Descriptions des champs : Configurer les comptes fournisseurs

Journaux

Définit les journaux dans lesquels Sage Intacct enregistre automatiquement les transactions de comptes fournisseurs suivantes :

• Factures fournisseurs
• Ajustements
• Paiements

Configuration des journaux au niveau général.

Si vous avez activé la comptabilité multilivres, vous pouvez sélectionner les journaux par défaut à utiliser pour les livres de comptabilité d’exercice et les livres de caisse.

Comptes du grand livre

Spécifie les comptes du grand livre que Sage Intacct utilise lors de la comptabilisation des transactions de comptes fournisseurs. Configurez cette option au niveau général.

• Comptes fournisseurs : Le compte standard pour les transactions de compensation.

  Vous pouvez remplacer le compte de compensation des CF sur des transactions individuelles si vous configurez votre société pour l’autoriser. Pour ce faire, sélectionnez Activer le remplacement du compte du grand livre de Comptes fournisseurs lors de la saisie des factures fournisseurs et des régularisations dans Activer la fonctionnalité.

• Remises : pour les remises appliquées, calculées en fonction des conditions de paiement.
• Pénalités : pour les pénalités appliquées, calculées en fonction des conditions de paiement.

• Acomptes du fournisseur : pour les acomptes des CF.

  Il s’agit du compte de dépenses du grand livre par défaut pour les acomptes, mais vous pouvez le remplacer lorsque vous saisissez un acompte individuel.

• Gains et pertes multidevises : Utilisé dans la conversion de devises pour les sociétés multidevises.

Retenue de garantie

Activer la retenue de garantie des CF : Activez cette fonctionnalité pour suspendre la retenue de garantie sur les factures fournisseurs.

Retenue de garantie à payer : Compte du grand livre à utiliser pour la retenue de garantie dans les comptes fournisseurs.

Séquence de documents de la facture fournisseur de levée de la retenue de garantie : Séquence de documents de la facture fournisseur de levée de la retenue de garantie pour les identifiants à numérotation automatique.

Calculer la taxe sur la retenue de garantie : Si vous êtes un client ayant installé la TVA ou la TPS, vous pouvez choisir l’une des options suivantes. Toutefois, si vous n’avez pas installé la TVA ou la TPS, la première option est sélectionnée par défaut et ne peut pas être modifiée. Les options suivantes sont disponibles :

• Calculer la taxe sur la retenue de garantie (montant brut sur la ligne de facture) pour toutes les solutions de taxe : Lorsque vous détenez une retenue de garantie, la taxe est calculée sur le montant brut de la facture.

  Exemple : Calculer la taxe sur la retenue de garantie

  Si vous créez dans Ventes une facture de 10 000 $ et détenez 1 000 $ de retenue de garantie, la taxe est calculée sur 10 000 $. Lorsque vous levez les 1 000 $ de retenue, la taxe n’est pas calculée lorsque la retenue est levée.

• Calculer la taxe sur la levée de la retenue de garantie (retenue nette sur le montant de la ligne de facture) uniquement pour les transactions pour lesquelles la TVA/TPS est activée : Lorsque vous levez la retenue, la taxe est calculée sur le net de la facture.

  Exemple : calculer la taxe sur la retenue de garantie levée

  Si vous créez dans Ventes une facture de 10 000 $ et détenez 1 000 $ de retenue de garantie, la taxe est calculée sur 9 000 $. Lorsque vous levez les 1 000 $ de retenue, la taxe est calculée sur les 1 000 $.

Paiements

Détermine la fréquence à laquelle Sage Intacct crée des résumés automatiques qui regroupent les paiements, à l’exclusion des paiements manuels. Toutes les transactions sont comptabilisées en temps réel, quelle que soit la fréquence de résumé sélectionnée. Configurez cette option au niveau général.

• Tous les jours : Intacct crée un résumé quotidien et la comptabilise dans le Grand livre pour chaque jour de transaction. Il est recommandé d’utiliser le résumé quotidien, car il vous permet de générer des informations d’une précision maximale.
• Mensuellement : Intacct crée un résumé unique à la fin de chaque mois. Quelle que soit la date où a eu lieu une transaction au cours de cette période, elle sera comptabilisée comme datant du dernier jour de ce mois. Cette fréquence ne permet pas le niveau de précision élevé du résumé quotidien.
• Un par paiement : Intacct crée et comptabilise un résumé pour chaque paiement.

Pour les résumés quotidiens et mensuels, vous pouvez obtenir un niveau de regroupement supplémentaire des transactions selon un des critères suivants, ou les deux :

• Par banque
• Par mode de paiement

Si vous ne cochez aucune des deux cases, Intacct regroupe uniquement les résumés selon l’option Quotidien ou Mensuel.

Si les transactions sont comptabilisées dans une période ultérieure

Déterminez la façon dont Intacct répond lorsqu’un utilisateur tente de définir une période ultérieure comme date de comptabilisation dans le grand livre.

• Afficher l’avertissement : affiche un message d’avertissement, mais permet à l’utilisateur de continuer.
• Ne pas autoriser la création de transactions : Affiche un message demandant à l’utilisateur de sélectionner une date de la période en cours.
• Ne rien faire : (paramètre par défaut) L’utilisateur peut poursuivre la transaction sans qu’aucune alerte ne s’affiche.

Configurez cette option au niveau de l’entité ou au niveau général.

Si la limite de crédit est dépassée

Détermine la façon dont Intacct répond lorsqu’un utilisateur saisit une facture fournisseur qui dépasse votre limite de crédit auprès du fournisseur, comme indiqué dans la fiche fournisseur. Configurez cette option au niveau de l’entité ou au niveau général.

• Afficher l’avertissement : affiche un message d’avertissement, mais permet à l’utilisateur de continuer.
• Ne pas autoriser la création de transactions : Affiche un message indiquant le montant total dû pour le fournisseur et votre limite de crédit définie. Il est impossible de créer la transaction lors de la saisie.
• Ne rien faire : (paramètre par défaut) L’utilisateur peut poursuivre la transaction sans qu’aucune alerte ne s’affiche.

Configurez cette option au niveau de l’entité ou au niveau général.

Si le fournisseur est en attente

Détermine la réponse d’Intacct lorsqu’un utilisateur saisit une facture fournisseur pour un fournisseur défini sur En attente dans la fiche du fournisseur.

• Afficher l’avertissement : affiche un message d’avertissement, mais permet à l’utilisateur de continuer.
• Ne pas autoriser la création de transactions : (Paramètre par défaut) Affiche un message indiquant que le fournisseur est actuellement en attente. Création de la transaction impossible.
• Ne rien faire : L’utilisateur peut poursuivre la transaction sans qu’aucune alerte ne s’affiche.

Configurez cette option au niveau de l’entité ou au niveau général.

Avertir si le total saisi dépasse les fonds bancaires disponibles

Sélectionnez cette option pour avertir l’utilisateur lorsque la somme des factures fournisseurs sélectionnées pour le paiement dépasse les fonds disponibles. Configurez cette option au niveau de l’entité ou au niveau général.

Activer le remplacement du compte du grand livre des comptes fournisseurs lors de la saisie des factures fournisseurs et des régularisations

Vous permet de remplacer le compte du grand livre des CF par défaut pour :

• Une facture fournisseur ou une régularisation complète
• Un ou plusieurs éléments spécifiques dans une facture fournisseur ou une régularisation
• Toutes les transactions impliquant un fournisseur spécifique

Configurez cette option au niveau général.

Activer les libellés de comptes

Lorsque cette option est sélectionnée, les utilisateurs codent les transactions de Comptes fournisseurs sur des libellés de comptes au lieu de comptes du grand livre. Les libellés de comptes permettent de restreindre l’accès aux comptes du grand livre et d’identifier les comptes à l’aide d’une dénomination plus intuitive.

Configurez cette option au niveau général.

Activer la ventilation dans la saisie de facture fournisseur

Permet aux utilisateurs de ventiler des frais à différents comptes sur un seul élément d’une facture fournisseur. Lorsque vous sélectionnez cette option, Sage Intacct ajoute un champ Ventilation et une table Répartitions de la ventilation aux détails de l’écriture des éléments de facture fournisseur.

Configurez cette option au niveau général.

Les sociétés abonnées à l’application Taxes peuvent activer les ventilations. Le champ d’élément de ventilation est disponible pour les transactions d’entités configurées sur Taxe simple, Taxe avancée ou Avalara Tax. Option non disponible pour les transactions d’entités utilisant une solution de taxe TVA/TPS.

Débloquer pour payer

Vous permet de contrôler les paiements de factures fournisseurs au niveau de la ligne en exigeant qu’une ligne soit débloquée avant de pouvoir être payée. Par défaut, les éléments ne sont pas débloqués. Pour être payée, une ligne doit être marquée comme débloquée au moment de l’écriture ou débloquée sur la liste Débloquer les factures fournisseurs pour payer, par un utilisateur disposant des permissions appropriées.

Vous pouvez configurer le déblocage pour payer comme suit :

• Ne pas activer : affichez tous les éléments, sans cocher la case Débloquer pour payer.
• Activer et afficher tout : vous permet d’utiliser les options Débloquer pour payer, mais ne vous empêche pas de payer les factures fournisseurs non débloquées. Ajoute un filtre sur Payer des factures fournisseurs que vous pouvez utiliser pour exclure les articles non débloqués.
• Activer et afficher uniquement : seules les lignes débloquées peuvent être sélectionnées pour le paiement dans Payer des factures fournisseurs.

Configurez cette option au niveau général.

Activer la réaffectation des factures fournisseurs et des régularisations

Les utilisateurs disposant des autorisations appropriées peuvent modifier les informations de comptabilité sur les factures fournisseurs et les régularisations partiellement et entièrement payées. Configurez cette option au niveau général.

Activer l’extourne des factures fournisseurs impayées

Vous devez extourner les factures fournisseurs au lieu de les supprimer.

La sélection de l’option Activer l’extourne des factures fournisseurs impayées modifie les pages suivantes :

• Comptes fournisseurs : Factures fournisseurs : Supprimer remplacé par Extourner
• Permissions : pour les factures fournisseurs, Supprimer n’est sélectionnable qu’en lecture seule

Configurez cette option au niveau général.

Activer la création, la modification et la suppression de factures fournisseurs en devises étrangères

Si votre société est configurée pour plusieurs devises, cette option vous permet de créer et de gérer des factures fournisseurs en devises étrangères. Configurez cette option au niveau général.

Les dates de paiement doivent être postérieures aux dates de facturation

Cette option applique une règle selon laquelle la date de paiement doit être identique ou postérieure à la date de facture fournisseur. Configurez cette option au niveau de l’entité ou au niveau général.

Inclure les contacts e-mail secondaires dans les notifications de paiement automatique

Par défaut, les notifications de paiement automatiques sont envoyées à l’adresse e-mail principale du Contact bénéficiaire du paiement du fournisseur lorsque les notifications de paiement automatiques sont activées pour ce fournisseur. Sélectionnez cette option si vous souhaitez envoyer des notifications de paiement aux adresses e-mail principale et secondaire du Contact bénéficiaire du paiement.

En savoir plus sur les Notifications de paiement automatiques.

Ne pas inclure de PDF de la copie de paiement dans l’e-mail de notification de paiement

Par défaut, une copie du paiement au format PDF est jointe aux e-mails de notification de paiement envoyés aux fournisseurs. Pour envoyer des e-mails de notification de paiement du fournisseur sans le PDF joint, sélectionnez cette option.

Configurez cette option au niveau de l’entité ou au niveau général.

Inclure les détails du paiement dans l’e-mail de notification de paiement

Par défaut, une copie du paiement au format PDF est jointe aux e-mails de notification de paiement envoyés aux fournisseurs. Pour que ces informations apparaissent dans le corps de l’e-mail lui-même, sélectionnez cette option.

Informations incluses :

• Numéro de facture de toutes les factures incluses
• Date de création de la facture
• Numéro de référence
• Total facturé
• Montant impayé
• Remises appliquées
• Crédits et avances appliqués
• Montant du paiement

Configurez cette option au niveau de l’entité ou au niveau général.

Activer le rapport TPAR

Active le rapport annuel sur les paiements imposables pour les sociétés et entités australiennes. Utilisez ce rapport pour déclarer les paiements de l’entrepreneur et du sous-traitant à l’Administration fiscale australienne (ATO). Configurez cette option au niveau de l’entité ou au niveau général.

Cette fonctionnalité nécessite une configuration supplémentaire. Découvrez comment activer entièrement le TPAR.

Activer les chèques communs

Vous permet d’ajouter des co-bénéficiaires à une facture fournisseur et d’imprimer des chèques à plusieurs destinataires. En savoir plus sur les chèques communs.

Nom du service

Le nom du service. Par exemple :

• Chargement de facture fournisseur : Permet de charger des factures fournisseurs via Sage Intacct, pour un traitement automatique.

• Services de messagerie électronique : Permet d’envoyer des factures fournisseurs par e-mail à une adresse électronique configurée par Sage pour traitement automatique.

Statut du service

Indique si ce service est activé ou désactivé.

Configurer

Pour le chargement de factures fournisseurs, utilisez ce lien pour afficher la liste des entités déjà configurées pour l’automatisation des CF.

Pour les services de messagerie électronique, utilisez ce lien pour configurer la quantité de détails à inclure dans les factures fournisseurs envoyées par e-mail.

Restreindre les contacts dans les transactions

Par défaut, tous les contacts sont affichés dans les listes déroulantes Contacts de facturation et Contact bénéficiaire du paiement lorsque les utilisateurs ajoutent ou modifient des transactions. Vous pouvez choisir de restreindre les contacts qui s’affichent dans la liste, comme suit :

• Afficher tous les contacts : Affiche tous les contacts dans les listes déroulantes de la transaction.

• Restreindre aux contacts du fournisseur : Limite les contacts sélectionnables à ceux qui sont associés à un fournisseur.

  Sélectionnez cette option si vous souhaitez que la liste de contacts se charge plus rapidement, mais que vous souhaitez attribuer des contacts parents ou enfants qui ne sont pas associés au fournisseur sélectionné.

• Restreindre aux contacts liés au fournisseur sélectionné : Limite les contacts sélectionnables à ceux qui sont associés au fournisseur sélectionné.

Lorsque cette option est sélectionnée, la liste des contacts se charge plus rapidement et les utilisateurs n’ont accès qu’aux contacts les plus adaptés.

Si vous limitez les contacts affichés, le comportement suivant risque de se produire :

• Seuls les contacts affectés aux fiches fournisseurs dans l’onglet Contacts apparaîtront dans les listes déroulantes de la transaction. La fonctionnalité Rechercher n’est pas disponible dans les listes de transactions limitées.

• Si vous modifiez une transaction qui a été créée avant l’ajout des restrictions, les nouvelles restrictions de contact sont appliquées lors de l’enregistrement des modifications.

Configurez cette option au niveau général.

Activer le remplacement de la date de comptabilisation dans le grand livre lors de l’écriture

Cette option permet aux utilisateurs de remplacer la date de comptabilisation des factures fournisseurs ou des régularisations lors de l’écriture de la transaction. Cette option vous permet d’utiliser deux dates, à savoir, une date de transaction réelle et une date de comptabilisation effective de la transaction dans le grand livre.

Configurez cette option au niveau général.

Renseigner automatiquement la date de comptabilisation dans le GL avec la date de transaction

Permet à Intacct de renseigner automatiquement la date de comptabilisation dans le grand livre avec la date de comptabilisation de la transaction pour les factures fournisseurs et les régularisations. L’option n’est disponible que lorsqu’Activer le remplacement de la date de comptabilisation dans le grand livre lors de l’écriture est défini sur Oui.

Si cette option est définie sur Non, la date de comptabilisation dans le grand livre est vide lors de la création de factures fournisseurs dans Comptes fournisseurs et de factures dans Ventes et dans Achats.

Configurez cette option au niveau général.

Afficher chaque ligne de mémo de facture fournisseur ou de régularisation en tant que

Cette option permet de définir l’affichage de la zone du mémo sur l’élément de facture fournisseur ou de régularisation :

• Zone de texte à une ligne avec fenêtre contextuelle
• Zone de texte à deux lignes
• Zone de texte à trois lignes

Configurez cette option au niveau général.

Remplir automatiquement les informations du fournisseur à la prochaine transaction lors de la saisie de plusieurs factures ou régularisations

Autoriser le remplissage automatique des informations de la transaction précédente, lorsque vous saisissez des factures fournisseurs dans Intacct ou des régularisations dans un lot. Cela vous permet de gagner du temps lorsque vous saisissez plusieurs transactions pour le même fournisseur.

Lorsque cette option est sélectionnée, Intacct remplit automatiquement les informations lors de la saisie des données après que vous avez sélectionné Brouillon et nouveau, Soumettre et nouveau ou Comptabiliser et nouveau.

Configurez cette option au niveau général.

Activer le remplacement de l’indicateur 1099

Par défaut, les éléments de facture fournisseur pour un fournisseur 1099 sont indiqués pour le traitement 1099. Sélectionnez cette option si vous souhaitez pouvoir désélectionner des éléments individuels et les exclure d’un formulaire 1099 pour un fournisseur 1099.

Configurez cette option au niveau de l’entité ou au niveau général.

Cette option n’est pas disponible pour les sociétés configurées pour une taxe unique.

Activer le remplacement du formulaire et de la case 1099

Par défaut, tous les éléments de facture fournisseur d’un fournisseur sont associés à un formulaire et à une case 1099 spécifiques. Ces valeurs par défaut sont définies dans la fiche du fournisseur. Activez cette option pour remplacer le formulaire ou la case par défaut d’un élément individuel au sein d’une facture fournisseur.

Configurez cette option au niveau de l’entité ou au niveau général.

Cette option n’est pas disponible pour les sociétés configurées pour une taxe unique.

Activer le dépôt électronique du 1099 avec TaxBandits

Sélectionnez cette option pour activer le dépôt électronique du formulaire 1099 avec TaxBandits pour automatiser votre processus 1099 et éviter d’avoir à imprimer et à envoyer les formulaires. Cette intégration vous permet de créer rapidement dans Sage Intacct un lot de formulaires 1099 à envoyer à TaxBandits pour le traitement des 1099, où vous soumettez des formulaires à l’IRS pour la télédéclaration. Vous n’avez pas à manipuler les données de la feuille de calcul, il suffit d’envoyer les informations de Sage Intacct à TaxBandits.

Configurez cette option au niveau de l’entité ou au niveau général.

En savoir plus sur le dépôt électronique du formulaire 1099 avec TaxBandits et sur la manière de commencer.

Activer le suivi et les rapports pour chaque dimension sélectionnée

Cette section affiche la liste des dimensions standard activées dans le grand livre.

Sélectionnez les dimensions standard que vous souhaitez utiliser dans cette application pour le suivi et la création de rapports.

• Dimension Projet :

  Vous pouvez activer une dimension Projets simple sans vous abonner à l’application Projets. Commencez par activer la dimension Projets dans le Grand livre. Activez ensuite la dimension Projets dans les Comptes clients et utilisez les permissions des comptes clients pour contrôler l’accès à cette dimension.

  Une dimension Projets limite la fonctionnalité principalement à la création de rapports.

  Un abonnement à Projets étend votre capacité à effectuer les opérations suivantes :

  • Ajouter des tâches à vos projets
  • Afficher un résumé du projet
  • Générer les factures du projet
  • Et plus encore

  Contactez votre responsable de compte Sage Intacct pour activer votre abonnement à Projets

• Dimension Tâche : La dimension Tâche dépend de la dimension Projet et d’un abonnement à Projets. Une fois la dimension Tâche activée, vous ne pouvez pas la désactiver.
• Dimension Actif : La dimension Actif n’est disponible qu’avec un abonnement à Gestion des immobilisations.

Sage Intacct propage les dimensions sur les pages de votre application, où vous pouvez sélectionner les valeurs de dimension à appliquer à des transactions spécifiques.

Par exemple, si vous créez une commande de vente, utilisez la dimension Client pour identifier la transaction afin de pouvoir suivre et générer des rapports sur les revenus par client. Si vous créez un bon de commande, vous pouvez aussi utiliser la dimension Fournisseur pour identifier la transaction afin de pouvoir suivre et générer des rapports sur les coûts par fournisseur.

Régularisations de crédit des CF

La séquence numérique qu’Intacct utilise lorsque vous créez une régularisation d’avoir de vente. Configurez cette option au niveau de l’entité ou au niveau général.

Régularisations de débit des CF

La séquence numérique qu’Intacct utilise lorsque vous créez une régularisation d’avoir d’achat (crédit fournisseur). Configurez cette option au niveau de l’entité ou au niveau général.

Fournisseurs

Définit la séquence de numéros qu’Intacct utilise lorsque vous créez une fiche fournisseur. Configurez cette option au niveau de l’entité ou au niveau général.

Acomptes

La séquence numérique qu’Intacct attribue à un acompte lorsque vous le comptabilisez. Configurez cette option au niveau de l’entité ou au niveau général.

Si des numéros en double sont attribués à des factures fournisseur, chèques ou régularisations

Si vous attribuez un numéro en double à une facture fournisseur ou à une régularisation pour un fournisseur, ou si vous affectez un numéro en double à un chèque pour un compte bancaire, vous pouvez configurer votre société de sorte à effectuer l’une des actions suivantes :

• Afficher l’avertissement : Affiche un message d’avertissement, mais vous permet de continuer.
• Ne pas autoriser la création de transactions : Affiche un message indiquant que le numéro existe en double pour ce fournisseur.

  La transaction ne peut pas être soumise ou comptabilisée tant que le numéro n’est pas modifié en un numéro unique.

• Ne rien faire : L’utilisateur peut poursuivre la transaction sans qu’aucune alerte ne se déclenche.

Configurez cette option au niveau de l’entité ou au niveau général.

Demander les numéros

Détermine les transactions dans lesquelles un numéro d’identification (tel qu’un numéro de facture fournisseur ou un numéro de régularisation) est requis lors de la saisie.

Vous pouvez exiger des numéros pour :

• les factures fournisseurs, les régularisations et les factures fournisseurs récurrentes uniquement ;
• Paiements manuels : nécessite un numéro de facture fournisseur qu’Intacct utilise pour créer une facture fournisseur correspondante.

Configurez cette option au niveau de l’entité ou au niveau général.

Activer le rapprochement de fournisseur

Ajoute l’attribut Rapport de rapprochement de fournisseur à votre liste de rapports de Comptes fournisseurs. Ce rapport indique le montant dû à un fournisseur et le mode de rapprochement des paiements et des crédits avec les factures fournisseurs. Le processus de mise en correspondance des transactions commence après l’activation du rapport.

Configurez cette option au niveau de l’entité ou au niveau général.

Découvrez comment configurer le rapprochement.

Correspondance de séquence CF

Définit la séquence numérique qu’Intacct utilise lors de la mise en correspondance des transactions pour le rapprochement de fournisseur. Les séquences de correspondance doivent utiliser des séquences de documents alphabétiques.

Configurez cette option au niveau de l’entité ou au niveau général.

Mode de paiement

Définit le mode de paiement par défaut pour Payer des factures fournisseurs. Configurez cette option pour chaque entité où vous payez des factures fournisseurs.

Compte bancaire

Définit le compte bancaire par défaut pour le paiement des factures fournisseurs. Configurez cette option pour chaque entité où vous payez des factures fournisseurs.

Devise

Si votre société utilise plusieurs devises, utilisez cette option pour définir la devise par défaut à utiliser lors du paiement des factures fournisseurs sur la page Payer les factures fournisseurs. Vous pouvez remplacer cela au niveau de l’entité sur la page Configurer les comptes fournisseurs.

Configurez cette option pour chaque entité où vous payez des factures fournisseurs.

Afficher automatiquement toutes les factures prêtes à être payées sur la page Payer les factures fournisseurs

Configurez les comptes fournisseurs pour charger automatiquement toutes les factures fournisseurs prêtes à être payées sur la page Payer les factures fournisseurs sans avoir à appliquer de filtre. Par défaut, les factures fournisseurs ne sont pas chargées tant que vous n’avez pas appliqué de filtre.

Configurez cette option pour chaque entité où vous payez des factures fournisseurs.

Activer l’application automatique des crédits intégrés aux factures fournisseurs

Si cette option est activée, lorsque vous comptabilisez une facture fournisseur avec des crédits intégrés, ces crédits sont automatiquement appliqués et consommés dans la facture fournisseur initiale.

Lorsque vous accédez à la page Payer les factures fournisseurs, vous pouvez accéder aux détails de l’élément de la facture fournisseur pour afficher le crédit appliqué. Tout crédit restant peut être appliqué à toute autre facture fournisseur associée au même fournisseur.

Si cette option est désactivée, lorsque vous comptabilisez une facture fournisseur avec des crédits intégrés, ces crédits ne sont pas consommés dans la facture fournisseur et doivent être appliqués sur la page Payer des factures fournisseurs. Vous pouvez alors appliquer les crédits à la facture fournisseur d’origine ou à toute autre facture fournisseur associée au même fournisseur.

Que cette option soit activée ou désactivée :

• Dans les factures fournisseurs qui sont mises à zéro, les crédits intégrés créés sur l’ensemble des établissements sont automatiquement appliqués et consommés dans cette facture fournisseur. Les crédits restants peuvent être appliqués aux factures fournisseurs du même fournisseur.

  Exemple

  Admettons que vous créez une facture fournisseur avec deux éléments : un élément à 100 $ pour votre établissement à San Jose et un élément à -100 $ pour votre établissement à Boston. Comme la facture fournisseur est mise à zéro, les crédits intégrés s’appliquent automatiquement.

• Si vous comptabilisez une facture fournisseur avec des crédits intégrés dont le montant total est négatif, les crédits s’appliquent automatiquement.

  Exemple

  Admettons que vous créez une facture fournisseur reprenant deux articles : un élément à 100 $ et un élément à -150 $.

  Comme le montant total de la facture fournisseur est négatif, le crédit intégré de 150 $ s’applique automatiquement lorsque vous comptabilisez la facture fournisseur. L’élément de facture fournisseur positif est marqué comme payé.

  La facture fournisseur n’apparaît pas pour paiement sur la page Payer les factures fournisseurs, mais les 50 $ restants apparaissent comme un crédit. Vous pouvez appliquer le crédit à toute autre facture fournisseur associée au même fournisseur.

• Si vous avez réglé uniquement les éléments positifs d’une facture fournisseur, les crédits intégrés deviennent disponibles pour application vers les factures fournisseurs associées au même fournisseur.

  Exemple

  Admettons que vous créez une facture fournisseur reprenant deux éléments : un élément à 100 $ et un élément à -50 $. Ensuite, vous effectuez un paiement pour 100 $ pour le premier élément.

  Le crédit intégré de 50 $ peut être appliqué à toute autre facture fournisseur associée au même fournisseur. Vous pouvez appliquer le crédit sur la page Payer les factures fournisseurs.

Activer l’approbation de facture fournisseur

Active le processus d’approbation. Créez une politique d’approbation pour déterminer les approbateurs et la chaîne d’approbation requis, ainsi que les approbations en fonction du montant total de la facture fournisseur (approbations de la valeur).

Découvrez-en plus sur la configuration des approbations.

Notifications par e-mail

Activez l’option d’envoi de notifications par e-mail aux approbateurs lorsqu’une facture fournisseur est prête pour approbation. Les utilisateurs activent ensuite les notifications pour les approbations de factures fournisseurs sur leur page Préférences.

Politiques d’approbation et gestion

• Approbation basée sur le fournisseur : les demandes d’approbation sont envoyées à l’approbateur de facture fournisseur que vous spécifiez pour le fournisseur. Les factures fournisseurs pour lesquelles aucun approbateur de facture fournisseur n’a été attribué sont automatiquement approuvées. Pour configurer l’approbation, vous devez attribuer des approbateurs de facture fournisseur aux fiches fournisseurs après avoir ajouté la règle.
  
• Approbation de la valeur : Les demandes d’approbation sont envoyées en fonction du montant total de la facture fournisseur. Le montant d’approbation pour les factures fournisseurs est défini en fonction des montants d’approbation sur la page Règle d’approbation de la valeur. Les demandes sont envoyées directement au niveau correspondant au montant total de la facture fournisseur.
• Approbation de la valeur – Service de la transaction : Les demandes d’approbation sont envoyées au responsable du service sélectionné dans la facture fournisseur. Pour les configurer, vous devez créer un Groupe de règles d’approbation de la valeur qui détermine la personne responsable de l’approbation d’une facture fournisseur en fonction du montant.
• Niveau d’utilisateur : La demande d’approbation est envoyée à l’utilisateur spécifique. Sélectionnez l’utilisateur dans la colonne Utilisateur.

Non restreint

Sélectionnez un utilisateur qui peut mettre fin au reste du cycle d’approbation en approuvant ou en refusant la facture fournisseur.

Activer l’approbation des fournisseurs

Active l’approbation des fournisseurs. Les fournisseurs nouveaux et modifiés doivent être approuvés avant que de nouvelles transactions puissent être comptabilisées ou que des paiements puissent être effectués.

Notifications par e-mail

Permet aux utilisateurs de recevoir des notifications lorsque l’une des situations suivantes se produit :

• Un fournisseur est prêt à être approuvé

• Un fournisseur soumis pour approbation est approuvé ou refusé

Une fois que vous avez sélectionné cette option, les utilisateurs peuvent activer les notifications pour l’approbation des fournisseurs sur leur page de Préférences.

Activer les approbations des paiements des CF

Active le processus d’approbation.

Niveaux d’approbation de la valeur

Remplissez cette section si vous souhaitez que les paiements soient approuvés avant d’être émis. Spécifiez le nombre de niveaux d’approbation que vous souhaitez, les montants qui doivent être approuvés et le nombre d’approbateurs requis.

• Pour chaque niveau, le montant est le montant minimum que l’approbateur peut approuver. Le montant maximum que l’approbateur peut approuver est inférieur de 0,01 $ au montant du niveau d’approbation suivant.
• Les paiements peuvent être approuvés par toute personne ayant une permission pour ce niveau d’approbation. Pour autoriser un utilisateur à approuver des achats, modifiez la permission de l’utilisateur pour l’application Comptes fournisseurs.
• Les montants inférieurs au Niveau 1 sont approuvés automatiquement.

Ignorer la limite d’approbation de paiement manuel

Sélectionnez cette option pour contourner les approbations pour les paiements manuels. Cette option est utile dans les sociétés où les permissions de paiement manuel sont déjà contrôlées de près.

Si elles ne sont pas sélectionnées, les règles de niveau d’approbation de la valeur dans la grille ci-dessus s’appliquent aux paiements manuels. Les utilisateurs doivent disposer des permissions d’approbation de paiements des CF appropriées pour créer un paiement manuel.

Envoyer des notifications de paiement depuis

Cette option est applicable si vous avez recours à des e-mails de notification de paiement automatique pour avertir les fournisseurs qu’ils ont été payés.

Dans les e-mails de notification de paiement, vous pouvez contrôler les informations de contact utilisées afin d’envoyer l’e-mail. Les e-mails de notification de paiement sont envoyés à partir de la fiche de contact de cette personne et son nom « imprimer en tant que », son adresse e-mail et son numéro de téléphone sont inclus pour le cas où le fournisseur aurait des questions sur le paiement.

Pour le contact de notification de paiement, vous pouvez choisir entre :

• Utiliser les coordonnées de la personne qui sélectionne les factures fournisseurs à payer.
• Sélectionner un contact à utiliser pour toutes les notifications de paiement.

Affiche les extournes en tant que transactions historiques

Lorsque vous sélectionnez cette option, Intacct inclut les extournes de transactions avec les transactions standard dans les rapports des Comptes fournisseurs.

Périodes de balance âgée 1

Vous pouvez définir le nombre de colonnes et les plages de balance âgée de ces colonnes dans les rapports de balance âgée des transactions. Les valeurs sont comptées en jours. Sélectionnez Modifier pour afficher Modification rapide : Boîte de dialogue Périodes de balance âgée. Modifiez une période de balance âgée existante ou créez-en une nouvelle. Dans Plage minimum et Plage maximum, saisissez respectivement le nombre minimum et le nombre maximum de jours d’une période de balance âgée, puis sélectionnez Ajouter. Intacct affiche la nouvelle plage dans le tableau de périodes de balance âgée. Vous pouvez continuer à ajouter des plages dans toutes les colonnes de votre choix.

Utilisez la poignée située à gauche d’une ligne du tableau pour modifier l’ordre d’affichage des lignes, ce qui modifie également l’ordre d’affichage des colonnes dans le rapport de balance âgée.