Activer ou désactiver l’application automatique des crédits intégrés : Comptes clients

Par défaut, les nouvelles sociétés sont configurées pour appliquer automatiquement des crédits intégrés aux factures dans Comptes clients. Pratique, ce paramètre vous permet ce qui suit :

• Maintenez des rapports de balance âgée et des rapprochements exacts en reflétant correctement les transactions pour lesquelles des crédits sont appliqués.
• Gagnez du temps et réduisez les erreurs humaines en éliminant la nécessité de l’application manuelle des crédits.

Vous pouvez choisir de désactiver l’application automatique des crédits intégrés. Cependant, ce paramètre est fortement recommandé pour augmenter l’exactitude et l’efficacité.

Pour afficher les différences de configuration pour les sociétés multi-entités, consultez la section Utilisation de comptes clients avec une société partagée multi-entités.

Comment fonctionne l’application automatique de crédits intégrés

Il peut arriver qu’une facture comprenne des éléments négatifs et positifs. Si vous activez l’application automatique de crédits intégrés dans votre configuration, tout élément négatif compense automatiquement les éléments positifs jusqu’à ce que le crédit soit entièrement consommé dans cette facture. Les crédits restants peuvent être appliqués à de futures factures.

Prenons l’exemple d’une facture avec des éléments positifs de 300 et 100 et un élément négatif de 20. Le total de cette facture est de 380. Le crédit intégré est automatiquement appliqué lorsque vous créez et comptabilisez la facture.

Facture

Lorsque vous recevez le paiement de la facture, le montant affiché pour la facture inclut le crédit intégré appliqué automatiquement.

Par exemple, vous recevez un paiement de 500 pour trois factures envoyées au même client. La première facture correspond à un montant de 300, la deuxième à un montant de 160 et la troisième à un montant de 380 (facture à laquelle un crédit intégré de 20 a été appliqué). Sélectionnez le lien correspondant au numéro de facture pour voir la façon dont l’élément négatif a été automatiquement appliqué dans la facture d’origine, ce qui donne un montant total de 380 au lieu de 400.

Sélectionner les factures pour le paiement

Notez également que le paiement reçu est appliqué à chaque élément dans son intégralité jusqu’à ce qu’il soit consommé, à l’aide du mode de paiement en cascade.

Activer ou désactiver l’application automatique de crédits intégrés aux factures

L’application automatique des crédits intégrés est activée par défaut dans les sociétés nouvellement créées. Vous pouvez également sélectionner ce paramètre pour les sociétés existantes.

1. Accédez à Comptes clients > Configurer > Configuration.
   Vous pouvez également accéder à Société > Tous > Plus > Abonnements, puis sélectionner Abonnements. Sélectionnez Comptes clients, puis Configurer.
2. Faites défiler la page Configurer Comptes clients jusqu’à la section Crédits.
3. Recherchez le paramètre Activer l’application automatique des crédits intégrés aux factures.

   Pour activer ce paramètre, cochez la case correspondante.

   Pour le désactiver, décochez la case correspondante.

4. Sélectionnez Enregistrer.