Aperçu du résumé : Comptes fournisseurs

À propos des résumés des CF

Les résumés sont des ensembles de transactions du même type, regroupées et comptabilisées dans le grand livre en fonction de la date déterminée par votre fréquence de résumé. Les transactions individuelles d’un résumé sont traitées immédiatement.

La page Résumés de l’application Comptes fournisseurs affiche les résumés des factures fournisseurs, des régularisations et des paiements manuels créés automatiquement par Intacct ou manuellement.

Tant que vous ou le système n’avez pas créé de nouveau résumé, aucun élément n’apparaît dans la page de Liste résumés.

Les résumés peuvent être ouverts ou fermés. Lorsque les résumés sont ouverts dans les comptes fournisseurs, vous pouvez ajouter et payer des factures fournisseurs. Lors de la conception d’un processus de comptes fournisseurs, l’administrateur système peut donner accès aux pages impliquées dans la gestion des factures fournisseurs, mais pas à l’ouverture ou à la fermeture des résumés.

Vous pouvez rouvrir les résumés fermés si nécessaire.

La fermeture ou l’ouverture d’un seul résumé ne ferme ou n’ouvre pas automatiquement les résumés associés au cours de la période du livre auxiliaire. Pour ouvrir ou fermer les résumés associés, accédez respectivement aux pages Ouvrir le livre auxiliaire des CF ou Fermer le livre auxiliaire CF.

Comment les résumés sont créés

Les résumés des factures fournisseurs sont créés de deux façons :

  • Automatiquement, par Sage Intacct, à des intervalles que vous sélectionnez
  • Manuellement, par des résumés spécifiques que vous créez et nommez pour gérer des situations particulières

Résumés créés automatiquement

Sage Intacct peut créer automatiquement des résumés afin qu’un résumé existe toujours pour les factures fournisseurs et autres paiements tels qu’ils sont saisis tout au long de la journée. Les résumés automatiques sont créés en fonction des intervalles choisis par l’administrateur, par exemple quotidien, mensuel ou un par transaction. Les résumés créés automatiquement ne sont pas modifiables.

Vous définissez la fréquence de création automatique du résumé sur la page Configurer les comptes fournisseurs. Toutes les transactions sont comptabilisées en temps réel, quelle que soit la fréquence de résumé sélectionnée. La fréquence de résumé détermine comment les comptabilisations de transactions sont regroupées dans le grand livre, plutôt que quand elles sont comptabilisées.

Intacct utilise le format de date international AAAA-MM-DD24:MI:SS pour tous les résumés créés automatiquement. L’utilisation d’un format de date standardisé dans le titre du résumé garantit que les transactions sont toujours regroupées ou mises en correspondance avec le résumé approprié. Ceci supprime le risque d’erreurs de comptabilisation en raison d’une incompatibilité de format de date.

Résumés créés manuellement

Un résumé manuel est utile lorsque vous avez besoin d’un résumé spécial pour des factures fournisseurs spécifiques. Vous pouvez utiliser le format de date que votre société préfère lorsque vous saisissez manuellement un résumé.

Si vous avez une liste de transactions enregistrées au format CSV (valeurs séparées par des virgules), vous pouvez l’importer dans Intacct. Lorsque vous spécifiez un BATCH_TITLE (titre du lot) pour une transaction importée, Intacct crée un résumé nommé à l’aide du titre et de la CREATED_DATE (date de création), puis affecte la transaction au résumé.

Vous pouvez également ajouter une transaction à un résumé créé manuellement lors de la saisie de données, lorsque la fréquence de résumé pour ce type de transaction est définie sur Défini par l’utilisateur. Cette option est disponible pour les factures fournisseurs, les régularisations et les paiements manuels.

Les résumés créés manuellement peuvent être modifiés.

Sociétés multientités et multidevises

Si votre société est une société multientité et multidevise, Intacct vous recommande de configurer le système pour créer automatiquement des résumés, de sorte que le système crée des résumés cohérents avec la devise de tenue de compte correcte. Si vous créez des résumés manuels, créez-les au niveau de l’entité ou limitez un résumé à une entité pour que le résumé contienne une seule devise. Ne créez pas de résumés manuels de niveau général.