Configurer la délégation des approbations d’achat

Lorsqu’un approbateur part en vacances, il peut simplement Activer la délégation d’approbation pour s’assurer que leurs responsabilités en matière d’approbation sont assumées pendant une absence.

Configurer la délégation d’approbation

La première étape consiste à activer la délégation dans votre application Achats, puis à affecter des délégataires d’approbation. Chaque approbateur de transaction d’Achats doit avoir un délégataire approprié.

Par exemple, pour certains approbateurs, le délégué le plus approprié peut être un homologue au sein de son service ou son gestionnaire. Si vous utilisez des stratégies de approbation basées sur la valeur, assurez-vous que le délégataire a une valeur achat niveau permissions égal ou supérieur à celui du initial approbateur.

Pour savoir comment une demande d’approbation est traitée lorsqu’un délégataire n’est pas disponible, consultez la section À propos de la délégation de l’approbation des achats.

Vous activez la délégation et affectez des délégataires sur la page Configurer les Achats et, dans un environnement partagé à plusieurs entités, au niveau général.

1. Accéder à Achats > Mise en place > Configuration.
2. Faites défiler vers le bas jusqu’à l’icône Activer la fonctionnalité et dans la section Approbations Sous-section Sélectionnez le bouton Activer la délégation case à cocher.
   A Gérer le bouton apparaît
3. Choisissez une Type de délégataire par défaut, un utilisateur ou un groupe d’utilisateurs. Si vous choisissez un groupe d’utilisateurs, tous les membres du groupe peuvent approuver des transactions au nom de l’approbateur.
4. Sélectionnez l’icône Délégataire par défaut. Le délégataire par défaut sélectionné est utilisé pour préremplir automatiquement le tableau Gérer les délégataires.
5. Vérifiez qu’un délégataire approprié est sélectionné pour chaque approbateur du tableau. Si le délégataire par défaut est le même que l’approbateur, vous devrez sélectionner un autre délégataire.
6. Sélectionnez Enregistrer.

Désactiver la délégation d’approbation

La désactivation de la délégation d’approbation n’a aucun effet sur les transactions d’achat qui sont actuellement dans le cycle d’approbation. Toutes les nouvelles transactions envoyées ne sont plus redirigées vers approbation si un approbateur est absent de son bureau. En revanche, vos approbateurs délégataires et délégataires par défaut restent intacts et sont utilisés si vous réactivez la délégation d’approbation.

1. Accéder à Achats > Mise en place > Configuration.
2. Faites défiler vers le bas jusqu’à l’icône Activer la fonctionnalité , dans la section Approbations Sous-section Désélectionnez le Activer la délégation case à cocher. Le Gérer le bouton disparaît.
3. Sélectionnez Enregistrer.

Descriptions des champs

Le tableau ci-dessous décrit chaque champ de la page Gérer les délégués.

Gérer les descriptions des champs de la page des délégataires

Champ	Description
Type de délégué par défaut	Choisissez de sélectionner un utilisateur spécifique ou un groupe d'utilisateurs comme délégataire par défaut. Si vous choisissez un groupe d’utilisateurs comme délégataire, seuls les membres du groupe disposant des permissions requises pour approuver les transactions d’achat peuvent approuver.
Délégataire par défaut	Utilisateurs uniquement ou groupes d’utilisateurs avec Approuver achat transaction permissions apparaissent dans le liste. Le délégataire par défaut que vous sélectionnez est utilisé pour : Être automatiquement utilisé comme délégataire par défaut pour chaque approbateur du tableau. Si vous modifiez le délégataire par défaut, tous les approbateurs auxquels les délégataire par défaut ont été précédemment affectés sont mis à jour avec la nouvelle délégataire. Si un approbateur se voit attribuer un délégataire autre que celui par défaut, il n’y a pas de changement lorsqu’un nouveau délégataire par défaut est sélectionné. Affecter comme délégataire pour tout nouveau approbateur c’est-à-dire un utilisateur qui reçoit par la suite l’approbation achat transaction permissions après l’affectation des délégués. Vous pouvez toujours modifier le délégataire d’un approbateur.
Approbateur	Lecture seule. Le nom de chaque utilisateur disposant de la permission de valider les transactions d’achat apparaît dans le tableau.
Type de délégué	Affiche le type de délégataire par défaut ou sélectionné pour l’approbateur.
Utilisateur ou un groupe d’utilisateurs	Un utilisateur ou un groupe d’utilisateurs Qui peut approuver au nom de l’approbateur. Utilisateurs uniquement ou des membres du groupe avec Approuver achat transaction permissions apparaissent dans le liste. Les utilisateurs qui sont restreints à des entités spécifiques peuvent être sélectionnés comme approbateurs délégataires. Toutefois, un approbateur délégataire restreint ne peut pas approuver une transaction qui contient des éléments affectés à des entités restreintes. Lorsque le approbateur active la délégation de approbation en cas d’absence au bureau, Sage Intacct renvoie toute nouvelle demande de approbation au délégataire. Le délégué reste l’approbateur de la transaction même après que l’approbateur a désactivé la délégation d’approbation en son absence. Si vous utilisez des stratégies de approbation basées sur la valeur, assurez-vous que le délégataire a une valeur achat niveau permissions égal ou supérieur à celui du initial approbateur. Pour afficher la valeur permissions niveau d’une délégataire, voir Règles d’approbation de la valeur.