FAQ sur les paiements avec Vendor Payments powered by CSI

Une carte virtuelle est une version numérique d’une carte de crédit Visa ou Mastercard. Elle est reçue par voie électronique par le fournisseur et est traitée de la même façon qu’une carte de crédit. Elle présente des caractéristiques améliorées de sécurité et de contrôle. Par exemple :

• Elle ne peut être utilisée que pour le montant spécifié.

• Elle ne peut être traitée que par le destinataire prévu.

• Elle a un délai d’expiration à court terme.

• Elle est à usage unique, il n’est pas possible d’ajouter des fonds supplémentaires.

Les paiements numériques apportent efficacité de traitement et réduction des coûts globaux pour les fonctions en charge des comptes fournisseurs.

Voici comment les cartes virtuelles ont un impact positif sur la société :

• Efficacité: Elles réduisent la dépendance aux chèques, le temps de traitement et les coûts pour le service.

• Sécurité: Elles résistent beaucoup plus à la fraude en raison de leur nature numérique, de leur caractère à usage unique et de leurs paramètres de traitement étroitement contrôlés.

• Monétisation: Avec les paiements par carte virtuelle, vous bénéficiez de remises en espèces auprès du fournisseur de services de paiement, ce qui vous permet de gagner de l’argent.

CSI exécute périodiquement un processus de mise en correspondance de cartes virtuelles. Si un fournisseur accepte les paiements par carte virtuelle avec une autre société qui utilise CSI, CSI peut également l’inscrire pour qu’il effectue des paiements par carte virtuelle avec vous. Si un fournisseur ne souhaite pas effectuer de paiements par carte virtuelle, il doit mettre à jour son mode de paiement préféré avec CSI vers ACH ou remise de chèque pour vous et toute autre société qui utilise CSI pour le payer.

Les seuls frais auxquels le fournisseur s’expose en acceptant une carte virtuelle sont les frais normaux de traitement de carte de crédit pour l’acceptation des paiements.

Les fournisseurs qui acceptent les cartes virtuelles le font généralement pour profiter des avantages suivants :

• Un traitement plus sécurisé des paiements

• Une réception plus rapide des fonds

• Des fonds garantis sur les réseaux de cartes

• Des processus de paiement plus efficaces avec les données de rapprochement également fournies

S’il y a des frais, une perte de remise ou tout autre impact négatif pour vous ou pour le fournisseur qui vous verse le paiement par carte virtuelle, nous n’inscrirons pas et ne paierons pas ce fournisseur avec une carte.

Si un fournisseur n’accepte pas les paiements par carte virtuelle, CSI versera le paiement par chèque ou le paiement ACH, selon les préférences du fournisseur.

Oui. Notre partenaire CSI fera un suivi auprès des fournisseurs pour les aider à accepter les paiements par carte virtuelle à une date ultérieure, si le fournisseur le demande.

CSI change de banque. Ce changement signifie que les cartes virtuelles en circulation qui n’ont pas été traitées avant le 1er septembre 2023 ne fonctionneront plus. Vous recevrez donc un remboursement correspondant au montant du paiement. CSI a contacté les fournisseurs pour leur rappeler de traiter tous les paiements en retard avant cette date.

Si un paiement par carte virtuelle est annulé et que vous recevez un remboursement, procédez comme suit pour chaque paiement :

1. Annulez le paiement dans le registre de chèques.

2. Payez à nouveau la facture fournisseur.

Vous pouvez afficher le dernier statut d’un paiement par carte virtuelle à partir de l’onglet Historique du paiement comptabilisé.

1. Atteindre Comptes fournisseurs > Tout > Paiements > Paiements comptabilisés.

2. Recherchez le paiement de la carte virtuelle et sélectionnez Vue.

3. Sur le Histoire , vérifiez l’historique des paiements électroniques.

   Si une carte virtuelle a été utilisée par le fournisseur, le message « Carte virtuelle utilisée intégralement » s’affiche dans la colonne de description.

   

CSI déduit les frais de service sur le solde de remise cumulé de la société, à compter du premier mois de l’activité de transactions. Si les frais dépassent le solde de remise mensuel, CSI facturera la société selon les conditions de paiement à 30 jours nets.

Vous ne pouvez pas modifier ou personnaliser les chèques que CSI envoie aux fournisseurs, notamment les informations qui apparaissent dans le talon de chèque.

Non, le numéro de référence de la transaction n’est pas imprimé sur les chèques de CSI. Vous ne pouvez pas modifier ou personnaliser les chèques que CSI envoie aux fournisseurs, notamment les informations qui apparaissent dans le talon de chèque.

CSI a imprimé et posté des chèques depuis Deluxe. Les chèques sont envoyés par Deluxe depuis leurs sites de Kansas City ou de Chicago.

Pour le moment, vous ne pouvez pas faire accélérer l’envoi des chèques par CSI. Si vous avez besoin qu’un chèque soit réglé plus tôt, vous pouvez l’imprimer manuellement et il sera transmis au fournisseur dans la nuit.

La cause de l’erreur dépend de l’action groupée concernée.

• Annuler la demande : Vous ne pouvez annuler des demandes de paiement à CSI que lorsque le statut du paiement fournisseur est Échec.

• Actualiser le statut : Vous ne pouvez actualiser le statut du paiement fournisseur que 24 heures après la comptabilisation du paiement.

• Réessayer le paiement : Vous ne pouvez réessayer des demandes de paiement à CSI que lorsque le statut du paiement fournisseur est Échec.

Cela se produit souvent et signifie que le paiement est toujours en cours de traitement par CSI. Par la suite, le mode de paiement deviendra ACH, carte virtuelle, ou chèque, selon la façon dont CSI paie le fournisseur.

Si le mode de paiement affiche toujours Réseau après quelques jours, actualisez le statut du paiement pour obtenir les dernières informations de CSI.

Si la demande de paiement échoue, vous pouvez réessayer de traiter le paiement ou annuler la demande de paiement.

Pour réessayer le paiement :

1. Atteindre Comptes fournisseurs > Tout > Paiements > Demandes de paiement.

2. Sélectionnez les demandes de paiement pour lesquelles vous souhaitez réessayer le paiement.

3. Choisir Plus d’actions >Nouvelle tentative de paiement à la fin de la ligne.

1. Atteindre Comptes fournisseurs > Tout > Paiements > Demandes de paiement.

2. Sélectionnez les demandes de paiement pour lesquelles vous souhaitez réessayer le paiement.
3. Choisir Réessayer le paiement.

Pour annuler le paiement :

1. Atteindre Comptes fournisseurs > Tout > Paiements > Demandes de paiement.

2. Sélectionnez les demandes de paiement que vous souhaitez annuler.

3. Choisir Plus d’actions >Annuler la demande à la fin de la ligne.

1. Atteindre Comptes fournisseurs > Tout > Paiements > Demandes de paiement.

2. Sélectionnez les demandes de paiement que vous souhaitez annuler.
3. Choisir Annuler la demande.

Après avoir annulé la demande de paiement, vous pouvez payer à nouveau la facture pour soumettre une nouvelle fois le paiement.

Un paiement par carte virtuelle peut être bloqué après réception par un fournisseur pour éviter toute fraude. Cela peut se produire pour plusieurs raisons :

• Le fournisseur a indiqué qu’il accepte les cartes virtuelles, mais ce n’est en fait pas le cas.

• Le paiement par carte est supérieur à la limite de crédit acceptée par le fournisseur. Assurez-vous que le fournisseur informe CSI de ces limites de crédit dans son questionnaire d’inscription, dans la section relative aux frais de crédit, aux conditions de paiement et aux remises pour les paiements par carte.

• Le fournisseur a essayé de traiter la carte pour un montant inférieur au montant total.

• Le fournisseur a essayé de traiter la carte plus de trois fois.

Dans tous les cas, faites un suivi auprès du fournisseur pour vérifier ses préférences quant au mode de paiement. Annulez le paiement comptabilisé dans Intacct et soumettez un nouveau paiement.

CSI change de banque. Ce changement signifie que les cartes virtuelles en circulation qui n’ont pas été traitées avant le 1er septembre 2023 ne fonctionneront plus. Vous recevrez donc un remboursement correspondant au montant du paiement. CSI a contacté les fournisseurs pour leur rappeler de traiter tous les paiements en retard avant cette date.

Si un paiement par carte virtuelle est annulé et que vous recevez un remboursement, procédez comme suit pour chaque paiement :

1. Annulez le paiement dans le registre de chèques.

2. Payez à nouveau la facture fournisseur.

L’utilisateur désigné de l’assistance peut contacter Assistance Sage Intacct pour obtenir de l’aide supplémentaire.