Approuver ou refuser un paiement : Comptes fournisseurs

Le processus d’approbation vous permet d’approuver les paiements avant qu’ils ne puissent être payés. Vous pouvez approuver ou refuser des paiements pour lesquels vous disposez du paramètre de niveau approprié, ou pour lesquels vous êtes sélectionné comme approbateur en fonction du montant de la transaction. Certaines demandes nécessitent l’approbation de plusieurs utilisateurs.

Lorsque vous approuvez ou refusez une demande de paiement, vous pouvez ajouter un commentaire, comme la raison pour laquelle une demande de paiement est refusée.

Lorsque vous travaillez au niveau général, il est recommandé d’approuver ou de refuser les paiements pour une entité à la fois. Par exemple, sélectionnez les paiements de l’entité A et approuvez-les. Ensuite, approuvez les paiements de l’entité B. Pour trier les paiements par entité, sélectionnez l’en-tête de colonne Entité.
Abonnement Comptes fournisseurs activés pour les approbations de paiement
Type d’utilisateur

Entreprise

Collaborateur
Permissions Approuver les paiements : Liste et niveau #
  1. Accédez à Comptes fournisseurs > Tous > Paiements > Approuver les paiements.
    • Vue de niveau général : Seules les transactions créées dans le niveau général sont visibles si vous les visualisez depuis une société de niveau général. Pour afficher les transactions créées au niveau de l’entité, sélectionnez Inclure privé.
    • Vue Entité : Si vous affichez des transactions au sein d’une entité, vous ne voyez que les transactions créées au sein de votre entité. Pour afficher les transactions créées pour votre entité au niveau général, sélectionnez Inclure les transactions de niveau général.
  2. Filtrez la liste d’approbation pour afficher uniquement les paiements sur lesquels vous souhaitez agir.

    Pour créer des filtres complexes, utilisez Filtres avancés.

    Pour afficher des colonnes supplémentaires, modifie l’ordre, le tri et le filtre des colonnes, créez une nouvelle vue que vous pouvez réutiliser chaque fois que vous approuvez des paiements.

  3. Procédez de l’une des manières suivantes :
    • Pour ajouter un commentaire à votre action :
      1. Sélectionnez Approuver ou Refuser.
      2. Saisissez vos commentaires.
      3. Sélectionnez Approuver ou Refuser dans la boîte de dialogue contextuelle.
    • Pour éviter de saisir un commentaire, cochez la case située à gauche du paiement sur lequel vous souhaitez agir, puis sélectionnez Approuver ou Refuser.

      Sélectionnez ou désélectionnez tous les paiements répertoriés en cochant la case dans la colonne d’en-tête.

Si vous approuvez un paiement, la facture fournisseur est payée en fonction du mode de paiement sélectionné.

Si vous refusez un paiement, la facture fournisseur reste sur la page Demandes de paiement. Selon la raison pour laquelle le paiement a été refusé, la facture fournisseur peut être :

  • Modifiée et soumise à nouveau.
  • Supprimée (ou extournée, si l’extourne est activée) après l’annulation de la demande de paiement.