Modèles récurrents : Ventes

Un modèle récurrent contient l’en-tête de transaction, les détails de l’élément de ligne et les informations de planification récurrente que le système utilise pour créer une transaction récurrente. La liste des modèles récurrents est l’endroit central où l’on peut travailler avec les modèles récurrents.

Créer un nouveau modèle récurrent

Lorsque vous créez un modèle récurrent, vous commencez avec un modèle vierge. Dans le modèle, vous allez définir les informations d’en-tête requises, au moins un élément et les données de tarification. Les transactions créées à partir de ce modèle récurrent seront les premières transactions de n’importe quel flux de travail (car elles ne sont pas converties à partir de transactions existantes).

1. Aller à Ventes > Tous > Autres activités liées à la transaction et sélectionnez Ajouter (cercle) à côté de Transactions récurrentes.

2. À partir de la Type de document liste déroulante Sélectionnez le type de transaction à créer à partir du modèle récurrent, puis sélectionnez Postuler.

   Le système actualise la page pour remplacer le titre par Récurrent <transaction name=""> et affiche les champs que vous utiliserez pour définir le modèle de transaction.</transaction>

3. Saisissez les informations souhaitées dans les champs applicables. Au minimum, remplissez les champs d’en-tête obligatoires et ajoutez au moins un élément de ligne pour enregistrer le modèle. Voir le Descriptions des champs de l’onglet Transactions pour plus de détails sur chaque champ.

4. Pour un modèle de vente récurrente avec une définition de transaction configurée sur Activer le traitement des paiements, sélectionnez l’icône Paiement et entrez les données dans les champs appropriés. Voir le Description des champs de l’onglet Paiement pour plus de détails sur chaque champ.

5. Sélectionnez l’icône Horaire Appuyez sur la touche Tabulation et saisissez les informations suivantes :

   1. Date de début : Date à laquelle le modèle récurrent doit commencer.
   2. Se répète, Chaque : Fréquence à laquelle la transaction récurrente doit être créée.
   3. Fin : Quand arrêter le calendrier.

   Voir le Descriptions des champs de l’onglet Calendrier pour plus de détails sur chaque champ.

6. Sélectionnez Enregistrer.

   Le système valide le modèle par rapport aux paramètres de configuration. Toute donnée obligatoire mais manquante entraînera un ou plusieurs messages d’erreur. Si cela se produit, corrigez les données indiquées dans les messages d’erreur, puis enregistrez le modèle.

   L’enregistrement d’un modèle récurrent n’a aucune incidence sur le Grand livre. Modèles récurrents qui créent une transaction qui est comptabilisée (par exemple, une facture de vente), comptabilisée à la date d’exécution planifiée (si l’exécution réussit).

Créer un modèle récurrent par conversion d’élément

La conversion par ligne vous permet de définir la récurrence de certains articles, tels que les licences et la maintenance, tout en laissant d’autres articles dans leur initial statut de commande unique. Pour convertir des transactions par ligne, sélectionnez Activer la conversion d’article de campagne dans la définition de transaction pour le type de transaction. En savoir plus sur Définitions de transaction des ventes.

Lorsqu’une transaction est ouverte, vous pouvez créer un modèle récurrent à partir d’un élément. Il vous suffit de joindre un Calendrier récurrent Pour chaque élément, vous convertissez et attribuez un type de transaction récurrente. La comptabilisation de la transaction en cours crée automatiquement un modèle récurrent pour chaque élément converti ou groupe d’éléments. Vous pouvez ensuite modifier les modèles récurrents selon vos besoins.

Les éléments sont regroupés selon le calendrier récurrent sélectionné pour chaque élément. Par exemple, si vous sélectionnez le calendrier récurrent « Bimensuel » pour deux éléments et le calendrier récurrent « Trimestriel » pour trois éléments, Sage Intacct crée deux modèles récurrents : Un pour deux articles avec le calendrier récurrent « Bimensuel » et un pour trois articles avec le calendrier récurrent « Trimestriel ».

Après avoir créé un modèle récurrent, vous pouvez ajouter des éléments au modèle à partir d’autres commandes de vente. Vous utiliserez le même processus de conversion par ligne avec un autre ensemble de champs. Voir Ajouter un élément à un modèle récurrent existant pour plus de détails.

1. Aller à Ventes > Tous > Transactions et sélectionnez le type de transaction applicable.

2. Recherchez la transaction que vous souhaitez convertir et sélectionnez-la Convertir par ligne.

   La transaction s’affiche en mode Modification et contient des champs supplémentaires pour ID du contrat de vente et Description du contrat de vente dans la transaction en-tête. Si les éléments font partie d’un contrat, utilisez ces champs pour ajouter des informations de référence de contrat afin de vous aider à identifier les transactions créées à partir du modèle récurrent.

3. Modifiez les détails de la transaction comme vous le souhaitez.

   Toute modification sera enregistrée dans la transaction en cours de conversion.

4. Sélectionnez l’élément que vous souhaitez convertir, puis Afficher les détails.

   Le Détails des écritures Affiche un Convertir par ligne .

5. Dans le Créer un modèle récurrent , sélectionnez Créer manuellement un modèle.
6. Utilisez la liste déroulante dans la Calendrier récurrent pour sélectionner le calendrier récurrent souhaité.
7. Utilisez la liste déroulante dans le Type de document pour sélectionner le type de transaction que vous souhaitez créer à partir du modèle récurrent. Cette liste affiche uniquement les types de transactions vers lesquels cette transaction peut être convertie.
8. Si l’attribut Calendrier récurrent est configurée pour utiliser une date de début de planification définie par l’utilisateur, utilisez l’outil de calendrier pour sélectionner une Date de début de planification. Si aucune date n’est indiquée, le Date de transaction est utilisée comme date de début de planification.
9. Si l’attribut Calendrier récurrent Ne spécifie pas de tarification par versements, vous pouvez sélectionner Tarification par versements dans ce cas (la tarification par versements divise automatiquement le prix de l’élément par le numéro de factures déterminé par le calendrier récurrent).
10. Répétez les étapes 3 à 7 pour chaque élément que vous souhaitez convertir.

11. Sélectionnez Comptabiliser. La transaction Statut Modifications apportées à l’un ou l’autre des éléments suivants

    • Converti par ligne : tous les éléments de la transaction ont été convertis par ligne. Si vous avez converti une quantité inférieure à la quantité initiale d’un élément de transaction, Intacct considère toujours la ligne comme convertie. La ligne de transaction n’est pas disponible pour un traitement ultérieur, quel que soit le Gestion de conversion partielle Paramètres de la définition de transaction.
    • Partiellement converti par ligne : vous avez converti certains éléments de transaction par ligne, mais pas tous.

Façons d’afficher le modèle récurrent

Créer un modèle récurrent à partir d’une transaction existante

Un modèle récurrent créé à partir d’une transaction existante sera défini pour le même client et le même type de transaction que la transaction existante. Vous ne pourrez donc pas modifier le Client ou Type de document Champs du modèle récurrent.

Si vous souhaitez créer un modèle récurrent qui créera une facture de vente pour le client A, utilisez une facture de vente existante pour le client A. Vous pourrez modifier les détails de la transaction, ajouter ou supprimer des éléments, modifier les prix de vente, etc. dans le modèle récurrent (tel que autorisé par les permissions et la configuration de la définition de transaction).

Vous pouvez créer un modèle récurrent à partir de n’importe quelle transaction existante, à l’exception des transactions provisoires.

1. Dans la liste des transactions applicables, ouvrez la transaction souhaitée. Par exemple, ouvrez une facture de vente. Vous pouvez l’ouvrir en mode édition ou affichage.
2. Sélectionnez Plus d’actions puis sélectionnez Répéter.

   Une boîte de dialogue s’affiche, indiquant que le système affichera la page Modèle récurrent.

3. Sélectionnez OK.
4. Modifiez les champs le cas échéant. Voir le Descriptions des champs de l’onglet Transactions pour plus de détails sur chaque champ.
5. Si le modèle récurrent concerne une facture de vente et que la définition de transaction est configurée sur Activer le traitement des paiements, sélectionnez l’icône Paiement et entrez les données dans les champs appropriés. Voir le Description des champs de l’onglet Paiement pour plus de détails sur chaque champ.
6. Sélectionnez l’icône Horaire et entrez la date de début du modèle récurrent dans le Date de début , sélectionnez un Fin et sélectionnez la fréquence de création de la transaction récurrente dans le Répétitions domaine. Voir le Descriptions des champs de l’onglet Calendrier pour plus de détails sur chaque champ.
7. Sélectionnez Enregistrer.

   Le système valide le modèle par rapport aux paramètres de configuration. Toute donnée obligatoire mais manquante entraînera un ou plusieurs messages d’erreur. Si cela se produit, corrigez les données indiquées dans les messages d’erreur, puis enregistrez le modèle.

   L’enregistrement d’un modèle récurrent n’a aucune incidence sur le Grand livre. Si un modèle récurrent est défini pour créer une transaction qui est comptabilisée (comme par exemple, une facture de vente), chaque transaction créée à partir du calendrier est comptabilisée à la date d’exécution planifiée (si l’exécution réussit).

Copier un modèle récurrent

Un modèle récurrent copié à partir d’un modèle récurrent existant sera défini pour le même type de transaction que la transaction existante. Vous ne pourrez donc pas modifier le Type de document dans le modèle récurrent.

Si vous souhaitez créer un modèle récurrent qui créera une facture de vente, utilisez un modèle de récurrent facture de vente existant. Vous pourrez modifier les détails de la transaction, ajouter ou supprimer des postes, modifier les prix de vente, etc. dans le modèle récurrent (comme le permettent les autorisations et la configuration de la définition de transaction).

Importer des modèles récurrents

Les utilisateurs disposant des autorisations appropriées peuvent créer plusieurs modèles récurrents en important les données à l’aide d’un fichier CSV.

1. Aller à Société > Administrateur > Importer des données.

2. Dans le Configurer la liste principale de l’inventaire , recherchez Modèle récurrent de Ventes et sélectionnez l’icône Modèle lien.

   Le modèle s’ouvre dans Excel.

3. Préparez le fichier CSV pour l’importation. Voir Importer des modèles récurrents de Ventes clients pour plus d’informations.

4. Lorsque vous êtes prêt à importer le fichier, revenez à l’icône Liste de contrôle de la configuration de l’Société et sélectionnez Importer à côté de Modèle récurrent de Ventes de commande.

   Le Importer les informations relatives à la Société s’affiche.

5. Recherchez le fichier CSV que vous souhaitez importer.
6. Spécifiez l’adresse e-mail à laquelle les résultats doivent être envoyés. En cas d’échec d’importation d’une fiche, vous en serez averti par e-mail.

7. Sélectionnez d’autres options si nécessaire.

   Importer les informations sur l’entreprise : options

   Importer les descriptions des options de fichier

   Option	Description
   Parcourir	Utilisez le bouton Parcourir pour localiser et sélectionner le fichier CSV que vous souhaitez importer.
   Format de date	Lorsque vous sélectionnez un format de date ici, Sage Intacct tente d’importer votre fichier à l’aide du format de date sélectionné. Si cela n’est pas possible, Intacct tente de détecter le format de date utilisé dans votre fichier et d’importer les données à l’aide de ce format.
   Encodage de fichier	Laissez l’option définie sur « Détection automatique », sauf si vous ne parvenez pas à importer votre fichier. Selon votre système d’exploitation, vous devrez peut-être sélectionner un autre type d’encodage de fichier.
   Traiter hors ligne	Certaines importations peuvent prendre un temps considérable selon leur taille et la quantité de traitement que le système doit effectuer sur les données chargées. Si vous n’êtes pas sûr de la durée que prendra votre chargement, sélectionnez Traiter hors ligne. Une fois le processus terminé, le système envoie un e-mail à l’adresse que vous avez fournie dans la Envoyer les résultats par e-mail à cette adresse champ. Le système vous envoie également toutes les erreurs qui ont pu se produire au cours du processus. Si vous préférez attendre que le processus de chargement soit terminé, ne sélectionnez pas l’icône Traiter hors ligne case à cocher. Les transactions et autres fiches traitées hors ligne affichent comme source Système dans la piste d’audit, au lieu d’afficher Importation CSV.
   Envoyer les résultats par e-mail à cette adresse	Adresse e-mail à laquelle les résultats et les erreurs d’importation doivent être envoyés. Vous pouvez saisir plusieurs adresses e-mail, séparées par des points-virgules (;) ou des virgules (,). Sage Intacct vous recommande vivement de saisir une adresse e-mail.

8. Sélectionnez Importer.

   L’une des options suivantes apparaîtra :

   • Notification de réussite de l’importation : Tous les modèles récurrents ont été importés avec succès. Sélectionnez Fait pour fermer la boîte de dialogue.
   • Notification d’erreur d’importation : Au moins un modèle récurrent n’a pas pu être importé. Voir Notification d’erreur d’importation pour obtenir des informations détaillées sur la façon de résoudre les erreurs.

Modifier un modèle récurrent

Les modifications apportées à un modèle récurrent s’appliquent aux transactions créées à partir du modèle récurrent après que les modifications ont été apportées. Si vous ajoutez un élément à un modèle en cours, l’élément est inclus pour le reste du calendrier et se termine à la fin du calendrier. Si vous souhaitez que le nouvel élément se poursuive au-delà du reste du calendrier, vous pouvez ajouter l’élément d’une transaction de vente existante au modèle et prolonger le calendrier. En savoir plus À propos de l’ajout d’éléments à des modèles récurrents.

Modifier la prochaine date d’exécution

Le Prochaine date d’exécution c’est la prochaine fois que le système tentera de créer une transaction à partir du modèle récurrent. Une fois que le modèle récurrent s’est exécuté avec succès une ou plusieurs fois, vous pouvez modifier ce champ pour modifier la date, si nécessaire.

Si vous modifiez le Prochaine date d’exécution, le calendrier des transactions futures change en fonction de la nouvelle date. Par exemple, si un calendrier mensuel récurrent a un Prochaine date d’exécution du 15 juin et que vous modifiez cette date au 25 juin, chaque transaction récurrente ultérieure est planifiée pour être exécutée le 25 de chaque mois au lieu du 15.

Modification de la Prochaine date d’exécution Pour un calendrier qui doit s’exécuter à la fin du mois, cela n’affecte que le mois où il est défini pour s’exécuter. Par exemple, si vous modifiez l’icône Prochaine date d’exécution du 30 au 26 septembre, le Prochaine date d’exécution reste le 30 septembre après l’enregistrement. Si vous l’avez remplacé par le 1er octobre, le Prochaine date d’exécution serait le 31 octobre.