FAQ sur les paiements avec Vendor Payments powered by CSI

Une carte virtuelle est une version numérique d’une carte de crédit Visa ou Mastercard. Elle est reçue par voie électronique par le fournisseur et est traitée de la même façon qu’une carte de crédit. Elle présente des caractéristiques améliorées de sécurité et de contrôle. Par exemple :

• Elle ne peut être utilisée que pour le montant spécifié.

• Elle ne peut être traitée que par le destinataire prévu.

• Elle a un délai d’expiration à court terme.

• Elle est à usage unique, il n’est pas possible d’ajouter des fonds supplémentaires.

Les paiements numériques apportent efficacité de traitement et réduction des coûts globaux pour les fonctions en charge des comptes fournisseurs.

Voici comment les cartes virtuelles ont un impact positif sur la société :

• Efficacité : Ils réduisent la dépendance aux chèques, le traitement en temps opportun et les coûts du service.

• Sécurité : Ils sont beaucoup plus résistants à la fraude en raison de leur nature numérique, de leur utilisation unique et de leurs paramètres de traitement étroitement contrôlés.

• Monétisation : Les paiements par carte virtuelle offrent des possibilités de remise en argent de la part du fournisseur de paiement, ce qui vous permet de récupérer de l’argent.

CSI exécute périodiquement un processus de mise en correspondance de cartes virtuelles. Si un fournisseur accepte les paiements par carte virtuelle avec une autre société qui utilise CSI, CSI peut également l’inscrire pour qu’il effectue des paiements par carte virtuelle avec vous. Si un fournisseur ne souhaite pas effectuer de paiements par carte virtuelle, il doit mettre à jour son mode de paiement préféré avec CSI vers ACH ou remise de chèque pour vous et toute autre société qui utilise CSI pour le payer.

Les seuls frais encourus par le fournisseur en acceptant une carte virtuelle sont les frais de traitement normaux de sa carte de crédit pour l’acceptation des paiements.

Les fournisseurs qui acceptent les cartes virtuelles le font généralement pour bénéficier des avantages suivants :

• Traitement des paiements plus sécurisé

• Réception plus rapide des fonds

• Fonds garantis grâce aux réseaux de cartes

• Des processus de paiement plus efficaces avec les données de rapprochement qui les accompagnent

S’il y a des frais, une perte de remise ou tout autre impact négatif pour vous ou le fournisseur qui remet le paiement par carte virtuelle, nous n’inscrirons pas ou ne paierons pas ce fournisseur avec une carte.

Si un fournisseur n’accepte pas les paiements par carte virtuelle, CSI effectuera le paiement par chèque ou ACH, selon la préférence du fournisseur.

Oui. Notre partenaire CSI fera un suivi auprès des fournisseurs pour les aider à accepter les paiements par carte virtuelle à une date ultérieure, si le fournisseur le demande.

CSI change de banque. Ce changement signifie que les cartes virtuelles en circulation qui n’ont pas été traitées avant le 1er septembre 2023 ne fonctionneront plus. Vous recevrez donc un remboursement correspondant au montant du paiement. CSI a contacté les fournisseurs pour leur rappeler de traiter tous les paiements en retard avant cette date.

Si un paiement par carte virtuelle est annulé et que vous recevez un remboursement, procédez comme suit pour chaque paiement :

1. Annulez le paiement dans le registre de chèques.

2. Payez à nouveau la facture fournisseur.

Vous pouvez consulter le dernier statut d’un paiement par carte virtuelle à partir de l’onglet Historique du paiement validé.

1. Aller à Comptes fournisseurs > Tous > Paiements > Paiements validés.

2. Recherchez le paiement de la carte virtuelle et sélectionnez Voir.

3. Sur le Histoire , consultez l’historique des paiements électroniques.

   Si une carte virtuelle a été utilisée par le fournisseur, la mention « Carte virtuelle utilisée dans son intégralité » s’affiche dans la colonne de description.

   

CSI déduit les frais de service sur le solde de remise cumulé de la société, à compter du premier mois de l’activité de transactions. Si les frais dépassent le solde de remise mensuel, CSI facturera la société selon les conditions de paiement à 30 jours nets.

Vous ne pouvez pas modifier ou personnaliser les chèques que CSI envoie aux fournisseurs, notamment les informations qui apparaissent dans le talon de chèque.

Non, le numéro de référence de la transaction n’est pas imprimé sur les chèques de CSI. Vous ne pouvez pas modifier ou personnaliser les chèques que CSI envoie aux fournisseurs, notamment les informations qui apparaissent dans le talon de chèque.

CSI a imprimé et posté des chèques depuis Deluxe. Les chèques sont envoyés par Deluxe depuis leurs sites de Kansas City ou de Chicago.

Pour le moment, vous ne pouvez pas faire accélérer l’envoi des chèques par CSI. Si vous avez besoin qu’un chèque soit réglé plus tôt, vous pouvez l’imprimer manuellement et il sera transmis au fournisseur dans la nuit.

La cause de l’erreur dépend de l’action groupée concernée.

• Annuler la demande : Vous ne pouvez annuler des demandes de paiement à CSI que lorsque le statut du paiement fournisseur est Échec.

• Actualiser le statut : Vous ne pouvez actualiser le statut du paiement fournisseur que 24 heures après la comptabilisation du paiement.

• Réessayer le paiement : Vous ne pouvez réessayer des demandes de paiement à CSI que lorsque le statut du paiement fournisseur est Échec.

Cela se produit souvent et signifie que le paiement est toujours en cours de traitement par CSI. Par la suite, le mode de paiement deviendra ACH, carte virtuelle, ou chèque, selon la façon dont CSI paie le fournisseur.

Si le mode de paiement affiche toujours Réseau après quelques jours, actualisez le statut du paiement pour obtenir les dernières informations de CSI.

Si la demande de paiement échoue, vous pouvez réessayer de traiter le paiement ou annuler la demande de paiement.

Pour réessayer le paiement :

1. Aller à Comptes fournisseurs > Tous > Paiements > Demandes de paiement.

2. Sélectionnez les demandes de paiement pour lesquelles vous souhaitez réessayer le paiement.

3. Sélectionnez Plus d’actions >Nouvelle tentative de paiement à la fin du rang.

1. Aller à Comptes fournisseurs > Tous > Paiements > Demandes de paiement.

2. Sélectionnez les demandes de paiement pour lesquelles vous souhaitez réessayer le paiement.
3. Sélectionnez Nouvelle tentative de paiement.

Pour annuler le paiement :

1. Aller à Comptes fournisseurs > Tous > Paiements > Demandes de paiement.

2. Sélectionnez les demandes de paiement que vous souhaitez annuler.

3. Sélectionnez Plus d’actions >Annuler la demande à la fin du rang.

1. Aller à Comptes fournisseurs > Tous > Paiements > Demandes de paiement.

2. Sélectionnez les demandes de paiement que vous souhaitez annuler.
3. Sélectionnez Annuler la demande.

Une fois que vous avez annulé la demande de paiement, vous pouvez payer à nouveau la facture fournisseur pour soumettre à nouveau le paiement.

Un paiement par carte virtuelle peut être bloqué après réception par un fournisseur pour éviter toute fraude. Cela peut se produire pour plusieurs raisons :

• Le fournisseur a indiqué qu’il accepte les cartes virtuelles, mais ce n’est en fait pas le cas.

• Le paiement par carte est supérieur à la limite de crédit acceptée par le fournisseur. Assurez-vous que le fournisseur informe CSI de ces limites de crédit dans son questionnaire d’inscription, dans la section relative aux frais de crédit, aux conditions de paiement et aux remises pour les paiements par carte.

• Le fournisseur a essayé de traiter la carte pour un montant inférieur au montant total.

• Le fournisseur a essayé de traiter la carte plus de trois fois.

Dans tous les cas, faites un suivi auprès du fournisseur pour vérifier ses préférences quant au mode de paiement. Annulez le paiement comptabilisé dans Intacct et soumettez un nouveau paiement.

CSI change de banque. Ce changement signifie que les cartes virtuelles en circulation qui n’ont pas été traitées avant le 1er septembre 2023 ne fonctionneront plus. Vous recevrez donc un remboursement correspondant au montant du paiement. CSI a contacté les fournisseurs pour leur rappeler de traiter tous les paiements en retard avant cette date.

Si un paiement par carte virtuelle est annulé et que vous recevez un remboursement, procédez comme suit pour chaque paiement :

1. Annulez le paiement dans le registre de chèques.

2. Payez à nouveau la facture fournisseur.

L’utilisateur de l’assistance que vous avez désigné peut contacter Assistance pour Sage Intacct pour obtenir de l’aide supplémentaire.