Créer une règle de rapprochement

Les règles de correspondance déterminent comment faire correspondre automatiquement les transactions d’un flux bancaire ou d’un fichier d’importation pour le rapprochement.

Créez des règles de correspondance au même niveau que celui dans lequel le compte bancaire a été créé et au même niveau que celui où vous effectuez les rapprochements. Par exemple, si un compte bancaire a été créé au sein d’une entité, créez les règles au niveau de l’entité.

Comment cela fonctionne

Tout d’abord, une règle filtre les transactions (si des filtres sont définis). Ensuite, elle tient compte de tout regroupement, puis des conditions de rapprochement définies.

Pour que des transactions correspondent, toutes les conditions définies dans la règle doivent être remplies. Si une transaction ne remplit pas exactement les conditions définies, les transactions ne correspondent pas automatiquement pour le rapprochement.

Vidéo

Créer une règle de rapprochement

1. Aller à Gestion de la trésorerie > Configuration > Règles de rapprochement et sélectionnez Ajouter (cercle) à côté de Règles de correspondance et de création.

2. Sur la page Règle, dans la section Détails, ajoutez des informations d’identification sur la règle.

   1. Donnez à la règle une ID (en anglais), un Nomet, éventuellement, Descriptif.

      En savoir plus Meilleures pratiques en matière de création de noms et d’ID.

   2. Sélectionnez l’icône Type de la règle que vous créez.

      Dans ce cas, sélectionnez Correspondance règle. Découvrez comment Créer une règle de création.

3. Si vous le souhaitez, ne prenez en compte qu’un sous-ensemble de transactions dans les Filtrer les transactions par .

   Filtrer les transactions

   1. Dans le Source de données Liste déroulante : sélectionnez l’une ou l’autre des options suivantes Transactions bancaires ou Transactions Intacct.

   2. Sélectionnez l’icône Champ sur lesquels filtrer.

      Les champs disponibles varient en fonction de votre sélection dans la liste Source de données.

   3. Sélectionnez l’icône Opérateur.

      Les opérateurs disponibles varient en fonction de votre sélection dans la liste Champ.

   4. Saisissez le Valeurou sélectionnez une option dans la liste déroulante.

      Selon le champ et l’opérateur que vous sélectionnez, certaines valeurs sont sensibles à la casse.

      • Si vous sélectionnez l’un des champs alphanumériques (tels que Document numéro, Bénéficiaire, Description ou l’un des champs de adresse du bénéficiaire) et sélectionnez égal à en tant qu’opérateur, le champ Valeur est sensible à la casse.

      • Si vous sélectionnez un autre opérateur, le champ Valeur est pas sensible à la casse.

      Prenons l’exemple d’un flux de transactions bancaires contenant une transaction dont la valeur Bénéficiaire est « Wexford Widgets Inc ». Si vous sélectionnez égal à en tant qu’opérateur et saisissez « Wexford Widgets INC » dans le champ Valeur (notez la différence au niveau des majuscules), cette transaction n’est pas rapproché, donc il n’est pas inclus dans le filtre. Cependant, si vous sélectionnez Contient en tant qu’opérateur et saisissez « Wexford Widgets INC » dans le champ Valeur de cette transaction est Correspond et est inclus dans le filtre.

4. Vous pouvez également déterminer comment regrouper des transactions.

   Par exemple, vous pouvez avoir plusieurs transactions Intacct correspondant à une transaction bancaire.

   N’oubliez pas que la règle tient d’abord compte des résultats du filtre, puis tente de regrouper des transactions.

5. Définir Conditions de correspondance.

   Toutes les règles de rapprochement nécessitent une condition de rapprochement pour le montant.

   Conditions de rapprochement

   1. Sélectionnez l’icône Champ de transaction bancaire.
   2. Sélectionnez l’icône Opérateur.

   3. Sélectionnez l’icône Valeur.

      Ce champ est sensible à la casse.

   4. Dans le Rapprochement avec ce champ dans une transaction Intacct colonne, sélectionnez un champ à rapprocher.

6. Sélectionnez Enregistrer.

Étape suivante : Après avoir créé la règle, Créer un groupe de règles pour le contenir. Assurez-vous que les règles de création s’exécutent en dernier. Ensuite, Appliquer le groupe de règles dans un compte.

Lorsque vous effectuez un rapprochement, importez un fichier bancaire ou actualisez un flux bancaire pour un compte, les règles de correspondance s’exécutent en premier. Ensuite, les règles de création s’exécutent et créent des transactions supplémentaires à partir de toutes les transactions bancaires restantes.