À propos des règles et groupe de règles

Il existe de nombreuses façons d’utiliser des règles pour faire face aux scénarios réels. Par exemple, vous pouvez créer une règle pour ignorer les zéros à gauche sur les transactions. Vous pouvez également créer une règle pour faire correspondre les transactions dans une plage de dates de comptabilisation.

Affichez des exemples de règles de correspondance et des exemples de règles de création.

Pour configurer des règles et des groupes de règles, vous devez activer les permissions de gestion de la trésorerie pour les règles relatives aux transactions bancaires et les groupes de règles relatives aux transactions bancaires. Tant que vous n’aurez pas activé ces permissions, vous ne verrez pas les options de menu pour ces articles.

Utilisez des règles de correspondance pour rapprocher les transactions bancaires des transactions dans Intacct. Par exemple, vous pouvez faire correspondre automatiquement les paiements et les crédits fournisseurs, les chèques de paie et ACH, et facturer les paiements de remboursement.

Lorsque vous configurez une règle de correspondance, il est recommandé d’utiliser des filtres. Le regroupement est facultatif. Il est nécessaire de définir une condition de rapprochement pour le champ Montant. Vous pouvez ajouter d’autres conditions de rapprochement si nécessaire.

Les règles sont affectées à des groupes de règles et les groupes de règles sont affectés à un ou plusieurs comptes bancaires ou de carte de crédit. Vous pouvez gagner du temps en utilisant la même règle dans plusieurs groupes de règles ou en attribuant le même groupe de règles à plusieurs comptes.

Créez des règles de correspondance au même niveau que celui dans lequel le compte bancaire a été créé et au même niveau que celui où vous effectuez les rapprochements. Par exemple, si un compte bancaire a été créé au sein d’une entité, créez les règles au niveau de l’entité.

Comment cela fonctionne

Les règles s’appliquent dans les cas suivants :

• Lorsque vous accédez à la page de rapprochement de compte.
• Lorsque vous importez un fichier bancaire.
• Lorsque Sage Intacct reçoit des transactions bancaires à partir d’un flux bancaire.
• Automatiquement toutes les 4 heures.

Une règle de correspondance applique d’abord des filtres pour réduire le nombre de transactions sans correspondance et obtenir une correspondance plus précise. Si vous n’utilisez aucun filtre, la règle prend en compte toutes les transactions.

Ensuite, les transactions sont regroupées en fonction des options sélectionnées. Par exemple, plusieurs transactions Intacct peuvent être regroupées en fonction du numéro de document pour correspondre à une somme forfaitaire à la banque.

Après le regroupement, Intacct met en correspondance les transactions à l’aide des conditions de rapprochement définies. Les conditions de rapprochement tiennent compte de la valeur totale du groupe lors de la mise en correspondance d’une seule transaction. Par exemple, le montant total d’un groupe de transactions Intacct doit être égal au montant total d’une transaction bancaire à rapprocher, si vous essayez de mettre en correspondance plusieurs transactions en une seule somme forfaitaire.

Toutes les conditions définies dans la règle doivent être remplies pour que les transactions correspondent. Si une transaction ne correspond pas exactement aux critères définis dans la règle, la transaction ne sera pas automatiquement rapprochée.

Utilisez des règles de création pour créer automatiquement des transactions dans Intacct qui correspondent automatiquement aux transactions bancaires. Actuellement, vous pouvez créer des transactions par carte de crédit et des écritures de journal. Découvrez comment configurer les règles de création couramment utilisées.

Comment cela fonctionne

Les règles de création nécessitent un filtre pour les dates de comptabilisation des transactions bancaires. Cela empêche la création de transactions indésirables avant cette date.

Vous pouvez utiliser d’autres filtres pour cibler différentes transactions et utiliser des opérateurs tels que « commence par » et « contient ». Par exemple, vous pouvez cibler les transactions bancaires qui contiennent « frais » ou « dépôt » dans leur description et créer une écriture de journal correspondante.

Lorsque vous créez des transactions par carte de crédit, vous pouvez filtrer par type de transaction pour créer un débit ou un crédit bancaire, selon vos besoins.

Les règles s’appliquent dans les cas suivants :

• Lorsque vous accédez à la page de rapprochement de compte.
• Lorsque vous importez un fichier bancaire.
• Lorsque Sage Intacct reçoit des transactions bancaires à partir d’un flux bancaire.
• Automatiquement toutes les 4 heures.

Modèles de transaction

Les règles de création s’appuient sur des modèles de transaction pour définir comment créer des transactions à partir des données bancaires. Actuellement, vous pouvez créer des modèles de transaction pour les écritures de journal et les transactions par carte de crédit.

Transactions et allocations d’écriture de journal

Utilisez les allocations pour une plus grande flexibilité lors de la saisie de l’élément de compensation d’écriture de journal unique dans le modèle de transaction. Si vous utilisez des allocations, assurez-vous que le modèle est configuré pour comptabiliser des écritures de journal lors de la création. Les allocations ne fonctionnent pas lors de la création de brouillon d’écriture de journal.

Sociétés utilisant des approbations d’écriture de journal

Si votre société est configurée pour approuver les écritures de journal avant leur comptabilisation, la règle de création crée une écriture de journal provisoire avec le statut de rapprochement Brouillon mis en correspondance. Une fois le brouillon de transaction approuvé, il est comptabilisé au Grand livre et correspond à la transaction bancaire pour rapprochement.

Inclure la TVA ou la TPS

Si votre société est abonnée à l’application Taxes, vous pouvez inclure la TVA ou la TPS sur les transactions créées à l’aide de règles de création. Utilisez les modèles de transaction pour sélectionner un barème de taxe existant afin de calculer et d’enregistrer les implications fiscales sur les transactions créées.

Quand vous êtes prêt, ajoutez une règle à un groupe de règles. Les groupes de règles peuvent contenir plusieurs règles.

Créez des groupes de règles au même niveau que celui dans lequel le compte bancaire a été créé et au même niveau que celui où vous effectuez les rapprochements. Par exemple, si un compte bancaire a été créé au sein d’une entité, créez les groupes de règles au niveau de l’entité.

Dans un groupe de règles, regroupez d’abord les règles de correspondance, puis les règles de création.

Règles de rapprochement

Commande	Plage	Utilisation des filtres	Correspondance sur le montant	Correspondance sur le numéro de document	Correspondance à la date exacte	Correspondance à la plage de dates
1	Étroit	Oui	Requis(e)	Oui	Oui	Non
2	Étroit	Oui	Requis(e)	Oui	Oui	Non
3	Étroit	Facultatif	Requis(e)	Oui	Non	dans les 3 jours
4	Large	Facultatif	Requis(e)	Non	Oui	non
5	Large	Facultatif	Requis(e)	Non	Non	dans les 3 jours

Règles de création

Commande	Plage	Filtrer sur les transactions bancaires	Filtrer sur les transactions Intacct	Utilisation de plusieurs filtres
6	Étroit	Oui	Oui	Oui
7	Étroit	Oui	Oui	Non
8	Étroit	Oui	Non	Oui
9	Large	Oui	Non	Non

Quand vous êtes prêt, appliquez le groupe de règles à un compte. Vous ne pouvez attribuer qu’un seul groupe de règles à un compte.

Vous pouvez utiliser le même groupe de règles avec plusieurs comptes du même type. Par exemple, vous pouvez utiliser un groupe de règles pour plusieurs comptes bancaires. De plus, vous pouvez utiliser un seul groupe de règles pour plusieurs comptes de carte de crédit.

Les modifications apportées à une règle ou à un groupe de règles affectent uniquement les transactions futures. Les transactions déjà rapprochées ou dissociées manuellement ne sont pas affectées.

On utilise une règle ou un groupe de règles pour faire correspondre les transactions. Vous ne pouvez pas les supprimer. Vous pouvez cependant les définir sur Inactif.

Vous pouvez afficher le groupe de règles appliqué à un compte à partir de deux emplacements :

• Sur la fiche du compte.

  Recherchez le champ Groupe de règles appliqué. Avec les permissions appropriées, vous pouvez ajouter ou modifier un groupe de règles à partir de la fiche de compte.

• Au moment du rapprochement.

  Recherchez le champ Groupe de règles appliqué dans la fenêtre contextuelle Rapprochement. Ce champ apparaît après la sélection d’un fichier à importer ou si le compte est connecté à un flux bancaire.

Vous pouvez afficher les transactions mises en correspondance dans une période ouverte (période que vous n’avez pas encore rapprochée) à partir de plusieurs points d’accès différents. En fonction des permissions qui vous ont été attribuées et de l’endroit où vous vous trouvez dans le processus de rapprochement, vous pouvez afficher les transactions mises en correspondance :

• Dans la liste Transactions bancaires.

  Les utilisateurs disposant des permissions d’accès à l’application Gestion de la trésorerie pour les transactions bancaires peuvent afficher toutes les transactions bancaires et par carte de crédit de tous les comptes de la liste des transactions bancaires. Assurez-vous d’ajuster les permissions de cette liste pour qu’elle soit uniquement disponible pour les utilisateurs appropriés.

• Dans l’onglet Cloud bancaire de la fiche de compte.
• Sur la page de rapprochement de compte.

Si vous dissociez une transaction qui a été rapprochée par une règle, la règle continuera à rapprocher d’autres transactions, mais ignorera la transaction que vous avez dissociée. S’il existe une autre transaction qui correspond, cette transaction correspondra lorsque le groupe de règles sera de nouveau exécuté.