Consolider les factures contrat

Par défaut, Sage Intacct génère les factures par contrat. Vous pouvez choisir de consolider les contrats par client, projet ou contact de facture fournisseur au niveau de la ligne de contrat lors de la génération de factures.

Consolider les factures par projet

Si vous utilisez des contrats avec des Projets, vous ne pouvez lier un projet à un seul contrat. Cependant, vous pouvez lier plusieurs projets à un seul contrat. Dans ce scénario, vous pouvez choisir de générer des factures individuelles pour chaque projet associé à un contrat. Cela vous permet de séparer toutes les transactions facturables, telles que les commandes achat et les dépenses, pour chaque projet.

Par exemple, supposons que vous ayez un projet parent et un projet enfant associés aux lignes de contrat 1 et 2, respectivement, sur le contrat CON-077 et que le projet enfant n’est pas configuré pour facture avec le parent.

Client	Contrat	N° de ligne de contrat	Projet	Montant de facturation
Pacific Board World	CON-077	1	PROJ-001--Campagne publicitaire	10 000,00
Pacific Board World	CON-077	2	PROJ-001-1C--Design	5 000,00

Si vous générez des factures à l’aide de la facture par défaut en : Contract and run Preview, Sage Intacct affiche une facture pour CON-077.

Numéro de facture	Client	Contrat	Total facture
1	Pacific Board World	CON-077	15 000,00

Si vous sélectionnez Facturer par : Projet, Intacct affiche deux factures pour le contrat CON-077 :

Numéro de facture	Client	Contrat	Projet	Total facture
1	Pacific Board World	CON-077	PROJ-001--Campagne publicitaire	10 000,00
2	Pacific Board World	CON-077	PROJ-001-1C--Design	5 000,00

Pour regrouper les factures par projet :

1. Aller à Contrats > Tous > Facturation > générer les factures

2. Dans le Options d’exécution de la facture section, sélectionnez Facture par : Projet.

3. Complétez d’autres options et filtres si vous le souhaitez et Prévisualiser les factures.

4. Sélectionnez les factures et exécutez une exécution de facture.

Consolider les factures par client

L’option « Client » Facture par est toujours nécessaire car un client est spécifique à un contrat ou à un projet.

Dans de nombreux cas, lorsque vous choisissez de consolider les factures en utilisant uniquement l’option Client, vous n’aurez probablement qu’une seule facture par client. Cependant, si vous créez des contrats pour le même client au sein d’entités différentes ou avec des devises de transaction différentes, il se peut que vous voyiez plusieurs factures par client.

Critères de regroupement des factures

Sage Intacct combine la facturation programmée pour les contrats ayant la même entité, le même type de taux de change et la même devise de transaction en une seule facture pour chaque client applicable. Par exemple, supposons que vous ayez 7 contrats pour le client Pacific Board World avec les critères suivants :

Contrat	Entité	Devise de transaction	Type de taux de change	Montant de facturation
CON-001	US	USD	taux de change journalier Intacct	$100
CON-002	US	USD	taux de change journalier Intacct	$100
CON-003	US	USD	taux de change journalier Intacct	$100
CON-004	US	CAD	taux de change journalier Intacct	$125
CON-005	Canada	CAD	taux de change journalier Intacct	$125
CON-006	Canada	CAD	taux de change journalier Intacct	$125
CON-007	Canada	CAD	Taux de change personnalisé	$120

Lorsque vous choisissez de facture par client, Intacct regroupe les contrats ayant les mêmes critères en 4 factures :

Numéro de facture	Contrat	Entité	Devise de transaction	Type de taux de change	Montant de facturation	Total facture
Facture 1	CON-001	US	USD	taux de change journalier Intacct	$100	$300
	CON-002	US	USD	taux de change journalier Intacct	$100
	CON-003	US	USD	taux de change journalier Intacct	$100
Facture 2	CON-004	US	CAD	taux de change journalier Intacct	$125	$125
Facture 3	CON-005	Canada	CAD	taux de change journalier Intacct	$125	$250
	CON-006	Canada	CAD	taux de change journalier Intacct	$125
Facture 4	CON-007	Canada	CAD	Taux de change personnalisé	$120	$120

Pour regrouper les factures par client :

1. Aller à Contrats > Tous > Facturation > générer les factures

2. Dans le Options d’exécution de la facture section, sélectionnez Facture par : Client.

3. Complétez d’autres options et filtres si vous le souhaitez et Prévisualiser les factures.

4. Sélectionnez les factures et exécutez une exécution de facture.

Notes supplémentaires

• Il n’existe actuellement aucune fonctionnalité « facture avec parent » pour les relations hiérarchiques avec les clients.
• Astuce pour le modèle de document imprimé : Lorsque vous facturez par client, le champ Fusion de contrats de l’en-tête de transaction Ventes de transactions n’affichera que le mot « Multiple » s’il y a plus d’un contrat associé à une facture. Si vous souhaitez afficher les contrats associés sur une facture client, utilisez l’icône «ENTRIES_CONTRACTNAME» ou «ENTRIES_CONTRACTID» fusionner les champs pour chaque élément de transaction dans la mise en page TableEntries du modèle.

  Voir le Exemples de modèles de documents de facture contrat pour plus de détails.

Consolidation des factures par contact de facture fournisseur au niveau de la ligne de contrat

Vous pouvez regrouper les factures par contact de facture fournisseur au niveau de la ligne de contrat unique. Cela prend en charge les flux de travail de facturation qui incluent la facturation du revendeur.

Pour facture par des contacts de facture fournisseur, la Ventes doit être configurée avec Activer le contact sur la facture fournisseur au niveau de la ligne (Contrats uniquement défini sur true. Cette option vous permet d’ajouter différents contacts de facture fournisseur pour chaque ligne de contrat applicable.

Lorsque vous utilisez l’option « Facturer à » dans une exécution de facture, Intacct combine la facturation programmée pour les contrats ayant la même entité, le même type de taux de change et la même devise de transaction en une seule facture pour chaque ligne de facture fournisseur unique de contact.

Par exemple, supposons que vous ayez deux contrats pour le client Pacific Board World avec les critères suivants :

Client	Contrat	N° de ligne de contrat	Facturer à	Montant de facturation
Pacific Board World	CON-077	1	Sam Smith	10 000,00
Pacific Board World	CON-077	2	Sarah Parker	5 000,00
Pacific Board World	CON-098	1	Sarah Parker	2,000.00
Pacific Board World	CON-098	2	Sam Smith	7,000.00

Lorsque vous choisissez de facture par facture fournisseur, Intacct regroupe les contrats ayant les mêmes critères en 2 factures :

Numéro de facture	Client	Facturer à	Total facture
1	Pacific Board World	Sam Smith	17,000.00
2	Pacific Board World	Sarah Parker	7,000.00

Le contact de facture fournisseur de ligne de contrat devient le contact de facture fournisseur au niveau de l’en-tête de Ventes dans la facture résultante. Le contact de facture fournisseur ne s’affiche pas sur les postes de Ventes de commandes.

Pour regrouper les factures par facture fournisseur au niveau de la ligne de contrat, contact :

1. Aller à Contrats > Tous > Facturation > générer les factures

2. Dans le Options d’exécution de la facture section, sélectionnez Facture par : Facturer à.

3. Complétez d’autres options et filtres si vous le souhaitez et Prévisualiser les factures.

4. Sélectionnez les factures et exécutez une exécution de facture.

Comment Intacct résout les données contractuelles conflictuelles

Intacct résout les conflits avec les conditions de paiement et les contacts ou avec les champs client comme décrit dans les sections suivantes.

Conflits avec les conditions de paiement et les contacts

S’il existe des valeurs différentes pour les champs suivants sur différents contrats, Intacct utilise les valeurs par défaut de la fiche client pour la facture :

• Durée nette

• Facturer au contact

• Envoyer à contact

Par exemple, supposons que le contrat CON-001 pour Pacific Board World ait une durée nette de 30 jours et que les contrats CON-002 et CON-003 aient des conditions de paiement nettes de 60 jours. La durée nette sur la fiche client Pacific Board World est de 15 jours. Dans ce scénario, la durée nette de la facture résultante est de 15 jours.

Si la fiche du client n’a pas de valeur par défaut pour la durée nette, Intacct ne sera pas en mesure de résoudre le conflit. Dans ce cas, Intacct affiche une erreur et ne crée pas la facture. Dans ce scénario, ajoutez une valeur par défaut pour la durée nette sur la fiche du client, puis essayez à nouveau de générer la facture.

Si vous avez activé les contacts de facture fournisseur ou de livraison au niveau de la ligne dans Ventes et qu’il y a un conflit avec les contacts d’en-tête de contrat, le contact d’en-tête de facture sera par défaut le contact de facture fournisseur ou de livraison du client, mais les contacts de niveau ligne ne seront pas affectés. L’exception est si vous utilisez l’option Facturer par « Facturer à ». Dans ce scénario, l’en-tête de la facture utilise le contact de facture fournisseur au niveau de la ligne applicable.

Conflits avec les champs personnalisés

Si le contrat et la facture Ventes ont des champs personnalisés identiques du même type de données, le processus de générer des factures transfère la valeur du champ personnalisé du contrat vers le champ personnalisé Facture Ventes. Si les valeurs du champ personnalisé sont différentes d’un contrat à l’autre pour un client et que vous génèrez des factures par client, la valeur du champ personnalisé sera vide (nulle) dans la facture Ventes, car le conflit ne peut pas être résolu. Toutefois, si le champ personnalisé a une valeur par défaut, celle-ci sera utilisée dans le champ personnalisé de la facture Ventes en cas de conflit.