Configurer la délégation des approbations d’achat

Assurez-vous que les responsabilités d’approbation sont gérées même lorsqu’un approbateur est absent de son bureau par Activation de la délégation d’approbation. Il est recommandé que chaque approbateur de transaction d’Achats ait un délégataire.

Configurer la délégation d’approbation

Activez la délégation dans votre application d’Achats, puis attribuez des délégataires d’approbation. Par exemple, un collègue du service ou un responsable peut être un délégataire approprié. Les délégataires doivent disposer des permissions nécessaires pour approuver les transactions d’achat.

Si vous utilisez des stratégies de approbation basées sur la valeur, le délégataire doit avoir un niveau de permissions de valeur de achat égal ou supérieur à celui de la approbateur initial.

Découvrez comment une demande d’approbation est traitée lorsqu’un délégataire n’est pas disponible dans À propos de la délégation de l’approbation des achats.

Activez la délégation et attribuez des délégataires sur la page Configurer les Achats. Dans un environnement partagé à plusieurs entité, faites-le au niveau général.

1. Accéder à Achats > Configuration > La configuration.
2. Dans le Activer la fonctionnalité , dans la section Approbations Sélectionner une sous-section Activer la délégation.
   
3. Sélectionnez Gérer sous Activer la délégation.
4. Sélectionnez un utilisateur ou un groupe d’utilisateurs comme Type de délégataire par défaut.

   Seuls les utilisateurs ou les membres du groupe disposant des permissions nécessaires pour approuver les transactions d’achat apparaissent dans la liste.

5. Sélectionnez l’icône Délégataire par défaut.

   Le délégataire par défaut est utilisé pour préremplir le tableau Gérer les délégataires.

6. Vérifiez qu’un délégataire est sélectionné pour chaque approbateur de la table.

   Si le délégataire par défaut est le même que l’approbateur, sélectionnez un autre délégataire.

7. Sélectionnez Enregistrer.

Désactiver la délégation d’approbation

La désactivation de la délégation d’approbation n’a aucun effet sur les transactions d’achat qui sont actuellement dans le cycle d’approbation. Toutes les nouvelles transactions envoyées ne sont plus redirigées vers approbation si un approbateur est absent de son bureau. Vos approbateurs délégataires et délégataires par défaut restent les mêmes et sont utilisés si vous réactivez la délégation d’approbation.

1. Accéder à Achats > Configuration > La configuration.
2. Dans le Activer la fonctionnalité , dans la section Approbations Sous-section Désactiver Activer la délégation.
   
3. Sélectionnez Enregistrer.

Descriptions des champs

Le tableau ci-dessous décrit chaque champ de la page Gérer les délégués.

Gérer les descriptions des champs de la page Gérer les délégataires

Champ	Description
Type de délégué par défaut	Sélectionnez un utilisateur spécifique ou un groupe d'utilisateurs comme délégataire par défaut. Si vous sélectionnez un groupe d’utilisateurs, seuls les membres du groupe disposant des permissions requises pour approuver les transactions d’achat peuvent approuver.
Délégataire par défaut	Seuls les utilisateurs ou les groupes de utilisateur avec achat d’approbation transaction permissions apparaissent dans le liste. Le délégataire par défaut que vous sélectionnez est utilisé pour : Être automatiquement utilisé comme délégataire par défaut pour chaque approbateur du tableau. Si vous modifiez le délégué par défaut, tous les approbateurs précédemment affectés au délégué par défaut sont mis à jour avec le nouveau délégué. Si un approbateur se voit attribuer un délégataire autre que celui par défaut, il n’y a pas de changement lorsqu’un nouveau délégataire par défaut est sélectionné. Attribuez comme délégataire pour tout nouvel approbateur. Il s’agit d’un utilisateur qui obtient par la suite les permissions d’approuver des transactions d’achat après l’affectation de délégataires. Vous pouvez toujours changer le délégataire pour un approbateur.
Approbateur	Lecture seule. Les utilisateurs autorisés à approuver les transactions d’achat apparaissent dans le tableau.
Type de délégué	Type de délégataire par défaut ou sélectionné pour l’approbateur.
Utilisateur ou groupe d’utilisateurs	Un utilisateur ou un groupe d’utilisateurs ayant la capacité d’approuver le compte de l’approbateur. Seuls les utilisateurs ou les membres du groupe disposant des permissions nécessaires pour approuver les transactions d’achat apparaissent dans la liste. Les utilisateurs restreints à des entités spécifiques peuvent être sélectionnés comme approbateurs délégataires. Toutefois, un approbateur délégataire restreint ne peut pas approuver une transaction qui contient des éléments affectés à des entités restreintes. Lorsque le approbateur active la délégation de approbation d’absence, toute nouvelle demande de approbation est redirigée vers le délégataire. Le délégué reste l’approbateur de la transaction même après que l’approbateur a désactivé la délégation d’approbation en son absence. Si vous utilisez des stratégies de approbation basées sur la valeur, le délégataire doit avoir un niveau de permissions de valeur de achat égal ou supérieur à celui de la approbateur initial. Pour afficher le niveau de permissions de valeur d’un délégué, consultez Règles d’approbation de la valeur.