Modèles évolutifs – Contrats

Un modèle permanent définit un ensemble d’actions que Sage Intacct effectuera à la fin d’une période de facturation récurrente sur une ligne de contrat permanent. Voici des exemples de ce qu’un modèle à feuilles persistantes peut faire :

• Déterminez quand fermer la ligne de contrat pour la période de facturation récurrente précédente et créez la ligne de contrat pour la période de facturation récurrente suivante.
• Déterminer la source de tarification pour la période de facturation récurrente
• Envoyez un e-mail au client pour l’informer que la période de facturation récurrente se termine et qu’une nouvelle période commence.

À propos des renouvellements automatiques évolutifs

Une ligne de contrat permanent affiche la facturation planifiée et le revenu pour la période de facturation récurrente en cours pour une offre et suit l’historique de la période de facturation récurrente. La période de facturation récurrente est basée sur le Fréquence de facturation, qui peut être mensuelle, trimestrielle ou annuelle.

En règle générale, à la fin d’une période de facturation récurrente, Intacct crée une nouvelle ligne de contrat avec le même numéro de ligne de contrat pour la période de facturation récurrente suivante et lui attribue une valeur de commande de période. Il ferme la ligne de contrat pour la période de facturation récurrente précédente et définit la ligne de contrat pour la période de facturation récurrente suivante sur « En cours ».

Le modèle permanent définit quand Intacct crée la ligne de contrat pour la période de facturation récurrente suivante et quelle est l’option de tarification par défaut. Par exemple, vous souhaiterez sans doute qu’Intacct crée la ligne de contrat pour la période de facturation récurrent suivante 7 jours avant la fin de la période de facturation récurrent, et que le prix soit défini par défaut sur le montant forfaitaire/fixe initial.

La date de début de la nouvelle période de facturation récurrente est la date de fin de la période de facturation récurrente précédente, plus 1 jour.

Si le modèle permanent comprend Notifications, Intacct envoie tous les e-mails aux collaborateurs internes ou au client après le numéro de récurrences spécifié (qui peut être antérieur ou postérieur à la date de début de la nouvelle ligne de contrat). Vous pouvez continuer à comptabiliser les produits, les dépenses ou générer des factures à partir des lignes de contrat clôturées, le cas échéant.

En savoir plus sur périodes de facturation récurrentes.

Ajouter un modèle évolutif

Créez autant de modèles évolutifs que nécessaire, adaptés à votre société, puis réutilisez-les dans l’ensemble des contrats.

1. Aller à Contrats > Mise en place >Modèles et sélectionnez Ajouter (cercle) à côté de À feuilles persistantes.

2. Dans le Données d’identification , procédez comme suit :

   • Entrez un identifiant court pour le modèle de renouvellement dans le ID du modèle de renouvellement domaine.
   • Entrez une description significative dans le Descriptif domaine.
   • Accepter la valeur par défaut Statut Actif ou si vous ne souhaitez pas que le modèle actuel soit encore disponible, utilisez l’icône Statut liste déroulante pour sélectionner Inactif.

3. Dans le Options de récurrence , procédez comme suit :

   • Saisissez le numéro de Jours avant ou après la date de renouvellement de la ligne de contrat « En cours » à laquelle Sage Intacct créera la ligne de contrat pour la nouvelle période de facturation récurrente.

     La meilleure pratique consiste à définir le numéro de Jours à 0 ou 1 jour Avant la date de renouvellement. Cela permet d’éviter toute confusion concernant la ligne de contrat pour la période de facturation récurrente en cours et vous donne plus de temps pour modifier la ligne de contrat « En cours ».

     • Si vous utilisez 0, Intacct crée la nouvelle période de facturation récurrente après minuit (plus toute Décalage) à la date de début de la nouvelle période de facturation récurrente.
     • Si vous utilisez 1, Intacct crée la nouvelle période de facturation récurrente après minuit (plus un éventuel décalage) à la date de début de la nouvelle période de facturation récurrente moins 1.

     Par exemple, supposons que la période de facturation récurrente soit mensuelle, que la facturation soit définie sur le mois civil (01 - fin du mois) et qu’aujourd’hui soit le 26 mai.

     Nombre de jours avant la date de renouvellement de la période de facturation récurrente définie dans le modèle permanent	Date à laquelle la ligne de contrat de la prochaine période de facturation récurrente sera créée et la date de clôture de la ligne de contrat de la période de facturation récurrente précédente sera clôturée	Période de facturation récurrente « en cours » le 26 mai
     0	01 juin	Mai 01 - 31
     1	31 mai	Mai 01 - 31
     7	25 mai	01 - 30 juin

     Sélectionnez l’option souhaitée Option de tarification.

4. Dans le E-mail du client de la Notification , indiquez si vous souhaitez qu’Intacct envoie un e-mail au client dans le cadre du processus de création de la nouvelle période de facturation récurrente. Si oui, procédez comme suit :

   • Sélectionnez un Modèle d’e-mail.
   • Entrez une valeur dans le champ Après numéro de récidives domaine. Par exemple, supposons que vous ayez un contrat de crédit permanent pour un abonnement mensuel et que vous souhaitez en informer le client tous les 12 mois pour le remercier d’être un client fidèle. Vous devez entrer 12 dans ce champ.

5. Dans le Alerte e-mail interne de la Notification , indiquez si vous souhaitez qu’Intacct envoie un courriel aux employés de votre société dans le cadre du processus de création de la nouvelle période de facturation récurrente. Si oui, procédez comme suit :

   • Sélectionnez un Modèle d’e-mail.
   • Entrez une valeur dans le champ Après numéro de récidives domaine.

6. Sélectionnez Enregistrer.

Modifier un modèle évolutif

Les modifications apportées à un modèle permanent s’appliquent aux nouveaux contrats permanents auxquels le modèle permanent est associé à l’avenir. Si vous modifiez l’élément Jours ou Date de renouvellement Champs dans un modèle permanent, vous avez également la possibilité de synchroniser vos modifications avec les contrats permanents existants. La synchronisation met à jour la date de déclenchement sur les contrats en cours associés au modèle. En savoir plus sur la synchronisation des modèles évolutifs.

1. Aller à Contrats > Configuration >Modèles > À feuilles persistantes.

2. Recherchez le modèle que vous souhaitez modifier.

3. Sélectionnez Modifier à la fin de la ligne.

4. Effectuez vos modifications.

   Si vous avez modifié le Jours ou Date de renouvellement , une fenêtre contextuelle s’affiche avec les options suivantes :

   • Sélectionnez Synchroniser pour mettre à jour la date de déclenchement des contrats en cours associés à ce modèle. Pendant la synchronisation, le modèle et les contrats associés sont verrouillés pour empêcher les modifications simultanées. Une fois la synchronisation terminée, vous recevrez une notification par e-mail.
   • Sélectionnez Ne pas synchroniser si vous ne souhaitez pas synchroniser maintenant. Vous avez toujours la possibilité de synchroniser la date de déclenchement avec tous les contrats ou certains d’entre eux ultérieurement.
   • Sélectionnez Annuler pour continuer à modifier le modèle.

5. Sélectionnez Enregistrer.

1. Aller à Contrats > Configuration >Modèles > À feuilles persistantes.

2. Sélectionnez Modifier à côté du modèle applicable.

3. Modifiez les champs souhaités et sélectionnez Enregistrer.

   Si vous avez modifié le Jours ou Date de renouvellement , une fenêtre contextuelle s’affiche avec les options suivantes :

   • Sélectionnez Synchroniser pour mettre à jour la date de déclenchement des contrats en cours associés à ce modèle. Pendant la synchronisation, le modèle et les contrats associés sont verrouillés pour empêcher les modifications simultanées. Une fois la synchronisation terminée, vous recevrez une notification par e-mail.
   • Sélectionnez Ne pas synchroniser si vous ne souhaitez pas synchroniser maintenant. Vous avez toujours la possibilité de synchroniser la date de déclenchement avec tous les contrats ou certains d’entre eux ultérieurement.
   • Sélectionnez Annuler pour continuer à modifier le modèle.

Afficher un modèle évolutif

1. Aller à Contrats > Configuration >Modèles > À feuilles persistantes.

2. Recherchez le modèle que vous souhaitez afficher.
3. Sélectionnez l’ID du modèle.

1. Aller à Contrats > Configuration >Modèles > À feuilles persistantes.

2. Sélectionnez Voir à côté du modèle applicable.

Supprimer un modèle évolutif

Vous pouvez supprimer un modèle permanent s’il n’a pas été utilisé par les contrats. Cela supprime le modèle d’Intacct. Vous pouvez également désactiver un modèle (changer le statut en Inactif), ce qui l’empêche de s’afficher dans les listes de sélection de modèles, mais conserve le modèle à des fins historiques.

1. Aller à Contrats > Configuration >Modèles > À feuilles persistantes.

2. Recherchez le modèle que vous souhaitez supprimer.

3. Sélectionnez Plus d’actions > Supprimer à la fin de la ligne.

4. Sélectionnez Supprimer pour confirmer.

1. Aller à Contrats > Configuration >Modèles > À feuilles persistantes.

2. Sélectionnez Supprimer à côté du modèle applicable.

   Intacct vous invite à confirmer la suppression.

3. Sélectionnez OK.

   Le modèle est supprimé de la liste.

Descriptions des champs :

Descriptions de champs de modèles à feuilles persistantes

Champ	Description
Identifiant de modèle permanent	Un court identifiant pour le modèle permanent. Cet ID apparaîtra dans toutes les listes de sélections applicables dans Intacct.
Description	Une description significative du modèle à feuilles persistantes qui peut aider les utilisateurs à choisir le bon. Par exemple, « Même prix, e-mail du client après 11 occurrences ».
Statut	Sélectionnez Actif ou Inactif. Si vous sélectionnez Actif, le modèle sera disponible. Si vous sélectionnez Inactif, le modèle ne sera pas disponible. Vous pouvez modifier le statut du modèle comme vous le souhaitez.

Options de récurrence

Descriptions des champs d’options de récurrence

Champ	Description
Quand Jours Date de renouvellement	Nombre de jours avant ou après la date de renouvellement de la période de facturation récurrente à laquelle le système doit créer la ligne de contrat pour la prochaine période de facturation récurrente. La meilleure pratique consiste à définir le nombre de jours sur 0 ou 1 jour avant la date de renouvellement : Si vous utilisez 0, Intacct crée la nouvelle période de facturation récurrente après minuit (plus un éventuel décalage) à la date de début de la nouvelle période de facturation récurrente. Si vous utilisez 1, Intacct crée la nouvelle période de facturation récurrente après minuit (plus un éventuel décalage) à la date de début de la nouvelle période de facturation récurrente moins 1. Cela permet d’éviter toute confusion concernant la ligne de contrat pour la période de facturation récurrente en cours et vous donne plus de temps pour apporter des modifications à la ligne de contrat « En cours ». Voir Un exemple. Voir Renseignements sur la Société pour plus d’informations sur la définition de la Décalage de l’exécution planifiée des tâches. La modification de ce champ déclenche l’option de synchronisation de vos modifications avec les contrats existants. En savoir plus sur la synchronisation des modèles.
Prix	Les options sont les suivantes : Identique à l’initial : la ligne de contrat de chaque nouvelle période de facturation récurrente utilisera le même montant forfaitaire/fixe que la première période de facturation récurrente. Prix suggéré : la ligne de contrat pour chaque nouvelle période de facturation récurrente utilisera le montant fixe/fixe de la Liste de tarifs de facturation spécifié sur le contrat. S’il n’y a pas de tarif de facturation défini sur le contrat, Intacct ne peut pas créer la nouvelle période de facturation récurrente et le renouvellement automatique échouera. Personnalisé : Nécessite que l’utilisateur définisse manuellement Valeurs spécifiques du montant de remplacement sur la ligne de contrat « En cours » pour la prochaine période de facturation récurrente ou la série de périodes de facturation récurrentes. Balisage ou démarque : Intacct accordera une remise ou une majoration sur chaque période de facturation récurrente du pourcentage indiqué ou du montant réel. En général, vous n’utilisez cette option que si toutes les lignes de contrat du contrat ont une fréquence de facturation annuelle. Choisissez l’une des options suivantes. Pourcentage de majoration Pourcentage de démarque Majoration réelle Démarque réelle Pour les pourcentages, indiquez le pourcentage sous forme de numéro entier (par exemple, 5). Pour les montants, indiquez la valeur du montant (par exemple, 500,00). Remplacer les montants permanents Spécifié sur une ligne de contrat, remplacez toutes les options de tarification du modèle Evergreen.

Notification : E-mail du client

Notification : Description des champs d’adresse e-mail du client

Champ	Description
Envoyer au client	Indiquez si vous souhaitez ou non envoyer un e-mail au client dans le cadre du processus de création de la nouvelle période de facturation récurrente.
Après le nombre de récurrences	Le numéro de récurrences après lesquelles Intacct envoie l’e-mail au client. Par exemple, supposons que vous ayez un contrat de crédit permanent pour un abonnement mensuel et que vous souhaitez en informer le client tous les 12 mois pour le remercier d’être un client fidèle. Entrez 12 dans ce champ. Intacct envoie un e-mail sur les périodes 12, 24, 36, etc.
Modèle d’e-mail	Utilisez la liste déroulante pour sélectionner le modèle d’e-mail que vous souhaitez utiliser pour l’e-mail de notification du client. Le modèle d’e-mail peut contenir les paramètres d’adresse e-mail De/À appropriés et un texte personnalisé. En savoir plus À propos des modèles d’e-mail.

Notifications : Alerte par e-mail interne

Notifications : Descriptions des champs d’alerte interne par e-mail

Champ	Description
Envoyer une alerte par e-mail	Indiquez si vous souhaitez envoyer un e-mail à votre équipe de vente ou à d’autres évaluateurs internes dans le cadre du nouveau processus de création de période de facturation récurrente.
Après le nombre de récurrences	Le numéro de récurrences après lesquelles Intacct envoie l’e-mail interne. Par exemple, supposons que vous saisissiez 5 dans ce champ. Intacct envoie l’e-mail interne sur les périodes 5, 10, 15, 20, etc.
Modèle d’e-mail	Utilisez la liste déroulante pour sélectionner le modèle d’e-mail que vous souhaitez utiliser pour l’e-mail de notification interne. Le modèle d’e-mail peut contenir les paramètres d’adresse e-mail De/À appropriés et un texte personnalisé.