Supprimer ou extourner les effets d’une facture—Contrats

À l’occasion, vous souhaiterez peut-être supprimer une facture générée à partir d’un contrat. Peut-être a-t-elle été générée par erreur, ou vous ne pouvez pas modifier la facture à votre satisfaction et vous souhaitez supprimer la facture et la recréer. Pour supprimer la facture, vous devez :

• Supprimer la facture : supprime la facture du système, ou
• Inverser les effets de la facture : Laisse la facture dans le système, ce qui vous permet de suivre les modifications et de conserver une piste d’audit. L’option « Inversion des effets de la facture » consiste à créer une ligne de contrat de crédit dans le contrat applicable pour remettre à zéro la facture, puis à parcourir la ligne de contrat de crédit dans vos processus de facturation et de revenus, le cas échéant.

L’action que vous effectuez dépend d’une combinaison du statut de paiement de la facture, de l’état de la facture et de la configuration de la définition de transaction de la facture.

Supprimer une facture contrat

La suppression d’un facture ramène toutes les données pertinentes du système à l’statut où elles se trouvaient avant la génération de la facture. Le tableau suivant décrit les conditions dans lesquelles vous ne pouvez pas supprimer une facture et propose des solutions possibles :

Condition	Solution possible
Si la définition de transaction Stratégie de suppression est réglé sur « Pas de supprimer ».	Modifier la stratégie de suppression sur le Définition de la transaction.
Si vous avez déjà imprimé un document pour la facture et la définition de transaction Supprimer la politique est configurée pour interdire la suppression d’une transaction après l’impression d’un document.	Modifier la stratégie de suppression sur le Définition de la transaction.
Si la facture a été convertie en une autre transaction.	Supprimez la transaction en aval. Par exemple, si la facture a été convertie en transaction de régularisation des ventes, supprimez la transaction de régularisation des ventes applicable.
Si un paiement a été appliqué à la facture. Réception du message d’erreur « Un paiement a été effectué sur cette facture/ajustement ».	Même si le paiement a été annulé, vous ne pourrez pas supprimer cette facture. Dans ce scénario, reportez-vous à la section Inverser les effets d’une facture.
Si l’exercice est clôturé.	Ouvrir la période fiscale.
Si la facture est partagée au sein d’une société multi-entités.	Les factures partagées ne peuvent être supprimées qu’au niveau général. Si vous affichez la liste des factures au niveau de l’entité, vous pouvez voir les factures partagées. Cependant, ces factures seront répertoriées comme « N’appartenant pas » par l’entité et l’option Supprimer n’apparaîtra pas. Si vous disposez des autorisations appropriées, passez au niveau général pour supprimer la facture.
Si Activer l’application automatique des crédits en ligne à la facture est défini sur vrai dans l’application Comptes clients et un événement de comptabilisation du contrat s’ensuit après les données de la facture.	Les crédits intégrés appliqués aux factures sont considérés comme des paiements. Vous ne pouvez supprimer la facture que si l’option Activer l’application automatique des crédits en ligne à la facture est vraie si aucun événement de comptabilisation ne se produit après la facture. S’il y a d’autres événements, vous pouvez les annuler par ordre chronologique, puis essayer de supprimer la facture. Par exemple, supposons que vous génériez une facture datée du 2/1. Ensuite, vous ajoutez une nouvelle allocation MEA datée du 3/1. Ensuite, vous essayez de supprimer la facture 2/1. Vous obtenez un message d’erreur. Dans l’exemple de scénario, compensez l’allocation MEA, puis essayez de supprimer la facture 2/1.

Pour supprimer une ou plusieurs factures de contrat :

1. Dans Ventes de commandes, ouvrez la liste des factures applicables et recherchez les factures contractuelles que vous souhaitez supprimer.
2. Cochez la case dans le Supprimer colonne à côté de chaque facture contrat souhaitée.
3. Sélectionnez Supprimer. En fonction de vos préférences utilisateur, vous devrez peut-être confirmer la suppression en sélectionnant D’accord.

Inverser les effets d’une facture contrat

Dans Sage Intacct, lorsque vous souhaitez modifier l’effet comptable d’une facture, vous utilisez généralement une régularisation pour créer un crédit à appliquer à la facture. Cependant, avec les factures contractuelles, une régularisation n’est pas toujours suffisante pour extourner complètement tous les comptes contractuels applicables impliqués dans la facturation contractuelle. Pour en savoir plus sur le moment où utiliser une régularisation ou une ligne de contrat pour créditer un contrat, consultez la rubrique À propos du crédit d’un contrat.

Si vous souhaitez remettre à zéro une facture contrat que vous ne pouvez pas supprimer ou que vous ne souhaitez pas supprimer, vous pouvez ajouter une ligne de contrat avec un montant forfaitaire/fixe négatif au contrat applicable, puis la parcourir dans les processus de facturation et de revenus, le cas échéant. Il s’agit essentiellement d'« inverser les effets » de la facture.

Pour extourner les effets d’une facture contrat :

1. Ouvrez le contrat applicable dans Modifier mode.
2. Sélectionnez Ajouter situé au-dessus du coin supérieur gauche de la Lignes de contrat table.

   L' Ligne de contrat Une fenêtre contextuelle apparaît.

3. Utilisez l’icône Objet liste déroulante pour sélectionner l’article souhaité.
4. Définition de la ligne de contrat Commencer et Fin les dattes, le Date de comptabilisation GL, et le Modèles de revenus Démarrer et Fin les dattes à la même date souhaitée. Par exemple, si vous souhaitez corriger une facture datée du 30 mai 2023, définissez toutes ces dates sur le 30 mai 2023.
5. Utilisez l’icône Mode de facturation liste déroulante à sélectionner Prix fixe.
6. Utilisez l’icône Fréquence de montant fixe/fixe liste déroulante à sélectionner Expérience unique.
7. Dans le Plat/Fixe montant, entrez le montant de compensation sous la forme d’un numéro négatif. Par exemple, supposons que le montant de la facture contrat initiale soit de 1 500,00. Entrez -1 500,00 ici.

   Ne pas Inclure toute valeur fiscale ou autre valeur non contractuelle de la facture. Le processus de génération de la facture créera ces valeurs négatives sur la facture.

8. Dans le Chiffre d’affaires , utilisez les listes déroulantes pour sélectionner l' Modèles de revenus pour les revues applicables. Par exemple, si la ligne de contrat initial validée à la fois dans le journal 1 et le journal 2, sélectionnez un modèle de revenu pour le journal 1 et le journal 2 pour la ligne de crédit.
9. Sélectionnez Enregistrer.

   À ce stade, les soldes de journal du contrat apparaissent maintenant corrigés, mais le montant de compensation doit toujours être parcouru lors de la facturation et de la reconnaissance afin d’extourner complètement les effets de la facture initiale.

10. Générez une facture pour le client applicable qui contient uniquement la ligne de contrat négatif.

    Vous n’enverrez pas cette facture au client, mais uniquement pour appliquer le crédit à la facture initiale. Apprenez à Générer des factures contractuelles.

11. Validez le produit pour la ligne de contrat négatif.

    Si vous n’avez pas encore validé les revenus liés à la facture que vous annulez, comptabilisez également ces revenus. Vous pouvez utiliser l’option « Date de comptabilisation spécifiée » Option de comptabilisation pour comptabiliser tous les produits applicables à l’aide de la même date de comptabilisation. Apprenez à Comptabiliser les revenus contractuels.

12. Dans Comptes clients, utilisez l’icône Recevoir des paiements pour appliquer le crédit à la facture contrat applicable pour le client concerné. Apprenez à Recevoir des paiements.

Étapes suivantes

Ce que vous faites ensuite dépend de la situation et de vos processus commerciaux. Par exemple, si vous souhaitez recréer la facture avec de nouvelles données, vous devez ajouter une nouvelle ligne de contrat positive pour le montant de la facture applicable et la parcourir à travers la facturation et les revenus.