Consolider les factures contrat

Par défaut, Sage Intacct génère des factures par contrat. Vous pouvez choisir de consolider éventuellement les contrats par contact de facturation au niveau du client, du projet ou de la ligne de contrat lors de la génération des factures.

Consolider les factures par projet

Si vous utilisez des contrats avec des projets, vous pouvez uniquement Lier un projet à un seul contrat. Cependant, vous pouvez lier plusieurs projets à un seul contrat. Dans ce scénario, vous pouvez choisir de générer des factures individuelles pour chaque projet associé à un contrat. Cela vous permet de séparer toutes les transactions facturables, telles que les bons de commande et les dépenses, pour chaque projet.

Par exemple, supposons que vous ayez un projet parent et un projet enfant associés aux lignes de contrat 1 et 2, respectivement, sur le contrat CON-077 et que le projet enfant n’est pas configuré pour facturer avec le parent.

Client	Contrat	Numéro de ligne de contrat	Projet	Montant de facturation
Pacific Board World	CON-077	1	PROJ-001--Campagne publicitaire	10 000,00
Pacific Board World	CON-077	2	PROJ-001-1C--Design	5 000,00

Si vous générez des factures à l’aide de la facture par défaut par : Contrat et exécution Préversion, Sage Intacct affiche une facture pour CON-077.

Numéro de facture	Client	Contrat	Total facture
1	Pacific Board World	CON-077	15,000.00

Si vous sélectionnez Facturer par : Projet, Intacct affiche deux factures pour le contrat CON-077 :

Numéro de facture	Client	Contrat	Projet	Total facture
1	Pacific Board World	CON-077	PROJ-001--Campagne publicitaire	10 000,00
2	Pacific Board World	CON-077	PROJ-001-1C--Design	5 000,00

Pour consolider les factures par projet :

1. Atteindre Contrats > Tout > facturation > Générer des factures

2. Dans le Options d’exécution des factures section, sélectionnez Facturer par : Projet.

3. Complétez les autres options et filtres comme vous le souhaitez et Prévisualiser les factures.

4. Sélectionner des factures et exécuter un traitement des factures.

Consolider les factures par client

L’option Facturer par « Client » est toujours requise car un client est spécifique à un contrat ou à un projet.

Dans de nombreux scénarios, lorsque vous choisissez de consolider des factures en utilisant uniquement l’option Client, vous n’aurez probablement qu’une seule facture par client. Cependant, si vous créez des contrats pour le même client au sein d’entités différentes ou avec des devises de transaction différentes, il se peut que vous voyiez plusieurs factures par client.

Critères de regroupement de factures

Sage Intacct combine la facturation planifiée pour les contrats avec la même entité, le même type de taux de change et la même devise de transaction en une seule facture pour chaque client concerné. Par exemple, imaginons que vous ayez 7 contrats pour le client Pacific Board World avec les critères suivants :

Contrat	Entité	Devise de transaction	Type de taux de change	Montant de facturation
CON-001	US	USD	taux de change journalier Intacct	$100
CON-002	US	USD	taux de change journalier Intacct	$100
CON-003	US	USD	taux de change journalier Intacct	$100
CON-004	US	CAD	taux de change journalier Intacct	$125
CON-005	Canada	CAD	taux de change journalier Intacct	$125
CON-006	Canada	CAD	taux de change journalier Intacct	$125
CON-007	Canada	CAD	Taux de change personnalisé	$120

Lorsque vous choisissez de facturer par client, Intacct regroupe les contrats avec les mêmes critères en 4 factures :

Numéro de facture	Contrat	Entité	Devise de transaction	Type de taux de change	Montant de facturation	Total facture
Facture 1	CON-001	US	USD	taux de change journalier Intacct	$100	$300
	CON-002	US	USD	taux de change journalier Intacct	$100
	CON-003	US	USD	taux de change journalier Intacct	$100
Facture 2	CON-004	US	CAD	taux de change journalier Intacct	$125	$125
Facture 3	CON-005	Canada	CAD	taux de change journalier Intacct	$125	$250
	CON-006	Canada	CAD	taux de change journalier Intacct	$125
Facture 4	CON-007	Canada	CAD	Taux de change personnalisé	$120	$120

Pour consolider les factures par client :

1. Atteindre Contrats > Tout > facturation > Générer des factures

2. Dans le Options d’exécution des factures section, sélectionnez Facturer par : Client.

3. Complétez les autres options et filtres comme vous le souhaitez et Prévisualiser les factures.

4. Sélectionner des factures et exécuter un traitement des factures.

Notes supplémentaires

• Il n’existe actuellement aucune fonctionnalité « facture avec parent » pour les relations hiérarchiques avec les clients.
• Conseil pour les modèles de documents imprimables : Lorsque vous facturez par client, le champ Fusion de contrat de l’en-tête de transaction de Ventes affiche simplement le mot « Multiple » si plusieurs contrats sont associés à une facture. Si vous souhaitez afficher les contrats associés sur une facture client, utilisez la «ENTRIES_CONTRACTNAME» ou «ENTRIES_CONTRACTID» Fusionnez les champs pour chaque élément de transaction dans la mise en page TableEntries du modèle.

  Voir le Exemples de modèles de documents de facture contrat pour plus de détails.

Consolider les factures par contact de facturation au niveau de la ligne de contrat

Vous pouvez consolider les factures par contact de facturation unique au niveau de la ligne de contrat. Cela prend en charge les flux de travail de facturation qui incluent la facturation des revendeurs.

Pour facturer par contacts de facturation, Ventes doit être configuré avec Activer le contact de facturation au niveau des lignes (Contrats uniquement Défini sur vrai. Cette option vous permet d’ajouter différents contacts de facturation pour chaque ligne de contrat applicable.

Lorsque vous utilisez l’option « Facturer à » dans le traitement d’une facture, Intacct combine la facturation planifiée pour les contrats ayant la même entité, le même type de taux de change et la même devise de transaction en une seule facture pour chaque contact de facturation de ligne de contrat unique.

Par exemple, imaginons que vous ayez deux contrats pour le client Pacific Board World avec les critères suivants :

Client	Contrat	Numéro de ligne de contrat	Facturer à	Montant de facturation
Pacific Board World	CON-077	1	Sam Smith	10 000,00
Pacific Board World	CON-077	2	Sarah Parker	5 000,00
Pacific Board World	CON-098	1	Sarah Parker	2,000.00
Pacific Board World	CON-098	2	Sam Smith	7,000.00

Lorsque vous choisissez de facturer par facture fournisseur, Intacct regroupe les contrats avec les mêmes critères en 2 factures :

Numéro de facture	Client	Facturer à	Total facture
1	Pacific Board World	Sam Smith	17,000.00
2	Pacific Board World	Sarah Parker	7,000.00

Le contact de facturation de la ligne de contrat devient le contact de facturation au niveau de l’en-tête de Ventes dans la facture résultante. Le contact de facturation ne s’affiche pas sur les éléments de Ventes.

Pour consolider les factures par contact de facturation au niveau de la ligne de contrat :

1. Atteindre Contrats > Tout > facturation > Générer des factures

2. Dans le Options d’exécution des factures section, sélectionnez Facturer par : Facturer à.

3. Complétez les autres options et filtres comme vous le souhaitez et Prévisualiser les factures.

4. Sélectionner des factures et exécuter un traitement des factures.

Comment Intacct résout les données de contrat conflictuelles

Intacct résout les conflits avec les conditions de paiement et les contacts ou avec les champs de client, comme décrit dans les sections suivantes.

Conflits avec les conditions de paiement et les contacts

Si les champs suivants présentent des valeurs différentes sur différents contrats, Intacct utilise les valeurs par défaut de la fiche client pour la facture :

• Terme net

• Contact de facturation

• Contact d’expédition

Par exemple, supposons que le contrat CON-001 pour Pacific Board World a une durée nette de 30 jours et que CON-002 et CON-003 ont des conditions nettes de 60 jours. La durée nette dans le dossier client Pacific Board World est de 15 jours. Dans ce scénario, la facture résultante aura une durée nette de 15 jours.

Si la fiche client n’a pas de valeur par défaut pour les conditions de paiement nettes, Intacct ne pourra pas résoudre le conflit. Dans ce cas, Intacct affiche une erreur et ne crée pas la facture. Dans ce scénario, ajoutez une valeur par défaut pour les échéances nettes dans la fiche client, puis réessayez de générer la facture.

Si vous avez activé les contacts de facturation ou d’expédition au niveau des lignes dans Ventes et qu’il existe un conflit avec les contacts d’en-tête de contrat, le contact d’en-tête de facture sera par défaut le contact de facturation ou d’expédition du client, mais les contacts au niveau de la ligne ne seront pas affectés. Une exception est si vous utilisez l’option Facturer par « Facturer à ». Dans ce scénario, l’en-tête de facture utilise le contact de facturation applicable au niveau de la ligne.

Conflits avec les champs personnalisés

Si le contrat et la facture Ventes comportent des champs personnalisés identiques du même type de données, le processus de génération de factures transfère la valeur du champ personnalisé du contrat au champ personnalisé Facture des commandes clients. Si les valeurs des champs personnalisés diffèrent d’un contrat à l’autre pour un client et que vous générez des factures par client, la valeur du champ personnalisé sera vide (nulle) dans la facture des commandes clients, car le conflit ne peut pas être résolu. Toutefois, si le champ personnalisé a une valeur par défaut, la valeur par défaut sera utilisée dans le champ personnalisé de la facture de Ventes en cas de conflit.