Remplacer le compte du grand livre dans les transactions des CC

Configurez les comptes clients pour remplacer un compte du grand livre CC par défaut pour la facture ou la régularisation. Vous pouvez notamment sélectionner un autre compte du grand livre comme remplacement dans les cas suivants :

Pour une transaction entière
Au niveau des éléments individuels
Pour toutes les transactions impliquant un client spécifique

Actuellement, cette fonctionnalité s’applique uniquement aux factures et aux régularisations. Elle ne s’applique pas aux factures récurrentes, aux dépôts manuels ou aux avances.

Lorsque vous saisissez une facture ou une régularisation, vous pouvez sélectionner un autre compte client à partir d’une liste de comptes prédéfinie.

À propos du remplacement de compte

Par défaut, les transactions saisies dans Comptes clients sont comptabilisées dans le compte du grand livre sélectionné dans la page Configuration de comptes clients.

Les administrateurs peuvent configurer Intacct pour autoriser les utilisateurs à sélectionner différents comptes du Grand livre lors de la saisie de factures ou de régularisations. Pour configurer cette option, suivez les instructions de la rubrique Configurer le remplacement du compte du grand livre.

Une fois les comptes de remplacement configurés, vous pouvez les sélectionner sur les factures et les régularisations. De plus, les transactions comptabilisées dans ces comptes du grand livre sont automatiquement incluses dans les rapports de balance âgée et dans les rapports du grand livre.

Si vous comptabilisez des factures fournisseurs impayées ou des factures ouvertes sur un autre compte, puis que vous désactivez ce compte, vous devez le réactiver pour comptabiliser les transactions relatives aux factures fournisseurs ou aux factures.

Pourquoi écraser les comptes ?

Vous pouvez souhaiter remplacer les comptes du grand livre pour plusieurs raisons. Voici quelques exemples :

Pour séparer certains types de créances ou de dettes, par exemple les clients réguliers et les acomptes faits aux collaborateurs.
Pour différencier par type d’entreprise, comme la vente au détail et la vente en gros.
Pour différencier par gamme de produits, tels que le matériel et les logiciels.
Pour séparer les types d’achat tels que l’achat de capital ou l’achat commercial.
Pour suivre séparément les articles en stock et hors stock.

Remplacer le compte du grand livre par défaut

Si le remplacement est activé pour votre société, vous pouvez remplacer le compte du grand livre par défaut pour une facture ou une régularisation pour chaque élément, ou seulement au niveau de l’élément.

Pour remplacer chaque élément du compte du grand livre dans une transaction de CC :

Sur la page de facture ou de régularisation, faites défiler jusqu’à la section Écritures, puis sélectionnez Afficher les valeurs par défaut.
La section par défaut des entrées apparaît.
Dans Compte CF, sélectionnez le compte qui doit remplacer le compte du grand livre par défaut.

Le compte que vous sélectionnez est renseigné pour tous les éléments de la transaction. Intacct remplace le compte du grand livre par défaut pour l’ensemble de la transaction.

Pour remplacer un élément particulier du compte du grand livre dans une transaction de CC :

Sur la page de la facture ou de la régularisation, faites défiler jusqu’à l’élément spécifique dans la section Écritures.
Dans Compte CC, sélectionnez le compte qui doit remplacer le compte du grand livre configuré.

Intacct remplace le compte du grand livre par défaut pour cet élément uniquement.

Le remplacement d’un compte du grand livre dans CC se répercute automatiquement sur le rapport de chronologie. Si vous intégrez les comptes de remplacement du grand livre dans la configuration et sélectionnez les comptes clients du grand livre à remplacer, toutes les transactions créées après cette modification sont collectées dans le rapport de chronologie. Les précédentes transactions restent inchangées.

Configurer le remplacement du compte du grand livre

Pour configurer la fonction de remplacement dans CC, activez l’option de remplacement, sélectionnez un ou plusieurs comptes du grand livre comme comptes de remplacement du grand livre. Accordez ensuite la permission à certains utilisateurs de remplacer le compte du grand livre par défaut par d’autres comptes dans les transactions.

Vous pouvez également configurer un autre compte du grand livre par client.

1. Activer l’écrasement du compte du grand livre

Au moment de la configuration, commencez par activer l’option de remplacement dans CC pour pouvoir utiliser d’autres comptes.

Accédez à Comptes clients > Configurer > Configuration.
La page de configuration apparaît.
Sous Activer la fonctionnalité, cochez la case Activer le remplacement du compte du grand livre Comptes clients....
Sélectionnez Enregistrer.

2. Configurer une autre liste de comptes du grand livre

Après avoir activé le remplacement dans les Comptes clients, vous pouvez marquer un compte GL pour l’utiliser comme compte client alternatif.

Accédez à Grand livre > Tous > Comptes du Grand livre.
Sélectionnez Modifier en regard du compte que vous souhaitez utiliser comme compte du grand livre alternatif dans les transactions.
Dans Comptes du grand livre alternatifs, sélectionnez le compte Clients comme type de compte de transaction que ce compte peut remplacer.
Sélectionnez Enregistrer.

Ce compte figure désormais dans les listes déroulantes des comptes du grand livre alternatifs dans les pages de factures, de régularisation de factures et de clients :

3. Activer les permissions d’utilisateur pour le remplacement

Vous pouvez modifier les permissions pour permettre aux utilisateurs individuels de remplacer le compte du grand livre par défaut par un autre compte.

Accédez à Société > Configuration > Utilisateurs.
Localisez l’utilisateur approprié, puis sur la même ligne, sélectionnez Abonnements.
La page Société : Abonnements des utilisateurs aux applications de cet utilisateur apparaît.
Localisez les Comptes clients et sélectionnez Permissions.
La page Permissions CF apparaît.
Faites défiler la page vers le bas pour localiser les factures ou les régularisations, puis sélectionnez Remplacer le compte CC.
Sélectionnez Enregistrer.

Cet utilisateur est désormais autorisé à remplacer le compte du grand livre par défaut pour les transactions sélectionnées par un autre compte du grand livre.

Définir un autre compte du grand livre par client

Si vous souhaitez utiliser un compte du grand livre pour remplacer toutes les transactions impliquant un client spécifique, vous pouvez sélectionner ce compte du grand livre sur la page d’informations sur le client.

À l’avenir, à chaque fois que vous créerez une transaction impliquant ce client, Intacct sélectionnera automatiquement le compte alternatif sélectionné ici comme compte du grand livre.

Ordre de priorité dans une transaction avec plusieurs comptes possibles

Intacct suit un ordre de priorité défini pour l’utilisation des comptes du grand livre alternatifs aux Comptes clients dans les transactions. Le tableau suivant fournit des exemples d’ordre de priorité :

Exemples	Paramètres de compte client	Autres choix de compte du grand livre			Compte utilisé
		Choix de la transaction	Choix au niveau de la gamme	Choix du client
1	1500 – CC				1500 - CC : paramètre CC configuré
2	1500 – CC	1502 - Créances commerciales CC			1502 - créances commerciales CC : autre choix de transaction
3	1500 – CC		1503 - Dépenses CC		1503 - Dépenses CC : alternative pour un article spécifique de la gamme 1500 - CC : pour les éléments restants
4	1500 – CC			1501 - Autre CC	1501 - Autre CC : choix d’un autre fournisseur
5	1500 – CC	1502 - Créances commerciales CC		1501 - Autre CC	1502 - Créances commerciales CC : Choix de la transaction
6	1500 – CC		1503 - Dépenses CC	1501 - Autre CC	1503 - Dépenses CC : alternative pour un article spécifique de la gamme 1501 - Autre CC : Autre fournisseur pour les éléments restants
7	1500 – CC	1502 - Créances commerciales CC	1503 - Dépenses CC	1501 - Autre CC	1502 - créances commerciales CC : autre choix de transaction