Importer et exporter les informations sur les clients

En utilisant les fonctionnalités d’importation et d’exportation de la liste des clients de Sage Intacct, vous pouvez facilement :

• Exporter votre liste de clients dans un format de fichier standard (CSV, Excel, Word, PDF) afin de pouvoir imprimer ou utiliser les informations dans une autre application.
• Mettre rapidement à jour votre liste de clients en exportant les données sélectionnées, en y apportant des modifications, puis en les important.

Pour afficher la liste des clients, accédez à Comptes clients, Projets ou Ventes et sélectionnez Clients.

Utiliser l’importation de CSV pour mettre à jour les informations client

Mettez à jour les informations de plusieurs clients à la fois en exportant les données client au format CSV pour importation, en modifiant la feuille de calcul résultante, puis en important vos modifications.

Une importation CSV fonctionne bien dans les cas suivants.

• Mise à jour simultanée des informations relatives à plusieurs clients : l’importation d’un CSV vous permet de mettre à jour les données sélectionnées pour plusieurs clients. Par exemple, vous pouvez exporter la liste des clients avec le champ d’adresse e-mail inclus. Ensuite, modifiez les adresses e-mail dans une feuille de calcul et importez vos modifications.
• Ajouter de nouveaux clients à votre liste de clients existante : l’importation d’un CSV vous permet d’ajouter rapidement de nouveaux clients sans avoir à créer les clients un par un. Toute ligne d’une feuille de calcul contenant un ID client unique sera ajoutée en tant que nouvelle fiche client, à condition que vous ayez inclus toutes les informations requises.

Exporter la liste de clients

Choisissez les éléments à exporter dans la liste de clients, y compris les champs de données, l’ordre d’affichage et de tri et la liste des clients.

Gérer la vue vous permet de créer une vue personnalisée de la liste de clients et de contrôler ainsi ce qui est exporté. Gérer les vues vous permet de créer une vue personnalisée de la liste de clients et de contrôler ainsi ce qui est exporté. La vue vous permet de modifier la liste afin d’afficher uniquement les données que vous souhaitez voir.

1. Recherchez l’option Gérer la vue en haut de la liste de clients, puis sélectionnez Nouvelle.
2. Saisissez un Nom de vue.

3. Sélectionnez et structurez les données à inclure, comme suit :

   • Sélectionnez et organisez les colonnes que vous souhaitez afficher.

   • Filtrez les colonnes en fonction des données que vous souhaitez inclure.

     Par exemple, vous pouvez le faire pour les clients situés dans un état ou un territoire spécifique ou pour les clients dont le mode de paiement préféré est ACH.

   • Pour inclure les clients au niveau de l’entité, sélectionnez Inclure les fiches d’entité.
   • Sélectionnez le tri par ordre.
4. Si vous souhaitez que la vue soit disponible pour d’autres utilisateurs, sélectionnez Public.
5. Sélectionnez Enregistrer.

6. Sélectionnez Exporter et sélectionnez le format souhaité pour le fichier exporté.

   Tableau avec les descriptions pour chaque format d’exportation.

   Format d’exportation	Description
   CSV	Fichier de valeurs séparées par des virgules (.csv) qui peut être ouvert dans la plupart des tableurs.
   Excel	Fichier Microsoft Excel (.xls).
   Word	Fichier Microsoft Word (.doc).
   PDF	Ficher Adobe PDF (.pdf).
   Format CSV pour l’importation	Fichier de valeurs séparées par des virgules (.csv) qui inclut les clients et les champs dans un format que vous pouvez utiliser pour mettre à jour votre liste de clients. Si la vue actuelle de la liste de clients contient des champs qui ne peuvent pas être mis à jour par le biais d’un processus d’importation, ces champs ne sont pas inclus dans le fichier d’exportation.

1. Dans l’option Gérer les vues située en haut de la liste de clients, sélectionnez Créer une vue.

2. À l’Étape 1 de l’Assistant Créer une nouvelle vue, sélectionnez les colonnes de données à inclure.

   Vous pouvez choisir entre le nom, l’ID ou le type de client et utiliser les informations liées à l’établissement d’un client.

3. Effectuez d’autres modifications si nécessaire. À l’aide de l’assistant, vous pouvez effectuer les opérations suivantes :

   • Choisir l’ordre d’affichage des colonnes.
   • Filtrer la liste des clients. Par exemple, en filtrant les clients situés dans un État ou un territoire spécifique ou les clients dont le mode de paiement préféré est ACH.
   • Choisissez l’ordre de tri des colonnes. Par exemple, triez les clients par nom de famille.

4. Sélectionnez Exporter et sélectionnez le format souhaité pour le fichier exporté.

   Tableau avec les descriptions pour chaque format d’exportation.

   Format d’exportation	Description
   CSV	Fichier de valeurs séparées par des virgules (.csv) qui peut être ouvert dans la plupart des tableurs.
   Excel	Fichier Microsoft Excel (.xls).
   Word	Fichier Microsoft Word (.doc).
   PDF	Ficher Adobe PDF (.pdf).
   Format CSV pour l’importation	Fichier de valeurs séparées par des virgules (.csv) qui inclut les clients et les champs dans un format que vous pouvez utiliser pour mettre à jour votre liste de clients. Si la vue actuelle de la liste de clients contient des champs qui ne peuvent pas être mis à jour par le biais d’un processus d’importation, ces champs ne sont pas inclus dans le fichier d’exportation.

Mettre à jour le fichier CSV

1. Ouvrez le fichier CSV dans une application de feuille de calcul.

2. Mettez à jour la feuille de calcul.

   • Vous pouvez mettre à jour les informations relatives aux clients existants. Par exemple, vous pouvez corriger les adresses des clients ou ajouter des adresses e-mail pour des clients sélectionnés.
   • Vous pouvez également ajouter de nouveaux clients. Si l’ID client que vous spécifiez n’existe pas déjà dans Intacct, une nouvelle fiche client sera créée.

3. Une fois que vous avez terminé, enregistrez la feuille de calcul au format CSV.

Importez vos modifications :

Pour en savoir plus sur l’importation d’informations client, voir Importation CSV : Nouvelles informations du client.

1. Sélectionnez le bouton Importer en haut à droite de la liste de clients.

2. Cherchez le fichier CSV que vous souhaitez importer.

3. Veillez à spécifier l’adresse e-mail à laquelle les résultats doivent être envoyés.

   En cas d’échec d’importation d’une fiche, vous en serez averti par e-mail.

4. Sélectionnez d’autres options si nécessaire.

Instructions de mise à jour des clients

Ce qu’il convient de retenir lors de la mise à jour des fiches clients via l’importation d’un CSV est que les modifications que vous apportez dans la feuille de calcul affecteront vos fiches clients.

• Si vous mettez à jour les données de la feuille de calcul pour un client, les informations que vous spécifiez remplaceront les données de la fiche client existante.
• Si vous supprimez des données de la feuille de calcul, les informations correspondantes seront supprimées de la fiche client.

Précautions recommandées :

• Sauvegardez les informations de vos clients avant d’apporter des modifications. Enregistrez une copie de la feuille de calcul CSV pour importation afin de disposer d’un enregistrement de la liste de clients avant le processus de mise à jour.
• Avant d’effectuer des modifications à grande échelle, testez le processus de mise à jour. Essayez de créer quelques clients de test puis de mettre à jour uniquement ces fiches clients.

Conseils supplémentaires :

• Lorsque vous exportez le fichier au format CSV pour importation, veillez à inclure la colonne Identifiant client. Cette colonne identifie la fiche client que vous mettez à jour.
• L’ordre des colonnes n’est pas important. Par exemple, il n’est pas nécessaire que la colonne ID client apparaisse en premier. La ligne d’en-tête identifie le contenu de chaque colonne.

• Lorsque vous mettez à jour le fichier CSV pour l’importation, n’oubliez pas que vous devez saisir des informations différentes en fonction des types de champs.

  • Pour les options à cocher, saisissez TRUE pour sélectionner l’option et FALSE pour la désélectionner.

Conseils pour l’ajout de nouveaux clients

Champs obligatoires pour les nouveaux clients

Lorsque vous ajoutez de nouveaux clients, vous devez inclure au moins les colonnes suivantes :

• Identifiant client : assurez-vous de saisir un ID client unique qui n’a pas déjà été utilisé dans Intacct.
• Nom de client : saisissez le nom du client.
• Imprimer en tant que : saisissez le nom du client tel qu’il apparaît sur les paiements et les rapports.
• Champs personnalisés obligatoires : si vous avez créé des champs personnalisés obligatoires, vous devez également inclure ces colonnes.

Champs recommandés pour les nouveaux clients

Il est également recommandé d’inclure les colonnes suivantes :

• Numéro de compte client

• Coordonnées

  • Prénom
  • Nom
  • Téléphone
  • E-mail
  • URL
  • Adresse
  • Ville
  • État ou territoire
  • CEDEX ou code postal
  • Pays