Suivre une demande de paiement de facture fournisseur

Le flux de travail d’une demande de paiement commence par la création de la facture fournisseur et se termine lorsque la demande de paiement est confirmée dans le Grand livre. La façon dont votre paiement se déplace dans le flux de travail dépend de l’activation ou non de votre société pour les approbations de factures fournisseurs et de paiements, ainsi que du mode de paiement que vous sélectionnez.

Intacct traite une demande de paiement à factures fournisseurs multiples exactement comme une demande de paiement à une facture fournisseur unique. Toutefois, si nécessaire, vous pouvez supprimer une ou plusieurs factures fournisseurs de la demande de paiement.

Étape de flux de travail	Statut de la page Factures fournisseurs	Page Approuver les factures fournisseurs	Statut de la page Approbation des paiements	Statut de la page Demandes de paiement	Remarques
Facture fournisseur saisie	Envoyé ou Comptabilisée (si vous n’utilisez pas les approbations de facture fournisseur)	Envoyé	-	-	Si votre société utilise les approbations de factures fournisseurs, un statut Soumis signifie que la facture fournisseur a été soumise pour approbation. Vous devez approuver la facture fournisseur avant de pouvoir la payer. Une fois approuvée, le statut passe à Comptabilisé. Si votre société n’utilise pas les approbations de factures fournisseurs, la facture fournisseur apparaît comme Comptabilisée. Vous pouvez la sélectionner pour le paiement sur la page Payer les factures fournisseurs.
La facture fournisseur a été refusée pour approbation	Refusé	Refusé	-	-	Pour les sociétés utilisant des approbations de factures fournisseurs. La facture fournisseur a été refusée par un approbateur. Vous ne pouvez pas sélectionner une facture fournisseur refusée pour le paiement. Au lieu de cela : modifiez et soumettez à nouveau la facture fournisseur ou supprimez-la et, si nécessaire, créez-en une nouvelle.
Factures fournisseurs approuvées	Comptabilisée	Approuvé	-	-	Si votre société utilise les approbations de factures fournisseurs, après avoir approuvé la facture fournisseur, elle apparaît comme comptabilisée dans la Liste des factures fournisseurs. La facture fournisseur est prête à être sélectionnée pour le paiement sur la page Payer les factures fournisseurs.
Facture fournisseur sélectionnée à payer	Sélectionné	-	Envoyé	Envoyé	La facture fournisseur a été sélectionnée pour le paiement sur la page Payer les factures fournisseurs et une demande de paiement a été créée. Si votre société utilise des approbations de paiement, vous devrez peut-être approuver le paiement pour continuer dans le flux de travail. Les demandes de paiement inférieures au seuil d’approbation sont automatiquement approuvées. Ces demandes contournent le processus d’approbation et apparaissent comme approuvées sur la page Demandes de paiements.
Demande de paiement approuvée	Sélectionné	-	-	Approuvé	Le paiement a été approuvé ou votre configuration n’a pas besoin d’approbation pour ce paiement. Pour les chèques, les paiements ACH et les paiements de fichiers bancaires, cela signifie que vous êtes prêt à effectuer un paiement. Cela peut signifier faire un chèque sur la page Imprimer les chèques ou générer un fichier ACH dans Gestion de la trésorerie, par exemple. Les paiements par transfert de fiche, espèces comptant et carte de crédit passent au statut Terminé après approbation. Vous trouverez ces demandes de paiement sur la page Paiements comptabilisés.
Demande de paiement refusée	Sélectionné	-	-	Non approuvé	Pour les sociétés utilisant des approbations de paiement. Un approbateur a refusé la demande de paiement. Vous devrez peut-être effectuer l’une des opérations suivantes : modifier la demande de paiement, qui la soumet automatiquement à nouveau pour approbation, ou annuler la demande pour pouvoir apporter les modifications nécessaires aux factures fournisseurs. Vous pouvez ensuite sélectionner les factures fournisseurs pour le paiement sur la page Payer les factures fournisseurs. En savoir plus sur la nouvelle soumission d’une demande de paiement refusée.
Imprimé	Sélectionné	-	-	Livré	Pour les modes de paiement ACH, fichier bancaire et chèque. Paiement ACH : Le fichier a été généré. Confirmez et comptabilisez le fichier pour terminer le paiement. Paiement des fichiers bancaires : Le fichier a été généré et téléchargé. Pour terminer le paiement, téléchargez le fichier sur le portail bancaire et confirmez-le. Chèque : Un fichier PDF du chèque a été généré et le numéro du chèque est réservé dans le registre des chèques. Confirmez le chèque pour le comptabiliser dans le grand livre. La réservation du numéro de chèque empêche la génération de numéros en double. Le chèque lui-même n’apparaît dans le registre qu’une fois que vous l’avez confirmé dans le Grand livre sur la page Imprimer les chèques.
Le paiement est confirmé (comptabiliser dans le grand livre)	Payé	-	-	-	Une fois la facture fournisseur payée, la demande de paiement n’apparaît plus sur la page Approuver les paiements ou Demandes de paiements. Vous pouvez toujours afficher la facture fournisseur dans la Liste des factures fournisseurs. Affichez le paiement terminé sur la page Paiements comptabilisés.