Descriptions des champs : Informations sur le collaborateur : dépenses

Consultez le tableau ci-dessous pour obtenir une description de chaque champ de la page Informations sur les collaborateurs.

Onglet Informations sur le collaborateur

Descriptions des champs de l’onglet Informations sur le collaborateur
Champ	Description
Identifiant de collaborateur	Identifiant unique du collaborateur. Beaucoup de sociétés utilisent « première initiale, nom de famille », par exemple « tsmith ».
Nom du contact principal	Si le collaborateur est également un utilisateur Intacct, ce qui est requis pour les dépenses, sélectionnez le même contact que celui que vous avez sélectionné dans le fiche du utilisateur. Sinon, créez une nouvelle fiche de contact pour le collaborateur en sélectionnant l’icône Nom du contact principal déroulant et en choisissant Ajouter. Le nom du contact principal est le nom qui est utilisé pour faire référence au collaborateur dans Intacct et dans tout document imprimé. Vous pouvez modifier ce nom ou le modifier uniquement dans le document imprimé, selon vos besoins.
Date de début et Date de fin	Date à laquelle le collaborateur a commencé à travailler et, le cas échéant, date de fin de travail. Les dates de début et les dates de fin affectent les budgets des collaborateurs. Par conséquent, faites attention à ne pas saisir les mauvaises dates de début et de fin.
Libellé	Poste actuel du collaborateur dans la société, par exemple ingénieur logiciel.
SSN	Numéro d’identification gouvernemental du collaborateur.
Type d’employé	Indiquez si le collaborateur travaille à temps plein, à temps partiel ou s’il est un sous-traitant.
Statut	Les options suivantes sont disponibles : Actif : Vous pouvez saisir des factures fournisseurs et émettre des paiements uniquement pour les clients actifs. Inactif : Les clients inactifs ne peuvent pas avoir de factures fournisseurs saisies ou émis des paiements.
Ressource d’espace réservé	Utilisé uniquement pour l’application Projets, en particulier avec la planification des ressources. Pour en savoir plus, rendez-vous sur Aperçu de la planification des ressources. Les ressources d’espace réservé sont des ressources irréelles qui représentent un rôle ou une future recrue. Par exemple, vous pouvez créer des ressources d’espace réservé pour « Chef de projet », « Ingénieur » et « Testeur » et les utiliser pour planifier les besoins en personnel des projets à venir. Vous pouvez ajouter des ressources d’espace réservé à un projet et les affecter à des tâches à des fins de planification. Cependant, vous ne pouvez pas saisir d’écritures de feuille de temps ou de dépenses pour une ressource d’espace réservé.
Date de naissance	Le mois, le jour et l’année de naissance du collaborateur.
Poste, compétence ou certification	Utilisé uniquement pour l’application Projets, en particulier avec la planification des ressources. Pour en savoir plus, rendez-vous sur Aperçu de la planification des ressources. Vous pouvez attribuer n’importe quel numéro de postes ou de compétences à un collaborateur. Compléter les informations sur le poste et les compétences d’un collaborateur vous permet de suivre les qualifications de votre collaborateur et de trouver des ressources pour le projet. En savoir plus sur Définir les postes et compétences des collaborateurs.
Type de résiliation	Si le collaborateur a quitté la société, sélectionnez le statut de cessation d’emploi du collaborateur. Les options suivantes sont volontaires, involontaires, décédées, invalides ou retraitées.
Gestionnaire	Sélectionnez le superviseur du collaborateur. Vous pouvez établir une hiérarchie qui reflète l’organigramme de votre société. Si, lors de l’établissement de cette structure, le superviseur du collaborateur n’est pas disponible, sélectionnez Nouveau pour ajouter le superviseur en tant que collaborateur. Le champ Responsable est généralement facultatif. Toutefois, si vous souhaitez que les approbations d’un flux de travail d’achat soient envoyées au responsable du collaborateur, vous devez sélectionner un responsable.
Genre	Sélectionnez le sexe du collaborateur.
Service	Sélectionnez le service dans lequel travaille le collaborateur. Le service est automatiquement renseigné sur les feuilles de temps à l’aide de Sage Intelligent Time (SIT).
Établissement	Sélectionnez un établissement où travaille le collaborateur. Cette case n’est requise que : Pour les sociétés multi-entités. Lorsque vous affectez le collaborateur à un établissement, Intacct sait quelle devise de tenue de compte utiliser pour les dépenses de ce collaborateur. L’établissement est automatiquement renseigné sur les feuilles de temps à l’aide de SIT.
Classe	Sélectionnez une classe associée au collaborateur.
Client	Sélectionnez un client auquel le temps du collaborateur est attribué. Cela reflète le fournisseur associé à la saisie de l’heure. Le client remplit automatiquement les feuilles de temps à l’aide de SIT. Pour en savoir plus, rendez-vous sur À propos des clients.
Fournisseur	Sélectionnez un fournisseur auquel le temps du collaborateur est alloué. Cela reflète le client associé à la saisie de l’heure. Le fournisseur remplit automatiquement les feuilles de temps à l’aide de SIT.
Article	Si votre configuration inclut un Suivre le temps par Option qui utilise un article, vous pouvez définir l’article par défaut pour chaque collaborateur. L’article est automatiquement renseigné sur les feuilles de temps à l’aide de SIT.
Attribution du temps	Sélectionnez une ventilation pour le collaborateur. Cette valeur distribue automatiquement les heures travaillées sur la feuille de temps du collaborateur à l’aide de SIT. Pour en savoir plus, rendez-vous sur Activer l’affectation pour distribuer la configuration des écritures de dépenses.
Répartition des dépenses	Sélectionnez une répartition des dépenses pour le collaborateur. Cette valeur distribue automatiquement les dépenses des collaborateurs à l’aide de SIT. Pour en savoir plus, rendez-vous sur Activer l’affectation pour distribuer la configuration des écritures de dépenses.
Devise par défaut	Ce champ apparaît si votre société utilise des devises de transaction étrangères. Votre devise de tenue de compte est la devise par défaut, mais vous pouvez sélectionner une devise étrangère comme devise par défaut pour un collaborateur. Par exemple, votre société est basée aux États-Unis avec une devise de tenue de compte en USD. Cependant, vous avez une agence à Montréal, au Canada, avec plusieurs collaborateurs. Utilisez alors le CAD (dollars canadiens) pour leurs notes de frais et leurs paiements. Si un collaborateur passe de Montréal à Paris et souhaite être payé en euros, vous pouvez remplacer la devise par défaut par EUR. Cette valeur par défaut ne définit pas un paramètre par défaut pour la devise de transaction des éléments de dépense.
Type de gain	Pour comptabiliser les coûts de main-d’œuvre de ce collaborateur sur un ou plusieurs comptes du Grand livre, sélectionnez un type de rémunération. Laissez ce champ vide si vous n’êtes pas comptabilisation les coûts de main-d’œuvre de cette collaborateur à un compte du grand livre. Pour modifier le type de rémunération d’un collaborateur, comptabiliser les dernières feuilles de temps de l’collaborateur au GL. Pour en savoir plus, rendez-vous sur Ajouter, modifier ou supprimer des types de gains. Un abonnement à l’application Projets est nécessaire pour comptabiliser les coûts de main-d’œuvre dans le Grand livre. Pour en savoir plus, rendez-vous sur Configurer des Projets.
Valider les coûts de main-d’œuvre réels avec écart	Disponible uniquement pour le type de rémunération Salaire. Cochez cette case pour comptabiliser le coût réel de main-d’œuvre du collaborateur dans le compte d’écart du grand livre que vous avez spécifié lors de la configuration de l’application Projets. Par exemple, un collaborateur soumet une feuille de temps pour 45 heures en une seule semaine. Le coût des 5 heures supplémentaires est comptabilisé dans le compte d’écarts.
1099 éligibles	Cochez la case si le collaborateur travaillera en tant que sous-traitant aux États-Unis.
Poste de l’employé	Sélectionnez un poste de collaborateur. Cette option est uniquement disponible avec un abonnement Construction. Pour en savoir plus, rendez-vous sur Postes de collaborateurs.
Nom	En général, ce nom correspond au Nom du contact principal. 100 characters maximum.
Dossier de pièces jointes	Sélectionnez un dossier de pièces jointes à associer au collaborateur. Le collaborateur peut soumettre des rapports de dépenses dématérialisés et afficher le contenu de son propre dossier de pièces jointes. Ils ne peuvent pas voir le contenu des dossiers des autres collaborateurs. Vous pouvez imprimer une liste de collaborateurs et créer tous les dossiers de pièces jointes en même temps. Ces dossiers peuvent être créés à partir de cet onglet ou de la page Dossiers de pièces jointes. Pour en savoir plus, rendez-vous sur Ajouter, modifier ou supprimer des dossiers de pièces jointes. Le collaborateur peut joindre n’importe quel type de fichier au dossier, y compris des images numérisées, des feuilles de calcul ou des documents texte. Les pièces jointes sont chargées sur Intacct pour un stockage permanent et sécurisé.

Boutons

Descriptions des champs des boutons de l’onglet Informations sur le collaborateur
Champ	Description
Enregistrer	Enregistre une fiche de collaborateur.
Annuler	Annule la création ou la modification d’une fiche de collaborateur.
Plus d’actions	Affiche les options suivantes : Enregistrer et nouveau : Sélectionnez cette option pour enregistrer collaborateur fiche et en créer une nouvelle. Modifier cette page : Sélectionnez cette option pour mettre à jour la page Informations sur le collaborateur. Définition de l’objet : Sélectionnez cette option pour créer le collaborateur en tant que définition d’objet. Taille de la table : Affiche le nombre de lignes qui apparaissent sur chaque page de la boîte de dialogue Sélectionner les articles à compter dans le cycle. C’est ici que vous sélectionnez les articles à inclure dans le comptage.

Onglet Contacts

Descriptions des champs de l’onglet Contacts
Champ	Description
Catégorie	Définissez les catégories dont vous avez besoin pour identifier les informations de contact de votre collaborateur. Une catégorie peut être un titre, tel que Achats, ou un établissement, tel que Bureau. Ces informations ne sont utilisées nulle part ailleurs dans Intacct.
Contact	Vous pouvez soit rechercher un contact existant, soit en ajouter un nouveau. Vous devez avoir créé un contact avant de pouvoir l’attribuer à un collaborateur.

Boutons

Descriptions des champs des boutons de l’onglet Contacts
Champ	Description
Icône Plus (Ajouter )	Sélectionnez pour ajouter une ligne d’écriture.
Icône de corbeille ()	Sélectionnez pour supprimer une ligne d’écriture.

Onglet Taux de coût

Descriptions des champs de l’onglet Taux de coût
Champ	Description
Taux horaire	Le taux horaire auquel le collaborateur est payé. Les taux horaires nouveaux ou mis à jour remplacent automatiquement les taux antérieurs. Seuls les utilisateurs professionnels et les administrateurs peuvent saisir le taux de coût.
Salaire annuel	Pour les salariés salariés, le taux horaire est calculé en divisant le salaire annuel du collaborateur par le numéro d’heures travaillées dans une année (2080). Seuls les utilisateurs professionnels et les administrateurs peuvent saisir le taux de coût.
Date de début	Date à laquelle le collaborateur a commencé à travailler pour votre société.

Boutons

Onglet Taux de coût - Descriptions des champs des boutons
Champ	Description
Ajouter	Sélectionnez cette option pour ajouter une ligne d’écriture de taux de coût.
Icône de corbeille ()	Sélectionnez cette option pour supprimer une ligne d’écriture de taux de coût.

Onglet Informations sur le remboursement

Configurez le mode de remboursement des dépenses de vos collaborateurs.

Onglet Informations sur le remboursement - Descriptions des champs
Champ	Description
Mode de paiement préféré	Sélectionnez le mode de paiement par défaut pour le collaborateur. Les options suivantes sont disponibles : Chèque Enregistrer le transfert Espèces ACH ou fichier bancaire Vous pouvez toujours remplacer le mode de paiement par défaut du collaborateur lorsque vous sélectionnez les factures fournisseurs à payer. Cependant, spécifier les modes de paiement préférés des collaborateurs vous permet de filtrer les dépenses remboursées. Cela n’affiche que les collaborateurs à payer par chèque, ACH ou un autre mode de paiement.
Fusionner les demandes de paiement	Affiche toutes les demandes de paiement effectuées par un collaborateur dans une seule demande de paiement.
Envoyer des notifications de paiement automatique	Envoie des notifications de paiement automatiques à un collaborateur. Pour envoyer des notifications automatiques, vous devez vérifier que l’collaborateur dispose d’un adresse e-mail valide associé à ses informations contact.

Activer la configuration

Sélectionnez une option pour activer le service et configurer les détails de paiement.

Activer les descriptions des champs de configuration
Champ	Description
Activer les paiements ACH	Active les paiements de la Chambre de compensation automatisée (ACH) pour le collaborateur. Lorsque vous sélectionnez cette option, l’attribut Détails de la configuration ACH s’affiche.
Aucune	Les détails du service et du paiement ne sont pas activés.

Détails de la configuration ACH

Cette section s’affiche lorsque vous sélectionnez Activer les paiements ACH dans la section Activer la configuration. Contactez votre collaborateur pour obtenir ces informations. Ces champs sont regroupés par pays et type de fichier.

Descriptions des champs des détails de la configuration ACH
Champ	Description
Numéro d’acheminement bancaire ACH	Routage numéro du compte du collaborateur.
Numéro de compte	Saisissez le numéro de compte du collaborateur.
Type de compte	Sélectionnez le type de compte du collaborateur. Les options suivantes sont disponibles : Compte courant Compte d’épargne
Classification du compte	Indiquez si le compte du collaborateur est un compte personnel ou professionnel. Si le collaborateur est un entrepreneur individuel utilisant un compte personnel, sélectionnez Personnel (PPD). Si le collaborateur utilise un compte professionnel, sélectionnez le code de classification utilisé par la banque pour les paiements ACH effectués sur les comptes professionnels (CTX ou CCD). Si l’collaborateur ne connaît pas le code de classification, il doit contact sa banque.

Fichiers bancaires en Australie

Descriptions des champs de fichiers bancaires
Champ	Description
Pays de paiement	Sélectionnez Australie.
Numéro de compte du créancier	Saisissez le numéro de compte du compte bancaire du fournisseur ou du collaborateur sur lequel les paiements sont effectués. Les numéros de compte ne peuvent pas commencer par une espace.
Nom du compte du créditeur	Saisissez le nom que vous souhaitez associer au compte courant créditeur. La limite de caractères pour le nom du compte est de 32. Utilisez uniquement des caractères alphanumériques.
Numéro BSB du créancier	Saisissez le numéro de guichet à six chiffres de la banque du fournisseur ou du collaborateur.
Référence,	Entrez un numéro de référence significatif pour connecter le fichier bancaire et les remboursements de dépenses du collaborateur à payer, et ainsi assurer le suivi des paiements. Dans le fichier bancaire, le numéro de référence utilisé dépend du nombre de dépenses incluses pour un remboursement de collaborateur. Le paiement correspond à un remboursement de dépenses Lorsqu’une dépense comporte un numéro de référence, le fichier de paiement utilise le numéro de référence de la dépense. Lorsqu’il n’y a pas de numéro de référence sur la dépense, le fichier utilise ce numéro de référence de collaborateur. Le paiement est destiné à plusieurs remboursements de dépenses Lorsque les dépenses ont le même numéro de référence, le fichier de paiement utilise le numéro de référence de la dépense. Lorsque les dépenses ont des numéros de référence différents, le fichier utilise ce numéro de référence du collaborateur. Saisissez un maximum de 18 caractères alphanumériques dans le champ Référence champ.

Fichiers bancaires en France

Descriptions des champs de fichiers bancaires
Champ	Description
Pays de paiement	Sélectionnez un pays qui effectue des transactions en devise EUR.
IBAN du créditeur	Saisissez le numéro de compte du compte bancaire du fournisseur ou du collaborateur sur lequel les paiements sont effectués. Les numéros de compte ne peuvent pas commencer par une espace.
Nom du créditeur	Saisissez le nom que vous souhaitez associer au compte courant créditeur. La limite de caractères pour le nom du compte est de 32. Utilisez uniquement des caractères alphanumériques.
BIC du créditeur	Saisissez le code d’identification de la banque pour le compte. Il s’agit d’un identifiant unique attribué par SWIFT pour le traitement des paiements internationaux.
Identifiant en boucle	Entrez un numéro de référence significatif pour connecter le fichier bancaire et les remboursements de dépenses du collaborateur à payer, et ainsi assurer le suivi des paiements. Dans le fichier bancaire, le numéro de référence utilisé dépend du nombre de dépenses incluses pour un remboursement de collaborateur. Le paiement correspond à un remboursement de dépenses Lorsqu’une dépense comporte un numéro de référence, le fichier de paiement utilise le numéro de référence de la dépense. Lorsqu’il n’y a pas de numéro de référence sur la dépense, le fichier utilise ce numéro de référence de collaborateur. Le paiement est destiné à plusieurs remboursements de dépenses Lorsque les dépenses ont le même numéro de référence, le fichier de paiement utilise le numéro de référence de la dépense. Lorsque les dépenses ont des numéros de référence différents, le fichier utilise ce numéro de référence du collaborateur. Saisissez un maximum de 18 caractères alphanumériques dans le champ Identifiant de bout en bout champ.
Détails de l’adresse du créancier	Saisissez les détails de l’adresse si nécessaire.

Fichiers bancaires irlandais

Descriptions des champs de fichiers bancaires
Champ	Description
Pays de paiement
IBAN du créditeur	Saisissez le numéro de compte du compte bancaire du fournisseur ou du collaborateur sur lequel les paiements sont effectués. Les numéros de compte ne peuvent pas commencer par une espace.
Nom du créditeur	Saisissez le nom que vous souhaitez associer au compte courant créditeur. La limite de caractères pour le nom du compte est de 32. Utilisez uniquement des caractères alphanumériques.
BIC du créditeur	Saisissez le code d’identification de la banque pour le compte. Il s’agit d’un identifiant unique attribué par SWIFT pour le traitement des paiements internationaux.
Identifiant en boucle	Entrez un numéro de référence significatif pour connecter le fichier bancaire et les remboursements de dépenses du collaborateur à payer, et ainsi assurer le suivi des paiements. Dans le fichier bancaire, le numéro de référence utilisé dépend du nombre de dépenses incluses pour un remboursement de collaborateur. Le paiement correspond à un remboursement de dépenses Lorsqu’une dépense comporte un numéro de référence, le fichier de paiement utilise le numéro de référence de la dépense. Lorsqu’il n’y a pas de numéro de référence sur la dépense, le fichier utilise ce numéro de référence de collaborateur. Le paiement est destiné à plusieurs remboursements de dépenses Lorsque les dépenses ont le même numéro de référence, le fichier de paiement utilise le numéro de référence de la dépense. Lorsque les dépenses ont des numéros de référence différents, le fichier utilise ce numéro de référence du collaborateur. Saisissez un maximum de 18 caractères alphanumériques dans le champ Identifiant de bout en bout champ.
Détails de l’adresse du créancier	Saisissez les détails de l’adresse si nécessaire.

Fichiers bancaires de l’Afrique du Sud

Descriptions des champs de fichiers bancaires
Champ	Description
Pays de paiement	Sélectionnez Afrique du Sud.
Domiciliation compte numéro	Saisissez le numéro de compte du compte bancaire du fournisseur ou du collaborateur sur lequel les paiements sont effectués. Les numéros de compte ne peuvent pas commencer par une espace.
Nom du compte de domiciliation	Saisissez le nom du titulaire du compte pour le compte bancaire du fournisseur ou du collaborateur auquel les paiements sont effectués.
Branche de domiciliation	Saisissez le numéro de guichet à six chiffres de la banque du fournisseur ou du collaborateur.
Type de compte	Saisissez le type de compte pour le compte bancaire du fournisseur ou du collaborateur sur lequel des paiements sont réalisés. La valeur doit être 1, 2, 3 ou 4.
Code du compte du bénéficiaire	Saisissez le code de compte du bénéficiaire, composé de 13 caractères alphanumériques maximum.
Indicateur de preuve de paiement	Entrer Vrai, T (Oui) ou Faux, F (Non) pour indiquer si vous souhaitez que la preuve de paiement soit imprimée lorsque le lot de paiement du fichier bancaire est autorisé.
Référence utilisateur	Entrez un numéro de référence significatif pour connecter le fichier bancaire et les remboursements de dépenses du collaborateur à payer, et ainsi assurer le suivi des paiements. Dans le fichier bancaire, le numéro de référence utilisé dépend du nombre de dépenses incluses pour un remboursement de collaborateur. Le paiement correspond à un remboursement de dépenses Lorsqu’une dépense comporte un numéro de référence, le fichier de paiement utilise le numéro de référence de la dépense. Lorsqu’il n’y a pas de numéro de référence sur la dépense, le fichier utilise ce numéro de référence de collaborateur. Le paiement est destiné à plusieurs remboursements de dépenses Lorsque les dépenses ont le même numéro de référence, le fichier de paiement utilise le numéro de référence de la dépense. Lorsque les dépenses ont des numéros de référence différents, le fichier utilise ce numéro de référence du collaborateur. Saisissez un maximum de 20 caractères alphanumériques dans le champ Référence utilisateur champ.
Code du créancier	Saisissez le code du créancier du compte bancaire standard du fournisseur. Cette option s’affiche lorsque vous sélectionnez NAMPAY de banque standard Préformat SSVS comme format de fichier pour votre compte courant.

Fichiers bancaires du Royaume-Uni

Descriptions des champs de fichiers bancaires
Champ	Description
Pays de paiement	Sélectionnez Royaume-Uni.
Devise de paiement	Sélectionnez la devise pour les paiements fournisseurs et les remboursements des collaborateurs. EUR : Cette option utilise le format de fichier bancaire SEPA pour effectuer des paiements en devise EUR. GBP : Cette option utilise un format de fichier bancaire britannique pour effectuer des paiements en devise GBP.
Numéro de compte du créancier	Saisissez le numéro de compte du compte bancaire du fournisseur ou du collaborateur sur lequel les paiements sont effectués. Les numéros de compte ne peuvent pas commencer par une espace.
Nom du bénéficiaire	Saisissez le nom que vous souhaitez associer au compte courant bénéficiaire. Consultez votre banque pour déterminer la limite de caractères pour le nom de compte. Utilisez uniquement des caractères alphanumériques.
Code Sort du bénéficiaire	Saisissez le numéro de guichet à six chiffres de la banque du fournisseur ou du collaborateur.
Référence BACS	Entrez un numéro de référence significatif pour connecter le fichier bancaire et les remboursements de dépenses du collaborateur à payer, et ainsi assurer le suivi des paiements. Dans le fichier bancaire, le numéro de référence utilisé dépend du nombre de dépenses incluses pour un remboursement de collaborateur. Le paiement correspond à un remboursement de dépenses Lorsqu’une dépense comporte un numéro de référence, le fichier de paiement utilise le numéro de référence de la dépense. Lorsqu’il n’y a pas de numéro de référence sur la dépense, le fichier utilise ce numéro de référence de collaborateur. Le paiement est destiné à plusieurs remboursements de dépenses Lorsque les dépenses ont le même numéro de référence, le fichier de paiement utilise le numéro de référence de la dépense. Lorsque les dépenses ont des numéros de référence différents, le fichier utilise ce numéro de référence du collaborateur. Saisissez un maximum de 18 caractères alphanumériques dans le champ Référence BACS champ. Vous pouvez en faire un champ obligatoire pour les fournisseurs et les collaborateurs britanniques en sélectionnant BarclaysNet Réf de paiement Format de fichier pour votre compte courant au Royaume-Uni.
Détails de l’adresse du créancier	Saisissez les détails de l’adresse si nécessaire.