Exemples de règles de correspondance

Découvrez comment configurer quelques-uns des règles et groupes de règles de rapprochement couramment utilisés.

N’oubliez pas qu’un groupe de règles peut être utilisé pour les comptes de carte de crédit ou pour les comptes bancaires, mais pas pour les deux. Vous devez configurer des groupes de règles différents pour les comptes bancaires et pour les comptes de carte de crédit.

Créez une règle de rapprochement simple pour rapprocher des transactions par date et par montant.

  1. Accédez à Gestion de la trésorerie > Configuration > Règles de rapprochement et sélectionnez Ajouter (cercle) en regard de Règles de correspondance et de création.

  2. Dans la liste déroulante Type, sélectionnez Règle de correspondance.

  3. Saisissez un ID et un Nom.

    Découvrez les meilleures pratiques en matière de création de noms et d’identifiants.

  4. Créez une condition de rapprochement dans le champ Montant.

    Toutes les règles de rapprochement nécessitent une condition de rapprochement pour le montant.

    1. Faites défiler vers le bas jusqu’à la section Conditions de rapprochement.
    2. Dans la liste déroulante Champ de transaction bancaire, sélectionnez Montant.
    3. Dans la liste déroulante Opérateur, sélectionnez Égal à.
    4. Dans la liste déroulante Rapprochement avec ce champ dans une transaction Intacct, sélectionnez Montant.

  5. Dans la ligne suivante, créez une autre condition de rapprochement pour la date de comptabilisation.

    1. Dans la liste déroulante Champ de transaction bancaire, sélectionnez Date de comptabilisation.
    2. Dans la liste déroulante Opérateur, sélectionnez Égal à.
    3. Dans la liste déroulante Rapprochement avec ce champ dans une transaction Intacct, sélectionnez Date de comptabilisation.

  6. Sélectionnez Enregistrer.

Étape suivante : Quand vous êtes prêt, ajoutez la règle à un groupe de règles. Ensuite, appliquez le groupe de règles à un compte.

Certaines transactions de flux bancaire comportent des zéros supplémentaires avant le numéro de document. Créez un groupe de règles pour ignorer ces zéros, puis rapprochez les transactions.

Les zéros à gauche dans les transactions Intacct sont automatiquement ignorés.

  1. Accédez à Gestion de la trésorerie > Configuration > Règles de rapprochement et sélectionnez Ajouter (cercle) en regard de Règles de correspondance et de création.

  2. Dans la liste Type, sélectionnez Règle de correspondance.

  3. Saisissez un ID et un Nom.

    Découvrez les meilleures pratiques en matière de création de noms et d’identifiants.

  4. Créez une condition de rapprochement dans le champ Montant.

    Toutes les règles de rapprochement nécessitent une condition de rapprochement pour le montant.

    1. Faites défiler vers le bas jusqu’à la section Conditions de rapprochement.
    2. Dans la liste déroulante Champ de transaction bancaire, sélectionnez Montant.
    3. Dans la liste déroulante Opérateur, sélectionnez Égal à.
    4. Dans la liste déroulante Rapprochement avec ce champ dans une transaction Intacct, sélectionnez Montant.

  5. Dans la ligne suivante, créez une autre condition de rapprochement pour le numéro de document.

    1. Dans la liste déroulante Champ de transaction bancaire, sélectionnez Numéro de document (zéros à gauche supprimés).
    2. Dans la liste déroulante Opérateur, sélectionnez Égal à.
    3. Dans la liste déroulante Correspondance avec ce champ dans une transaction Intacct, sélectionnez Numéro de document.

  6. Sélectionnez Enregistrer.

Étape suivante : Quand vous êtes prêt, ajoutez la règle à un groupe de règles. Ensuite, appliquez le groupe de règles à un compte.

Vous pouvez configurer une règle de rapprochement pour regrouper plusieurs transactions Intacct en une seule transaction bancaire, ou inversement. Par exemple, vous pouvez avoir des paiements client qui ont été enregistrés sous plusieurs transactions Intacct mais qui correspondent à un même paiement ACH à la banque.

  1. Accédez à Gestion de la trésorerie > Configuration > Règles de rapprochement et sélectionnez Ajouter (cercle) en regard de Règles de correspondance et de création.

  2. Dans la liste Type, sélectionnez Règle de correspondance.

  3. Saisissez un ID et un Nom.

    Découvrez les meilleures pratiques en matière de création de noms et d’identifiants.

  4. Vous pouvez également choisir de filtrer uniquement les transactions de type crédit afin de cibler les paiements ACH.

    1. Dans la section Filtrer les transactions par, dans la liste déroulante Source de données, sélectionnez Transactions Intacct.
    2. Dans la liste déroulante Champ, sélectionnez Type de transaction.
    3. Dans la liste déroulante Opérateur, sélectionnez Égal à.
    4. Dans la liste déroulante Valeur, sélectionnez Crédit.

  5. Dans la section Regrouper les transactions par, choisissez de regrouper les transactions Intacct par Numéro de document.

    Si vous savez que ces transactions sont comptabilisées à la même date, vous pouvez choisir de les regrouper par Date de comptabilisation.

  6. Créez une condition de rapprochement dans le champ Montant.

    Toutes les règles de rapprochement nécessitent une condition de rapprochement pour le montant.

    1. Faites défiler vers le bas jusqu’à la section Conditions de rapprochement.
    2. Dans la liste déroulante Champ de transaction bancaire, sélectionnez Montant.
    3. Dans la liste déroulante Opérateur, sélectionnez Égal à.
    4. Dans la liste déroulante Rapprochement avec ce champ dans une transaction Intacct, sélectionnez Montant.

  7. Sélectionnez Enregistrer.

Étape suivante : Quand vous êtes prêt, ajoutez la règle à un groupe de règles. Ensuite, appliquez le groupe de règles à un compte.

Sur la page Transactions bancaires, vous pouvez afficher le type de document de chaque transaction. Il peut s’agir d’un élément comme CHÈQUE, DÉBIT ou XFER (transfert).

  1. Accédez à Gestion de la trésorerie > Configuration > Règles de rapprochement et sélectionnez Ajouter (cercle) en regard de Règles de correspondance et de création.

  2. Dans la liste Type, sélectionnez Règle de correspondance.

  3. Saisissez un ID et un Nom.

    Découvrez les meilleures pratiques en matière de création de noms et d’identifiants.

  4. Dans la section Filtrer les transactions par, saisissez des informations concernant le filtrage des transactions.

    1. Dans la liste déroulante Source de données, sélectionnez Transactions bancaires.
    2. Dans la liste déroulante Champ, sélectionnez Type de document.
    3. Dans la liste déroulante Opérateur, sélectionnez Égal à.
    4. Saisissez la valeur exactement telle qu’elle apparaît sur la transaction bancaire dans le champ Valeur.

  5. Créez une condition de rapprochement dans le champ Montant.

    Toutes les règles de rapprochement nécessitent une condition de rapprochement pour le montant.

    1. Faites défiler vers le bas jusqu’à la section Conditions de rapprochement.
    2. Dans la liste déroulante Champ de transaction bancaire, sélectionnez Montant.
    3. Dans la liste déroulante Opérateur, sélectionnez Égal à.
    4. Dans la liste déroulante Rapprochement avec ce champ dans une transaction Intacct, sélectionnez Montant.

  6. Créez d’autres conditions de rapprochement si nécessaire.

  7. Sélectionnez Enregistrer.

Utilisez des filtres pour limiter les transactions à prendre en compte pour le rapprochement. Par exemple, vous pouvez vouloir rechercher uniquement les transactions de débit qui existent dans Intacct.

  1. Accédez à Gestion de la trésorerie > Configuration > Règles de rapprochement et sélectionnez Ajouter (cercle) en regard de Règles de correspondance et de création.

  2. Dans la liste Type, sélectionnez Règle de correspondance.

  3. Saisissez un ID et un Nom.

    Découvrez les meilleures pratiques en matière de création de noms et d’identifiants.

  4. Dans la section Filtrer les transactions par, saisissez des informations concernant le filtrage des transactions.

    1. Dans la liste déroulante Source de données, sélectionnez Transactions Intacct.
    2. Dans la liste déroulante Champ, sélectionnez Type de transaction.
    3. Dans la liste déroulante Opérateur, sélectionnez Égal à.
    4. Dans la liste déroulante Valeur, sélectionnez Débit.

  5. Créez une condition de rapprochement dans le champ Montant.

    Toutes les règles de rapprochement nécessitent une condition de rapprochement pour le montant.

    1. Faites défiler vers le bas jusqu’à la section Conditions de rapprochement.
    2. Dans la liste déroulante Champ de transaction bancaire, sélectionnez Montant.
    3. Dans la liste déroulante Opérateur, sélectionnez Égal à.
    4. Dans la liste déroulante Rapprochement avec ce champ dans une transaction Intacct, sélectionnez Montant.
  6. Créez d’autres conditions de rapprochement si nécessaire.

  7. Sélectionnez Enregistrer.

Étape suivante : Quand vous êtes prêt, ajoutez la règle à un groupe de règles. Ensuite, appliquez le groupe de règles à un compte.

Vous pouvez avoir des transactions provenant de la banque qui contiennent des informations importantes dans le champ de description, par exemple le numéro de chèque ou de document. Configurez une règle pour identifier ces transactions et les rapprocher avec les transactions Intacct.

  1. Accédez à Gestion de la trésorerie > Configuration > Règles de rapprochement et sélectionnez Ajouter (cercle) en regard de Règles de correspondance et de création.

  2. Dans la liste Type, sélectionnez Règle de correspondance.

  3. Saisissez un ID et un Nom.

    Découvrez les meilleures pratiques en matière de création de noms et d’identifiants.

  4. Dans la section Filtrer les transactions par, vous pouvez aussi saisir des informations concernant le filtrage des transactions.

  5. Créez une condition de rapprochement dans le champ Montant.

    Toutes les règles de rapprochement nécessitent une condition de rapprochement pour le montant.

    1. Faites défiler vers le bas jusqu’à la section Conditions de rapprochement.
    2. Dans la liste déroulante Champ de transaction bancaire, sélectionnez Montant.
    3. Dans la liste déroulante Opérateur, sélectionnez Égal à.
    4. Dans la liste déroulante Rapprochement avec ce champ dans une transaction Intacct, sélectionnez Montant.

  6. Créez une condition de rapprochement qui effectue un rapprochement sur le champ de description.

    1. Dans la liste déroulante Champ de transaction bancaire, sélectionnez Description.

    2. Pour correspondre à une description exacte, dans la liste déroulante Opérateur, sélectionnez Égal à.

      Ou pour filtrer les descriptions qui incluent une valeur, une expression ou un mot spécifique, dans la liste déroulante Opérateur, sélectionnez Contient.

    3. Dans la liste déroulante Correspondance avec ce champ dans une transaction Intacct, sélectionnez Description.

      Si vous sélectionnez Égal à dans la liste déroulante Opérateur, cette valeur est sensible à la casse. Sinon, elle n’est pas sensible à la casse.

  7. Sélectionnez Enregistrer.

Étape suivante : Quand vous êtes prêt, ajoutez la règle à un groupe de règles. Ensuite, appliquez le groupe de règles à un compte.

Vous effectuez peut-être des opérations bancaires auprès d’un établissement situé dans un fuseau horaire différent de celui où se trouve la société. Créez une condition de rapprochement pour tenir compte d’une différence dans les dates de comptabilisation.

  1. Accédez à Gestion de la trésorerie > Configuration > Règles de rapprochement et sélectionnez Ajouter (cercle) en regard de Règles de correspondance et de création.

  2. Dans la liste Type, sélectionnez Règle de correspondance.

  3. Saisissez un ID et un Nom.

    Découvrez les meilleures pratiques en matière de création de noms et d’identifiants.

  4. Dans la section Filtrer les transactions par, vous pouvez aussi saisir des informations concernant le filtrage des transactions.

  5. Créez une condition de rapprochement dans le champ Montant.

    Toutes les règles de rapprochement nécessitent une condition de rapprochement pour le montant.

    1. Faites défiler vers le bas jusqu’à la section Conditions de rapprochement.
    2. Dans la liste déroulante Champ de transaction bancaire, sélectionnez Montant.
    3. Dans la liste déroulante Opérateur, sélectionnez Égal à.
    4. Dans la liste déroulante Rapprochement avec ce champ dans une transaction Intacct, sélectionnez Montant.

  6. Créez une condition de rapprochement pour une plage de dates de comptabilisation.

    1. Dans la liste déroulante Champ de transaction bancaire, sélectionnez Date de comptabilisation.
    2. Dans la liste déroulante Opérateur, sélectionnez Dans la limite de.

    3. Saisissez le nombre de jours pendant lesquels la date de comptabilisation peut survenir dans la colonne Valeur.

      Par exemple, vous pouvez saisir 1 pour que le rapprochement des transactions bancaires s’effectue dans la limite de 1 jour avant et 1 jour après la date de comptabilisation de la transaction Intacct.

    4. Dans la liste déroulante Rapprochement avec ce champ dans une transaction Intacct, sélectionnez Date de comptabilisation.

  7. Sélectionnez Enregistrer.

Étape suivante : Quand vous êtes prêt, ajoutez la règle à un groupe de règles. Ensuite, appliquez le groupe de règles à un compte.