Informations de contact du fournisseur

Dans la fiche du fournisseur, vous saisissez les coordonnées principales qui servent de contact par défaut du fournisseur. Dans l’onglet Coordonnées, vous pouvez également spécifier des contacts supplémentaires à utiliser comme contacts de paiement, retour, 1099 ou basés sur le site.

À propos des coordonnées du fournisseur

Les informations que vous saisissez dans la section Contact principal de l’onglet Fournisseur sont utilisées comme coordonnées par défaut pour le fournisseur, sauf indication contraire. Dans l’onglet Liste des contacts, vous pouvez configurer et joindre des contacts supplémentaires à utiliser à des fins spécifiques.

L’attribution d’un contact à l’un des types de contact (Principal, Paiement, Retour ou 1099) définit ce contact comme le nouveau contact fournisseur par défaut pour des zones spécifiques. Le tableau suivant décrit quel type de contact est utilisé par défaut pour quelles transactions et activités :

Type de contact	Description
Contact principal	Contact par défaut pour toutes les transactions si aucun autre contact fournisseur n’est défini.
Contact bénéficiaire du paiement	Contact par défaut pour un paiement par chèque ou la création de factures fournisseurs. Ce contact est nécessaire pour calculer le montant des taxes dans l’application Achats.
Contact de renvoi	Contact par défaut pour les transactions d’achat. Ce contact est requis si votre société utilise le calcul de Taxe avancée ou AvaTax (achats). Contact par défaut pour le retour des achats issus de transactions d’achat.
Contact 1099	Contact par défaut pour toutes les transactions et tous les documents fiscaux 1099. En savoir plus sur les contacts 1099.

Noms des contacts : sur la page et imprimés

Lorsque vous configurez vos contacts, accordez une attention particulière à deux champs en particulier : Nom de contact suggéré et Imprimer en tant que.

Le Nom de contact suggéré est un identifiant unique utilisé dans votre société pour des éléments courants tels que les fournisseurs, les collaborateurs, les clients, les utilisateurs, les projets, les dimensions et les transactions récurrentes. Ce champ n’est pas imprimé sur vos documents ni utilisé dans vos transactions. Le Nom de contact suggéré est simplement la façon dont la fiche de contact est stockée dans Intacct. Ce nom permet de rechercher des contacts dans Intacct, que ce soit dans la Liste des contacts ou lors de la sélection d’un autre contact pour créer une transaction. Une fois le Nom de contact suggéré créé, il ne peut plus être modifié.

En revanche, le champ Imprimer en tant que définit la manière dont le nom du contact apparaît sur les documents imprimés, tels que les factures fournisseurs et les chèques. Le champ Imprimer en tant que n’a pas besoin de correspondre au Nom de contact suggéré. De plus, comme le champ Imprimer en tant que n’est pas unique, vous pouvez y apporter des modifications à tout moment.

En raison de l’utilisation de ces champs dans votre société, vous n’avez pas besoin de créer une toute nouvelle fiche de contact lorsque le nom de votre fournisseur ou ses informations postales changent. Vous pouvez également créer des fiches de contact distinctes pour différents établissements de fournisseurs en utilisant des Noms de contact suggérés uniques, mais conservez le même nom Imprimé en tant que dans toutes les fiches, tel qu’il devrait apparaître.

Configurer les coordonnées pour un fournisseur

Vous pouvez définir des coordonnées directement à partir de la fiche du fournisseur. Vous pouvez même créer de nouveaux contacts dans la fiche du fournisseur pendant que vous créez ou mettez à jour le fournisseur.

Bien que seul un nom soit requis pour un contact fournisseur, nous vous recommandons de remplir également la partie adresse de la fiche de contact si vous entretenez une relation continue avec le fournisseur.

1. Accédez à Comptes fournisseurs > Tous > Fournisseurs.

2. Procédez de l’une des manières suivantes :

   1. Pour ajouter un nouveau fournisseur : Sélectionnez Créer.
   2. Pour modifier un fournisseur existant : Recherchez le fournisseur que vous souhaitez modifier et sélectionnez Modifier à la fin de la ligne.
3. Accédez à l’onglet Liste des contacts, puis recherchez la section Liste des contacts.

4. Sélectionnez une ligne de la colonne Catégorie, puis saisissez une catégorie ou un nom défini par l’utilisateur pour le contact.

   La saisie d’une catégorie facilite le regroupement, le tri et le suivi des contacts.

   Exemple

   Par exemple, vous pouvez avoir un fournisseur avec de nombreux sites et contacts. Voir une longue liste de contacts de même nom associés au fournisseur peut s’avérer déconcertant et fastidieux.

   Cependant, si vous définissez la catégorie sur « Payer à » pour chaque contact paiement avec un autre site, il serait plus facile de sélectionner le bon site. Ou, si vos noms de contact sont déjà facilement identifiables, vous pouvez privilégier l’utilisation de leurs différents sites comme catégorie pour une lecture rapide.

5. Sur la colonne Contact de cette ligne, réalisez l’une des actions suivantes :

   • Choisir un contact existant. Utiliser Rechercher pour filtrer la liste.

   • Créer un nouveau contact à utiliser.

     1. Sélectionnez Ajouter dans la liste déroulante Contact.

     2. Dans la fenêtre Coordonnées, saisissez un Nom de contact suggéré et un nom Imprimer en tant que pour le contact.

        Le Nom de contact suggéré est un identifiant unique utilisé dans le système par différentes fiches. Une fois créé, il ne peut pas être modifié. Le nom Imprimer en tant que est le texte qui apparaît sur les documents et les transactions imprimés.

     3. Renseignez les informations supplémentaires nécessaires à votre entreprise.

        Par exemple, si vous comptez envoyer des paiements par courrier à ce fournisseur, vous souhaiterez peut-être remplir les Informations postales.

     4. Sélectionnez Enregistrer.

6. Pour chaque contact que vous souhaitez ajouter à la fiche du fournisseur, sélectionnez une catégorie et un contact sur une nouvelle ligne.

7. Dans les sections Payer à et Retourner à en haut, sélectionnez un contact dans la liste déroulante pour chaque champ utilisé par votre société : Contact principal, Contact paiement, Contact de retour, Contact 1099.

   Vous pouvez uniquement sélectionner les contacts que vous avez ajoutés dans la Liste des contacts de cet onglet. Si vous devez attribuer un contact qui ne figure pas dans la liste, ajoutez-le. Si vous n’avez pas ajouté le contact à votre Liste des contacts dans la section ci-dessous, vous ne pouvez pas le sélectionner comme contact par défaut dans vos listes déroulantes de contacts de fournisseur.

8. Sélectionnez Enregistrer.

1. Accédez à Comptes fournisseurs > Tous > Fournisseurs.

2. Procédez de l’une des manières suivantes :

   • Pour créer un nouveau fournisseur : Sélectionnez Ajouter.
   • Pour modifier un fournisseur existant : Sélectionnez Modifier en regard du fournisseur que vous souhaitez modifier.
3. Accédez à l’onglet Liste des contacts, puis recherchez la section Liste des contacts.

4. Sélectionnez une ligne de la colonne Catégorie, puis saisissez une catégorie ou un nom défini par l’utilisateur pour le contact.

   La saisie d’une catégorie facilite le regroupement, le tri et le suivi des contacts.

   Exemple

   Par exemple, vous pouvez avoir un fournisseur avec de nombreux sites et contacts. Voir une longue liste de contacts de même nom associés au fournisseur peut s’avérer déconcertant et fastidieux.

   Cependant, si vous définissez la catégorie sur « Payer à » pour chaque contact paiement avec un autre site, il serait plus facile de sélectionner le bon site. Ou, si vos noms de contact sont déjà facilement identifiables, vous pouvez privilégier l’utilisation de leurs différents sites comme catégorie pour une lecture rapide.

5. Sur la colonne Contact de cette ligne, réalisez l’une des actions suivantes :

   • Choisir un contact existant. Utiliser Rechercher pour filtrer la liste.

   • Créer un nouveau contact à utiliser.

     1. Sélectionnez Ajouter dans la liste déroulante Contact.

     2. Dans la fenêtre Coordonnées, saisissez un Nom de contact suggéré et un nom Imprimer en tant que pour le contact.

        Le Nom de contact suggéré est un identifiant unique utilisé dans le système par différentes fiches. Une fois créé, il ne peut pas être modifié. Le nom Imprimer en tant que est le texte qui apparaît sur les documents et les transactions imprimés.

     3. Renseignez les informations supplémentaires nécessaires à votre entreprise.

        Par exemple, si vous comptez envoyer des paiements par courrier à ce fournisseur, vous souhaiterez peut-être remplir les Informations postales.

     4. Sélectionnez Enregistrer.

6. Pour chaque contact que vous souhaitez ajouter à la fiche du fournisseur, sélectionnez une catégorie et un contact sur une nouvelle ligne.

7. Dans les sections Payer à et Retourner à en haut, sélectionnez un contact dans la liste déroulante pour chaque champ utilisé par votre société : Contact principal, Contact paiement, Contact de retour, Contact 1099.

   Vous pouvez uniquement sélectionner les contacts que vous avez ajoutés dans la Liste des contacts de cet onglet. Si vous devez attribuer un contact qui ne figure pas dans la liste, ajoutez-le. Si vous n’avez pas ajouté le contact à votre Liste des contacts dans la section ci-dessous, vous ne pouvez pas le sélectionner comme contact par défaut dans vos listes déroulantes de contacts de fournisseur.

8. Sélectionnez Enregistrer.

Configurer un fournisseur avec plusieurs établissements et contacts

Lorsque vous configurez un fournisseur qui a plusieurs contacts pour plusieurs sites, il est préférable de configurer une fiche de fournisseur pour laquelle tous ces contacts sont ajoutés à la liste de contacts du fournisseur.

Cependant, comme vous ne pouvez désigner qu’un seul contact par défaut par catégorie, vous devrez peut-être remplacer le contact par défaut lors de la création d’une transaction. Pour cette raison, vous devez créer des contacts uniques qui sont identifiables dans Intacct pour éviter toute confusion quant à l’appartenance d’un contact à un site.

Par exemple, lorsque vous créez un nouveau contact pour un site de fournisseur, New York par exemple, vous pouvez le nommer « Nom du fournisseur New York ». Si vous deviez créer un autre contact pour le même fournisseur, mais pour un autre site, vous pourriez nommer le contact « Nom du fournisseur Californie ».

Dans ce contexte, la configuration d’un fournisseur avec plusieurs sites et contacts est un processus en plusieurs étapes :

1. Configurez votre fiche de fournisseur.
2. Créez tous les contacts qui doivent être associés à la fiche de fournisseur et ajoutez-les à la liste de contacts du fournisseur.
3. Remplacez le contact sur la transaction.

Pour remplacer un contact sur une transaction :

1. Créez une nouvelle transaction ou modifiez une transaction existante.

   Par exemple, si vous souhaitez créer un facture pour une fournisseur avec plusieurs établissements, accédez à Comptes fournisseurs > Tous et sélectionnez Ajouter (cercle) en regard de Factures.

2. Dans le champ Fournisseur, sélectionnez le fournisseur approprié.
3. Dans le champ Payer à et/ou Retourner à, sélectionnez la flèche déroulante, puis Rechercher.

4. Dans le champ Nom du contact de la fenêtre Sélectionner un contact, saisissez le nom du contact que vous souhaitez utiliser pour cette transaction.

   Le système stocke les contacts par leur nom de contact suggéré unique. Veillez à effectuer une recherche par ce nom lorsque vous sélectionnez un nouveau contact.

5. Sélectionnez Sélectionner en regard du nom du contact approprié.
6. Saisissez toute autre information nécessaire, puis enregistrez votre progression.

Modifier les coordonnées dans une fiche de fournisseur

Pour mettre à jour le nom Imprimer en tant que ou l’adresse postale d’un contact, modifiez la fiche du contact via la fiche du fournisseur. Cela vous permet de modifier la bonne fiche.

1. Accédez à Comptes fournisseurs > Tous > Fournisseurs.

2. Recherchez le fournisseur que vous souhaitez mettre à jour.

   Si vous ne parvenez pas à trouver le fournisseur, filtrez la liste par nom de fournisseur. Les fiches désignées comme inactives n’apparaissent pas dans la liste par défaut. Pour afficher ces fiches, sélectionnez Filtres en haut de la liste et sélectionnez Supprimer en regard du filtre Statut pour le retirer.

3. Sélectionnez Modifier à la fin de la ligne.

   L’option Modifier n’apparaît pas sur votre page ?

   Pour afficher l’option Modifier d’un fournisseur, vous avez besoin des éléments suivants :

   • Accès à l’entité dans laquelle le fournisseur a été créé à l’origine.

     Par exemple, si le fournisseur a été créé au niveau général, vous devez accéder au niveau général pour le modifier. Si vous n’avez pas accès à ce niveau, vous ne pouvez pas modifier la fiche fournisseur.

   • Accès aux entités pour lesquelles le fournisseur est restreint.

     Par exemple, supposons que vous êtes un utilisateur restreint avec un accès de niveau général. Si un fournisseur de niveau général est limité à l’entité Ouest et que vous n’avez pas accès à cette entité, vous ne pouvez pas modifier la fiche fournisseur au niveau général.

   • Permission de modifier les fournisseurs.

4. Accédez à l’onglet Liste des contacts.
5. Dans la section Liste des contacts, sélectionnez le nom du contact que vous souhaitez modifier dans la colonne Contact, puis sélectionnez la flèche déroulante.
6. Dans la liste déroulante, assurez-vous que le contact que vous souhaitez modifier est mis en surbrillance, puis sélectionnez Afficher.
7. Dans la fenêtre Coordonnées, sélectionnez Modifier.

8. Effectuez vos modifications.

   Pour corriger un nom, modifiez le nom Imprimer en tant que. Il est utilisé sur les documents imprimés et les transactions. Le Nom de contact suggéré n’est qu’un identifiant unique utilisé par Intacct. Toutefois, si vous souhaitez apporter des modifications à ce champ, reportez-vous à la rubrique Modifier le nom de contact suggéré.

9. Sélectionnez Enregistrer.

1. Accédez à Comptes fournisseurs > Tous > Fournisseurs.

2. Modifiez la fiche de fournisseur appropriée.
3. Accédez à l’onglet Liste des contacts.
4. Dans la section Liste des contacts, sélectionnez le nom du contact que vous souhaitez modifier dans la colonne Contact, puis sélectionnez la flèche déroulante.
5. Dans la liste déroulante, assurez-vous que le contact que vous souhaitez modifier est mis en surbrillance, puis sélectionnez Afficher.
6. Dans la fenêtre Coordonnées, sélectionnez Modifier.

7. Effectuez vos modifications.

   Pour corriger un nom, modifiez le nom Imprimer en tant que. Il est utilisé sur les documents imprimés et les transactions. Le Nom de contact suggéré n’est qu’un identifiant unique utilisé par Intacct. Toutefois, si vous souhaitez apporter des modifications à ce champ, reportez-vous à la rubrique Modifier le nom de contact suggéré.

8. Sélectionnez Enregistrer.

Modifier les coordonnées d’un fournisseur sur une transaction

Si vous remarquez que les coordonnées du fournisseur sont incorrectes sur une transaction, ou si la transaction utilise le mauvais contact, vous pouvez modifier le contact à partir de la transaction elle-même. Cette opération est simple si vous remarquez l’erreur lors de la création de la transaction, mais gardez à l’esprit que la modification des coordonnées du fournisseur n’affecte que la transaction en cours de création et les transactions futures.

Si vous avez déjà enregistré et comptabilisé la transaction, la modification d’un contact devient plus complexe. Selon le type de transaction et son statut, vous devrez peut-être extourner la transaction avant de pouvoir apporter des modifications à la fiche de transaction, y compris à la fiche de contact associée qui s’applique à la transaction existante.

Pour obtenir des informations et des instructions plus détaillées, consultez Modifier les coordonnées utilisées dans une transaction.

Modifier un contact fournisseur

Peut-être que votre principal contact fournisseur n’est plus le même ou que votre fournisseur a un nouveau contact de paiement. Vous pouvez modifier les contacts associés à un fournisseur dans l’onglet Liste des contacts.

1. Accédez à Comptes fournisseurs > Tous > Fournisseurs.

2. Recherchez le fournisseur que vous souhaitez mettre à jour.

   Si vous ne parvenez pas à trouver le fournisseur, filtrez la liste par nom de fournisseur. Les fiches désignées comme inactives n’apparaissent pas dans la liste par défaut. Pour afficher ces fiches, sélectionnez Filtres en haut de la liste et sélectionnez Supprimer en regard du filtre Statut pour le retirer.

3. Sélectionnez Modifier à la fin de la ligne.

   L’option Modifier n’apparaît pas sur votre page ?

   Pour afficher l’option Modifier d’un fournisseur, vous avez besoin des éléments suivants :

   • Accès à l’entité dans laquelle le fournisseur a été créé à l’origine.

     Par exemple, si le fournisseur a été créé au niveau général, vous devez accéder au niveau général pour le modifier. Si vous n’avez pas accès à ce niveau, vous ne pouvez pas modifier la fiche fournisseur.

   • Accès aux entités pour lesquelles le fournisseur est restreint.

     Par exemple, supposons que vous êtes un utilisateur restreint avec un accès de niveau général. Si un fournisseur de niveau général est limité à l’entité Ouest et que vous n’avez pas accès à cette entité, vous ne pouvez pas modifier la fiche fournisseur au niveau général.

   • Permission de modifier les fournisseurs.

4. Accédez à l’onglet Liste des contacts.

5. Dans la section Liste des contacts, ajoutez tous les nouveaux contacts dont vous avez besoin à la liste de contacts des fournisseurs.

   Pour plus d’informations, consultez Configurer les coordonnées pour un fournisseur.

6. Dans les sections Payer à et Retourner à, choisissez le nouveau contact par défaut pour chaque type de contact dans la liste déroulante.

7. Le cas échéant, supprimez l’ancien contact de la liste des contacts du fournisseur en sélectionnant l’icône de corbeille à la fin de la ligne correspondante.

   Cette opération supprime la fiche de contact de la liste de contacts du fournisseur et n’est plus disponible comme option de contact par défaut. Toutefois, la fiche du contact reste dans Intacct.

8. Sélectionnez Enregistrer.

1. Accédez à Comptes fournisseurs > Tous > Fournisseurs.

2. Modifiez la fiche de fournisseur appropriée.
3. Accédez à l’onglet Liste des contacts.

4. Dans la section Liste des contacts, ajoutez tous les nouveaux contacts dont vous avez besoin à la liste de contacts des fournisseurs.

   Pour plus d’informations, consultez Configurer les coordonnées pour un fournisseur.

5. Dans les sections Payer à et Retourner à, choisissez le nouveau contact par défaut pour chaque type de contact dans la liste déroulante.

6. Le cas échéant, supprimez l’ancien contact de la liste des contacts du fournisseur en sélectionnant l’icône de corbeille à la fin de la ligne correspondante.

   Cette opération supprime la fiche de contact de la liste de contacts du fournisseur et n’est plus disponible comme option de contact par défaut. Toutefois, la fiche du contact reste dans Intacct.

7. Sélectionnez Enregistrer.

Imprimer une liste des fournisseurs avec leurs coordonnées

Vous pouvez imprimer une liste de fournisseurs contenant leurs coordonnées, telles que des numéros de téléphone ou des adresses postales, en personnalisant la liste et en l’enregistrant éventuellement en tant que vue réutilisable.

Vous pouvez imprimer une liste de fournisseurs contenant leurs coordonnées, telles que des numéros de téléphone ou des adresses postales, en créant une vue personnalisée.

Pour créer une vue personnalisée avec le fournisseur et les coordonnées :

1. Accédez à Comptes fournisseurs > Tous > Fournisseurs.

2. Dans la liste déroulante Gérer les vues, sélectionnez Nouvelle.
3. Saisissez un Nom de la vue, par exemple Contacts du fournisseur.

4. Sélectionnez les colonnes, les filtres et l’ordre de tri pour la nouvelle vue.

   Découvrez comment créer une vue.

5. Si vous souhaitez que d’autres utilisateurs puissent utiliser cette vue, sélectionnez Public.

6. Sélectionnez Enregistrer.

1. Accédez à Comptes fournisseurs > Tous > Fournisseurs.

2. Dans la liste déroulante Gérer les vues, sélectionnez Créer une nouvelle vue.

3. Sélectionnez les colonnes à inclure dans votre vue, puis suivez les étapes de l’assistant de vue personnalisée.

   Reportez-vous à la rubrique Modifier une vue personnalisée pour en savoir plus sur les différentes étapes et options.

Pour imprimer votre liste de vues personnalisées :

1. Accédez à Comptes fournisseurs > Tous > Fournisseurs.

2. Dans la liste déroulante Vue située au-dessus de la liste des fournisseurs, sélectionnez la vue personnalisée que vous avez créée.
3. Exportez votre liste au format souhaité.
4. Imprimez la liste dans ce format.