Modèles permanents : contrats

Un modèle évolutif définit un ensemble d’actions que Sage Intacct effectuera à la fin d’une période de facturation récurrente sur une ligne de contrat évolutif. Voici quelques exemples de ce qu’un modèle permanent peut faire :

• Déterminez quand fermer la ligne de contrat pour la période de facturation récurrente précédente et créez la ligne de contrat pour la période de facturation récurrente suivante.
• Déterminer la source de tarification pour la période de facturation récurrente
• Envoyez un e-mail au client pour l’informer que la période de facturation récurrente se termine et qu’une nouvelle période commence.

À propos des renouvellements automatiques permanents

Une ligne de contrat permanent affiche la facturation et les revenus planifiés pour la période de facturation récurrente en cours pour une offre et suit l’historique de la période de facturation récurrente. La période de facturation récurrente est basée sur la ligne de contrat Fréquence de facturation, qui peuvent être mensuelles, trimestrielles ou annuelles.

En règle générale, à la fin d’une période de facturation récurrente, Intacct crée une nouvelle ligne de contrat avec le même numéro de ligne de contrat pour la période de facturation récurrente suivante et lui attribue une valeur de commande de période. Il ferme la ligne de contrat pour la période de facturation récurrente précédente et définit la ligne de contrat pour la période de facturation récurrente suivante sur « En cours ».

Le modèle permanent définit quand Intacct crée la ligne de contrat pour la période de facturation récurrente suivante et quelle est l’option de tarification par défaut. Par exemple, vous souhaiterez sans doute qu’Intacct crée la ligne de contrat pour la période de facturation récurrent suivante 7 jours avant la fin de la période de facturation récurrent, et que le prix soit défini par défaut sur le initial montant forfaitaire/fixe.

La date de début de la nouvelle période de facturation récurrente est la date de fin de la période de facturation récurrente précédente plus 1 jour.

Si le modèle à feuilles persistantes comprend les notifications, Intacct envoie des e-mails aux employés internes ou au client après le numéro spécifié de récurrences (qui peut être avant ou après la date de début de la nouvelle ligne de contrat). Vous pouvez continuer à reconnaître les revenus, à reconnaître les dépenses ou à générer des factures à partir des lignes de contrat clôturées, le cas échéant.

En savoir plus sur Périodes de facturation récurrentes.

Ajouter un modèle permanent

Créez autant de modèles permanents que nécessaire et adaptés à votre société, puis réutilisez les modèles permanents dans les contrats.

1. Aller à Contrats > Configuration >Modèles et sélectionnez Ajouter (cercle) à côté de À feuilles persistantes.

2. Dans le Détails d’identification , procédez comme suit :

   • Saisissez un court identifiant pour le modèle de renouvellement dans le ID du modèle de renouvellement champ.
   • Saisissez une description pertinente dans la Descriptif champ.
   • Accepter la valeur par défaut Statut sélection de l’option Actif ou si vous ne souhaitez pas que le modèle actuel soit encore disponible, utilisez la commande Statut dans la liste déroulante pour sélectionner Inactif.

3. Dans le Options de récurrence , procédez comme suit :

   • Entrez le numéro de Jours avant ou après la date de renouvellement de la ligne de contrat « En cours » à laquelle Sage Intacct créera la ligne de contrat pour la nouvelle période de facturation récurrente.

     La meilleure pratique consiste à définir le numéro de Jours à 0 ou 1 jour Avant La date de renouvellement. Cela permet d’éviter toute confusion concernant la ligne de contrat pour la période de facturation récurrente en cours et vous donne plus de temps pour modifier la ligne de contrat « En cours ».

     • Si vous utilisez 0, Intacct crée la nouvelle période de facturation récurrente après minuit (plus tout Compensation) à la date de début de la nouvelle période de facturation récurrente.
     • Si vous utilisez 1, Intacct crée la nouvelle période de facturation récurrente après minuit (plus un éventuel décalage) à la date de début de la nouvelle période de facturation récurrente moins 1.

     Par exemple, supposons que la période de facturation récurrente est mensuelle, que la facturation est définie sur le mois civil (01 - Fin de mois) et que nous sommes aujourd’hui le 26 mai.

     Nombre de jours avant la date de renouvellement de la période de facturation récurrente définie sur le modèle évolutif	Date la ligne de contrat pour la période de facturation récurrent suivante sera créée et la ligne de contrat pour la période de facturation récurrent précédente sera clôturée	Période de facturation récurrente « En cours » le 26 mai
     0	juin 01	01 - 31 mai
     1	31 mai	01 - 31 mai
     7	25 mai	01 - 30 juin

     Sélectionnez le fichier souhaité Option de tarification.

4. Dans le E-mail du client de la section Notification Indiquez si vous souhaitez qu’Intacct envoie un e-mail au client dans le cadre du nouveau processus de création de période de facturation récurrente. Si oui, procédez comme suit :

   • Sélectionnez une Modèle d’e-mail.
   • Saisissez une valeur dans le champ Après le numéro de récurrences champ. Par exemple, supposons que vous ayez un contrat de crédit permanent pour un abonnement mensuel et que vous souhaitez en informer le client tous les 12 mois pour le remercier d’être un client fidèle. Vous devez saisir 12 dans ce champ.

5. Dans le Alerte par e-mail interne de la section Notification Indiquez si vous souhaitez qu’Intacct envoie un e-mail aux collaborateurs de votre société dans le cadre du nouveau processus de création de période de facturation récurrente. Si oui, procédez comme suit :

   • Sélectionnez une Modèle d’e-mail.
   • Saisissez une valeur dans le champ Après le numéro de récurrences champ.

6. Sélectionnez Enregistrer.

Modifier un modèle permanent

Les modifications apportées à un modèle évolutif s’appliquent aux nouveaux contrats évolutifs auxquels le modèle évolutif est associé à l’avenir. Si vous modifiez le Jours ou Date de renouvellement Champs d’un modèle permanent, vous avez également la possibilité de synchroniser vos modifications avec les contrats permanents existants. La synchronisation met à jour la date de déclenchement sur les contrats en cours associés au modèle. En savoir plus sur la synchronisation de modèles permanents.

1. Aller à Contrats > Configuration >Modèles > À feuilles persistantes.

2. Recherchez le modèle que vous souhaitez modifier.

3. Sélectionnez Modifier à la fin de la ligne.

4. Effectuez vos modifications.

   Si vous avez modifié l’attribut Jours ou Date de renouvellement , une fenêtre contextuelle s’affiche avec les options suivantes :

   • Sélectionnez Synchroniser pour mettre à jour la date de déclenchement des contrats en cours associés à ce modèle. Pendant la synchronisation, le modèle et les contrats associés sont verrouillés pour empêcher les modifications simultanées. Une fois la synchronisation terminée, vous recevrez une notification par e-mail.
   • Choisir Ne pas synchroniser si vous ne souhaitez pas synchroniser maintenant. Vous avez toujours la possibilité de synchroniser la date de déclenchement avec tous les contrats ou certains d’entre eux ultérieurement.
   • Choisir Annuler pour continuer à modifier le modèle.

5. Sélectionnez Enregistrer.

1. Aller à Contrats > Configuration >Modèles > À feuilles persistantes.

2. Sélectionnez Modifier à côté du modèle applicable.

3. Modifiez les champs souhaités et sélectionnez Enregistrer.

   Si vous avez modifié l’attribut Jours ou Date de renouvellement , une fenêtre contextuelle s’affiche avec les options suivantes :

   • Sélectionnez Synchroniser pour mettre à jour la date de déclenchement des contrats en cours associés à ce modèle. Pendant la synchronisation, le modèle et les contrats associés sont verrouillés pour empêcher les modifications simultanées. Une fois la synchronisation terminée, vous recevrez une notification par e-mail.
   • Choisir Ne pas synchroniser si vous ne souhaitez pas synchroniser maintenant. Vous avez toujours la possibilité de synchroniser la date de déclenchement avec tous les contrats ou certains d’entre eux ultérieurement.
   • Choisir Annuler pour continuer à modifier le modèle.

Afficher un modèle permanent

1. Aller à Contrats > Configuration >Modèles > À feuilles persistantes.

2. Recherchez le modèle que vous souhaitez afficher.
3. Sélectionnez l’ID du modèle.

1. Aller à Contrats > Configuration >Modèles > À feuilles persistantes.

2. Sélectionnez Voir à côté du modèle applicable.

Supprimer un modèle permanent

Vous pouvez supprimer un modèle évolutif s’il n’a pas été utilisé par des contrats. Cela supprime le modèle d’Intacct. Vous pouvez également désactiver un modèle (modifier le statut en Inactif), ce qui l’empêche de s’afficher dans les listes de sélection de modèles, mais conserve le modèle pour des raisons historiques.

1. Aller à Contrats > Configuration >Modèles > À feuilles persistantes.

2. Recherchez le modèle que vous souhaitez supprimer.

3. Sélectionnez Plus d’actions > Supprimer à la fin de la ligne.

4. Sélectionnez Supprimer pour confirmer.

1. Aller à Contrats > Configuration >Modèles > À feuilles persistantes.

2. Sélectionnez Supprimer à côté du modèle applicable.

   Intacct vous invite à confirmer la supprimer.

3. Sélectionnez OK.

   Le modèle est supprimé de la liste.

Descriptions des champs

Descriptions des champs des modèles permanents

Champ	Description
Modèles permanents :	Un identifiant court pour le modèle à feuilles persistantes. Cet ID apparaîtra dans toutes les listes de sélections applicables dans Intacct.
Description	Une description pertinente du modèle permanent qui peut aider les utilisateurs à sélectionner le bon modèle. Par exemple, « Même prix, e-mail du client après 11 occurrences ».
Statut	Sélectionnez Actif ou Inactif. Si vous sélectionnez Actif, le modèle sera disponible. Si vous sélectionnez Inactif, le modèle ne sera pas disponible. Vous pouvez modifier le statut du modèle à votre convenance.

Options de récurrence

Descriptions des champs des options de récurrence

Champ	Description
Quand Jours Date de renouvellement	Le numéro de Jours précédents ou Après Date de renouvellement de la période de facturation récurrente à laquelle le système doit créer la ligne de contrat pour la prochaine période de facturation récurrente. La meilleure pratique consiste à définir le numéro de Jours à 0 ou 1 jour Avant La date de renouvellement : Si vous utilisez 0, Intacct crée la nouvelle période de facturation récurrente après minuit (plus un éventuel décalage) à la date de début de la nouvelle période de facturation récurrente. Si vous utilisez 1, Intacct crée la nouvelle période de facturation récurrente après minuit (plus un éventuel décalage) à la date de début de la nouvelle période de facturation récurrente moins 1. Cela permet d’éviter toute confusion concernant la ligne de contrat pour la période de facturation récurrente en cours et vous donne plus de temps pour apporter des modifications à la ligne de contrat « En cours ». Voir Un exemple. Voir Informations sur la Société pour plus d’informations sur la définition du Décalage de l’exécution de la tâche planifiée. La modification de ce champ déclenche l’option de synchronisation de vos modifications avec les contrats existants. En savoir plus sur la synchronisation des modèles.
Prix	Les options sont les suivantes : Identique à l’initial : la ligne de contrat de chaque nouvelle période de facturation récurrente utilisera le même montant forfaitaire/fixe que la première période de facturation récurrente. Prix suggéré : la ligne de contrat de chaque nouvelle période de facturation récurrente utilisera le montant forfaitaire/fixe de la Liste de tarifs de facturation spécifiés sur le contrat. Si aucune tarif de facturation n’est définie sur le contrat, Intacct ne peut pas créer la nouvelle période de facturation récurrent et le renouvellement automatique échouera. Personnalisé : nécessite que l’utilisateur définisse manuellement Valeurs de montant de remplacement spécifiques sur la ligne de contrat « En cours » pour la prochaine période de facturation récurrente ou la série de périodes de facturation récurrentes. Majoration ou réduction : Intacct remise ou majorera chaque période de facturation récurrent du pourcentage indiqué ou du montant réel. En règle générale, vous n’utiliserez cette option que si toutes les lignes de contrat du contrat ont une fréquence de facturation annuelle. Choisissez l’une des options suivantes. Majoration en pourcentage Pourcentage de réduction Majoration réelle Baisse réelle Pour les pourcentages, indiquez le pourcentage sous forme de numéro entier (par exemple, 5). Pour les montants, indiquez la valeur du montant (par exemple, 500,00). Remplacer les montants permanents Spécifiés sur une ligne de contrat Remplacez toutes les options de tarification du modèle permanent.

Notification : E-mail du client

Notification : Descriptions des champs d’e-mail du client

Champ	Description
Envoyer au client	Indiquez si vous souhaitez envoyer un e-mail au client dans le cadre du nouveau processus de création de période de facturation récurrente.
Après numéro de récidives	Le numéro de récurrences après lequel Intacct envoie un e-mail au client. Par exemple, supposons que vous ayez un contrat de crédit permanent pour un abonnement mensuel et que vous souhaitez en informer le client tous les 12 mois pour le remercier d’être un client fidèle. Saisissez 12 dans ce champ. Intacct envoie un e-mail pour les périodes 12, 24, 36, etc.
Modèle d’e-mail	Utilisez la liste déroulante pour sélectionner le modèle d’e-mail que vous souhaitez utiliser pour l’e-mail de notification du client. Le modèle d'e-mail peut contenir les paramètres de adresse d’e-mail Du/À appropriés et un texte personnalisé. En savoir plus À propos des modèles d’e-mail.

Notifications : Alerte par e-mail interne

Notifications : Descriptions des champs d’alerte par e-mail interne

Champ	Description
Envoyer une alerte par e-mail	Indiquez si vous souhaitez envoyer un e-mail à votre équipe de vente ou à d’autres évaluateurs internes dans le cadre du nouveau processus de création de période de facturation récurrente.
Après numéro de récidives	Le numéro de récurrences après lequel Intacct envoie l’e-mail interne. Par exemple, imaginons que vous saisissiez 5 dans ce champ. Intacct envoie l’e-mail interne sur les périodes 5, 10, 15, 20, etc.
Modèle d’e-mail	Utilisez la liste déroulante pour sélectionner le modèle d’e-mail que vous souhaitez utiliser pour l’e-mail de notification interne. Le modèle d'e-mail peut contenir les paramètres de adresse d’e-mail Du/À appropriés et un texte personnalisé.