Ouvrir et fermer la vue d’ensemble du processus

Les procédures et politiques de fermeture varient d’une société à l’autre. Par conséquent, Sage Intacct est suffisamment flexible pour s’adapter à vos pratiques d’affaires.

Avant de fermer les livres pour une période donnée, vous pouvez fermer les résumés de transactions individuelles dans les applications suivantes :

• Comptes fournisseurs (CF)
• Comptes clients (CC)
• Dépenses (HD)

Vous pouvez également fermer les périodes dans Gestion de la trésorerie.

Lorsque vous fermez les livres pour une période donnée, Intacct ferme tous les résumés de transactions ouverts et la période de gestion de la trésorerie. Si vous devez modifier une période particulière ou un résumé dans l’une des applications suivantes, vous n’avez pas besoin de rouvrir tous les livres pour cette période. Vous pouvez rouvrir uniquement le grand livre auxiliaire de l’application dont vous avez besoin.

• Comptes fournisseurs

• Comptes clients

• Dépenses

• Gestion de la trésorerie

Par grand livre auxiliaire, nous entendons toutes les transactions dans une application donnée. Par exemple, dans Comptes fournisseurs, cela inclut les éléments suivants :

• Résumés des factures et des ajustement auxquels les utilisateurs peuvent accéder directement

• Transactions invisibles impliquant des paiements

• Transferts entre entités

Supposons que vous ayez un personnel différent pour CF et CC. Votre procédure consiste à cesser de rédiger des chèques à l’approche de votre fermeture mensuelle, puis à fermer les livres des commis des CF. En parallèle, vous laissez les commis des CC libres de continuer à saisir les factures et les paiements. Fermez d’abord tous les livres, puis rouvrez CC. Pour rouvrir CC :

1. Aller à Grand livre > Tous > Livres > Ouvrir.

2. Sur la page Livres ouverts, sélectionnez l’icône Ouvrir Comptes clients case à cocher.

Vous pouvez verrouiller les périodes fermées, ce qui empêche de les rouvrir ou de les modifier (même avec des ajustements).

Permissions

Les paramètres d’autorisation pour les activités d’ouverture et de fermeture dans les applications suivantes sont des cases à cocher distinctes.

• Grand livre général : ouvrir et fermer des livres

• Comptes fournisseurs : ouvrir et fermer les résumés

• Comptes clients : ouvrir et clôturer les résumés

• Dépenses : ouvrir et clôturer les résumés

• Gestion de la trésorerie : ouvrir et clôturer les périodes

Par conséquent, vous pouvez attribuer différentes tâches à différentes personnes. Par exemple, vous pouvez attribuer au superviseur des comptes fournisseurs les permissions d’ouvrir et de fermer les résumés des comptes fournisseurs. Mais seul le chef comptable est autorisé à ouvrir et fermer les livres dans le grand livre général.

Si cela est utile dans une entreprise autonome, ça l’est encore plus dans une structure partagée de plusieurs entreprises. Les utilisateurs de l’entreprise de niveau général contrôlent les entités directement à partir du niveau général. Par conséquent, ils n’ont pas besoin d’accéder directement aux entités pour fermer les livres ou les ouvrir. Plus précisément, ils peuvent ouvrir les livres pour toutes les entités ou une seule entité, et ouvrir des grands livres auxiliaires spécifiques dans les entités sélectionnées.

En d’autres termes, un utilisateur de premier niveau peut ouvrir un livre auxiliaire dans une entité pour le modifier sans exposer les autres livres auxiliaires de cette entité ou d’autres.

Pour ouvrir ou fermer des livres, accédez à Grand livre > Tous > Livres > Ouvrir ou Fermer.

Fermer les livres

Utilisez la page Fermer les livres pour sélectionner la période de fin pour laquelle vous souhaitez fermer les livres. Après la clôture des livres, vous ne pouvez plus comptabiliser de transactions dans aucune application pour une date antérieure à la période sélectionnée.

La clôture des livres est simplement un moyen d’empêcher les transactions d’être comptabilisées sur des périodes antérieures. Intacct conserve en permanence tous les détails de votre transaction. Par exemple, une fois que votre audit annuel est terminé et que les écritures d’ajustement de l’audit sont comptabilisées, vous fermez les livres pour empêcher quiconque de comptabiliser des transactions supplémentaires pour l’exercice déjà vérifié. Si vous devez comptabiliser des écritures d’ajustement après la clôture de vos livres, vous pouvez utiliser le journal d’ajustement à tout moment.

Si vous utilisez des périodes comptables personnalisées, la période de rapport que vous sélectionnez dans le Jusqu’à la fin de la période peut ne pas clôturer les livres le dernier jour de la période de déclaration.

Lorsque vous clôturez un livre, la date de clôture est le dernier jour de la période comptable au cours de laquelle la période de reporting se termine. L’exception est lorsque le dernier jour de la période comptable est une date ultérieure. Par exemple :

• Vos périodes comptables sont basées sur un calendrier mensuel, elles comprennent donc les périodes suivantes :

  • Du 1er mars au 31 mars

  • Du 1er avril au 30 avril.

• Vous utilisez des périodes de rapport hebdomadaires.

• Le 25 avril, vous sélectionnez la période de rapport qui se termine le 19 avril lorsque vous clôturez un livre.

• La date de fin, le 19 avril, tombe dans la période comptable qui se termine le 30 avril. Mais comme le 30 avril est une date future, la date de clôture du livre sera le dernier jour de la période comptable précédente, qui est le 31 mars.

Déterminer quelles périodes sont fermées

Si vous devez déterminer quels sont les mois ou les périodes clôturés, ouvrez la plage Fermer les livres. Comme la clôture d’une période ferme toutes les périodes précédentes, il ne peut y avoir de livres non fermés avant la dernière date de clôture. L' Fermer les livres de société de affiche la date de la dernière clôture des livres de la société.

Si votre société l’a inclus, vous pouvez également utiliser le Fermé par résumé sur un tableau de bord pour voir quand les livres étaient fermés.

Pour les sociétés à entités multiples, sélectionnez l’entité qui vous intéresse pour afficher la dernière date de clôture.

Ouvrir des livres

Utilisez la page Ouvrir des livres pour ouvrir les livres d’une période déjà clôturée. Par exemple, si vous avez clôturé les livres par inadvertance ou si vous devez saisir une modification dans un livre fermé. Généralement, l’accès à la page Ouvrir des livres est strictement limité au chef comptable, au contrôleur ou au directeur financier.

Pour réserver des écritures de régularisation à une période fermée, utilisez la commande Écritures de régularisation dans l’application Grand livre. Aller à Grand livre > Configuration > Réglage.

Vous pouvez ouvrir tous les livres ou uniquement les livres auxiliaires que vous souhaitez modifier. Par exemple, vous pouvez ouvrir les comptes fournisseurs si vous n’avez qu’une modification à faire d’un résumé de facture sans exposer les autres applications.

Pour ouvrir et fermer les résumés, rendez-vous dans le application Tous menu et sélectionnez Livre auxiliaire. Cette option est disponible dans les menus d’application suivants :

• Comptes fournisseurs
• Comptes clients
• Dépenses
• Dépenses du client

Fermer les résumés

Vous pouvez fermer tous les résumés d’une période ou procéder individuellement par nom de résumé, à condition que les livres soient toujours ouverts pour la période en question. Une fois qu’un résumé est fermé, vous ne pouvez pas comptabiliser de transactions sur ce résumé à moins de le rouvrir.

Lorsque vous fermez les résumés dans AP et AR, sélectionnez Jusqu’à la fin de la période pour fermer les récapitulatifs de facture fournisseur et de facture et les récapitulatifs d’ajustement. Pour fermer une facture fournisseur ou un résumé de facture ou d’ajustement, sélectionnez ce résumé dans le Fermer Résumé liste déroulante.

Les résumés ouverts qui n’ont pas été fermés ne sont pas fermés automatiquement en même temps que les résumés d’une période ultérieure. Par exemple, supposons que vous ayez fermé les résumés du T1, mais pas du T2. Si vous fermez les résumés du T3, ceux du T2 restent ouverts.

Ouvrir des résumés

Vous pouvez ouvrir des résumés précédemment fermés par période ou par nom de résumé. Une fois le résumé ouvert, vous pouvez à nouveau comptabiliser des transactions dans ce résumé. Si vous avez ouvert un résumé fermé pour comptabiliser une seule transaction, n’oubliez pas de le refermer immédiatement afin que les utilisateurs ne puissent pas comptabiliser par inadvertance des transactions supplémentaires dans ce résumé.

Périodes d’ouverture et de fermeture avec l’application > Tous > Livre auxiliaire options.

Périodes de clôture

Les périodes de clôture sont analogues aux résumés de clôture décrits précédemment, mais la Gestion de la trésorerie n’a pas de résumés. Par conséquent, vous fermez les périodes afin que les utilisateurs ne puissent pas créer ou modifier des transactions dans l’application Gestion de la trésorerie pour la période en question. Si vous devez saisir une modification au cours d’une période fermée, rouvrez-la d’abord via Gestion de la trésorerie > Tous > Livre auxiliaire option de menu.

Vous pouvez fermer les périodes ouvertes de l’application Gestion de la trésorerie indépendamment des autres applications. Les livres de la période doivent être ouverts pour la période au cours de laquelle vous souhaitez fermer une période de la Gestion de la trésorerie.

Les périodes de la Gestion de la trésorerie ouvertes qui n’ont pas été fermées ne sont pas automatiquement fermées lorsque vous fermez une période ultérieure. Par exemple, vous avez clôturé la période pour le T1, mais pas pour le T2. Si vous clôturez la période pour le T3, celle pour le T2 reste ouverte.

Périodes ouvertes

Vous pouvez ouvrir des périodes fermées pour l’application Gestion de la trésorerie indépendamment des autres applications. Pour créer ou modifier des transactions dans l’application Gestion de la trésorerie, vous devez d’abord rouvrir les livres pour cette période. Vous pouvez ouvrir 1 ou plusieurs périodes en choisissant la valeur appropriée dans le Jusqu’à la fin de la période sur la page Périodes ouvertes.

Fermer les livres de l’année

La fermeture du grand livre général de l’année est un processus quasi identique à la fermeture d’une autre période.

Conditions préalables

Pour les exercices correspondant aux années civiles, la période de référence est créée pour vous. Pour les exercices qui fonctionnent dans une plage différente, commencez par créer la période de référence. Par exemple, si votre exercice se déroule de mars à février, créez une période de référence nommée « Exercice se terminant en 2022 » pour inclure la période complète. Pour créer une nouvelle période de déclaration, allez à Grand livre > Configuration > Plus de > Périodes de déclaration.

Fermer les livres

1. Fermez toutes les transactions dans les livres auxiliaires de la période fin de l’année appropriée.
2. Si nécessaire, fermez les livres auxiliaires, ou les résumés, pour les applications suivantes :
   • Comptes fournisseurs
   • Comptes clients
   • Dépenses
   • Dépenses du client
   • Gestion de la trésorerie
3. Fermez les livres en utilisant la période de référence de fin d’année pour l’année que vous fermez.

Verrouiller les périodes fermées

Vous pouvez verrouiller une période clôturée, ce qui empêche sa modification. Si une période fermée est verrouillée, vous ne pouvez pas la rouvrir ni effectuer des ajustements.

Le verrouillage d’une période fermée n’est pas définitif. Si vous devez saisir des régularisations pour une période verrouillée, vous pouvez la déverrouiller.

En savoir plus sur la procédure Verrouiller et déverrouiller les périodes fermées.