Créer un acompte de CF

Créez un acompte de CF lorsque vous devez effectuer un paiement à un fournisseur avant de recevoir une facture fournisseur. Par exemple, si un fournisseur a besoin d’un dépôt à l’avance, créez un paiement d’acompte et comptabilisez-le sur un compte de paiement anticipé établi, ou créez un nouveau compte à la volée.

Lorsque vous créez un acompte de CF, vous fournissez les informations de paiement qu’Intacct utilise pour créer une demande de paiement. Une fois que vous avez terminé la demande de paiement, le statut de l’acompte devient Acompte versé et le montant devient un crédit.

Vous pouvez appliquer ce crédit au total de la facture fournisseur sur la page Payer les factures fournisseurs, une fois la facture fournisseur reçue et due.

Abonnement	Comptes fournisseurs
Type d’utilisateur	Entreprise
Permissions	Acomptes des CF : Liste, Afficher, Ajouter
Restrictions	Les sociétés ayant plusieurs devises de tenue de compte doivent créer des acomptes au niveau de l’entité.

Accédez à Comptes fournisseurs > Tous > Paiements et sélectionnez Ajouter (cercle) en regard de Acomptes.

Si votre société utilise plusieurs devises de tenue de compte, créez des acomptes de CF au niveau de l’entité.
Saisissez la date d’acompte.
Sélectionnez un fournisseur existant ou ajoutez un nouveau fournisseur si nécessaire.
(Sociétés multidevises) Saisissez les informations de devise de transaction et de taux de change dans la section Devise.

Des crédits d’acompte peuvent être appliqués aux factures fournisseurs du même fournisseur qui ont une devise de transaction correspondante.
1. Sélectionnez la devise de transaction à utiliser.
  
  S’il ne s’agit pas de la devise de tenue de compte de votre société, passez aux deux étapes suivantes.
  
  Un de vos fournisseurs effectue des transactions dans une autre devise ? Définissez la devise par défaut dans sa fiche Informations sur le fournisseur en fonction de la devise qu’il utilise. Ensuite, lorsque vous créez une facture, un acompte ou une régularisation pour le fournisseur, Intacct définit automatiquement la devise de transaction de façon à correspondre à la devise par défaut.
2. Sélectionnez un Type de taux de change tel que Taux de change journalier Intacct ou Taux publié par le WSJ.
3. Saisissez ou sélectionnez une date dans Date de taux de change.
  
  Par défaut, la date est celle d’aujourd’hui, mais vous pouvez la modifier. Par exemple, vous pouvez la remplacer par la date à laquelle la transaction a été émise ou la date à laquelle vous avez l’intention de payer la transaction.
  
  Si vous modifiez le champ Date, la date de taux de change est automatiquement mise à jour.
4. Vous pouvez également saisir un taux de change.
  
  Si vous savez quel est le taux de change pour cette transaction ou si vous avez conclu un contrat avec le fournisseur sur un taux de change défini, saisissez-le ici.
Dans Mode de paiement, sélectionnez le mode de paiement.

Le mode de paiement détermine la façon dont le paiement de l’acompte est traité dans votre société.

Par exemple, si vous sélectionnez Chèque, vous devez d’abord imprimer et confirmer le chèque dans le grand livre avant qu’il ne devienne un crédit que vous pouvez appliquer à une facture fournisseur.

Si vous sélectionnez Carte de crédit, Intacct crée automatiquement une transaction par carte de crédit.
Sélectionnez la banque ou la carte de crédit à utiliser pour le paiement.

Pour les modes de paiement par chèque, transfert de fiche ou espèces comptant, sélectionnez la banque à utiliser. Pour les acomptes à payer avec une carte de crédit, sélectionnez la carte de crédit à utiliser.
Vous pouvez également ajouter une pièce jointe et un numéro de référence ou numéro de document pour la transaction.

Le champ Numéro de référence est disponible lorsque vous sélectionnez un mode de paiement par carte de crédit ou par transfert de fiche. Le champ Numéro de document est disponible lorsque vous sélectionnez un mode de paiement en espèces comptant.
Dans Description, saisissez toute note que vous souhaitez enregistrer avec cette transaction.

Cette description est copiée dans le champ Mémo pour les saisies. Vous pouvez remplacer ces valeurs si nécessaire.
Si vous le souhaitez, pour définir les valeurs par défaut des dimensions pour les éléments, sélectionnez Afficher les valeurs par défaut.

Si vous saisissez plusieurs éléments et que vous souhaitez que les valeurs de dimension soient renseignées automatiquement pour chaque ligne, sélectionnez ou saisissez les valeurs par défaut pour les dimensions souhaitées. Par exemple, vous pouvez sélectionner le service et le site qui s’appliquent à chaque nouvel élément. Vous pouvez remplacer les valeurs par défaut de n’importe quel élément, si nécessaire.
Saisissez les éléments dans Écritures.
1. Si vous devez remplacer le compte du grand livre par défaut où l’acompte est enregistré, sélectionnez Compte et sélectionnez-en un nouveau.
  
  Le compte par défaut pour les acomptes des CF est défini dans Configurer Comptes fournisseurs. Recherchez le paramètre Acomptes du fournisseur sous Comptes du grand livre.
2. Sous Montant en devise de transaction, saisissez le montant de l’élément.
  
  Si l’acompte utilise une devise de transaction différente de votre devise de tenue de compte, le montant en tenue de compte indique le montant en devise de transaction dans la devise de tenue de compte.
3. Dans le champ Mémo, enregistrez des informations supplémentaires sur cette écriture.
4. Pour des dimensions supplémentaires, sélectionnez la liste déroulante des dimensions et sélectionnez une valeur appropriée, si nécessaire.
  
  Si vous avez défini une valeur par défaut pour une dimension, vous pouvez la remplacer ici ligne par ligne.
  
  Pour définir des dimensions supplémentaires qui ne sont pas visibles dans la ligne, sélectionnez l’onglet Afficher les détails (ou Ctrl + flèche vers le bas) pour les afficher.
  En quoi consistent les dimensions ?
  Une dimension est une catégorie de données que vous pouvez organiser et trier de manière significative. Sage Intacct fournit les dimensions prédéfinies suivantes :
  - Établissement
  - Service
  - Classe
  - Client
  - Article
  - Projet
  - Fournisseur
  - Collaborateur
  - Entrepôt (si vous vous abonnez au Contrôle d’inventaire)
  - Contrat (si vous vous abonnez aux Contrats)
  En outre, Intacct vous permet de définir de nouvelles dimensions en fonction de vos besoins. Utilisez ces dimensions définies par l’utilisateur pour organiser et trier les catégories de données propres à votre société. Par exemple, si vous êtes une société de logiciels avec plusieurs gammes de produits, vous pouvez créer une dimension définie par l’utilisateur appelée Branche d’activité. Renseignez ensuite les valeurs Clients directs, Partenaire de distribution et OEM.
  
  Les dimensions vous permettent de collecter des données, les trier, les analyser et créer des rapports sur les données dans une catégorie ou entre catégories, afin d’identifier les facteurs clés tels que les suivants :
  - Vos articles ou clients les plus rentables ou les plus coûteux
  - Le retour sur investissement d’un projet ou d’un service
  - Le degré de réussite d’un nouveau produit ou d’une nouvelle gamme de produits
  - L’évolution d’un aspect particulier de votre entreprise
  - Les dimensions Intacct vous donnent un contrôle précis sur la définition et la hiérarchie des données
  Grâce aux dimensions, vous pouvez personnaliser des rapports financiers autour d’activités spécifiques, obtenir une meilleure visibilité sur les activités de l’entreprise et prendre des décisions plus rapides et plus significatives.
  
  Les dimensions sont une alternative plus performante aux comptes auxiliaires.
  
  Des frais supplémentaires peuvent s’appliquer aux dimensions de projet et aux dimensions définies par l’utilisateur. Pour en savoir plus, contactez votre représentant de compte.
Sélectionnez l’une des options suivantes :

Les boutons affichés varient selon que les approbations de paiement sont configurées ou non dans votre société et en fonction du mode de paiement sélectionné.
- Sélectionnez Brouillon pour enregistrer l’acompte en statut de brouillon. L’acompte n’est pas soumis à approbation et vous avez la possibilité de la modifier ou de la supprimer, selon vos permissions.
- Sélectionnez Enregistrer pour que l’acompte soit disponible pour le paiement, si le mode de paiement est le paiement par chèque ou par fichier bancaire, et que votre société n’utilise pas les approbations de paiement. Le statut est défini sur En cours.
- Sélectionnez Comptabiliser pour enregistrer le paiement de l’acompte, si le mode de paiement est un virement, de l’argent comptant ou une carte de crédit, et que votre société n’utilise pas les approbations de paiement. Comme ces modes de paiement sont gérés en dehors d’Intacct, le statut est automatiquement défini sur Paiement anticipé. L’acompte est prêt à être appliqué en tant que crédit sur la page Payer les factures fournisseurs.
- Sélectionnez Soumettre pour soumettre l’acompte à l’approbation, si votre société est configurée pour les approbations de paiement. Dans certains cas, l’acompte peut être automatiquement approuvé au moment de la soumission. Par exemple, si le montant total de l’acompte est inférieur au seuil de valeur requis pour l’approbation, l’acompte est automatiquement défini sur Paiement anticipé.

Étape suivante :

Après avoir soumis un acompte, vous devrez peut-être approuver le paiement, si vous êtes configuré pour les approbations de paiement.

Les acomptes qui sont approuvés ou qui ne nécessitent pas d’approbation sont payés selon le mode de paiement :

Chèque : Imprimez et confirmez le chèque dans le grand livre.
ACH : Générez le fichier ACH dans l’application Gestion de la trésorerie, puis confirmez et comptabilisez le fichier ACH.

Si vous utilisez un fichier bancaire conforme à la norme NACHA, suivez les procédures relatives aux fichiers bancaires.
Paiement des fichiers bancaires : Générez et téléchargez le fichier bancaire dans l’application Gestion de la trésorerie, puis chargez-le sur le portail bancaire et confirmez-le.
Paiements par transfert de fiche, espèces comptant et carte de crédit : Immédiatement après l’approbation, le statut passe à Acompte versé.

Si votre mode de paiement est une carte de crédit, vous pouvez afficher la transaction de carte de crédit créée.

Une fois qu’un acompte est approuvé et que tous les chèques sont confirmés dans le grand livre, vous pouvez appliquer l’acompte comme crédit à une facture fournisseur sur la page Payer les factures fournisseurs.