de la comptabiliser ultérieurement.

Entrez les informations de base

1. Accédez à Comptes clients > Tous et sélectionnez Ajouter (cercle) en regard de Factures.

2. Entrez des informations sur le client et la facture que vous créez :

   1. Vérifiez la date de la facture.

      Dans le Date , conservez la date actuelle ou saisissez une autre date pour la régularisation. Toute date saisie ici est automatiquement renseignée dans Date de comptabilisation GL (et à Date du taux de change, si vous êtes une société multi-devises). Vous pouvez modifier l’une ou l’autre des dates selon vos besoins, par exemple, si vous souhaitez créer la régularisation aujourd’hui, mais la comptabiliser à une autre date.

   2. Sélectionnez un client existant ou ajoutez-en un nouveau client si nécessaire.

      L' Facturation à, Expédié à, Contacter le groupe fiscal, ABN, N° d’immatriculation TVA, et Envoyer un message Les champs sont automatiquement renseignés en fonction de la fiche du client. Pour remplir le reste des informations de facture en fonction de la dernière facture de ce client, sélectionnez Remplir à partir de la dernière facture.

      Si vous saisissez un facture pour écriture inter-entités automatisée inter-entité, sélectionnez le client fiche associé à la entité écriture inter-entités automatisée.

3. Si vous le souhaitez, entrez un numéro de référence pour la facture.

   Il peut s’agir du numéro de bon de commande du client ou de tout autre numéro de référence. Ce texte apparaît dans le rapport Détails du Grand livre, dans la colonne Document. Il s’imprime également sur la facture.

4. Intacct calcule la date d’échéance par défaut en fonction de la date de la facture et des conditions de paiement.

   Vous pouvez remplacer la date d’échéance en saisissant une nouvelle date.

5. Si vous le souhaitez, ajoutez une pièce jointe pour stocker une version numérique d’un document de support.

   Dans le Pièce jointe liste déroulante, sélectionnez une pièce jointe ou sélectionnez Ajouter pour télécharger votre Attachement Une pièce jointe est un ensemble d’un ou plusieurs documents justificatifs, comme des feuilles de calcul, des images numérisées ou des documents de traitement de texte.

   En savoir plus sur qui peut ajouter des pièces jointes.

   Vous pouvez glisser-déposer vos fichiers dans Ajouter une pièce jointe. Pour joindre un document à plusieurs écritures de journal, reportez-vous à la section Traitement en vrac.

6. Pour les transactions inter-entités pour lesquelles vous avez précédemment configuré un modèle d’écriture inter-entités automatisée, procédez comme suit :

   1. Vérifiez que Générer une facture fournisseur correspondante pour une facture est sélectionné.

      Cette option n’apparaît que lorsque le client est associé à une entité d’écriture inter-entités automatisée.

   2. Sélectionnez le modèle dans le menu Modèle de refacturation liste déroulante.

      Une fois que vous avez sélectionné un modèle d’écriture inter-entités automatisée, Intacct remplit automatiquement les champs compte du grand livre, Département (le cas échéant) et Mémo.

7. Si vous êtes une société multi-devises, entrez les détails de la devise dans le Devise Section :

1. Dans le Devise de transaction liste déroulante, sélectionnez la devise utilisée pour cette facture.

   Si la devise n’est pas la devise de tenue de compte de votre société, passez aux deux étapes suivantes.

2. Dans le Type de taux de change liste déroulante liste, sélectionnez un type de taux de change tel que taux de change journalier Intacct ou Taux publié par le WSJ.

   Si vous connaissez le taux de change de cette facture ou si vous avez conclu un contrat avec le client sur un taux de change fixe, vous pouvez le saisir dans Taux de change pour remplacer les calculs du système.

3. Entrez ou sélectionnez une date de taux de change.

   La valeur par défaut est la date actuelle, mais vous pouvez la modifier.

   Par exemple, vous pouvez la remplacer par la date à laquelle la facture a été émise ou la date à laquelle vous souhaitez recevoir le paiement.

   Si vous modifiez la date de la facture, la date de taux de change est automatiquement mise à jour.

Saisir des postes

Pour que la facture soit comptabilisée, vous devez spécifier au moins le compte et un montant pour chaque élément.

1. Sous Compte (ou Libellé du compte Si vous avez activé les libellés de compte), sélectionnez la liste de sélection de compte, puis sélectionnez un compte de revenus.

2. Dans Montant, entrez le montant de l’article.

   Pour les entreprises utilisant plusieurs devises, entrez le Montant de la transaction, qui est le montant dans la devise de transaction. Intacct calcule ensuite le Montant de base dans la devise de tenue de compte de votre société en fonction du taux de change indiqué dans l’en-tête.

   Ce champ doit être renseigné, même si le montant est égal à zéro (0).

3. Pour utiliser un autre compte AR afin de remplacer le compte AR GL par défaut, sélectionnez-le dans Compte AR.

   Détails

   Intacct remplit le compte de remplacement AR que vous sélectionnez ici pour chaque élément de cette transaction.

   Si vous souhaitez remplacer le compte du grand livre AR pour un seul élément, sélectionnez l’icône Afficher les détails dans l’élément de ligne et modifiez-le à cet endroit.

   Voir Remplacer le compte du grand livre dans les transactions des CC pour plus d’informations.

4. Si votre société a mis en place des sous-totaux, vous verrez un Sous-total au bas de la page de votre facture.

   Détails

   Il existe deux types de sous-totaux, selon votre structure fiscale (de base, avancée ou Avalara).

   1. La structure fiscale de base vous permet de choisir le type de sous-total et de saisir le montant correspondant.
   2. Si votre société utilise une structure Taxe avancée ou l’intégration d’Avalara AvaTax, la section des sous-totaux est différente, car les taxes sont calculées pour vous.

5. Dans le Sous-total du libellé du compte liste déroulante, sélectionnez le type de sous-total, par exemple la taxe de vente ou les sous-totaux non fiscaux tels que le fret ou une remise client.

   Si le client se trouve en Amérique du Nord et que vous utilisez Avalara pour calculer la taxe, vous ne pouvez pas modifier les informations de ce champ.

6. Pour spécifier un sous-total non taxable, il vous suffit de saisir ce montant dans le champ prévu à cet effet. Entrez les nombres négatifs pour les remises.

   Pour prévisualiser le total, sélectionnez l’icône Calculer lien.

   Pour ajouter d’autres lignes, sélectionnez l’icône Actualiser lien.

7. Pour saisir une transaction fiscale non nord-américaine (taxe simple Sage Intacct), créez d’abord un nouveau libellé du compte.

   Utilisez ce libellé de compte pour effectuer le suivi des taxes globales.

   Pour toute transaction soumise à une taxe globale, saisissez le sous-total de taxe de vente locale globale sur une ligne distincte.

8. Sélectionnez l’icône Calculer lorsque vous avez terminé d’ajouter des articles et de saisir les sous-totaux de saisie de l’utilisateur.

   Assurez-vous de ne pas saisir de sous-total de taxe de vente globale pour les transactions nord-américaines (Avalara Tax). Si vous saisissez un sous-total de taxe de vente globale pour une transaction en Amérique du Nord, Intacct supprime le montant de taxe globale.

9. Lorsque vous avez terminé de saisir les informations de la transaction, enregistrez-la sous forme de brouillon ou comptabilisez-la.

   • Sélectionnez Brouillon ou Brouillon et nouveau pour enregistrer votre progression sur la transaction, sans la comptabilisation. Plus tard, vous ou un autre utilisateur pourrez l’examiner et le comptabiliser.
   • Sélectionnez Poste ou Poste et nouveau pour comptabiliser la transaction.

Enregistrer une facture en tant que brouillon

Si vous n’êtes pas prêt à comptabiliser cette facture fournisseur, cette facture ou cette régularisation, vous pouvez l’enregistrer en tant que brouillon sans affecter le GL ou un livre auxiliaire. Le fait d’enregistrer ces types de transactions en tant que brouillons vous permet d’enregistrer votre progression. Par la suite, vous ou un autre utilisateur pouvez revenir à cette transaction et la comptabiliser.

Conditions préalables: Votre capacité à ajouter un transaction dans statut brouillon ou à comptabiliser un transaction dépend de vos autorisations :

• Ajouter permissions vous permet d’ajouter, de modifier, de supprimer et d’enregistrer une transaction en tant que brouillon.
• Ajouter, Modifier, et Poste Les autorisations vous permettent d’ajouter, de modifier, de supprimer et d’enregistrer une transaction en tant que brouillon. Vous pouvez également modifier et comptabiliser la transaction lorsque vous êtes prêt.

Pour enregistrer une transaction en tant que brouillon :

1. Attribuez une facture fournisseur, une facture ou une régularisation à votre société.

2. Pour enregistrer la transaction en tant que brouillon, sélectionnez Brouillon et nouveau, ou Brouillonou sélectionnez Rédigez et continuez dans le menu déroulant.

   Intacct enregistre l’entrée, mais ne la comptabilise pas.